Значение информационного менеджмента в науке и образовании

Образовательные учреждения имеют свои характерные особенности для каждого вида. В целом им свойственны своеобразные принципы управления, структуры организации, взаимосвязи образовательного, методического, инновационного, научно-исследовательского процесса, административно-правовой деятельности, менеджмента качества и управления ресурсами. Поэтому информационные системы для различных сфер деятельности образовательных учреждений являются важными компонентами информационной образовательной среды каждого образовательного учреждения. На всех уровнях организации работа с информацией обеспечивает эффективность работы каждой подсистемы.

При этом значительная часть ресурсов затрачивается не на саму деятельность, а на обработку информации об этой деятельности. Кроме того, специфика научных и научно-образовательных учреждений состоит в целенаправленности основных видов деятельности на производство новой информации и ее хранение, передачу, распространение, освоение потребителями образовательных услуг.

Таким образом, повышение эффективности управления информационными потоками и качеством использования информации для оптимизации различных процессов в деятельности научно-образовательных учреждений выступает одной из главных целей развития этих учреждений.

Данный вид информационной деятельности (деятельности, направленной на удовлетворение информационных потребностей) называют информационным менеджментом.

Под информационным менеджментом понимают круг задач управления производством и технологического характера в сфере основной деятельности организации, в той или иной мере использующих информационную систему и реализующих в ней информационные технологии. Управление информацией, как специфический раздел работы и составная часть работы по управлению кадрами, финансами, материально-техническим обеспечением, является необходимым условием работы любой организации, в том числе научного и образовательного учреждения.

Среди основных принципов информационного менеджмента выделяют четыре основы – широкая среда распространения (обеспечивает четкий контроль тенденций развития), PR-технологии (обеспечивают внешний имидж образовательного учреждения), реклама (обеспечивает привлекательность продуктов и услуг) и обязательная архивация данных (для каталогизации информации с последующим использованием в поддержке всех сторон информационного менеджмента). Каждый из этих принципов для своей реализации требует внедрения соответствующих технологий и разработки соответствующих информационных систем (в том числе автоматизированных).

Выделяют следующие уровни информационного менеджмента:

- индивидуальный (каждый специалист работает с соответствующими документами планирования, отчетности, каталогами, информационными ресурсами, средствами коммуникации и т.д.);

- офисный (работа внутри структурного подразделения – эффективный документооборот и хранение информации);

- корпоративный (информационные технологии и системы для обеспечения управления информацией на уровне всего учреждения);

- общественный (обеспечение эффективной взаимосвязи с другими организациями, системой управления образованием, правительственными структурами и т.д., который позволяет влиять на оценку деятельности образовательного учреждения и на общественно-политическую ситуацию).

В системе информационного менеджмента информационные технологии используются для решения относительно стандартного круга задач. Например, одной из задач использования информационных технологий является обеспечение автоматизации обработки однотипных регулярных данных. При этом используются шаблоны для формализации и ускорения работы с однотипными документами. Применение информационных технологий позволяет повысить скорость обработки документов и контроля за исполнением решений. Внедрение современных технологии обработки информации позволяет образовательным учреждениям снижать некоторые виды затрат за счет применения отработанных управленческих решений типовых ситуаций, унификации требований к некоторым видам планирования и отчетности, отказа от дублирования электронного и бумажного документооборота.

В учреждениях высшего профессионального образования в России широкое распространение получили интегрированные автоматизированные системы управления – информационные системы, предназначенные для информационного обеспечения скоординированной деятельностью по руководству и управлению организацией в соответствии с направлениями ее деятельности, организационной структурой, взаимосвязанными процессами и ресурсами.

Автоматизированные системы управления в ВУЗах выполняют целый ряд функций. Они предназначены для информационно-аналитической поддержки принятия управленческих решений руководством вуза, системного управления административно-хозяйственной, образовательной, научной деятельностью вуза, управленческого учета, бюджетного планирования, обеспечения взаимосвязи между структурными подразделениями, менеджмент качества обучения, обеспечение электронного документооборота, защиты информации и т.д.

Образовательные учреждения могут как самостоятельно разрабатывать автоматизированные информационные системы (и/или их отдельные модули), так и приобретать готовые системы у поставщиков. Как правило, функции оператора таких систем в вузе обычно выполняет специально-созданное подразделение, однако, возможно и внешнее управление организацией, имеющей соответствующие полномочия.

Создание автоматизированных информационных систем управления и входящих в их состав программных средств подлежит обязательному документированию согласно государственным стандартам. При этом подтверждение соответствия этим стандартам носит добровольный характер. Добровольное подтверждение соответствия стандартам проводится по договору с органами по сертификации, которые устанавливают соответствие различным национальным и международным стандартам.

Качество подобных систем оценивают по шести основным показателям – функциональные возможности, надежность, практичность, эффективность, сопровождаемость, мобильность. Программное обеспечение также должно сопровождаться документацией пользователя, полной, правильной, понятной, простой для обозрения.