Этапы развития СЭД. Краткая их характеристика.

Потребность российских предприятий и организаций в оптимизации своего документооборота остается высокой и продолжает расти. За последние годы в России появились десятки компаний, занимающихся разработкой и поставкой СЭД как зарубежных, так и собственной разработки. Первые масштабные внедрения СЭД (пусть, в большинстве своем, пилотные) в России уже есть. Можно считать, что основы российского рынка ПО управления документооборотом сформированы.

Есть и такое мнение, что начиная с 1998 г. наблюдается почти двукратное ежегодное увеличение объема российского рынка СЭД. Перспективы российского рынка СЭД улучшает принятие закона об электронной цифровой подписи, создающего правовую основу для распространения СЭД при межкорпоративном взаимодействии. Существует мнение ряда отраслевых аналитиков, что потенциальный объем российского рынка СЭД составляет сотни миллионов долларов (при успешном развитии российской экономики).

Основным достоинством отечественных СЭД является определенный учет российской специфики и традиций работы с документами (заложенный изначально в их бизнес-логику).

Основные тенденции развития российского рынка СЭД:

Выход на отечественный рынок СЭД многопрофильных ИТ-компаний

Среди сотен российских ИТ-компаний, прочно занимающих свое место на отечественном ИТ-рынке, ряд крупных многопрофильных фирм серьезно воспринимает рынок СЭД и диверсифицирует свою деятельность, предлагая собственные решения в области автоматизации документооборота. Здесь можно отметить такие компании, как IBS, Аквариус (ее дочернюю компанию Аквариус Консалтинг), R-Style, Ланит и др. (не говоря уже об АйТи).

Cовместные работы по стандартизации СЭД

Ряд российских компаний (НТЦ ИРМ, ИнтерТраст, ЭОС) совместно работают в области стандартизации протоколов взаимодействия СЭД. В апреле 2002 г. они создали для этого специальную постоянно действующую "Рабочую группу по стандартизации протоколов".

Рост интереса к российскому рынку зарубежных разработчиков и поставщиков СЭД

Этот интерес проявляется в выходе зарубежных вендоров СЭД на российский рынок через компании-партнеров. В качестве примера можно отметить канадскую фирму Hummingbird, действующую через своего партнера — российскую компанию HBS — по продвижению системы DOCS Open/Fusion, системы управления знаниями Fulcrum, средства интеграции данных Genio и портала Hummingbird EIP. Решила выйти на российский рынок и компания FileNet (в частности, с помощью компании "Галактика", ставшей партнером FileNet в продвижении на российский рынок СЭД Panagon).

Разработка интегрированных решений

Присутствие на российском рынке нескольких десятков СЭД вынуждает разработчиков создавать средства для их интеграции. Примером этому может служить выпуск компанией АйТи в марте 2002 г. XML-шлюза в своей СЭД БОСС-Референт, который позволит объединить в единое информационное пространство СЭД, построенные на различных платформах и использующие разные форматы данных.

Cотрудничество и совместное продвижение интегрированных решений

Интересно, что некоторые российские компании предлагают свои СЭД в виде ОЕМ-версий, предустановленных на компьютерах сборки своего партнера. Примером этому является сотрудничество российских компаний АйТи и Инел-Дата, предлагающих своим клиентам интегрированное решение,представляющее собой OEM-версию СЭД БОСС-Референт, предустановленную на ПК Эксимер.

Модели СЭД.

Система электронного документооборота (СЭД) – компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.).

Также СЭД называют EDMS (Electronic Document Management Systems) – система управления электронными документами.

Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому).

Основные типы СЭД:

· СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM). Они лежат в основе концепции ECM. Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение). EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. EDMS-системы обеспечивают хранение и поиск 2-D документов в оригинальных форматах (изображений, CAD-файлов, электронных таблиц и др.) c возможностью их группировки в папки.

· Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи

· Системы управления содержимым (content management systems). Системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями. Управление Web-содержимым требует наличия возможности управления объектами разного содержимого, которые могут быть включены в Web-презентацию (например, HTML-страницы и Web-графику).

· Системы управления информацией (information management systems) — порталы. Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных.

· Системы управления изображениями/образами (imaging systems). C их помощью осуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов.

· Системы управления потоками работ (workflow management systems). Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов.

14. СЭД: определение, основные типы программ. Оценка функциональности систем ЭДО.

Система электронного документооборота (СЭД) – компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.).

Также СЭД называют EDMS (Electronic Document Management Systems) – система управления электронными документами.

Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому).

Основные типы СЭД:

· СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM). Они лежат в основе концепции ECM. Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение). EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. EDMS-системы обеспечивают хранение и поиск 2-D документов в оригинальных форматах (изображений, CAD-файлов, электронных таблиц и др.) c возможностью их группировки в папки.

· Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи

· Системы управления содержимым (content management systems). Системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями. Управление Web-содержимым требует наличия возможности управления объектами разного содержимого, которые могут быть включены в Web-презентацию (например, HTML-страницы и Web-графику).

· Системы управления информацией (information management systems) — порталы. Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных.

· Системы управления изображениями/образами (imaging systems). C их помощью осуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов.

· Системы управления потоками работ (workflow management systems). Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов.

 

Обзор основных систем документооборота, представленных в России:

1. Docs Fusion и Docs Open- Система в первую очередь позиционируется как предназначенная для организаций, которые занимаются интенсивным созданием документов и их редактированием (головные офисы компаний, консалтинговые компании, органы власти и т. д.).Система позволяет легко осуществить интеграцию и стыковку с другими прикладными системами как на уровне клиента PowerDocs, так и на уровне сервера.

2. Documentum — это система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций. В России ее представляет компания “Документум Сервисиз”. Documentum включает необходимую функциональность для автоматизации деловых процессов. Система может эффективно работать в распределенной архитектуре в территориально разобщенных подразделениях благодаря реализованным механизмам репликации и синхронизации информации, а также централизованного администрирования.

3. LanDocs. Система LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов: системы делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы сканирования и визуализации изображений, подсистемы организации удаленного доступа с использованием Интернет-клиента, почтового сервера.

4. Microsoft SharePoinl Portal Server. Система является электронным архивом с развитыми средствами поддержки совместной работы. Это, пожалуй, первый продукт компании Microsoft, который может претендовать на роль корпоративного. Поддерживает: совместное создание документов, ведение версий документов, изъятие и возврат документов в архив (check-out, check-in).

5. Optima Workflow.Хотя система и называется Optima Workflow, это больше чем workflow-продукт. Кроме общего механизма организации потока работ он позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганта.Система автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений.

6. “БОСС-Референт” Данная система разработана компанией АйТи. Относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний и при этом имеет развитые дополнительные сервисы.Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. Другая сильная сторона системы “БОСС-Референт”: в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в “БОСС-Референт” интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений.

7. “Дело” Система “Дело” до недавнего времени называлась “Дело-96”. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, принятые в России. “Дело” хранит учетные записи средствами промышленной СУБД — Oracle или Microsoft SQL Server; осуществляет полное протоколирование действий пользователей с документами. Последняя версия интегрирована с системой распознавания FineReader для занесения в нее данных с бумажных документов. Продукт в первую очередь интересен для организаций, которые сталкиваются с необходимостью внедрения формализованного делопроизводства.

8. “Евфрат” является простым электронным архивом с базовыми возможностями контроля исполнения. Разработан компанией Cognitive Technologies. Отличительной особенностью является возможность открыть и просмотреть любой документ поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра. Для ввода информации с бумажных носителей в комплект продукта входит система потокового ввода, основанная на другом продукте компании — системе распознавания текстов Cuneiform. “Евфрат” — недорогое решение, которое может оказаться полезным в малом офисе или на предприятиях, не предъявляющих высоких требований к масштабируемости информационной системы.