Компоненты структуры ЭД. Классификация ЭД.

Возможности программы

· Ввод и редактирование данных.

· Форматирование ячеек, строк и столбцов таблицы

· Ввод формул (автоматизация расчетов)

· Применение широкого спектра разнообразных функций

· Построение, редактирование и печать диаграмм.

· Предварительный просмотр и печать таблицы

· Создание и ведение баз данных

Основные объекты табличного процессора MS Excel:

· Ячейка – минимальный объект табличного процессора;

· Строка – горизонтальный набор ячеек, заголовки столбцов – A, B, C,…;

· Столбец – вертикальны набор ячеек, заголовки строк – 1, 2, 3,…;

· Адрес ячейки – определяется пересечением столбца и строки;

· Указатель ячейки – рамка;

· Активная ячейка – выделенная рамкой, с ней можно производить какие-либо операции;

· Смежные ячейки – ячейки расположенные последовательно;

· Диапазон (блок) ячеек – выделенные смежные ячейки, образующие прямоугольный участок таблицы;

· Адрес диапазона (блока) ячеек - определяется адресом верхней левой и нижней правой ячейки, разделенных двоеточием (:), B2: C7 → B2, B3, B4, B5, B6, B7, C2, C3, C4, C5, C6, C7.

· Книга – документ электронной таблицы, состоящий из листов, объединенных одним именем и являющихся файлом;

· Лист – рабочее поле, состоящее из ячеек.

Финансовые функции используются для проведения финансовых расчётов. Финансовые вычисления необходимы для успешного проведения любой коммерческой сделки. В комплексе с современными методами анализа и моделирования финансовых ситуаций финансовые вычисления перерастают во влиятельное направление организации и управления предпринимательской деятельностью – финансовый менеджмент. Для применения финансовых функций следует использовать мастер функций с помощью команды меню ВСТАВКА – ФУНКЦИИ или кнопки fx в строке формул Excel. В открывшемся диалоговом окне выберите категорию «Финансовые» и нужную функцию.

По типу решаемых задач все финансовые функции Excel можно разделить на условные группы:
• функции для анализа аннуитетов и инвестиционных проектов (аннуитет — это ряд постоянных денежных выплат в течение длительного периода);
• функции для анализа ценных бумаг;
• функции для расчета амортизационных платежей;
• вспомогательные функции.

Не путайте функции и формулы. Функция – это просто имя, например, СТАНДОТКЛОН или ТЕНДЕНЦИЯ. Формула – это функция в действии, с включенными аргументами, например, =СРЗНАЧ(A1:A33).

2. Табличный процессор MS Excel: вычисления, состав и назначение встроенных функций – логические.

Электронные таблицы (табличные процессоры) — прикладное программное обеспечение общего назначения, предназначенное для обработки различных данных, представимых в табличной форме.

Электронная таблица (ЭТ) позволяет хранить в табличной форме большое количество исходных данных, результатов, а также связей (алгебраических или логических соотношений) между ними. При изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу.

При работе с табличными процессорами создаются документы, которые также называют электронными таблицами. Такие таблицы можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере.

Таблица – форма организации данных по строкам и столбцам.
Электронная таблица – компьютерный эквивалент обычной таблицы.
Табличный процессор – комплекс программ, предназначенных для создания и обработки электронных таблиц.

Табличный процессор MS EXCEL относится к классу прикладных программ. С 1994 года это самый популярный табличный процессор в мире.

Назначение программы – автоматизация расчетов, построение деловой графики, создание табличных документов, ведение баз данных.

Табличный процессор MS EXCEL – программа, которая применяется офис – менеджерами, экономистами, финансистами, статистиками в их профессиональной деятельности.

Возможности программы

· Ввод и редактирование данных.

· Форматирование ячеек, строк и столбцов таблицы

· Ввод формул (автоматизация расчетов)

· Применение широкого спектра разнообразных функций

· Построение, редактирование и печать диаграмм.

· Предварительный просмотр и печать таблицы

· Создание и ведение баз данных

Основные объекты табличного процессора MS Excel:

· Ячейка – минимальный объект табличного процессора;

· Строка – горизонтальный набор ячеек, заголовки столбцов – A, B, C,…;

· Столбец – вертикальны набор ячеек, заголовки строк – 1, 2, 3,…;

· Адрес ячейки – определяется пересечением столбца и строки;

· Указатель ячейки – рамка;

· Активная ячейка – выделенная рамкой, с ней можно производить какие-либо операции;

· Смежные ячейки – ячейки расположенные последовательно;

· Диапазон (блок) ячеек – выделенные смежные ячейки, образующие прямоугольный участок таблицы;

· Лист – рабочее поле, состоящее из ячеек.

Логические выражения используются для записи условий, в которых сравниваются числа, функции, формулы, текстовые или логические значения. Любое логическое выражение должно содержать по крайней мере один оператор сравнения, который определяет отношение между элементами логического выражения. Ниже представлен список операторов сравнения Excel

= Равно

> Больше

< Меньше

>= Больше или равно

<= Меньше или равно

<> Не равно

Результатом логического выражения является логическое значение ИСТИНА (1) или логическое значение ЛОЖЬ (0).

Логические функции: если, или, и, не, истина, ложь, епусто, еслиошибка.

3. Табличный процессор MS Excel: вычисления, состав и назначение встроенных функций – статистические.

Возможности программы

· Ввод и редактирование данных.

· Форматирование ячеек, строк и столбцов таблицы

· Ввод формул (автоматизация расчетов)

· Применение широкого спектра разнообразных функций

· Построение, редактирование и печать диаграмм.

· Предварительный просмотр и печать таблицы

· Создание и ведение баз данных

Основные объекты табличного процессора MS Excel:

· Ячейка – минимальный объект табличного процессора;

· Строка – горизонтальный набор ячеек, заголовки столбцов – A, B, C,…;

· Столбец – вертикальны набор ячеек, заголовки строк – 1, 2, 3,…;

· Адрес ячейки – определяется пересечением столбца и строки;

· Указатель ячейки – рамка;

· Активная ячейка – выделенная рамкой, с ней можно производить какие-либо операции;

· Смежные ячейки – ячейки расположенные последовательно;

· Диапазон (блок) ячеек – выделенные смежные ячейки, образующие прямоугольный участок таблицы;

· Лист – рабочее поле, состоящее из ячеек.

Применение статистических функций облегчает пользователю статистический анализ данных. Количество доступных статистических функций в седьмой версии программы увеличилось, и можно утверждать, что по спектру доступных функций Excel сегодня почти не уступает специальным программам обработки статистических данных. Основу статистического анализа составляет исследование совокупностей и выборок. Выборка представляет собой подмножество совокупности. В качестве примера выборки можно привести опросы общественного мнения. Исследуя выборки с помощью вычисления отклонений и отслеживания взаимосвязей с генеральной совокупностью, можно проследить, насколько репрезентативна выборка.

Целый ряд статистических функций Excel предназначен для анализа вероятностей.

Статистические функции: мода, срзнач, макс, мин, дисп (дисперсия), вероятность, мода, медиана.

4. Табличный процессор MS Excel: технология подготовки многотабличных документов.

См. вопрос 1.

5. Табличный процессор MS Excel: технологии сортировки, поиска, создание и организация работы со сводными таблицами.

См. вопрос 1.

Сортировка или упорядочивание списков значительно облегчает поиск информации. После сортировки записи отображаются в порядке, определенном значениями столбцов (по алфавиту, по возрастанию/убыванию цены и пр.).

В поиске можно найти нужный тебе фрагмент текста, а также заменить одно слово(значение) на другое.

Сводные таблицы предназначены для удобного просмотра данных больших таблиц, т.к. обычными средствами делать это неудобно, а порой, практически невозможно.

Сними отображались наглядно. Сводная таблица создается на основе отформатированного списка значений. Поэтому, прежде чем создавать сводную таблицу, необходимо подготовить соответствующим образом данные.

Этот пример наглядно демонстрирует преимущества сводных таблиц, к которым относятся:

· очень простой способ создания такой таблицы, который не требует много времени;

· возможность консолидировать данные из разных таблиц и даже из разных источников;

· возможность оперативно дополнять данные сводной таблицы, просто расширив исходную таблицу и немного изменив настройки сводной.

Сводные таблицы используются в первую очередь для обобщения больших массивов подробной информации и подведения различных итогов: суммирования по отдельным группам, вычисления среднего и процентного значения по отдельным группам, подведения промежуточных и общих итогов и так далее. Кроме того, сводную таблицу можно распечатать, в том числе и постранично, что очень ускоряет подготовку различной информации.

Следует помнить, что пользователь не может поменять значения отдельной ячейки в сводной таблице. Для этого нужно изменить данные исходной таблицы.

6. Табличный процессор MS Excel: технологии организации прогноза деятельности.

См. вопрос 1.

7. Электронный документ – генезис понятия. История.

Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме.

Технотронные док:

· Ориентация на определенный вид обработки

· Св-ва применяемого носителя записи (термин «док. На машинной ленте»)

· Пригодность для автоматического ввода информации в вычислительную машину(машиночитаемых док)

· Для восприятия человеком без специальных технических средств (человекомашиночитаемость)

· Указание на способ создания док. (технотронный док)

Машиночитаемый документ (МЧД) – электронный док (ЭД):

ü В 60-е года «матричный док.» включает информацию, воспроизведенную на специальных матричных полях

ü 70-е «машинно-ориентированный док.» (ориентация на определенный вид обработки), который приспособлен для обработки данных средствами вычислительной техники.

ü К концу 80-х перфорационных вычислительных машин, начало применения МЧД в управлении деятельности.

ü 90-е электронный документ (ЭД)

P.S.: Не любой машиночитаемый документ является электронным!

МЧД определяется как документ пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации. (к док на машинных носителях относится: док на магнитных носителях, диски, гибкие магнитные диски и т.д.)

ЭД:

o Предназначен для передачи информации во времени и пространстве

o Совершен с помощью любой известной или возникшей в будущем технологии и в форме соответствующим правилам оформления

o Утверждающая, сопутствующая подтверждающая какой-либо факт или событие.

o Содержащая атрибуты своей подлинности.

ЭД рассматриваются как особая категория док. Выполняющая те же функции и обладающая той же значимостью, что и традиционные док., а не как диски, дискеты и т.д.

Компоненты структуры ЭД. Классификация ЭД.

ЭД - Совокупность данных, зафиксированных на материальном носителе и/или передаваемых по электронным каналам связи с реквизитами, позволяющими идентифицировать эту информацию и ее автора. Электронный документ может создаваться на основе документа на бумажном носителе, на основе другого электронного документа либо порождаться в процессе информационного взаимодействия Сторон без каких-либо прообразов.

Три элемента электронного документа:

1) само содержание информации;

2) форма предоставления содержания;

3) носитель информации.