Контроль документального оформлення господарських операцій з малоцінними та швидкозношуваними предметами

Контроль малоцінних та швидкозношуваних предметів практично проводять по аналогії з перевіркою документування операцій руху запа­сів. Так, надходження малоцінних та швидкозношуваних предметів на підприємство перевіряють на підставі відвантажувальних документів по-стачальників(накладні, товарно-транспортні накладні тощо). їх дані спі-вставляють з даними документів на оприбуткування (акти, прибуткові ордери тощо) та з картками складського обліку за ф.№ М-17. Видання зі складу для потреб підприємства повинно оформлюватись Актом передачі малоцінних та швидкозношуваних предметів в експлуатацію.

Розпочинають перевірку із з'ясування того, які первинні документи використовує підприємство для документування обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів. При цьому враховується необхідність доку­ментування малоцінних та швидкозношуваних предметів, як і будь-якого іншого об'єкту, документами бухгалтерського і оперативного обліку.

Стосовно бухгалтерського обліку малоцінних та швидкозношува­них предметів перевіряють документи, якими оформляється нарахування зносу, відпуск предметів у виробництво, їх списання.

Окрім первинних документів бухгалтерського обліку запитують та перевіряють документи оперативного обліку, тобто такі, якими оформля­ється на підприємстві передача малоцінних та швидкозношуваних пред-

метів в ремонт, поповнення їх запасу в роздавальних коморах, видачу ма­лоцінних та швидкозношуваних предметів працівникам та їх повернення, тощо.

Розподіл первинних документів з обліку малоцінних та швидко­зношуваних предметів на документи бухгалтерського і оперативного об­ліку є досить важливим тому, що сприяє проведению правильної та ефек­тивної перевірки. Справа в тому, що оперативний і бухгалтерський облік тісно взаємозв'язані та є складовими частинами єдиної системи. Тож ре­тельне обстеження документів як бухгалтерського, так і оперативного об­ліку є важливою передумовою встановлення достовірності бухгалтерської інформації про рух малоцінних та швидкозношуваних предметів.

В ході перевірки керуються наказом Міністерства статистики України від 22.05.96r. № 145 відносно застосування форми МШ-1 і форми МШ-8:

• МШ-1 "Відомість на повернення (вилучення) постійного запасу ін­
струментів (пристроїв)" передбачена для використання на підприємст­
вах, де ведеться облік обмінного фонду. Відомість складається за пе­
реліком інструментів (пристроїв), які підлягають заміні. На основі да­
них цієї відомості робляться записи в картках складського обліку за
формою № М-12;

• МШ-2 "Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів"
передбачена для обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів,
які видаються працівникам на тривалий час;

• МШ-3 "Замовлення на ремонт або заточування інструментів" перед­
бачене для використання на підприємствах, де ремонт інструментів
проводиться в централізованому порядку. Оформляється під час пере­
дачі інструментів на ремонт чи заточування;

• МШ-4 "Акт на вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів"
передбачений для операції заміни працівникові малоцінних та швид­
козношуваних предметів, що вийшли з ладу, зіпсовані, втрачені;

• МШ-5 "Акт на списання інструментів (пристроїв) та їх обмін на придат­
ні" передбачений для використання на підприємствах з постійно діючим
обмінним фондом. Актом оформляються операції заміни непридатних
для використання інструментів. Складається на основі актів вибуття ма­
лоцінних та швидкозношуваних предметів за формою МШ-4;

• МШ-6 "Особова картка обліку спецодягу, спецвзутгя" передбачена
для відображення операцій видачі в індивідуальне користування пра­
цівникам спецодягу, спецвзуття;

• МШ-7 "Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу та спец­
взуття" передбачена для окремої фіксації операцій видачі в індивідуа­
льне користування спецодягу, спецвзуття та операцій здачі працівни­
ками спецодягу, спецвзуття для зберігання, прання, ремонту;

• МШ-8 "Акт списання малоцінних та швидкозношуваних предметів" передбачений для оформлення здачі в утиль списаних малоцінних та швидкозношуваних предметів після закінчення терміну їх застосуван­ня (використання). Акт за формою МШ-8 є узагальнюючим актом, він складається на основі актів вибуття із експлуатації кожного окремого виду малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма № МШ-4).

Перевіряючий керується також Наказом Мінстат України від 21.06.96р. № 193 (форми М-4, М-8, М-9, М-11, М-12), згідно з яким під­приємства повинні провадити документування господарських операцій з малоцінними та швидкозношуваними предметами, використовуючи ти­пові форми первинних документів.

Зокрема з'ясовують чи діє на підприємстві постійний обмінний фонд малоцінних та швидкозношуваних предметів. Якщо підприємство передбачило облік МШП за принципами встановлення постійного обмін­ного фонду, то перевіряють наявність для обліку заміни запасу інструме­нтів (пристроїв, тощо) відомостей на їх повернення (вилучення). Відслід­ковують також чи вноситься інформація про заміну малоцінних та швид­козношуваних предметів на основі цих відомостей (ф. № МШ-1) до кар­ток складського обліку матеріалів (ф. № М-12).

З'ясовують чи документується в картках обліку за формою МШ-2 видання малоцінних та швидкозношуваних предметів окремим працівни­кам для тривалого користування. Картки ведуться для кожного одержува­ча окремо. В них обов'язково перевіряють наявність особистих підписів працівників.

По аналогії з цим перевіряють правильність документування опе­рацій з видачі робітникам спецвзуття та запобіжних засобів індивідуаль­ного користування. Для кожного одержувача повинні бути заведені Осо­бові картки обліку спецодягу, спецвзуття (ф. № МШ-6). Звертають увагу на наявність підписів в цих картках.

Узагальнену інформацію про видачу і окремо про повернення спецодягу, спецвзуття (у тому числі для прання, ремонту, дезинфекції) ревізор одержує із Відомостей обліку видачі (повернення) спецодягу та спецвзуття за ф.№ МШ-7.

Якщо на підприємстві ремонт інструментів проводиться в центра лізованому порядку, то з'ясовують чи документується їх передача в майс терні спеціальними Замовленнями на ремонт або заточування інструмен тів (пристроїв) за ф. № МШ-3.

Особливо ретельно перевіряється правильність документуванні операцій списання малоцінних та швидкозношуваних предметів. Так, для обліку зіпсованих і втрачених малоцінних та швидкозношуваних предме­тів підприємство повинно складати Акт на вибуття за формою МШ-4. В ньому перевіряють наявність причин вибуття та підписів осіб, що склали цей акт.

На підприємствах, де облік ведеться за принципом встановлення постійного обмінного фонду, для оформлення списання непридатних ін­струментів та обміну їх на придатні повинен складагись Акт за формою МШ-5. Слід перевірити чи складаються ці документи на підставі Актів на вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів (ф. МШ-4).

Одночасно за кожним таким Актом слід простежити, щоб виданий інструмент не відображався в картці обліку за формою М-12. Цей конт­роль потрібен, щоб запобігти подвійного списання малоцінних та швид­козношуваних предметів зі складів, комор (за Актом МШ-5 відбувається обмін, а не нова операція видачі).

Також ретельно перевіряють обгрунтованість складання Актів спи­сання малоцінних та швидкозношуваних предметів за формою МШ-8. Ці Акти повинні складатись на підставі Актів за формою МШ-4 для оформ­лення списання морально застарілих, зношених і непридатних для пода­льшого використання інструментів (пристроїв), спецодягу, спецвзуття, запобіжних засобів після закінчення строку носіння і здавання їх до ко­мор для утилю. Відслідковують правильність складання Актів і наявність підписів на них.

Наостанку слід з'ясувати чи складаються оборотні відомості та прослідкувати в них правильність узагальнення даних первинного обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів.

Оцінка стану аналітичного