Порядок сертификации системы качества

Решение о сертификации своей системы качества предприятие принимает после проведения надлежащей подготовки, которая включает внедрение стандартов ИСО, выбор органа по сертификации, проведение разъяснительной работы с персоналом, назначение ответственных представителей предприятия для работы с внешними аудиторами.

Начало работ по внедрению стандартов ИСО по каждому его этапу оформляется соответствующими организационно-распорядительными документами (приказами, распоряжениями). Завершение работ фиксируется актом о внедрении. И организационно-распорядительные документы, и акты являются важным средством прослеживаемости фактических работ по внедрению стандартов ИСО на предприятии.

Выбор органа по сертификации определяется задачами, которые ставит перед сертификацией предприятие, а также такими факторами, как авторитет органа по сертификации и стоимость его услуг. Основными задачами предприятия при сертификации, как правило, являются подтверждение соответствия системы качества одному из стандартов ИСО (9001, 9002 или 9003) и повышение за счет этого конкурентоспособности продукции при ее поставках в определенные сегменты рынка, а также получение лицензий на производство отдельных видов продукции (например, в оборотных отраслях). Исходя из этого, выбирается тот орган сертификации, чей сертификат может пользоваться признанием у потенциальных потребителей продукции. В настоящее время наиболее популярным в мире органом по сертификации является дочерняя компания «Регистра Ллойда» — «Lloyds Regisre Asuans Ltd.» (LRQA), аккредитованная английским правительством и имеющая свидетельство № 1. Сертификат LRQA имеет признание во многих странах мира. Не менее авторитетными являются сертификаты норвежской фирмы «Дет Порске Веритас», английской «Bureau Veritas Quality International», германской TUN SERT и ряда других. Можно утверждать, что сертификаты этих фирм — это средство равноправного вхождения в рынок. По поскольку даже эти сертификаты не имеют абсолютного признания в мире, предприятиям зачастую приходится сертифицировать свою систему у нескольких фирм и иметь сертификаты, что называется, «на все случаи жизни».

Ответственность за определение наиболее выгодного для целей предприятия органа по сертификации несет служба маркетинга. Основными критериями, которыми она должна руководствоваться, наряду с репутацией и компетентностью органа по сертификации, является стоимость и объем услуг, а также язык сертификации, включающей язык внешних аудиторов и язык демонстрируемой предприятием документации системы качества.

Разъяснительная работа по сертификации системы качества проводится службой качества и руководителями подразделений на деловых совещаниях, собраниях коллективов, в местной печати, на радио, по телевидению. Смысл сертификации доводится до каждого работника предприятия. Особое внимание при этом уделяется разъяснению цели и задач сертификации, экономических выгод, которые должно получить предприятие при положительном результате сертификации, речь идет и об ответственности персонала перед внешними аудиторами системы качества. Необходимо довести до сведения каждого работника предприятия, что при сертификации определяется содержательная, а не формальная сторона системы качества.

Существенно и то, что при сертификации системы качества не принципиально, изготавливается ли продукция обязательно по прогрессивной технологии, на передовом или новом оборудовании.

Главным критерием успешной сертификации служит реальная способность предприятия обеспечивать стабильный выпуск продукции требуемого или ожидаемого потребителем качества.

Перед началом проведения сертификации на предприятии назначаются его представители для работы с внешними аудиторами. Представители предприятия (гиды) проходят соответствующий инструктаж, касающийся технологии и психологии общения с внешними аудиторами. Представитель предприятия (как и внешний аудитор) является главным действующим лицом проводимого на предприятии аудита системы качества. От его поведения во многом зависит успех или провал аудита, а следовательно, и всей сертификации. Представитель предприятия должен быть хорошо знаком с функционированием процессов и процедурами системы качества в закрепленных за ним подразделениях, а также понимать их взаимосвязь с соответствующими требованиями стандарта ИСО. Если у него имеются какие-либо неясности, то они должны быть полностью устранены до начала аудита.

Обо всех проблемах, возникающих в ходе аудита, представитель предприятия должен ставить в известность координатора этой работы, в роли которого обычно выступает руководитель службы качества. В общении с внешним аудитом представитель предприятия должен быть корректен и честен. В то же время он должен противостоять искушению заводить разговоры на посторонние темы, открывать информацию, которая непосредственно у него не запрошена, или уходить от прямых вопросов внешнего аудитора (если он по какой-либо причине не может ответить на вопрос, он должен как можно скорее сказать внешнему аудитору и принять меры к получению необходимой информации). Если внешний аудитор обнаруживает какое-либо несоответствие, представитель предприятия обязан письменно подтвердить факт несоответствия на специальном бланке.

Важно иметь в виду, что подпись представителя предприятия не обязательно должна означать, что он согласен с внешним аудитором, своей подписью он просто подтверждает наличие факта. Если же представитель предприятия в принципе не согласен с тем, как внешний аудитор интерпретировал в своих записях данный факт, он должен вежливо указать на причины своей позиции и отказаться от подписи бланка. В случае, если внешний аудитор будет настаивать на своем мнении, представитель предприятия должен скопировать запись аудитора и поставить его в известность, что копию он передает на рассмотрение главного аудитора на совещании аудиторской группы, которое проходит, как правило, в конце рабочего дня. Представитель предприятия не должен вступать в споры с внешним аудитором и не должен пытаться защитить то, что нельзя защитить.

Главная установка для представителя предприятия — способствовать успешному аудиту. В этом плане представитель предприятия и внешний аудитор — специалисты, объединенные общей целью: как можно объективнее оценить эффективность системы качества предприятия.

Оценив свою готовность к сертификации системы качества, предприятие направляет в выбранный орган по сертификации соответствующую заявку. С этой операции и начинается процесс собственно сертификации системы качества (схема процесса сертификации представлена в табл. 3).

Получив от предприятия заявку на сертификацию системы качества, орган по сертификации сообщает ему свое решение и условия, включающие сведения о порядке, продолжительности и стоимости работ по сертификации. По желанию предприятия орган по сертификации проводит консультацию, в ходе которой разъясняет характер мероприятий но сертификации и другие специальные вопросы. Чтобы оценить возможности сертификации системы качества на предприятии, представитель органа по сертификации знакомится с его деятельностью. Иногда визуальное знакомство заменяется заполнением специально составленной анкеты. И то и другое позволяет получить представление о структуре предприятия, организации управления, объемах производства и видах выпускаемой продукции и ее основных потребителях, хронологии работ по обеспечению качества и внедрению стандартов семейства ИСО 9000.

При положительной оценке эксперты органа по сертификации знакомятся с документами системы качества. Как правило, в состав документов, предназначенных для экспертизы, включаются Руководство по качеству и другие документы, относящиеся к внедрению системы качества; сведения о внутренних аудитах системы качества; краткая характеристика испытательной и контрольно-измерительной базы, сведения о предприятиях, привлекаемых к изготовлению продукции и др.

Анализ документов позволяет экспертам продиагностировать, т.е. предварительно оценить систему качества и разработать программу ее детального аудита, а также календарный график его проведения. В ходе дальнейшего взаимодействия с органом по сертификации предприятие обеспечивает:

доступ к системе качества (документации, производственным и лабораторным помещениям, рабочим кабинетам и др.) и оказание содействия в аудите;

четкое определение ответственности перед органом по сертификации, в частности, путем назначения представителей предприятия;

координатора аудита.

Со своей стороны орган по сертификации осуществляет управление процессом аудита. Лицом, ответственным за управление аудитом, является назначенный этим органом главный аудитор. При подборе членов аудиторской группы для выполнения отдельных заданий учитываются следующие факторы:

тип нормативного документа, на соответствие которому предстоит провести аудит (например, ИСО 90001);

виды продукции и связанные с ними особенности (например, электронная техника, продовольствие, ядерные устройства, контрольно-измерительная аппаратура);

необходимость в профессиональной квалификации или технической экспертизе но отдельным дисциплинам (например, по судостроению, производству лекарственных препаратов, металлургии, деревообработке);

численность и состав группы аудиторов;

должная степень владения членами группы согласованным языком аудита;

наличие или отсутствие реального или предполагаемого конфликта интересов.

Назначенные органом по сертификации аудиторы могут быть отклонены предприятием, если оно в доказательство своей правоты приведет убедительные аргументы. В этом случае орган по сертификации обязан предложить другие кандидатуры.

Сертификационный аудит включает проведение вводного совещания, аудит процессов обеспечения качества по элементам системы качества, заключительное совещание. На вводном совещании, после официального представления аудиторов и руководящего персонала предприятия, аудиторы знакомят участников совещания с целями и объемами предстоящего аудита; кратко излагают программу, методы и процедуры, которые будут использованы в ходе аудита. После согласования календарного графика аудита аудиторы приступают к системному аудиту. При этом ими проверяется соответствие деятельности предприятия всем требования выбранного для применения стандарта ИСО. Проверка проводится путем ознакомления с документацией, состоянием производства, испытательной базы и путем бесед с непосредственными руководителями и исполнителями работ по обеспечению качества. Проверке подвергаются практически все подразделения предприятия, причем проверка ведется в реальных, типичных условиях, т.е. при работающем производстве. По результатам каждого дня аудиторская группа проводит свои рабочие совещания. На заключительном совещании, в котором участвуют представители предприятия, аудиторская группа излагает результаты своей работы, дает предварительное заключение, знакомит с условиями выдачи и сроками действия сертификата, порядком надзора за сертификационной системой качества, отвечает на вопросы.

Но итогам аудита составляется отчет и окончательное заключение, которые направляются в орган по сертификации. По этим материалам принимается один из следующих вариантов решений:

1. Система качества полностью соответствует требованиям стандарта ИСО.

2. Система качества в целом соответствует требованиям стандарта ИСО, но содержит незначительные несоответствия.

3. Система качества не соответствует требованиям стандарта ИСО.

Если в ходе аудита выявляются значительные несоответствия, то они устраняются до выдачи сертификата, для чего в некоторых случаях (при длительных сроках реализации корректирующих действий) проводится дополнительный аудит.

При решении по варианту 1 предприятию выдается сертификат. Срок его действия, как правило, три года, по истечении которых проводится новый аудит. Орган по сертификации в течение срока действия сертификата осуществляет инспекционный контроль (не реже одного раза в год) сертифицированной системы качества, в процессе которого анализируются все изменения, появившиеся в документации, оборудовании и персонале. В случае возникновения несоответствий контролируется ход выполнения корректирующих мероприятий. Орган по сертификации может временно или полностью прекратить срок действия сертификата, если при инспекционном контроле выявлены несоответствия требованиям стандарта на систему качества, или если имеется обоснование претензии потребителей к качеству продукции. В этом случае орган по сертификации уведомляет предприятие о временном или полном прекращении срока действия сертификата с указанием причин и публикует в соответствующем бюллетене информацию о факте прекращения действия сертификата.

В случае принятия решения по варианту 2 предприятию предоставляется возможность в течение определенного срока (не более шести месяцев) устранить обнаруженные несоответствия, после этого проводиться дополнительный аудит (для чего заключается новый контракт), как правило, по сокращенной программе. При положительном результате предприятию выдают сертификат соответствия.

В случае принятия решения по варианту 3 предприятие после доработки системы качества обращается в орган по сертификации по полной программе.

Обобщенно этапы работ по сертификации системы качества, включая подготовку предприятия показаны в таблице 3.

Таблица 3