Виды электронного документооборота.

производственный документооборот;

управленческий документооборот;

архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);

кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);

бухгалтерский документооборот;

складской документооборот;

секретное и конфиденциальное делопроизводство;

технический и технологический документооборот.

И другие. Очевидно, что систем документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности, как следствие, информационные системы, автоматизирующие частные виды документооборота, развиваются по направлению массовости.

2.3 Задачи систем электронного документооборота.

Обеспечение эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.

Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).

Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

ECM (Enterprise Content Management) - это комплекс приложений для управления корпоративным контентом, который предназначен для создания единого информационного пространства предприятия.
Основные функции ECM это:
- Ввод данных (сканирование, распознование, ввод вэб-форм...)
- Хранение контента, создание резервных копий
- Категоризация, разметка контента
- Поиск и индексация
- Представление контента пользователю
- Совместная работа над контентом
- Контроль доступа
- Контроль версий
- Публикация контента
- Управление бизнес-процессами

Конечно, с таким широким кругом задач справится не каждая система, особенно если учесть все разнообразие контента, с которым приходится иметь дело. Поэтому, появилось много систем, которые решают часть названных задач, или специализируются на определенном типе контента:

- СЭД - системы управление документооборотом
- Knowledge Management - системы управления знаниями (часто это Вики)
- Web Content Management / CMS - системы управления корпоративными сайтами/порталами
- Digital Asset Management - системы управления мультимедийным контентом
- Record Management + EAM - системы управления записями и электронной почтой
- Business Process Management - системы управления бизнес-процессами
- Корпоративные порталы

Что имеется в виду под корпоративным контентом?

Рисунок 1 корпоративный контент

Конечно, самым распространенным видом корпоративного контента являются офисные и бухгалтерские документы (договора, счета, отчеты, накладные, коммерческие предложения, презентации, электронные таблицы...). Документ может представлять собой электронный файл, бумажку или форму, заполненную данными. Документами обычно управляют такие системы, как СЭД, ERP, CRM. Но этим все далеко не ограничивается
Оказывается, те сообщения, которыми сотрудники обмениваются по мессенджеру или на публичном форуме - это тоже корпоративный контент. Такой контент называется записями и существует отдельное направление для этой сферы - RM (Records Management)
Разумеется, email-сообщения - это тоже корпоративный контент, который управляется EAM системами (Email Archiving & Management)
Вэб-странички на корпоративном сайте или портале - тоже контент. Им занимаются системы WCM (Web Content Management)
Еще круче - контентом являются не только странички, но и Знания, которые могут на них присутствовать. И для знаний есть свои решения - KM (Knowledge Management)
Есть еще медиа-файлы (флэш-баннеры, видео реклама, фотографии). Ими управляют системы (или подсистемы) DAM (Digital Assets Management)

И, конечно, не забываем о базах данных, где может храниться любой структурированный и неструктурированный контент.

2.4 В чем разница между ECM и CMS?

CMS (Content Management System) = система управления контентом
ECM (Enterprise Content Management) = система управления корпоративным контентом
На первый взгляд может показаться что это примерно одно и то же, но на самом деле под этими аббревиатурами имеют совсем разные вещи.
Под CMS обычно подразумевают систему управления (корпоративным) сайтом (реже - порталом). Т.е. это движок, позволяющий довольно быстро построить работоспособный сайт и поддерживать его функционирование - редактировать контент, публиковать новости, модерировать дискуссии...

ECM же - это комплекс приложений для управления всевозможным корпоративным контентом и бизнес-процессами. ECM может содержать в себе и корпоративный портал, и корпоративный сайт (вместе с его CMS), и вики, и систему документооборота.
Недавно компании EMC и Dell заключили крупнейшую сделку в истории ИТ-индустрии (Dell поглощает EMC за $67 млрд), и теперь обе компании думают над тем, как эту сделку все-таки реализовать. Dell распродает свои активы, чтобы подзаработать денег перед оплатой, а EMC уже ищет покупателей на свои активы, чтобы Dell быстрее расплатился с долгами после сделки. В частности, EMC ищет покупателей на свою ECM-систему Documentum. Это дедушка всех корпоративных систем управления контентом - сложная система, которая требует длительного внедрения и поддержки. Даже не смотря на то, что Documentum сделал попытку перехода на облачные технологии. Очевидно, что Dell такой продукт не особо интересен. Компания хочет сосредоточиться на предоставлении корпоративным клиентам облачных платформ под ключ.

НУЖНА ЛИ ВАМ ECM-СИСТЕМА.

Чтобы оценить, нужна ли вам СЭД или ECM-система, ответьте для себя на следующие вопросы:

вы можете сразу найти нужный документ, разговаривая по телефону с важным партнером?

вы можете точно сказать, какие из выданных вами поручений на текущий момент не выполнены, какие просрочены?

вы уверены, что существующая скорость согласования документов создает положительный имидж вашей организации?

вас устраивает объем бумаг, которые лежат на вашем столе?

вы можете уверенно сказать, где в данный момент находится документ, выпущенный вами на согласование?

Если на 3 или более вопроса вы дали отрицательный ответ, то вам пора всерьез задуматься о приобретении СЭД или ECM-системы.