Охарактеризувати структуру інформаційного забезпечення АІС комерційної діяльності.

Оскільки процес управління будь-якої сфери діяльності неможливий без перетворення інформації, організація інформаційного забезпечення АІС торгівельного підприємства має першоступеневе значення. Система інформаційного забезпечення АІСТ будується залежно від ряду специфічних чинників і передбачає створення єдиного інформаційного фонд)'-систематизацію та уніфікацію показників і документів, розроблення засобів формалізованого опису даних та ін.

Інформаційне забезпечення визначається Державним стандартом найважливішим елементом АІСТ, виступаючи забезпечувальною підсистемою при розв'язуванні організаційно-функціональних задач управління, наповнюючи їх конкретним змістом. Для функціональних підсистем АІСТ інформаційне забезпечення (ІЗ) являється сукупністю інформаційних ресурсів. Призначене воно для підвищення якості управління комерційною діяльністю на основі здобуття вірогідних і своєчасних даних, необхідних для прийняття управлінських рішень. Інформаційне забезпечення включає:

> єдину систему класифікації та кодування діяльності об'єкта управління;

> уніфіковану систему первинної документації;

> масиви (файли) інформації, що використовуються для розв'язання задач управління.

Структура інформаційного забезпечення АІС комерційної діяльності "введена на рис 5.1.

Основною функцією інформаційного забезпечення є надійне збереження на машинних носіях необхідних даних для розв'язання задач користувачів і зручний доступ до цих даних.

Інформаційне забезпечення будь-якої АІС (в тому числі і АІС торговельних підприємств) поділяється на позамашинн е та внутрішньомашинне. Це зумовлено тим, що первинна інформація зароджується у позамашинній сфері та характеризує конкретні процеси, явища, об'єкти.

До позамашинної інформаційної бази комерційної сфери діяльності належить частина ІБ, яка представлена сукупністю повідомлень, документів і сигналів, що використовуються при функціонуванні АІС торговельного підприємства, яка сприймається людиною без застосування засобів обчислювальної техніки. Це сукупність усіх документованих даних (відомостей), яка підтримує функціонування торговельних підприємств. Основним носієм інформації у позамашинному середовищі виступають документи. За ознакою інформації, що міститься, і своїм призначенням (подальшим використанням) документи поділяють на первинні («хідні) та похідні (вихідні).

Вхідні документи містять первинну нсоброблену інформацію. Вони поділяються на два типи: иормативно-довідкові й оперативн і. Перший тип документів належить до категорії умовно-сталої інформації і містять різні регламентуючі норми та нормативи, характеристики різних об'єктів (договорів, постачальників, структурних одиниць, покупців), ціни, тарифи, які тривалий час використовуються в розрахунках без зміни. Склад нормативно-довідкових документів визначається характером АІС підприємства й особливістю системи управління ним. На основі цих документів здійснюється первинне завантаження файлів НДІ, які утворюють нормативно-довідковий інформаційний фонд АІС (фонд НДІ). До нормативно-довідкових документів належать конструктивні описи підприємства, технологічні документи, довідники (товарів і тари, одиниць виміру, нормативів тощо), класифікатори, номенклатури - цінники, договори й ін.

Оперативні документи містять інформацію, яка відображає поточний стан торговельної діяльності об'єкта управління: підприємство, консорціум. корпорація. Ця інформація змінюється за кожної її фіксації. Інформація первинних оперативних документів служить для введення оперативної інформації в систему ЕОМ. На їх основі формуються оперативні файли.

До оперативних документів належать облікові прибутково-витратні документи на товари і тару, накладні, платіжні документи та ін. Різновидом оперативних документів є "Запити" (документи, які містять умови пошуку даних в ІБ, а також ті, що ініціюють виконання розрахунків) Запити в сучасних АІС вводяться в бездокументній формі методом формування їх на екрані монітора.

Похідні (вихідні) документи формуються в процесі автоматизованого оброблення і видаються як результат (проміжний або кінцевий). Вони формуються на основі інформації оперативних файлів і файлів НДІ, містять інформацію, необхідну для прийнятгя управлінських рішень на різних рівнях ієрархії управління підприємством. Для прийняття оперативних управлінських рішень інформація вихідних документів, як правило, видається спочатку тільки на екрані монітора. Вихідні (результатні) документи містять текстову, цифрову, графічну інформацію і роздруко-вуються в заданих форматах.

Уніфікована система документації включає уніфіковані стандартні форми документів, дозволені для використання при оформленні торговельно-господарських і фінансових операцій за функціями управління конкретних підприємств комерційної діяльності. УСД орієнтована на конкретну прикладну область діяльності. До складу інструктивних та методичних матеріалів для ведення документів входять інструкції щодо заповнення документів даними і контролю їх вірогідності, використання кодових позначень, підготовки документів до введення в ЕОМ, термінів ¹ Умов приймання і реєстрації документів, коректування інформації в Документах, архівування документів, збереження, зняття копій і знищення Документів.

До внутрішньомашинної ІБ належить та частина загального інформаційного фонду (ЗІФ), яка фіксується і зберігається на машинних носіях.

Внутрішньомашинна ІБ є сукупністю як взаємозв'язаних файлів 1нформації, так і окремих файлів і становить інформаційний фонд (ІФ) АІС.

Загальний інформаційний фонд (ЗІФ) АІС комерційної діяльності утворює сукупність взаємозв'язаних файлів, перша частина яких створюється на основі інформації первинних документів з позамашинноі інформаційної ІБ.

Серед засобів організації та ведення внутрішньомашинної ІБ виділяються програмні засоби організації, ведення і доступу до ІБ і технологічні інструкції з ведення конкретної ІБ. До програмних засобів належать:

> системи керування базами даних (СКБД);

^ програмні засоби ведення, оброблення, контролю даних, які використовуються на початковому етапі оброблення інформації;

^ сервісні засоби, що включають програми копіювання, архівування, відновлення даних, аитивірусні, мережні утиліти та ін.