Оптимизация, реинжиниринг и управление бизнес-процессами

Оптимизация бизнес-процессов — частичное совершенствование существующих процессов компании, при котором процессы избавляются от явных недостатков и ошибок. Оптимизация бизнес-процессов применяется в тот момент, когда компании требуется улучшить показатели своей работы. Наибольший эффект дает совершенствование ключевых бизнес-процессов на уровне функций, поэтому при оптимизации иные процессы не подлежат рассмотрению и анализу.

Оптимизация бизнес-процессов тесно связана с организационной структурой компании. Поэтому в результате оптимизации именно она подвергается значительным изменениям, приводящим к необходимости изменения функций персонала и подчиненности сотрудников подразделений компании. В результате оптимизации бизнес-процессов улучшается взаимодействие между подразделениями, что приводит к снижению издержек. Время на получение результата, представляющего ценность для клиента, также сокращается, что приводит к росту прибылей компании. Правильно проведенная оптимизация дает возможность компании осознанно улучшить свою деятельность и уменьшить количество ошибок в ее управлении.

Оптимизация бизнес-процессов выполняется периодически, по мере необходимости. Результаты можно увидеть достаточно быстро и явно. Несмотря на то, что совершенствованию подлежат не все процессы компании, оптимизация должна завершаться качественной и количественной оценкой возможных ухудшений состояния компании от проведенных изменений.

Оптимизации бизнес-процессов противопоставляют реинжиниринг бизнес-процессов. Для принятия неотложных мер по выходу из кризиса следует проводить не оптимизацию, а реинжиниринг бизнес-процессов. Реинжиниринг направлен на революционные изменения процессов организации. Его обычно проводят однократно, и он выполняется совместно с внедрением новой информационной системы на предприятии. Реинжиниринг бизнес-процессов предполагает построение двух моделей бизнес-процесса: КАК ЕСТЬ (AS IS) и КАК ДОЛЖНО БЫТЬ (TO BE), а затем внедрение последней на предприятии. Целью реинжиниринга является резкое улучшение ключевых показателей деятельности компании.

Реинжиниринг бизнес-процессов, в отличие от оптимизации, проводится однократно. Время на его проведения затрачивается гораздо больше, а результаты увидеть быстро не получится. Риски при проведении реинжиниринга, как и вероятность неудач значительно выше, чем при оптимизации. Оптимизация и реинжиниринг бизнес-процессов отличаются и по объему работ и по скорости получения результата.

Если затраты компании с каждым годом растут все быстрее по сравнению с ростом доходов предприятия, если управляемость в компании снизилась, а решение проблем затягивается, если бизнес не растет и он перестал быть конкурентоспособным, то пора задуматься о совершенствовании бизнес-процессов компании. Выгодой от совершенствования бизнес-процессов станет не только более четкое и прозрачное понимание того как работает компания, но то, что бизнес станет более управляемым.

Для проведения оптимизации или реинжиниринга бизнес-процессов в компании создаются специальные нормативные, организационно-правовые и распорядительные документы.

Бизнес-процессы обладают большей изменчивостью, чем отдельные функции. Управление бизнес-процессами или как его чаще называют BPM (Business Process Management) представляет собой новый подход, который начал развиваться с начала 2000-х годов, придя на смену концепции реинжиниринга бизнес-процессов, который был особенно популярен в 1990-е. Опыт 90-х показал, что реинжиниринг, предлагая радикальные изменения, влечет за собой слишком большие риски.

Реинжиниринг ориентирован на однократное революционное преобразование бизнес-процессов компании, а управление бизнес-процессами предусматривает непрерывный процесс усовершенствования бизнес-процессов компании. Пи этом BPM рассматривает понятие и концепцию «бизнес-процесса» также, как и реинжиниринг. В BPM подвергается улучшению только процесс проектирования / разработки / внедрения / эксплуатации.

BPM - это управленческая методология. Следует различать BPM как методологию совершенствования бизнес-процессов и программное обеспечение как инструментарий, часто используемый с этой целью. BPM это не программа! Программное обеспечение называют системой управления бизнес-процессами BPMS (Business Process Management System), или BPM-системой. Если на предприятии функционирует BPMS, то управление бизнес-процессами будет проходить быстрее и успешнее. BPMS- это современная управленческая система, включающая совокупность средств, методов, программного обеспечения для управления бизнес-процессами. BPM - это набор инструментов, позволяющий не только моделировать бизнес-процессы, но и автоматически их исполнять, контролируя при этом их эффективность.

BPMS - это технологическая составляющая BPM. Но, иногда, для упрощения BPM-системы все-таки называют просто BPM. В настоящее время термины BPM и BPMS применяются равнозначно для общего названия подхода.

Основная задача BPM– построение таких бизнеc-процессов, которые были бы гибки, прозрачны, эффективны и включали бы только необходимые действия. Также немаловажно сократить затраты на проведение и совершенствование бизнес-процессов. Также как все бизнес-процессы связаны между собой, так и BPM связывает между собой все отделы компании.

BPMS состоит из трех элементов:

1. средство моделирования

2. средство исполнения («движок»)

3. средство мониторинга

Работа в BPMS происходит следующим образом:

• Первоначально бизнес-процессы в BPMS моделируются, т.е. оформляются в виденаглядных диаграмм - прямоугольников, олицетворяющих функции, процессы и стрелок, отображающих связи между ними.

• Далее схема бизнес-процесса с помощью таких наглядных графических диаграмм загружается в систему, в так называемый движок (BPM engine).

• Бизнес-аналитик при необходимости вносит необходимые изменения в схему бизнес-процесса. Для этого он самостоятельно, не привлекая ИТ-специалиста, передвигает прямоугольники и стрелки и загружает измененную схему в систему.

• Далее происходит исполнение бизнес-процесса, т.е. автоматическое поэтапное прохождение процесса с реализацией функции контроля. Участники бизнес-процессов видят как исполняется их процесс и начинают получать от системы задания уже в соответствии с измененной схемой процесса.

• Далее в режиме реального времени отслеживается прохождение процесса по этапам и по исполнителям, т.е. происходит мониторинг выполнения бизнес-процессов.

• Далее оценивается результативность процесса и происходит формирование отчетности.

BPMS — это система управления бизнес-процессами, но одновременно это система управления изменениями бизнес-процессами, при этом эти процессы перестраиваются в динамике. BPM удовлетворяет информационные потребности всех сотрудников компании, обеспечивая прозрачность, контролируемость процессов, способность быстро реагировать на изменения.

Больше прочитать про системы BPMS можно прочитать в статьях: http://bpms.ru/library/articles