Тема 2. 2. Создание таблиц в СУБД Access

Таблицы создаются пользователем для хранения данных. Каж­дому объекту концептуальной модели предметной области соот­ветствует одна таблица, которая состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждое поле содержит одну характеристику (один атрибут) объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта.

Работа по созданию базы данных на персональном компьюте­ре (ПК) начинается с создания таблиц. После нажатия кнопки [Создать] в окне База данных разработчику предоставляется воз­можность выбора одного из ПЯТИ способов создания таблицы.

Если для создания таблицы выбран режим конструктора, то появляется окно Таблица]: таблица, в котором определяется струк­тура создаваемой таблицы базы данных.

Для определения поля в открывшемся окне задаются Имя поля, Тип данных, Описание (в виде краткого комментария), а также в

разделе Свойства поля задаются общие свойства - на закладке Общие и тип элемента управления - на закладке Подстановка.

Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя, удов­летворяющее соглашениям об именах объектов в Access и являю­щееся комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных симво­лов. Максимальная длина имени - 64 Символа.

Тип данных определяется значениями, которые предполагает­ся вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями. В Access допускается использование восьми типов данных. Список возможных типов данных каждого поля вы­зывается нажатием соответствующей кнопки.

Общие свойства поля задаются на закладке Общие для каждого поля и зависят от выбранного типа данных.

Наиболее важные свойства полей:

Размер поля - определяет максимальный размер данных, со­храняемых в поле. Рекомендуется задавать минимально допусти­мый размер поля, так как сохранение таких полей требует мень­ше памяти и обработка выполняется быстрее;

Формат поля - является форматом отображения заданного типа данных и задает правила представления этих данных при выводе их на экран или печать. Конкретный формат выбирается в рас­крывающемся списке значений свойства Формат поля. Для число­вого и денежного типов данных задается число знаков после запя­той (от 0до 15);

Подпись поля - задает текст, который выводится в таблицах, формах, отчетах;

Условие на значение - позволяет осуществлять контроль ввода данных, задает ограничения на вводимые значения, при наруше­нии условий запрещает ввод и выводит текст, заданный свой­ством Сообщение об ошибке;

Сообщение об ошибке - задает текст сообщения, выводимый на экран при нарушении ограничений, заданных свойством Условие на значение.

Тип элемента управления - это свойство, которое задается на закладке Подстановка в окне конструктора таблиц и определяет, будет ли отображаться поле в таблице и в какой форме (в виде поля, списка или поля со списком). Таким образом определяется тип элемента управления, используемого по умолчанию для отображения поля. Если для отображения поля выбран тип элемента управления Список или Поле со списком, то на закладке Подстанов­ка появляются дополнительные свойства, которые определяют ис­точник данных для строк списка и ряд других его характеристик.

Если при определении типа поля был выбран мастер подста­новок, то им и будут заполнены значения свойств на закладке Подстановка.

Определение первичного ключа

Уникальный (первичный) ключ таблицы может быть простым или составным, включающим в себя несколько полей. Для опре­деления ключа выделяются поля, составляющие его, и на панели инструментов нажимается кнопка [Ключевое поле] ИЛИ выполня­ется команда Правка Ключевое поле.

Если для установки ключевого поля используется мастер таб­лиц, то необходимо задать тип используемых в ключевом поле данных.

Для ключевого поля автоматически строится индекс. Убедиться в этом можно, просмотрев информацию об индексах таблицы.

Окно Индексы вызывается щелчком мыши на кнопке [Индек­сы] просмотра и редактирования индексов или выполнением ко­манды Вид Индексы. В этом окне индекс первичного ключа имеет имя Primary Кеу. В столбце Имя поля этого окна перечисляются имена полей, составляющие индекс.

Индекс ключевого поля всегда уникален и не допускает пус­тых полей в записях.

Схема данных в Access

Структура реляционной базы данных в Access задается схемой данных, которая имеет иерархическую структуру и называется канонической реляционной моделью предметной области.

Схема данных графически отображается в отдельном окне, в котором таблицы представлены списками полей, а связи - лини­ями между полями разных таблиц.

При построении схемы данных Access автоматически определя­ет по выбранному полю тип связи между таблицами. Если поле, по которому нужно установить связь, является уникальным ключом как в главной таблице, так и в подчиненной, Access устанавливает связь типа один к одному. Если поле связи является уникальным ключом в главной таблице, а в подчиненной таблице является не ключевым или входит в составной ключ, Access устанавливает связь типа один ко многим от главной таблицы к подчиненной.

Кроме указанных типов связей в Access существуют связи-объе­динения, обеспечивающие объединение записей таблиц не по ключевому полю, а в следующих случаях:

• связываемые записи в обеих таблицах совпадают (связи уста­навливаются по умолчанию);

• для всех записей первой таблицы, для которых отсутствуют связи со второй таблицей, устанавливаются связи с пустой запи­сью второй таблицы;

• для всех записей второй таблицы, для которых отсутствуют связи с первой таблицей, устанавливаются связи с пустой запи­сью первой таблицы.