Структурные элементы текста пояснительной записки

Структурными элементами текста пояснительной записки являются разделы, подразделы, пункты, подпункты, абзацы и перечисления.

Разделы

Разделы (первая ступень деления) должны иметь порядковые номера в пределах всей пояснительной записки, обозначенные арабскими цифрами без точки и заголовки.

Для форматирования заголовка раздела следует применять стиль «Заголовок 1» со следующими параметрами: Шрифт: Times New Roman, 12 пт, полужирный, выравнивание по центру, отступ – нет, интервал после 18 пт, Уровень 1, многоуровневый.

Заголовки подразделов следует выполнять прописными буквами.

Примеры разделов в курсовых работах и проектах по дисциплинам, преподаваемым на кафедре АСОИУ (рис. 1.1).

1 ТЕХНИЧЕСКИЙ ПРОЕКТ 2 РАБОЧИЙ ПРОЕКТ 3 ПРОГРАММА И МЕТОДИКА ИСПЫТАНИЙ

Рисунок 1.1 – Заголовки разделов

Если заголовок состоит из нескольких предложений, то в конце каждого предложения (кроме последнего) ставится точка. Если заголовок раздела занимает более одной строки, то следует выставить междустрочный интервал – «Одинарный».

Подразделы

Подразделы (вторая ступень деления) должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номера подразделов состоят из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. Номера подразделов обычно имеют заголовки, выполняемые строчными буквами (первая буква – заглавная). Точки после номера подраздела и в конце заголовка не ставятся.

Для форматирования заголовка подраздела следует применять стиль «Заголовок 2» со следующими параметрами: Шрифт: Times New Roman, 12 пт, полужирный, выравнивание по левому краю, отступ первой строки 0,5 см, междустрочный интервал – одинарный, Уровень 2, многоуровневый, отступы перед и после – 12 пт.

Примеры расположения заголовков подразделов и текста абзацев в курсовых работах и проектах по дисциплинам, преподаваемым на кафедре АСОИУ (рис. 1.2).

1.1 Описание предметной области В этом подразделе необходимо привести все нужные понятия, определения, факты, математические (или другие) модели, позволяющие получить понятие о проектируемой системе или изучаемой области. 1.2 Технология обработки информации Для научного исследования этот подраздел не обязателен, а в проектной работе – необходим. Следует привести алгоритмы, в соответствии с которыми входная информация преобразуется в выходную. … 3.4 Проверка работоспособности подсистемы «Демонстрация численного дифференцирования» Так выглядит заголовок подраздела, если его длина более одной строки

Рисунок 1.2 – Заголовки подразделов

Пункт

Пункт – часть раздела или подраздела, обозначенная номером, может иметь заголовок. Номер пункта включает номера раздела, подраздела и порядковый номер пункта, разделенные точкой. Выравнивание по левому краю. Пример – 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3 и т.д.

Для форматирования заголовка пункта следует применять стиль «Заголовок 3» со следующими параметрами: Шрифт: Times New Roman, 12 пт, полужирный, выравнивание по левому краю, отступ первая строка 0,75 см, междустрочный интервал – одинарный, Уровень 3, многоуровневый, отступы перед и после – 6 пт.

Подпункт

Подпункт – часть пункта, обозначенная номером, может иметь заголовок Номер подпункта включает номер раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта, разделенные точкой. Выравнивание по левому краю. Пример – 1.1.1.1, 1.1.1.2, 1.1.1.3 и т. д.

Для форматирования заголовка подпункта следует применять стиль «Заголовок 4» со следующими параметрами: Шрифт: Times New Roman, 12 пт, полужирный, выравнивание по левому краю, отступ первая строка 1,0 см, междустрочный интервал – одинарный, Уровень 4, многоуровневый, отступы перед и после – 6 пт.

Если раздел или подраздел имеет только один пункт, или пункт имеет один подпункт, то нумеровать его не следует.

Абзац

Абзац – логически выделенная часть текста, не имеющая номера. Абзац начинается с красной строки – 1,25 см, выравнивание строки производится по ширине листа. Интервалы перед и после абзаца равны нулю, междустрочный интервал равен 1,5.

Перечисление

Содержащиеся в тексте пункта или подпункта перечисления требований, указаний, положений допускается нумеровать или маркировать. Каждый пункт перечисления следует начинать с нового абзаца (отступы перед абзацем и после абзаца равны нулю, междустрочный интервал 1,5).

Если текст пункта или подпункта перечисления не умещается в одну строку, то следующие строки выравниваются по ширине. При форматировании перечисления следует установить параметры списка: положение маркера (номера) отступ 1,25 см, положение текста табуляция после 1,9 см, отступ 1,9 см (рис. 1.3).

Рисунок 1.3 – Форматирование перечислений в MS Word

Если пункты перечисления представляют собой части одного предложения, то каждый пункт следует начинать строчной буквой и заканчивать точкой с запятой (за исключением последнего пункта, который заканчивается точкой). При этом не рекомендуется использовать нумерацию с точкой; её следует использовать, если каждый пункт перечисления представляет собой отдельное предложение или несколько предложений. В этом случае каждый пункт перечисления начинается с заглавной буквы и заканчивается точкой. И в том, и в другом случае допускается использовать маркированный список и список со скобкой.

Следует использовать единый стиль форматирования списков для всего документа. В случае, когда внутри перечислений нет дальнейшей детализации, в работе допускается один вид нумерованного списка и один вид маркированного. Если внутри перечисления требуется дальнейшая детализация, можно использовать многоуровневый список либо увеличить отступ (рис. 1.4).

1) Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx: o xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx; o xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx; o xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx. 2) Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. 3) Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx.

Рисунок 1.4 – Вложенные перечисления

Перечисления должны содержать как минимум два пункта. Не рекомендуется делать ссылки на элементы перечисления.

Таблицы

Таблицы применяют для повышения наглядности и удобства сравнения показателей.

Недопустимо приводить таблицы, состоящие из одной строки (не считая головки) или одного столбца. При переносе таблицы на другую страницу недопустимо отрывать номер таблицы от самой таблицы или оставлять на странице только одну строку (не считая головки).

Таблицы нумеруют арабскими цифрами сквозной нумерацией (исключение ‑ таблицы в приложениях), точка в конце номера не ставится, например, «Таблица 2». Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой, например, «Таблица 1.2». Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения, например, «Таблица А.2», если она приведена в приложении А, либо «Таблица 1.2», если нумерация приложений числовая. Если в документе одна таблица, то она должна быть обозначена «Таблица 1» или «Таблица Б.1», если она приведена в приложении Б. Таблицу, в зависимости от ее размера, помещают под текстом, в котором впервые дана ссылка на нее или, при необходимости, в приложении к документу. На все таблицы должны быть ссылки в документе. При ссылке следует писать слово «таблица» с указанием ее номера, например, «…в таблице 2.1».

Таблицы оформляют в соответствии с рисунком 1.5 и размещают по центру страницы без абзацного отступа. Таблица отделяется от основного текста отступами 6 пт.

Рисунок 1.5 – Оформление таблицы

Слово «Таблица» выравнивается по правому краю таблицы, интервал 1,5 отступы перед и после 6 пт. После номера таблицы через тире указывается её название таблицы (первая буква прописная, остальные строчные, точка в конце не ставится), без абзацного отступа. Название таблицы должно отражать ее содержание, быть точным, кратким.

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят.

Таблицу с большим количеством строк допускается переносить на другой лист (страницу). При переносе части таблицы на другой лист (страницу) слово «Таблица», ее номер и название указывают один раз справа над первой частью таблицы. Над другими частями пишут слово «Продолжение» и указывают номер таблицы, например – Продолжение таблицы 1.2, как показано ниже. В каждой части повторяют головку таблицы.

Таблица 1.2 ‑ Структура таблицы SUITOR

Название поля	Тип данных	Содержание

Продолжение таблицы 1.2

Название поля	Тип данных	Содержание

Заголовки, подзаголовки граф следует указывать в единственном числе. Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается перпендикулярное расположение заголовков граф. Разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается.

Текст таблицы, заголовки и подзаголовки форматируются так же, как основной текст, однако отступа первой строки нет. Заголовки и подзаголовки выравниваются по центру. Текст в полях таблицы выравнивается по ширине, если поле достаточно широкое, в противном случае ‑ по левому краю. Числа в колонках таблицы рекомендуется выравнивать по правому краю так, чтобы соответствующие разряды чисел во всей графе были точно один под другим. Исключение составляют случаи, аналогичные приведённому в таблице 1.3.

Таблица 1.3 ‑ Список ограничений

Название	Диапазон значений
Количество специальностей	30 ‑-40
Количество групп	3 ‑ 5
Количество дисциплин	5 ‑ 10
Количество зачетов в семестре	6 ‑ 8

Числовые значения величин в одной графе должны иметь, как правило, одинаковое количество десятичных знаков. Дробные числа приводят в виде десятичных дробей.

Допускается текст, заголовки и подзаголовки таблиц выполнять через один интервал и применять размер шрифта в таблице меньше, чем в тексте, но не менее 10 пт. Высота строк таблицы должна быть не менее 8 мм.

Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа документа, если таблица приведена в приложении.

Таблицу с большим количеством граф (графы таблицы выходят за формат страницы) допускается делить на части и помещать одну часть под другой в пределах одной страницы. В этом случае в каждой части таблицы повторяется боковик.

Таблицы с небольшим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть рядом с другой на одной странице, при этом повторяют головку таблицы в соответствии с рисунком. Рекомендуется разделять части таблицы двойной линией или линией удвоенной толщины.

Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями. Головка таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы.

Если все показатели, приведенные в графах таблицы, выражены в одной и той же единице измерения, то ее обозначение необходимо помещать над таблицей справа (после заголовка). Если в большинстве граф таблицы приведены показатели, выраженные в одних и тех же единицах измерения (например в рублях, миллиметрах, вольтах), но имеются графы с показателями, выраженными в других единицах измерения, то над таблицей следует писать наименование преобладающего показателя и обозначение его физической величины, например, «Размеры в миллиметрах», «Напряжение в вольтах», а в подзаголовках остальных граф приводить наименование показателей и (или) обозначения других единиц физических величин.

Если повторяющийся в разных строках графы таблицы текст состоит из одного слова, то его после первого написания допускается заменять кавычками; если из двух и более слов, то при первом повторении его заменяют словами «То же», а далее – кавычками ««. Ставить кавычки вместо повторяющихся цифр, марок, знаков, математических и химических символов не допускается. Если цифровые или иные данные в какой-либо строке таблицы не приводят, то в ней ставят прочерк.

Графу «Номер по порядку» в таблицу включать не допускается. При необходимости нумерации показателей, параметров или других данных порядковые номера следует указывать в первой графе (боковике) таблицы непосредственно перед их наименованием.

Нумерация граф таблицы арабскими цифрами допускается, когда в тексте документа имеются ссылки на них, при делении таблицы на части, а также при переносе части таблицы на следующую страницу в соответствии с рисунком. При этом нумеруются арабскими цифрами графы и (или) строки первой части таблицы.

Если параметры одной графы имеют одинаковые числовые значения в двух и более последующих строках, то допускается этот параметр вписывать в таблицу для этих строк только один раз.

При указании в таблицах последовательных интервалов значений величин, охватывающих все значения ряда, перед ним пишут «от», «св.», «до»; в интервалах, охватывающих любые значения величин, между величинами следует ставить тире. Пределы размеров указывают от минимума к максимуму.

Если цифровые данные в графах таблицы выражены в различных единицах физических величин, то их указывают в заголовке каждой колонки. Если все данные в строке приведены для одной физической величины, то единицу физической величины указывают в колонке с названием строки таблицы. Ограничительные слова «более», «не более», «менее», «не менее» и др. должны быть помещены в одной строке или графе таблицы с наименованием соответствующего показателя после обозначения его единицы физической величины, если относятся ко всей строке или графе. При этом после наименования показателя перед ограничительными словами ставится запятая.

Единицы измерения угловых величин (градусы, минуты, секунды) при отсутствии горизонтальных линий указывают только в первой строке таблицы. При наличии в таблице горизонтальных линий единицы измерения угловых величин проставляются во всех строках.

Для сокращения текста заголовков и подзаголовков колонок и строк отдельные понятия можно заменять буквенными обозначениями, если они пояснены в тексте или приведены на иллюстрациях, например: D — диаметр, H — высота, L — длина.

Показатели с одним и тем же буквенным обозначением группируют последовательно, в порядке возрастания индексов, например: L, L1, L2 и т.д.

Иллюстрации

Под иллюстрацией понимают чертежи, графики, схемы, рисунки, диаграммы, выполненные вручную, или их компьютерные распечатки, фотоснимки, скриншоты.

Иллюстрации, выполненные в компьютерном варианте, могут быть цветными. Иллюстрации, выполненные вручную, должны соответствовать требованиям государственных стандартов ЕСКД и СПДС. Аналоговые фотоснимки рекомендуется оцифровать. Изображение должно быть отчётливым, не допускается увеличивать растровое изображение до появления эффекта пикселизации. Надписи на рисунке (если таковые имеются) должны легко читаться.

Количество иллюстраций должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста, но не более 30% объёма текстовой части. Иллюстрации могут быть расположены как по тексту документа, так и в приложении. На иллюстрацию обязательно должна быть ссылка перед тем, как она приведена в тексте.

Иллюстрации следует располагать непосредственно после текста, в котором они упоминаются впервые. Иллюстрации должны быть расположены так, чтобы их было удобно рассматривать без поворота текста или с поворотом по часовой стрелке.

Иллюстрации, за исключением иллюстрации приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Рекомендуется нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой. Например, «Рисунок 1.2», если речь идёт о втором рисунке первого раздела. Если рисунок один, то он обозначается «Рисунок 1». Слово «Рисунок» и его наименование располагают посередине строки.

Иллюстрации рекомендуется снабжать наименованием и, при необходимости, пояснительными данными (подрисуночный текст). Рисунки следует выделять из текста увеличением интервала на 6–12 пт до и после рисунка (его наименования).

Слово «Рисунок» и наименование помещают после пояснительных данных и располагают следующим образом: текст надписи выровнен по центру, отступа первой строки нет, отступы перед и после 6 пт, шрифт Times New Roman, 12 пт, начертание обычное. Между номером рисунка и наименованием ставится тире, наименование следует начинать с заглавной буквы, точка в конце не ставится. Сам рисунок следует расположить как отдельный абзац (диалог «Формат рисунка», вкладка «Положение» ‑ установить вид обтекания «в тексте»). Абзац с рисунком выравнивается по центру, отступа первой строки нет, интервал перед 6 пт.

Пример оформления иллюстрации с подрисуночным текстом приведен на рис. 1.6.

Рисунок 1.6 – Граф

Пример оформления иллюстрации с поясняющими данными и подрисуночным текстом приведен на рис. 1.7.

1 – входной поток

2 – выходной поток

Рисунок 1.7 – Организация сборки изделия

Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения. Например, «Рисунок А.2» в случае, если приложения имеют буквенное обозначение или «Рисунок 2.1» ‑ если числовое.

На все иллюстрации должны быть даны ссылки в документе. При ссылках на иллюстрации следует писать «... в соответствии с рисунком 2» при сквозной нумерации и «... в соответствии с рисунком 1.2» при нумерации в пределах раздела.

Допустимы фразы «… изображен на рисунке 2», «… приведены на рисунке 1.2», «…показано на рисунке 2.1». При необходимости сослаться на рисунок, приведённый ранее, ставят сокращение «см.» в круглых скобках: «… (см. рис. 1.3)».

При выполнении блок-схем следует придерживаться требований ГОСТ 19.701-90 ЕСПД (ИСО 5807-85)

Формулы

Уравнения и формулы следует выделять из текста в отдельную строку. Выше и ниже каждой формулы или уравнения должна быть оставлена одна свободная строка (то есть абзац, содержащий формулу или уравнение, должен иметь отступы перед и после по 6 пт). Если уравнение не умещается в одну строку, то оно должно быть перенесено после математического знака, например равенства (=), плюс (+), минус (‑) или других, причем знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке, символизирующем операцию умножения, применяют знак «´».

Формулы должны быть выполнены шрифтом высотой не менее 2,5 мм (Times New Roman, 12 пт). Применение машинописных и рукописных символов в одной формуле не допускается. Рекомендуется использовать специальный редактор формул, однако несложные формулы могут быть выполнены и без редактора. В последнем случае символы, составляющие формулу, должны быть выделены начертанием (жирный курсив). Формула может быть вставлена в текст в виде изображения, однако все символы должны быть отчётливыми, не допускается растягивать изображение до появления эффекта пикселизации.

Если на формулы требуется ссылаться из разных мест документа, то формулы должны быть пронумерованы. Формулы, за исключением формул, помещаемых в приложении, следует нумеровать в пределах всей работы арабскими цифрами. Допускается нумерация формул в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой, например (1.1). Одну формулу обозначают – (1).

Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения, например формула (B.1). Если используются числовая нумерация приложений, то перед номером приложения добавляется буква П, например (П1.1).

Ссылки в тексте на порядковые номера формул дают в скобках. Например, так: «…в формуле (1)». Необходимо между словом «формула» и ее порядковым номером использовать неразрывный пробел (в MS Word для этого служит комбинация клавиш «Ctrl» +«Shift» + «пробел»), не позволяющий в этом месте разорвать строку.

Формула записывается от левого края без абзацного отступа первой строки. Номер записывают на уровне формулы в круглых скобках в крайнем правом положении на строке. Добиться этого можно, используя выравнивание абзаца, содержащего формулу и её номер по ширине, после номера следует вставить разрыв строки (в MS Word для этого служит комбинация клавиш «Shift» + «Enter»). Можно также создать таблицу с невидимыми границами (без номера и заголовка) из двух столбцов и одной строки, поместить формулу в левую колонку.

Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, разделяют запятой.

В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами.

Пояснение значений символов и числовых коэффициентов следует приводить непосредственно под формулой в той же последовательности, в которой они даны в формуле. Значение каждого символа и числового коэффициента следует давать с новой строки без отступа первой строки. Первую строку пояснения начинают со слова «где», без двоеточия после него. После формулы ставится запятая. Например

, (1.1)
где

А — область допуска;

х — величина разброса;

с — коэффициент поправки.

Если в пояснительной записке приведен перечень этих символов и числовых коэффициентов, значения их под формулой допускается не приводить. Размерность одного и того же параметра в пределах одного документа должна быть постоянной. Также не обязательно приводить расшифровку символов, если этот символ был приведён в одной из предыдущих формул или уравнений. Например, из формулы (1.1) можно выразить параметр с:

.

(1.2)

В работе недопустимо использовать один и тот же символ для обозначения разных параметров.

Порядок изложения математических уравнений такой же, как и формул.