Методи (прийоми) організації обліку

У процесі організації обліку у сучасних умовах необхідно ви­користовувати системний підхід у реалізації різних проектних рі­шень; принципи планування і проектування; методи експертних оцінок і порівняння; різні символи, коди і шифри; моделювання, графічні методи, діаграми, формули, сітьові методи.

З метою практичного використання будь-яка інформаційна система, у тому числі система обліково-економічної інформації, має бути представлена у вигляді конкретної моделі, що забезпе­чує реалізацію істотних ознак і задач системи. Такі моделі не лише повинні бути максимально цілеспрямованими, але й безперервно упорядковуватись у процесі функціонування системи, що збіль­шує її ефективність. Дієвість, економічність системи та оператив­ність управління нею зростають разом із збільшенням цілеспрямованості і упорядкованості системи.

Моделювання є одним із найдавніших прийомів організації обліку. У бухгалтерському обліку використовують моделі обліко­вого процесу та моделі апарату бухгалтерії. Вони включають ін­формаційне, організаційне, технічне, нормативно-правове та ма­тематичне забезпечення, необхідне для їх функціонування. При моделюванні облікового процесу застосовуються економіко-математичні, імітаційні, статистичні, динамічні, тощо моделі. їх роз­робляють у формі матриці або математичних формул. Моделюван­ня облікової процедури є одним із засобів відображення господар­ських операцій. Така модель є системою первинної документації (вхідна інформація), облікових регістрів (згрупована інформація) та звітності (вихідна інформація). При побудові моделі облікового процесу вирішальне значення належить моделям вхідної та вихід­ної інформації. При побудові таких моделей необхідно забезпечи­ти: 1) раціональне розташування реквізитів у первинних докумен­тах, облікових регістрах і формах звітності; 2) оптимальне співвід­ношення між регістрами; 3) ефективне поєднання хронологічного і систематичного записів показників синтетичного і аналітичного обліку; 4) максимально можливе скорочення шляху проходження інформації від моменту її виникнення до узагальнення у форм звітності. Моделювання облікового процесу дозволяє: 1) виділити показники, які є у кожному документі; 2) включити у модель лише ті реквізити, які необхідні для наступної обробки та аналізу інфор­мації; 3) оптимізувати алгоритмізацію облікових задач та їх реалі­зацію за допомогою комп'ютерної техніки.

Сучасна бухгалтерія широко використовує моделювання для відображення в обліку господарської діяльності. Ефективність мо­делей залежить від їх відповідності методологічним засадам облі­ку, визначеним положеннями (стандартами) бухгалтерського об­ліку, а також технологічним та організаційно-технічним умовам господарювання. Одним із питань, які необхідно вирішити у про­цесі моделювання облікового процесу є питання щодо об'єктів мо­делювання 1) технологічні процеси; 2) галузі економічної діяльнос­ті та галузі промисловості зокрема.

Однією із форм реалізації моделі системи бухгалтерського об­ліку є проект організації обліку. Такий проект є сукупністю про­ектних рішень з коленої підсистеми обліку.

Проект організації обліку - це інструктивно-методичний документ, у якому висвіт­люються порядок і технологія ведення бухгалтерського обліку. У ньому наводяться науково обґрунтовані проектні рішення зі збо­ру, обробки та видачі обліково-економічної інформації. Основою таких проектів є науково обґрунтована система обробки облікової інформації.

Проект організації обліку розробляється на основі діючих і обов'язкових для використання централізованих, галузевих та внутрішніх нормативних документів із урахуванням конкретних організаційно-технічних умов і особливостей підприємства та по­треб управління. Проект складається з кількох розділів: загального розділу і проектів з кожної з підсистем обліку (облік необоротних активів, облік оборотних активів, облік розрахунків, облік доходів, облік витрат, тощо).

Проект кожної підсистеми обліку, у свою чергу, складається з трьох частин. У першій загальній частині викладаються питання, що характеризують підсистему у цілому, її завдання, специфічні особливості. У другій частині - технологія інтегрованої системи обробки облікової інформації: носії первинної та вихідної інформа­ції, методи, способи і прийоми облікової роботи, методика і техніка контролю, технічні засоби обліку та порядок складання звітності, У третій частині висвітлюються питання організації праці апара­ту бухгалтерії (положення про сектор, обсяги та склад облікової ро­боти, графіки облікової роботи та посадові інструкції).

Процес проектування складається із наступних етапів робіт: обстеження існуючої системи організації обліку; розробка техніч­ного процесу; аналіз одержаних результатів; розробка технічного завдання; впровадження розробленого проекту.

Розробку проект доцільно розпочинати із узгодження проек­тного завдання (ступеня централізації обліку та концентрації об­лікової роботи, організаційних форм і рівня автоматизації обліку, методів, способів та прийомів обліку) з усіма структурами управління. Проекти розробляються апаратом бухгалтерії або спеціалі­зованою організацією за договором.

Успіх розробки проекту обліку та його якісний рівень залежать значною мірою залежать від загального організаційного рівня під­приємства та ряду передумов: наявності раціональної структури управління підприємством; прогресивної організації виробництва та праці робітників; науково обґрунтованого економічного та ка­лендарного планування; наявності прогресивних норм; раціо­нально організованих систем нормативів; засобів автоматизації і комп'ютеризації обліку та якісного складу апарату бухгалтерії. Алє, незалежно від наявності таких передумов, раціональна ор­ганізація обліку неможлива без проекту, тому кожному підприєм­ству його необхідно розробляти за будь-яких умов.

Ведення бухгалтерського обліку згідно із проектом, який по­передньо узгодили з усіма зацікавленими структурами підпри­ємства, сприяє значному зростанню рівня управління на основі зростання якості обліково-економічної інформації. Проект сприяє впровадженню найбільш прогресивних форм і методів обліку, посилює його спеціалізацію, зобов'язує апарат бухгалтерії виконувати роботи за найбільш економними методами обліку, підвищує відповідальність виконавців, скорочує терміни виконання робіт та надання інформації користувачам.

Крім проекту у сучасних умовах пропонується розробляти план організації обліку - це заздалегідь розроблена система облікової ро­боти, що визначає порядок і терміни виконання робіт і складається з таких елементів: план документації і документообігу; план інвента­ризації; план рахунків і їх кореспонденції; план звітності; план тех­нічного оформлення обліку; план організації праці апарату бухгалте­рії.

У плані документації указується перелік документів як уніфі­кованих, так і тих, що розробляються підприємством самостійно для обліку господарських операцій і складається розрахунок по­треби у бланках певного виду документів; а також до нього дода­ють графіки руху документів.

У плані інвентаризації визначають порядок, форми і терміни проведення планових (обов'язкових) і позапланових інвентариза­цій. План інвентаризації складають так, щоб перевірка не вплива­ла на нормальну роботу підприємства. Терміни проведення поза­планових інвентаризацій не повинні бути відомі матеріально-від­повідальним особам.

У плані звітності указуються: перелік форм звітності; звітний період, за який складається та або інша форма звітності; терміни представлення кожної з них; найменування і адреси організацій і установ, а також прізвища посадових осіб, що є одержувачами звітів; способи представлення звітів (електронною поштою, теле­фоном, факсом, тощо) і прізвища виконавців з детальним зазна­ченням переліку та складу виконуваних ними робіт. План звітнос­ті складається з двох частин. Перша частина розробляється для звітності, що представляється зовнішнім користувачем, друга - для внутрішньої звітності, окремо для звітності, що надходить з окремих підрозділів підприємства та звітності, що складається бухгалтерією для управління. Наявність заздалегідь розробленого плану звітності сприяє економії часу, раціоналізації руху докумен­тів і забезпечує формування єдиної бази для складання звітності.

У плані технічного оформлення обліку детально характери­зується форма обліку підприємства, указується склад організацій­но-технічних засобів техніки і програмних продуктів, які викорис­товуються при веденні обліку. При виборі форми обліку підприєм­ства зобов'язані керуватися вказівками і інструкціями, що регламентують склад кожної форми обліку та порядок ведення регістрів обліку; враховувати особливості технології і організації роботи під­приємства; добре знати переваги і недоліки діючих форм обліку

У плані організації праці розкривається структура апарату бухгалтерії і її штат, посадова характеристика кожного працівни­ка, намічаються заходи щодо підвищення їх кваліфікації, склада­ються графіки облікових робіт.

Для реалізації і запровадження таких, планів розробляються відповідні проекти, які приймаються як розділи і додатки до на­казу про облікову політику підприємства у складі організаційної частини.

Раціональна організація обліку передбачає використання гра­фіків. Графік - це систематизований перелік облікових робіт, у яко­му зазначають її виконавців та терміни виконання. Для складан­ня графіку використовують інформацію про функції та обов'язки виконавців; завдання, які необхідно виконати; терміни виконан­ня робіт. Графіки повинні висвітлювати взаємозв'язок виконавця із іншими виконавцями, від яких надходить інформація або яким передається.

Графіки бувають різних видів:

1) за зовнішнім виглядом графіки бувають текстові; символь­ні; табличні; сітьові; матричні; лінійні; комбіновані;

2) за призначенням - графіки, що регламентують а) роботу апарату бухгалтерії - графіки облікових робіт; б) документообіг - графіки руху документів;

3) за термінами виділяють постійні, разові графіки. Графіки призначені для визначення оптимального шляху руху

документів, часу виконання кожного виду робіт та їх виконавців, тому є одним із прийомів наукової організації праці апарату бух­галтерії.