Технология обработки текстовой и табличной информации

Пользователь ЭВМ часто встречается с необходимостью подго­товки тех или иных документов - писем, статей, служебных запи­сок, отчетов, рекламных материалов и т. д. Для подготовки доку­ментов текст редактируемого документа выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои из­менения. Все внесенные изменения фиксируются. При распечатке выводится отформатированный текст, в котором учтены все ис­правления. Пользователь может переносить части текста из одного места документа в другое, использовать несколько видов шрифтов для выделения отдельных участков текста, печатать подготовлен­ный документ на принтере в нужном количестве экземпляров.

Удобство и эффективность применения компьютеров для под­готовки текстов привели к созданию множества программ для об­работки документов. Такие программы называются текстовыми процессорами (Word Processors) или редакторами.

Возможности этих программ различны - от программ, предна­значенных для подготовки небольших документов простой струк­туры, до программ для набора, оформления и полной подготовки к типографскому изданию книг и журналов.

Они выполняют следующие функции: диалоговый просмотр текста; редактирование строк программы; копирование и перенос блоков текста; копирование одной программы или ее части в ука­занное место другой программы; контекстный поиск и замена под­строк текста; автоматический поиск строки, содержащей ошибку: распечатка программы или ее части.

Часто редакторы текстов программ позволяют автоматически проверять синтаксическую правильность программ. Иногда эти ре­дакторы объединены с отладчиками программ на уровне исходного текста. Редакторы текстов программ можно использовать для со­здания и корректирования небольших документов. Однако для серьезной работы с документами предпочтительнее специальные редакторы, ориентированные на работу с текстами, имеющими структуру документа, т.е. состоящими из разделов, страниц, абза­цев, предложений, слов и т.д. Такие редакторы обеспечивают сле­дующие функции: возможность использования различных шрифтов символов; работу с пропорциональными шрифтами; задание про­извольных межстрочных промежутков; автоматический перенос слов на новую строку; автоматическую нумерацию страниц; обра­ботку и нумерацию сносок; печать верхних и нижних заголовков страниц; выравнивание краев абзацев; набор текста в несколько столбцов; проверку правописания и подбор синонимов; построе­ние оглавлений индексов; сортировку текстов и данных и т.д.

Пользователям, которым требуется обеспечить высокое качест­во напечатанных документов или подготовить сложные документы большого объема, рекламные буклеты или книги, можно воспользоваться MS Word.

В MS Word реализована фоновая про­верка орфографии. По мере введения текста редактор проверяет его и подчеркивает слова, содержащие ошибки, красной волни­стой чертой.

Подобный механизм, встроенный в MS Office, действу­ет аналогично, но проверяет наличие ошибок не только в словах, но и в выражениях. Сомнительные и ошибочные слова, словосоче­тания и предложения подчеркиваются волнистой зеленой линией.

MS Word - интеллектуальный текстовый ре­дактор, удобный в использовании инструмент создания профес­сионально оформленных документов. Он содержит инструмент ри­сования таблиц, обеспечивающий быстрое создание таблиц путем обычного рисования линий в тех местах, где они должны быть в таблице. Эти линии автоматически превращаются в элементы таб­лицы. Выравнивание введенных линий по краям таблицы также происходит автоматически.

Для подготовки рекламных буклетов, оформления журналов и книг используются специальные издательские системы. Они позволяют готовить и печатать на лазерных принтерах или вы­водить на фотонаборные автоматы сложные документы высо­кого качества. Имеются два основных вида издательских систем. Издательские системы первого вида очень удобны для подготовки небольших ма­териалов с иллюстрациями, графиками, диаграммами, различными шрифтами в тексте, например газет, небольших журналов. Типич­ный пример такой системы - Aldus PageMaker. Издательские системы второго вида более подходят для подго­товки больших документов, например книг. Одной из самых рас­пространенных таких систем является система Ventura Publisher. Ventura управляется меню и может считывать тек­сты, подготовленные с помощью других текстовых редакторов, сохраняя при этом параметры форма­тирования, заданные этими редакторами.

Основная операция, для которой используются издательские системы - это верстка. В режиме ввода редактирования текста Ventura и Aldus PageMaker значительно уступают в скорости и удобстве редакторам текстов. Поэтому чаще всего документы подготавливают в два эта­па: набирают текст в редакторе типа MS Word, а затем считывают его системой Aldus PageMaker или Ventura и осуществляют окончательную подготовку документов.

Основные функции издательских систем следующие: использование сотен различных видов шрифтов, которые отображаются на экране так же, как при печати, размещение фрагментов в документе, изменения и корректировка ри­сунков и диаграмм; растягивание букв в тексте, сближение их друг с другом; подготовка таблиц; выравнивание нижнего края тек­ста на странице на заданную границу; набор формул и т.д.

Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предпри­ятиям, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например при составлении баланса, справок для налоговых органов, возможных финансовых отчетов и т.п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы (ЭТ).

Программные средства для проектирования называют также табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таб­лицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Кроме того, с помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного ро­да диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных си­туаций и многое другое.

Функции табличных процессоров весьма разнообразны и вклю­чают создание и редактирование ЭТ; оформление и печать ЭТ; создание многотабличных документов, объединенных форму­лами; построение диаграмм, их модификацию и решение экономи­ческих задач графическими методами; работу с электронными таблицами как с базами данных; создание итоговых и сводных таблиц; использование при построении таблиц информации из внешних баз данных; решение экономических задач типа "что - если" путем под­бора параметров; решение оптимизационных задач; статистическую обработку данных; создание слайд-шоу; разработку макрокоманд, настройку среды под потребности пользователя и т.д.

Табличные процессоры различаются в основном набором вы­полняемых функций и удобством интерфейса, поэтому целесооб­разно проанализировать лишь широко используемые программные продукты.

Перспективные направления в разработке ЭТ основными фир­мами-разработчиками определяются по-разному.

Фирма Microsoft уделяет первостепенное внимание совершенствованию набора функциональных средств Excel. В Excel многие функции разработаны более тщательно, чем в других электронных таблицах. Кроме того, возможность использования массивов в Excel обеспечивает большую гибкость при работе с таблицами.

Ситуация, сложившаяся к настоящему времени на рынке ЭТ, характеризуется явным лидирующим положением фирмы Microsoft - 80 % всех пользователей ЭТ предпочитают Excel. На втором месте по объему продаж - Lotus 1-2-3, а затем Quattro Pro.

Электронные таблицы состоят из столбцов и строк. Для обозначения строк используется цифровая нумерация, столбцов - буквенно-цифровые индексы. Количество строк и столбцов в разных ЭТ различно, например в табличном процессоре Excel - 256 столбцов и более 16 тысяч строк. Место пересечения столбца и строки называется ячейкой или клеткой. Каждая ячейка имеет свой уникальный идентификатор (адрес), состоящий из имени столбца и номера строки, например А28, В45 и т.п. ЭТ могут со­держать несколько рабочих бланков, которые объединяются в один файл и носят название рабочей книги. В книгу можно поместить несколько различных типов документов, например рабочий лист с ЭТ, лист диаграмм, лист макросов и т.п.

В ЭТ можно работать как с отдельными ячейками, так и с группами ячеек, которые образуют блок. Имена ячеек в блоках разделяются двоеточием (:), например блок А1:В4 включает в себя ячейки А1, А2, A3, А4, В1, В2, ВЗ и В4. С блоками ячеек в основ­ном выполняются операции копирования, удаления, перемещения, вставки и т.п. Адреса используются в формулах как ссылки на оп­ределенные клетки. Таким образом, введенные один раз значения можно многократно и в любом месте таблицы, книги использовать без повторного набора. Соответственно при изменении значения клетки автоматически произойдут изменения в тех формулах, в ко­торых содержатся ссылки на данную клетку.

Технология работы с табличным документом аналогична про­цедурам подготовки текстовых документов: редактируемый отчет в виде таблицы выводится на экран, и пользователь может в диало­говом режиме вносить в него свои изменения. Все внесенные изменения сразу же отображаются на экране компьютера.

В клетки ЭТ могут быть введены текст, цифры и формулы. Во всех табличных процессорах существуют синтаксические соглаше­ния, позволяющие отличить формульно-цифровую информацию от текстовой, которых должен придерживаться пользователь, если хо­чет добиться правильных результатов. Обычно синтаксические правила интуитивно понятны и легко запоминаются.

Формула - это выражение, состоящее из числовых величин и арифметических операций. Кроме числовых величин, в формулу могут входить в качестве документов адреса ячеек, функции и другие фор­мулы. Пример формулы: =A5/H8-I2. В ячейке, в которой находится формула, виден только результат вычислений. Саму формулу можно увидеть в строке ввода, когда данная ячейка станет активной.

Функции представляют собой запрограммированные формулы, позволяющие проводить часто встречающиеся последовательности вычислений. Например, функция автосуммирования может быть представлена следующим образом: = СУММ(А1:А4). В Microsoft Excel можно работать с четырьмя основными типами документов: электронной таблицей (в Excel ЭТ называется рабочим бланком), рабочей книгой, диаграммой, макротаблицей.

Рабочий бланк служит для организации и анализа данных. Одновременно на нескольких бланках данные можно вводить, производить с ними вычисления. В книгу можно вставить листы диа­грамм для графического представления данных и модули для создания и хранения макросов, используемых при решении специальных задач. Рабочая книга представляет собой электронный эквивалент папки-скоросшивателя. Книга состоит из листов, имена которых выводятся на ярлычках в нижней части экрана. По умолчанию книга открывает­ся с тремя рабочими листами, однако их чис­ло можно увеличить или уменьшить. В книгу можно поместить не­сколько различных типов документов, например рабочий лист с элек­тронной таблицей, лист диаграмм, лист макросов и т.п.

Диаграмма представляет собой графическое изображение связей между числами ЭТ. Она позволяет показать количественное соот­ношение между сопоставляемыми величинами.

Макрос - это последовательность команд, ко­торую приходится постоянно выполнять пользователю в повсе­дневной работе. Макросы позволяют автоматизировать часто встречающиеся операции.

Любая ЭТ содержит следующие элементы: заголовок таблицы, заголовок столбцов; информационную часть. Процесс проектирования ЭТ включает этап формирования заголовка ЭТ, ввода названий граф документа, ввода исходных данных, ввода расчетных формул, форматирования ЭТ с целью придания ей профессионального вида, подготовки к печати и ее печать.

При необходимости ЭТ могут сопровождаться различными по­яснительными комментариями и диаграммами.

Excel предоставляет большой набор возможностей по графиче­скому представлению данных. Имеется возможность выбора из различных типов диаграмм, причем каждый тип диаграмм имеет несколько разновидностей. Диаграммы можно строить либо на рабочем бланке таблицы, либо на новом рабочем бланке. Создать диаграмму в Excel можно по шагам с помощью Мастера диаграмм, вызов которого осущест­вляется с панели инструментов диаграмм.

При использовании Мастера диаграмм можно просмотреть лю­бой тип диаграммы и выбрать наиболее удачный для данной таб­лицы. Включенная в рабочий бланк диаграмма может находиться в одном из трех режимов: просмотра, когда диаграмма выделена по периметру прямо­угольником; перемещения, изменения размера и удаления, когда диаграм­ма по периметру выделена прямоугольником с маленькими квадратиками; редактирования, когда диаграмма выделена по периметру си­ним цветом или выделен синим цветом заголовок. Представление данных в виде диаграмм позволяет наглядно представить числовые данные и осуществлять их анализ по не­скольким направлениям.