Вопрос 24.сортировка данных.

Сортировка данных

 

 

Excel позволяет упорядочить данные, приведенные в таблице, в алфавитно-цифровом порядке по возрастанию или убывания значений. В зависимости от выполняемой работы требуется сортировка различных данных. Например, при работе со списком товаров желательно отсортировать их по названиям, при выборе товаров в определенном ценовом диапазоне — в порядке возрастания или убывания их цены. Числа сортируются от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа. При сортировке алфавитно-цифрового текста Excel сравнивает значения посимвольно слева направо. Например, если ячейка содержит текст «И100», Excel поместит ее после ячейки, содержащей запись «И1», и перед ячейкой, содержащей запись «ИИ».

Текст, в котором есть числа, сортируется в следующем порядке: 0123456789 (пробел)!«#$%&()*,./:;?@[\]^_'{|}~ + < = >А ВСDЕFGНIJKLMNОРQRSTUVWXYАБВГДЕЕЖЗИЙКЛ МНОПРСТУФХЦ Ч Ш Щ Ъ Ы Ь Э Ю Я. Пустые значения всегда ставятся в конец вне зависимости от направления сортировки.

Для сортировки строк по возрастанию данных в одном столбце укажите ячейку в сортируемом списке и нажмите кнопку По возрастанию. По умолчанию в таблице элементы в выделенном поле сортируются по алфавиту в возрастающем порядке (от А до Я). Числа сортируются от меньшего к большему. Если объект находится внутри одной строки или столбца, то вместе с данными Excel 2003 сортирует и объекты.

 

Сведения о сортировке

 

Можно выполнять сортировку данных по тексту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также датам и времени (от старых к новым или от новых к старым) в нескольких столбцах. Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам (таким как состоящий из элементов «Большой», «Средний» и «Маленький») или по формату, включая цвет ячеек, цвет шрифта, а также по значкам. Большинство сортировок применяются к столбцам, но возможно также применить сортировку к строкам.

 

Критерии сортировки сохраняются вместе с книгой, предоставляя возможность повторного применения сортировки каждый раз при открытии книги в таблице Excel, но не к диапазону ячеек. Если необходимо сохранить параметры сортировки для периодического повторного применения при открытии книги, рекомендуется использовать таблицу. Это особенно важно при сортировке по нескольким столбцам или сортировке, составление которой занимает много времени.

 

К началу страницы

Сортировка текстовых значений

Выберите столбец с алфавитно-цифровыми данными в диапазоне ячеек или убедитесь, что активная ячейка находится в столбце таблицы, который содержит алфавитно-цифровые данные.

На вкладке Главная в группе Редактирование выберите пункт Сортировка и фильтр

 

 

Выполните одно из следующих действий:

Для сортировки алфавитно-цифровых символов по возрастанию выберите вариант Сортировка от А до Я.

Для сортировки алфавитно-цифровых символов по убыванию выберите вариант Сортировка от Я до А.

При необходимости можно воспользоваться сортировкой с учетом регистра.

 

Как производить сортировку с учетом регистра:

 

Задача: проверка того, что все данные сохранены в текстовом виде Если столбец, который подлежит сортировке, содержит числа, сохраненные в числовом формате, и числа, сохраненные в текстовом формате, необходимо отформатировать все ячейки в виде текста. Если это не будет сделано, числа, сохраненные в числовом формате, после сортировки окажутся выше чисел, сохраненных в текстовом формате. Для перевода всех выбранных данных в текстовый формат нажмите кнопку Форматировать Шрифт Ячейки на вкладке Главная в группе Шрифт, щелкните вкладку Число, а затем в разделе Числовые форматы выберите пункт Текст.

 

Задача: удаление всех начальных пробелов Иногда импортируемые из других приложений данные могут дополняться пробелами перед ними. Удалите начальные пробелы из данных до начала сортировки.

 

К началу страницы

Сортировка чисел

Выберите столбец с цифровыми данными в диапазоне ячеек или убедитесь, что активная ячейка находится в столбце таблицы, который содержит цифровые данные.

На вкладке Главная в группе Редактирование выберите пункт Сортировка и фильтр, а затем выполните одно из следующих действий:

Для сортировки чисел по возрастанию выберите вариант Сортировка от минимального к максимальному.

Для сортировки чисел по убыванию выберите вариант Сортировка от максимального к минимальному.

 

Задача: проверка того, что все числа сохранены в числовом формате Если результаты отличаются от ожидаемых, столбец может содержать числа, сохраненные в текстовом формате. Например, отрицательные числа, импортируемые из некоторых систем бухгалтерского учета, или числа, содержащие начальный символ ' (апостроф) сохраняются в текстовом виде. Для получения подробных сведений см. раздел Изменение формата чисел с текстового на числовой.

 

К началу страницы

Сортировка значений даты и времени

Выберите столбец с датами и временем в диапазоне ячеек или убедитесь, что активная ячейка находится в столбце таблицы, который содержит значения даты и времени.

Выберите столбец со значениями даты и времени в диапазоне ячеек или таблице.

На вкладке Главная в группе Редактирование выберите пункт Сортировка и фильтр, а затем выполните одно из следующих действий:

Для сортировки от самого раннего значения даты или времени к самому позднему выберите вариант Сортировка от старых к новым.

Для сортировки от самого позднего значения даты или времени к самому раннему выберите вариант Сортировка от новых к старым.

 

Задача: проверка того, что все данные о значениях даты и времени сохранены в формате даты и времени Если результаты отличаются от ожидаемых, столбец может содержать данные о значениях даты и времени, сохраненные в текстовом формате, а не в формате даты и времени. Чтобы в Excel были правильно отсортированы значения даты и времени, все значения даты и времени в столбцах должны быть сохранены в виде последовательного числа с информацией о дате или времени. Если в Excel значение не будет опознано, как значение даты или времени, оно будет сохранено в виде текста.

 

 

Сортировку можно осуществлять по нескольким столбцам или строкам для группировки данных с одинаковыми значениями в одном столбце или строке и последующего осуществления сортировки другого столбца или строки в этих группах с одинаковыми значениями. Например, если взять столбцы «Отдел» и «Сотрудник», сначала можно отсортировать строки по столбцу «Отдел» (для группировки всех сотрудников одного отдела), а затем по имени (для расположения имен сотрудников в каждом отделе в алфавитном порядке). Можно одновременно осуществлять сортировку по 64 столбцам.

 

Примечание. Для лучшего результата сортируемый диапазон должен включать заголовки столбцов.

Выберите диапазон ячеек в двух или более столбцах или убедитесь, что активная ячейка находится в таблице с двумя или более столбцами.

На вкладке Начальная страница в группе Редактирование выберите команду Сортировка и фильтрация, а затем выберите в списке пункт Специальная сортировка.

 

Отобразится диалоговое окно Сортировка.

В группе Столбец в поле Сортировать по выберите первый столбец, который необходимо отсортировать.

В поле Сортировка выберите тип сортировки. Выполните одно из следующих действий:

Для сортировки по текстовым, числовым значениям или значениям даты и времени выберите вариант Значения.

Для сортировки по типам форматирования выберите вариант Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки.

В разделе Порядок выберите последовательность, в которой необходимо осуществлять сортировку. Выполните одно из следующих действий:

Для текстовых значений выберите вариант От А до Я или От Я до А.

Для числовых значений выберите вариант По возрастанию или По убыванию.

Для сортировки по датам и времени выберите вариант От старых к новым или От новых к старым.

Для сортировки на основе пользовательских списков выберите вариант Настраиваемый список.

Для добавления к сортировке следующего столбца нажмите кнопку Добавить уровень, а затем повторите шаги с третьего по пятый.

Для копирования сортируемого столбца выберите его, а затем нажмите кнопку Копировать уровень.

Для удаления сортируемого столбца выберите его, а затем нажмите кнопку Удалить уровень.

 

Примечание. В списке необходимо оставить хотя бы одну запись.

Для изменения порядка сортировки столбцов выберите запись, а затем нажмите стрелку Вверх или Вниз для изменения порядка.