Информация в менеджменте и ее виды

Управление предприятием не может эффективно проводиться без достаточной оперативной, надежной, своевременной и достоверной информации. Информация является основой управленческого процесса, и от того, насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием. Информационная деятельность менеджера требует от него четкой организации процесса сбора, анализа и обработки информации, причем он должен уметь определять важность или второстепенность поступающей информации. Опытный менеджер также должен уметь упорядочивать коммуникации и обмен информацией в рамках предприятия и фирмы.

Управляющая система получает от управляемой системы информацию о состоянии заданных ею технико-экономических параметров в процессе производственной и финансово-хозяйственной деятельности. На основе полученной информации управляющая система (менеджмент) вырабатывает команды управления и передает их в управляемую систему для исполнения. Информация, которая функционирует на предприятии в процессе управления, может быть классифицирована следующим образом:

· по форме отображения (визуальная, аудиовизуальная и смешанная);

· по форме представления (цифровая, буквенная, кодированная);

· по роли в процессе управления (аналитическая, прогнозная, отчетная, научная, нормативная);

· по качеству (достоверная, вероятностно достоверная, недостоверная, ложная);

· по возможности использования (необходимая, достаточная, избыточная);

· по степени обновляемое (постоянная, переменная);

· по степени деятельности предприятия (экономическая, управленческая, социальная, технологическая);

· по источнику возникновения (внутриорганизационная, внешняя);

· по степени преобразования (первичная, производная, обобщенная);

· по виду носителя (печатный текст, микрофильм, кинофильм, видеофильм, машинный носитель);

· по времени поступления (периодическая, постоянная, эпизодическая, случайная).

Можно выделить и еще один вид информации, который существует в памяти каждого человека, включающий знание наук, накопленный опыт, схожие управленческие (ситуации, которые уже были использованы в управлении, а также данные, опубликованные в печати о работе других предприятий, факторы, влияющие на производственную и финансово-хозяйственную деятельность и управление и др.

«В качестве примера приведем три основных направления сбора информации о конкуренте.

Информация о рынке.

· цены, скидки, условия договоров, спецификация продукта;

· объем, история, тенденция и прогноз для конкретного продукта;

· доля на рынке и тенденции ее изменения;

· рыночная политика и планы;

· отношения с потребителями и репутация;

· численность и размещение торговых агентов;

· каналы, политика и методы сбыта;

· программа рекламы.

· Информация о производстве и продукции:

· оценка качества и эффективности;

· номенклатура изделий;

· технология и оборудование;

· уровень издержек;

· производственные мощности;

· размещение и размер производственных подразделений и складов;

· способ упаковки;

· доставка;

· возможности проведения научно-исследовательских работ (НИР).

· Информация об организационных особенностях и финансах:

· определение лиц, принимающих ключевые решения;

· философия лиц, принимающих ключевые решения;

· финансовые условия и перспективы;

· программы расширения и приобретений;

· главные проблемы и возможности;

· программа НИР»[5]

Большое внимание со стороны менеджера должно уделяться вопросам сохранности информации и предотвращения ее утечки.

Интересным представляется высказывание английских специалистов в области защиты информации: «Нет смысла тщательно проверять помещение перед заседанием, если кофе в помещение подается непроверенным сотрудником без соответствующего наблюдения».

Особое внимание менеджер должен уделять построению на предприятии информационных систем.

Информационные системы могут быть простыми. В этом случае происходит доставка информации от места ее возникновения до места потребления. Такая информация может поступать по телефону или через сигнализации как одноразовое сообщение, она свойственна низшей ступени управления, например: рабочее место — мастер. Более распространены сложные системы информации, соответствующие сложности производства и организационной структуре управления, которые охватывают и линейное управление, и функциональные службы предприятия.

Информационные системы различаются:

· по обработке информации — на централизованные и децентрализованные;

· степени охвата информацией — на комплексные и локальные.

Комплексные информационные системы охватывают весь комплекс служб предприятия, а локальные — предназначены для определенных функций управления.

В последнее время при построении информационных систем стали выделять бэк-офисную и фронт-офисную информацию. Бэк-офисная — такая информация, доступ к которой имеют только сотрудники предприятия (все или из определенных подразделений). Фронт-офисная — такая информация, доступ к которой имеют все желающие, например клиенты предприятия.