Методика розроблення та впровадження документаційних систем

Для розробляння та впроваджування документаційної системи безперервного функціювання суттєвим є наявність методики її розробляння та впроваджування.

Послідовність виконання методики згідно з позиціями переліку а) –и) необов’язкова. Завдання можуть виконуватися на різних етапах повторно, частково або постійно відповідно до потреб органі­зації, вимог формального узгодження та змін в організаційному середовищі та середовищі керу­вання документаційними процесами.

Етап А. Попереднє дослідження. Зібрати інформацію з документальних джерел і шляхом опиту­вання, визначити та документально зафіксувати роль і мету організації, її структуру, правове, ре­гулятивне, ділове та політичне середовище, критичні чинники та критичні ланки, пов’язані з питан­нями керування документаційними процесами.

Мета етапу А — забезпечити розуміння адміністративного, правового, ділового та соціаль­ного контексту, в якому діє організація, щоб визначити головні чинники, що впливають на її потреби у створенні та зберіганні службових документів.

Етап А також допомагає визначити сильні та слабкі сторони організації у сфері керування документаційними процесами. Він допоможе розробити ґрунтовні підстави для визначання обсягу робіт з проектування документації та діяльності, що потребує підтримки керівництва.

Попереднє дослідження необхідне для прийняття ефективних рішень стосовно документацій­них систем організації. Воно допоможе визначити проблеми щодо роботи зі службовими доку­ментами в організації та оцінити можливості та різні потенційні ризики.

Етап А передує розроблянню схеми класифікації напрямків діяльності та процесів, заснова­них на функціях, для визначення питання, які службові документи треба долучати та як довго їх зберігати. Разом із двома наступними етапами В та С попереднє дослідження допоможе також оцінити обов’язки організації щодо службових документів та їх відповідність вимогам зовнішніх організацій до створення та зберігання документів. Результати дослідження на цьому етапі також є основою для оцінювання наявних систем.

Етап В. Аналізування ділової діяльності. Зібрати інформацію з документальних джерел та шля­хом опитування, визначити і документально зафіксувати кожну ділову функцію, операцію, дію та встановити їх ієрархію, тобто систему класифікації напрямів діяльності, визначити і документально зафіксувати хід робочих процесів та дій, які вони містять.

Мета цього етапу — розробити концептуальну модель, де зазначити напрямки роботи організації та процедури її виконання. Модель демонструватиме зв’язок службового документа як з діяльністю організації, так і з конкретними процесами цієї діяльності. Вона сприятиме прийняттю рішень про наступні кроки у створенні, долученні, контролюванні, зберіганні та пере­даванні службових документів до архіву або вилучанні їх для знищування та доступу до них. Це особливо важливо у середовищі електронного бізнесу, в якому достовірні документи долучають і зберігають лише за наявності належним чином розробленої системи. На цьому етапі визначають засоби для проведення та документального оформляння систематизованого аналізу ділової діяльності та високоефективного використання його результатів.

Аналізування ділової діяльності та процесів забезпечить розуміння взаємозв’язків між діяль­ністю організації та її службовими документами.

Результатами цього етапу можуть бути:

a) документи, що описують напрямки діяльності та робочі процеси організації,

b) схема класифікації напрямків діяльності, де зазначені функції організації, напрямки її діяльності та дії в ієрархії взаємозв’язків, та

c) схема процесів діяльності організації, де зазначені місця, в яких створюють службові до­кументи або їх отримують як результати ділової діяльності.

Результати аналізування надають підстави для розробляння засобів керування документа- ційними процесами, а саме:

a) тезауруса термінів для контролю мови під час складання заголовків та індексування службових документів у профільному діловому контексті, та

b) номенклатури справ, яка визначає строки зберігання документів та дії щодо їх переміщення.

Аналізування також допоможе визначити та впровадити відповідну стратегію щодо метаданих та формальне встановлення обов’язків під час зберігання службових документів.

Етап С. Встановляння вимог до службових документів Зібрати інформацію з документальних джерел та шляхом опитування, визначити інформаційні вимоги до кожної ділової функції, операції та дії, які можна задовольнити за допомогою службових документів. Ці вимоги можна вивести, ана­лізуючи регулятивне середовище організації та ризик, що виникає тоді, коли служ­бові документи не створюють і не зберігають. Визначити, як кожну вимогу можна задовольнити через операції керування документаційними процесами, та чітко сформулювати і документально оформити вимоги до службових документів. Вибрати необхідну структуру та вид службових доку­ментів, що найкраще відповідає кожній діловій функції, операції та дії.

Мета цього етапу — визначити вимоги організації до створення, одержування та зберіган­ня службових документів у процесі її діяльності та документально оформити вимоги у структу- рованій формі, яку легко використовувати. Зберігання відповідних службових документів сприяє належному здійсненню ділової діяльності. Цим забезпечується підзвітність окремих осіб та організацій за свої дії у правових та адміністративних справах. Також забезпечується їхня підзвітність діловим колам та групам зі спорідненими інтересами, внутрішнім та зовнішнім, а також реагування на їхні потреби та очікування.

Ці вимоги до документації визначають шляхом систематичного аналізування потреб діяль­ності, правових та регуляторних зобов’язань та більшої відповідальності перед суспільством.

Оцінювання ризиків організації у випадку, коли службові документи не створюють і не збе­рігають, також допомагає визначити вимоги до них. Цей етап також забезпечує засади для створювання, зберігання та передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування, основу для розробляння систем, до яких долучатимуть та в яких зберігатимуть службові документи, а також контрольні показники для оцінювання наявних систем.

Результатами виконання цього етапу є:

a) перелік всіх джерел, що містять вимоги до службових документів, які мають суттєве значення для організації,

b) перелік регуляторних, ділових та будь-яких загальніших вимог суспільства до зберіган­ня службових документів,

c) звіт про оцінення ризиків, підписаний керівництвом, та

d) офіційний документ для керівництва і персоналу, який встановлює вимоги до зберіган­ня документації в організації.

Етап D. Оцінювання наявних систем. Визначити та проаналізувати наявні документаційні систе­ми та інші інформаційні системи, щоб оцінити їх з точки зору вимог до документів.

Мета цього етапу — огляд наявних в організації документаційних та інших інформаційних систем, щоб оцінити рівень їх ефективності у разі долучання та зберігання документів про ділову діяльність. Оцінювання допоможе виявити будь-які розбіжності між встановленими вимогами організації до службових документів та їх виконанням і можливостями наявних систем. Це забезпе­чить основу для розробляння нових або внесення змін до наявних систем, щоб вони відповіда­ли вимогам до службових документів, визначеним та встановленим на попередніх етапах. Результатами цього етапу є:

a) реєстр наявних в організації систем діяльності, та

b) звіт про їх відповідність вимогам до службових документів, встановленим в організації.

Етап Е. Визначання стратегії виконання вимог до службових документів. Визначи­ти стратегію, орієнтовану на задоволення вимог до документів, яка може охоплювати прийняття політики, нормативні документи, процедури та методики, розробляння нових систем та впрова­джування систем згідно з вимогами до документування. Стратегію можна застосовувати до кож­ної окремої вимоги до документації або до декількох одночасно. Стратегію обирають на основі рівня ризику, що виникає у разі неспроможності задовольнити вимоги чи у межах ділової функції, яку документаційна система має забезпечувати, середовища наявних систем або корпоративної культури, в якій стратегію запроваджуватимуть.

Мета цього етапу — визначити найприйнятнішу політику, процедури, стандарти, засоби, методи та інший тактичний інструментарій, які організації треба запровадити, щоб забезпечи­ти створювання і зберігання службових документів, необхідних для її діяльності. Під час вибору стратегії до уваги беруть:

a) характер організації, охоплюючи її цілі та історію,

b) вид її діяльності,

c) спосіб, у який здійснюють діяльність,

d) технологічне забезпечення,

e) запроваджену корпоративну культуру, та

f) зовнішні умови.

На вибір також впливає потенційна можливість кожної стратегії для досягнення бажаного результату та ризик для організації у випадку, якщо підхід виявиться хибним.

У деяких випадках у розроблянні стратегії керування документаційними процесами допо­могу можуть надати архівні установи.

Стратегія може містити:

a) ухвалення політики та процедур,

b) розробляння стандартів,

c) розробляння нових складників системи, або

d) впроваджування систем шляхом, що задовольняє встановлені вимоги до створювання, обігу та зберігання службових документів.

Після завершення цього етапу з’явиться планомірний, систематичний та прийнятний підхід до створення, долучення, зберігання, використання та забезпечення збереженості службових документів, який стане основою для розробляння і (або) внесення змін до документаційних систем.

Результати цього етапу містять:

a) перелік стратегій, що відповідають вимогам організації до документації разом з іншими вимогами до її діяльності,

b) модель, яка встановлює відповідність стратегії вимогам, та

c) звіт для вищого керівництва з рекомендаціями щодо загального плану стратегії.

Етап F. Розроблення документаційної системи. Розробити документаційну систему, яка охоплює стратегію, процеси та методику, описані в цьому стандарті, забезпечити, щоб система підтриму­вала робочі процеси, а не заважала їм; оцінити і, за потреби, перепроектувати робочі процеси і операційні ділові та комунікаційні системи для долучення до них процедур керування докумен- таційними процесами.

Цей етап охоплює перетворення стратегії та тактики, обраних на етапі Е, у план створення документаційної системи, що містить вимоги, визначені та задокументовані на етапі С, і виправляє недоліки в організації керування документаційними процесами, виявлені на етапі D.

На етапі F, як і на інших етапах цієї методології, застосовують поняття системи у широкому розумінні, охоплюючи як людей та процеси, так і засоби та технології. Тому цей етап може містити:

a) розробляння змін до наявних систем, процесів та методик,

b) адаптацію або інтегрування технологічних рішень, та

c) визначання, як найкраще запровадити ці зміни, щоб поліпшити керування документацій­ними процесами в організації.

На практиці часом важко побачити, де закінчується визначання стратегії для документаційних систем (етап Е) та починається розробляння систем для оформляння цієї стратегії (етап F). Проте необхідно зосередитися окремо на стратегії, щоб вимоги до створювання та зберігання службових документів були практично здійсненними, послідовними та належним чином долуче­ними до документаційної системи.

На цьому етапі залучають фахівців з керування документаційними процесами та інших експертів, які працюють з користувачами, щоб розробити інструкції, які найкраще відповідають вимогам до документації. Це сприяє розумінню користувачами прийнятності системи, вони її розу­міють та використовують відповідно до своїх планів.

Результати етапу F містять:

a) проектні плани розробляння, наочну модель вирішення завдань, обов’язки та часову послідовність,

b) звіти з ґрунтовними результатами періодичного аналізування проекту,

c) документи про зміни до вимог, підписані як представниками користувача, так і групи розробників,

d) опис проекту,

e) правила функціювання системи,

f) специфікації системи,

g) діаграми, що містять архітектуру та складники системи,

h) моделі, що містять різні складники системи: процеси, інформаційні потоки та інформаційні об’єкти,

i) ґрунтовні вимоги для створювання або придбання технологічних складників: програмно­го та апаратного забезпечення,

j) плани файлів,

k) плани, що показують, як проект буде об’єднано з наявними системами та процесами,

І) плани первинного навчання і тестування, та

m) план впроваджування системи.

Етап G. Впроваджування документаційної системи. Впроваджування документаційної системи треба проводити систематично, використовуючи проектне планування та методики, прийнятні для певної ситуації, враховуючи інтеграцію операцій документаційної системи з робочими процесами і відповідними системами.

Мета етапу G — шляхом системного аналізування визначити та розробити прийнятну стратегію, щоб впровадити план, розроблений на етапі F. Цей план забезпечує загальний огляд того, як мають діяти разом різні складники системи (процеси, процедури, люди та технологія).

Об’єднання нових або вдосконалених документаційних систем з офісними системами кому­нікації та робочими процесами може виявитися комплексною роботою, що потребуватиме висо­кого рівня звітності та фінансових витрат. Такі ризики можна мінімізувати шляхом ретельного планування та документування процесу впроваджування.

Після завершення цього етапу організація матиме інтегровану в її структуру з мінімальними змінами ділової діяльності удосконалену методику керування документаційними процесами, яка сприятиме організаційним вимогам до акредитування згідно з системою якості та окупить довго­строкові інвестиції, зроблені на етапах А – F.

Результатом цього етапу є така документація:

a) ґрунтовний проектний план з викладом структури обраної стратегії,

b) документально оформлені політика, процедури та стандарти,

c) навчальні матеріали,

d) порядок документування процесів конвертування та поточних процедур переміщування інформації,

e) документація, потрібна для акредитування відповідно до системи якості,

f) звіти про виконання;

g) звіти керівництву.

Етап Н. Аналізування після впровадження системи. Зібрати інформацію про функціювання до­кументаційних систем як суцільного та поточного процесу. Це можна зробити шляхом опитування керівного складу та провідних працівників, використовуючи анкети опитування, роблячи огляд сис­теми в дії, перевіряючи посібники із запроваджування процедур, матеріали з навчання та іншу документацію, роблячи вибіркові перевіряння якості службових документів й методів обліковування. Аналізувати та оцінювати функціювання системи, ініціювати та контролювати дії, спрямовані на коригування, встановити режим постійного відстежування і регулярної експертизи.

Мета етапу Н — оцінити ефективність документаційної системи, проаналізувати процес розвитку системи для того, щоб усунути недоліки та встановити режим відстежування протягом дії системи.

Етап Н охоплює:

a) аналізування того, чи службові документи створені та систематизовані згідно з потребами ділової діяльності та пов’язані відповідним чином з робочими процесами, частиною яких вони є,

b) опитування керівництва, персоналу та інших зацікавлених сторін,

c) здійснювання обстеження,

d) перевіряння документації, підготовленої під час попередніх стадій проекту розробляння системи

e) нагляд за операціями та їх вибіркове перевіряння.

Здійснюючи перше після впровадження перевіряння роботи документаційної системи, а потім проводячи періодичні перевіряння, організація гарантує постійне вертання своїх інвести­цій у документаційну систему, щоб засвідчити, що службові документи, які вона створює, і доку- ментаційні процеси, якими вона керує, відповідають її діяльності. Аналізування, проведене після впровадження системи, зменшить для організації ризик невдалого функціювання системи, а з часом передбачить важливі зміни у вимогах до документації та організаційних потребах, що зумовить новий цикл розробляння. Після завершення етапу Н організація матиме:

a) розроблену та прийняту методологію об’єктивного оцінювання документаційної системи,

b) задокументовані діяльність системи і процес розробляння, та

c) поданий керівництву звіт про результати та рекомендації.

Оскільки робочі процеси та документаційні системи змінюються, треба періодично вживати заходів, описаних на етапах С – Н.