Общие сведения о работе с документами

Типовая конфигурация позволяет автоматизировать ведение учета по различным разделам. Для ведения учета в типовой конфигурации используются документы. В данном разделе приводиться краткая информация о работе с документами. Подробно о работе с документами следует читать в книге «руководство пользователя».

Типовая конфигурация включает широкий набор документов (видов документов).

Часть документов предназначена только для ввода, хранения и печати первичных документов, используемых на предприятиях, например, документы «Платежное поручение», «Счет».

Другая часть документов, помимо ввода данных первичного документа, выполняет автоматическое формирование проводок. Это такие документы, как «Приходная накладная», «Расходная накладная», «Приходный кассовый ордер», «Ввод в эксплуатацию» и другие.

Использование документов, автоматически формирующих проводки, позволяет существенно облегчить ведение бухгалтерского учета и подготовку к составлению отчетности, особенно при большом количестве операций.

Ввод документов может производиться из меню «Документы» главного меню программы.

Форма ввода документа

Для ввода данных в документ используется форма ввода документа. Она содержит набор реквизитов, флажки и кнопки.

Каждый документ имеет обязательные реквизиты – номер и дату. При открытии нового документа ему автоматически присваивается номер, который может быть изменен пользователем. Дата документа устанавливается в соответствии с рабочей датой программы, но также может быть изменена. Номер и дата в совокупности с другими реквизитами, имеющими в форме заполнения документа вид полей для ввода, образуют так называемую шапку документа.

Некоторые документы также имеют многострочную табличную часть, или таблицу, содержащую список объектов бухгалтерского учета, к которым данный документ применяется. Табличная часть содержит список объектов и их свойств. Например, документ «Приходная накладная» содержит список поступивших товарно-материальных ценностей, причем, для каждой позиции указаны количество, цена сумма и НДС. В документе «Начисление заработной платы» табличная часть содержит список сотрудников, которым начисляется заработная плата, их оклады, суммы удержаний и пр. Способ заполнения табличной части, если таковая в документе имеется, определяется для каждого документа по-своему и приводится в описании документа (см. далее). Заполненные графы таблицы можно редактировать.

По данным, веденным в форму документа, формируется печатная форма документа и/или проводки документа.

В экранных формах документов, табличная которых может содержать элементы справочника «ТоварноМатериальныеЦенности» присутствует кнопка «Подбор».

После нажатия этой кнопки и выбора одной из предлагаемых опций «По ТМЦ» или «По партиям» раскрывается одна из форм представления справочника «ТМЦ». Общими реквизитами обеих форм являются реквизиты группы «Показать», с помощью которых можно управлять процессом вывода на экран тех или иных реквизитов элементов справочника. Реквизиты группы «Остатки» служат для задания способа отображения остатков по ТМЦ – отдельно в информационной строке или непосредственно в форме списка. Зафиксировав курсор на конкретном ТМЦ, и выбрав место хранения в реквизите «Место хранения» можно просмотреть остатки там по данному ТМЦ.

В форме подбора «По партиям» двойной щелчок мыши на каком-либо ТМЦ приведет к появлению списка всех его партий, которые приходовались по выбранному месту хранения с указанием даты и цены приходования, а также остатка ТМЦ по каждой партии.

Включив флажок «Показать только те партии, по которым есть остатки», можно ограничить список партий данного ТМЦ в указанном месте хранения только теми, по которым имеются ненулевые остатки.

Внесение в табличную часть документа того или иного ТМЦ осуществляется двойным щелчком мыши на его наименовании в форме подбора «По ТМЦ», на конкретной партии ТМЦ в форме подбора «По партиям». Все выбранные ТМЦ записываются в спецификацию документа в базовой единице измерения. Количество, вносимое в документ при множественном подборе, зависит от значения константы «Да», то при подборе каждого ТМЦ конфигурация будет запрашивать ввод количества, если – «Нет», то в спецификацию документа будет подставляться количество, равное 1 (единице).

Журналы документов

Каждый введенный документ отображается соответствующей записью в журнале операций. В данной конфигурации в журнале операций регистрируются документы всех видов, включая и те, которые не формируют проводки.

Кроме того, в программе имеются журналы документов, содержащие сгруппированные по отдельным видам документы. К ним можно обратиться, выбрав нужный пункт меню «Журналы» главного меню программы. В каждом журнале находятся документы, относящиеся к определенному разделу учета. В журнале документов по каждому документу, помимо общей информации (дата, вид, номер документа), представлена также информация, специфичная для документов конкретных видов (например, организация-контрагент).

Открыть уже введенный документ для редактирования или просмотра можно из журнала операций, журнала проводок или из журнала документов, в котором располагаются документы нужного вида.

В типовой конфигурации используются следующие специализированные журналы документов:

Ряд документов формируется в режиме «ввод на основании» другого, введенного ранее документа. К таким документам относятся накладные, счета-фактуры, записи в книгах продажи и некоторые другие.

Порядок работы в режиме «Ввод на основании» следующий:

1. Открыть журнал документов и установить курсор в строку с документом, на основании которого будет введен новый документ.

2. Из меню «Действия» выбрать пункт «Ввод на основании». Программа предложит список документов, которые можно ввести в заданном режиме.

3. После выбора требуемого документа открывается частично заполненная форма выбранного документа.

Документы общего значения

Договор

В торговой деятельности предприятий основным документом, регламентирующим отношения между партнерами, связанные с поставкой (продажей) товаров и материалов, продукции (работ, услуг) является договор купли-продажи. В договоре определяется вид сделки, объект операции, сроки, порядок расчетов, ответственность сторон за невыполнение договорных обязательств, устанавливаемых поставщиком и покупателем по взаимному согласию.

Для регистрации договоров, заключенных организацией с ее контрагентами (поставщиками и покупателями) в типовой конфигурации предназначен документ «Договор». В разрезе договоров возможно ведение аналитического учета взаиморасчетов с контрагентами.

В диалоговой форме документа кроме контрагента, с которым заключается договор, следует указать процентную ставку НДС. Эти значения будут подставляться в одноименные реквизиты всех документов последовательности, в которой данный договор был выбран в качестве документа-заказа. В реквизите «Номер договора» можно указать номер регистрации настоящего договора у контрагента в том случае, если он не совпадает с нашим внутренним номером (указанным в реквизите «Договор№»).

Реквизит «Вид торговли» заполнится тем значением, которое указано по умолчанию для данного клиента в справочнике «Контрагенты».

В группе «Параметры договора» вводятся соответственно даты начала и окончания настоящего договора, а также общая сумма планируемых поставок (продаж) товаров в его рамках.

Статья валовых доходов/расходов, указанная в соответствующем реквизите группы «Налоговый учет» будет подставляться по умолчанию в одноименный реквизит документов, введенных на основании настоящего договора.

Включенная опция «По договору выписываются итоговые налоговые накладные за месяц» позволяет сгенерировать в конце месяца итоговую налоговую накладную на общую месячную сумму «по первому событию» в рамках конкретного договора.

При проведении «Договор» не формирует бухгалтерских проводок.

На основании договора могут быть введены следующие документы «Счет», «Счет входящий», «Приходная накладная», «Ликвидация ОсновныхСредств», «Расходная накладная», «Налоговая накладная», сформирован документ «Запись книги приобретения».