Проводки по операциям с выданными авансами

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Выдача в подотчет денежных сумм производится с разрешения руководителя предприятия по заявлению работника.

Затраты на командировку лица, которое находится в трудовых отношениях с налогоплательщиком, включаются в валовые затраты.

При выдаче в подотчет на командировочные расходы делается авансовый расчет сумм. Для этого руководителем предприятия издается приказ о направлении работника в командировку, в котором указывается место командировки, сроки пребывания, и цель. На основании приказа выписывается командировочное удостоверение. Согласно этих документов бухгалтер производит авансовый расчет командировочных расходов. В командировочные расходы включаются расходы на проезд в пункт назначения и обратно, суточные, на проживание, на бытовые услуги (стирка, чистка, ремонт и утюжка одежды, обуви или белья), на бронирование мест в гостинице, на пользование постельными принадлежностями в поездах, на пользование в гостиницах холодильником и телевизором, на служебные телефонные переговоры.

Кабинетом Министров Украины (Постановление от 23.04.1999 г. № 663) утверждены «Нормы возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за рубеж», в которых предусмотрены нормы оплаты суточных.

Срок командировки определяется руководителем, но не может превышать в пределах Украины 30 календарных дней.

Порядок и условия командирования работников определяется Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.1998г. № 59.

После возвращения командированный в течение трех дней с момента прибытия представляет Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет с приложением командировочного удостоверения, в котором должны быть проставлены отметки: пункт прибытия и выбытия, дата, подпись и печать; проездные билеты, счет гостиницы и другие оправдательные документы, подтверждающие факт расходования денежных средств. Бухгалтер, принимая Отчет, проверяет правильность расчетов и, сравнивая авансовые выплаты с фактическими расходами, определяет сумму доплаты или возврата в кассу не использованного аванса, полученного на командировочные расходы. За время служебной командировки работнику сохраняется его средний заработок.

Приведенные суммы командировочных расходов являются нормированными и поэтому включаются в валовые расходы. В случае признания руководителем предприятия фактических расходов выше суммы, чем предусмотрено нормами, разрешается возмещать такие суммы превышения за счет прочих операционных расходов. Кроме того, сумма превышения добавляется к налогооблагаемой подоходным налогом сумме заработной платы командируемого работника и в состав валовых расходов не включается.

Отчеты составляются также по подотчетным суммам, использованным для оплаты различных услуг, на покупку материальных ценностей за наличный расчет. К Отчетам в этом случае прикладываются оправдательные документы (товарные чеки, квитанции и др.), в том числе документ, подтверждающий оприходование купленных материальных ценностей на склад (приходный ордер, приходная накладная, акт).

Отчеты подписываются главным бухгалтером и утверждаются руководителем предприятия. На них проставляются корреспондирующие счета по направлениям списания подотчетных сумм.

За несвоевременное предоставление Отчета и возврата неиспользованных денежных средств в кассу предприятия к подотчетному лицу применяются следующие штрафы:

если средства возвращаются в течение отчетного месяца, на который приходится установленный Законом Украины «О налоге с доходов физических лиц» от 22.05.2003 г. № 889-IV трехдневный срок, то уплачивается штраф в размере 15 % от суммы выданной под отчет, или недоиспользованной (этот же штраф применяется к предприятию, не погасившему задолженность перед подотчетным лицом);

если же средства не возвращаются до конца такого месяца, то помимо штрафа в размере 15 % с невозвращенной суммы необходимо удержать и налог с доходов физических лиц.

И штраф, и налог с доходов физических лиц удерживается предприятием за счет любого дохода работника, подлежащего обложению налогов с доходов, после его налогообложения. Если же суммы такого дохода не хватает на покрытие этих сумм, то их погашение должно производиться за счет дохода налогоплательщика следующих месяцев.

Кроме этого, за нарушение превышения сроков использования выданной под отчет наличности Указом № 436 предусмотрено применение штрафных санкций к предприятию в размере 25 % от выданной под отчет суммы.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 372 - «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные в подотчет суммы на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные подотчетными лицами на основании Отчетов, а также возвращенные в кассу по приходным кассовым ордерам, как неиспользованные. Сальдо субсчета может быть как дебетовым, так и кредитовым. Такие показатели отражаются развернуто: дебетовое сальдо - в составе оборотных активов, кредитовое сальдо - в составе обязательств баланса предприятия.

Регистрами для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служат для аналитического учета - отдельная Ведомость 3.2 (таблица 8.6), где аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу отдельно, и синтетического учета - Журнал 3.

Основанием для заполнения ведомости и журнала являются расходные и приходные кассовые ордера на выданные в подотчет суммы и возвращенные в кассу неиспользованные подотчетные суммы, а также Отчеты - на израсходованные суммы подотчета.

Таблица 8.6