Гарантии при направлении Работника в служебную командировку

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При направлении в служебную командировку работнику гарантируются сохранение места работы (должности), среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

К расходам относятся:

• расходы по проезду;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения этих расходов, определяется коллективным договором или другим локальным нормативным актом. Как правило, цель и задача подобной поездки известна заранее, поэтому предположить, какие расходы могут при этом возникнуть, вполне реально. Непосредственно перед поездкой работник получает некую сумму, которую должен использовать во время служебной командировки, так называемый аванс. Естественно, что все произведенные расходы должны быть надлежащим образом (документально) подтверждены. Если во время командировки вам была оказана какая-либо услуга возмездного характера, то необходимо требовать кассовый и товарный чек. В кассовом чеке может не быть прописано, за что вы заплатили, поэтому к нему обязательно должен прилагаться товарный чек, где будет прописано, что именно вы приобрели, например необходимые для работы канцтовары, бумагу, спецодежду, специальную обувь и т.д. Понятно, что заранее все это нужно обговорить с работодателем, более того, все моменты должны быть подтверждены документально, если это не прописано во внутренних документах организации (коллективном договоре или правилах внутреннего трудового распорядка).

Если сотрудник командирован для работы в выходные или праздничные дни, в соответствии с действующим законодательством он должен получить за это компенсацию — работодатель обязан предоставить ему другой день для отдыха или произвести оплату в соответствии со статьей 153 ТК РФ:

• сдельщикам — не менее чем по двойным сдельным расценкам;

• работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым ставкам, — в размере не менее двойной дневной ставки или часовой ставки;

• работникам, получающим месячный оклад, — в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки сверх оклада, если работа в выходной и нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы.

Кроме того, если работник в командировке заболел, и это подтверждается больничным листом, то дни болезни могут быть включены в срок командировки, а работнику в этом случае выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Исключение составляют условия, указанные в пункте 16 Инструкции Министерства финансов СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от-4 апреля 1988 г. № 62, -если работник не находился в стационаре. За эти дни болезни работнику выплачиваются суточные и оплачивается наем жилого помещения. Срок болезни при этом не может превышать двух месяцев.

Трудовое законодательство ограничивает возможность направления в командировку отдельных категорий работников, в том числе в период действия ученического дого вора, если командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ); беременных женщин (ст. 259 ТК РФ); работников в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ).

Помимо перечисленных существует еще несколько ограничений такого рода, например только с собственного согласия направляются в служебные командировки женщины, имеющие детей до трех лет, работники, имеющие детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста восемнадцати лет, а также работники, ухаживающие за больными членами семей в соответствии с медицинским заключением. Данное ограничение содержится в статье 259 ТК РФ. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку. Аналогичными гарантиями и льготами пользуются отцы, воспитывающие детей без матери, и опекуны (попечители) несовершеннолетних в соответствии со статьей 264 ТК РФ.

Нарушение вышеизложенных норм трудового законодательства является административным правонарушением и может повлечь ответственность в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц — наложение административного штрафа в размере от 1000 до 5000 рублей;

• для юридических лиц — наложение штрафа от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, грозит ему дисквалификацией на срок от одного года до трех лет.

Действующее законодательство также содержит требования к порядку оформления служебных командировок. Решение о направлении работника или группы работников в служебную командировку принимает работодатель. Подтверждается это приказом о направлении в командировку, который составляется по унифицированной форме № Т-9. Особое внимание при этом следует обратить на запись в приказе о цели командировки, так как она в дальнейшем будет одним из оснований для отражения в учете данной хозяйственной операции организации. Цель должна быть сформулирована кратко и четко. Оформлению приказа предшествует определение служебного задания на командировку. Часто оно формулируется в устной форме, но может быть оформлено и документально. При этом также может быть использована унифицированная форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

Приказ руководителя о направлении в командировку объявляется работнику под роспись. Этот тип приказа относится к приказам по личному составу. Если речь идет о краткосрочных внутрироссийских командировках, все документы должны храниться 5 лет, а приказы о длительных командировках — 75 лет.

На основании подписанного приказа (распоряжения) о направлении в командировку выписывается командировочное удостоверение по форме № Т-10, которое является основным документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия и убытия из пункта назначения).

По отметкам, которые будут стоять в удостоверении, в последующем определяется фактическое время пребывания в командировке. Если работник был командирован в разные населенные пункты, указанные отметки должны быть сделаны в каждом из них, при этом их нужно заверить подписью ответственного должностного лица и печатью организации. Перед поездкой работник должен быть подробно проинструктирован обо всех существующих нюансах, чтобы впоследствии ни у него, ни у работодателя не возникло непредвиденных проблем. Сделать это следует и в том случае, если в командировку сотрудник отправляется не в первый раз.

В самой организации документом, обязательным к ведению и подтверждающим время нахождения работника в командировке, является специальный журнал регистрации (учета) выбывающих и прибывающих командированных работников. Этот журнал позволяет фиксировать все перемещения: как собственных сотрудников, так и прибывших из других организаций. Обязанность ведения журнала закрепляется приказом руководителя организации.

При направлении сотрудника в служебную командировку организация выдает ему аванс на предстоящие расходы. Пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40, предусмотрено, что наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, организации выдают в пределах тех сумм, которые установлены именно для этой поездки. Сумма аванса зависит от продолжительности командировки, места назначения, вероятных дополнительных затрат. Особо следует отметить тот факт, что аванс наличными будет выдан только при условии полного отчета работника по ранее выданному ему авансу. Если за предыдущее получение наличных средств вы не отчитались, то денег не получите и придется ехать в командировку за свой счет.

Окончательный расчет, как правило, происходит после завершения командировки при предъявлении работником в бухгалтерию организации всех документов, подтверждающих его расходы. Сделать это нужно не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки.

В большинстве случаев трудовое законодательство содержит диспозитивные нормы. Не стали в данном случае исключением и положения, касающиеся служебных командировок. Так, статья 168.1 ТК РФ предоставляет сторонам трудовых отношений право самостоятельно определить размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, и защепить это в трудовом договоре.

Если при заключении договора данное положение было не актуальным, сделать это можно и позже, оформив все договоренности в виде дополнительного соглашения к договору. Работодатель также вправе самостоятельно разработать и утвердить внутренний локальный акт, в котором будет прописан порядок и сроки возмещения командировочных расходов.

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возме щает расходы, связанные со служебными поездками, так как такие поездки командировками не признаются. Например, работа водителя, курьера, экспедитора и т.д. Работникам, профессия которых тесно связана с постоянными служебными поездками, работодатель обязан возместить:

• расходы по проезду;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения таких расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников, устанавливаются внутренними документами организации (коллективным договором, специально разработанным положением о служебных поездках).

Если по инициативе работодателя или с его согласия для выполнения своей трудовой функции работнику необходимо переехать в другую местность, работодатель обязан возместить ему следующие расходы:

• по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);

• по обустройству на новом месте жительства.

Конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора.