Особливі правила складання ділових листів

При складанні ділових листів треба використовувати такі правила:

 

Деякі автори комерційних листів використовують понад 100 слів там, де можна обійтись 40, і зловживають чужим часом і ува­гою. Якість важливіша кількості, тому не треба прагнути списа­ти всю сторінку. Коротке викладення тексту вимагає уникнен­ня від пустих фраз і використання короткого варіанту:

Вибір слів для ділового документа повинен відповідати вста­новленим в українській мові і літературі нормам. Продумане вмотивоване вживання слова в документі виправдовує його по­яву в тексті незалежно від того, яке це слово за походженням. Доречно підібране слово сприймається читачем позитивно, а якщо воно відривається від змісту, або викликає у нього обурен­ня, здивування, сміх — це означає, що укладач документа не продумав його до кінця, невдало вибрав і вжив слово, недореч­но сформулював речення.

Немотивований добір слова є результатом нашвидкуруч укласти документ, не завдаючи собі клопоту для пошуку по­трібного слова.

Так, замість вислову "підписка на газети" правильно вжити "передплата", бо "підписка" — це письмове зобов´язання про щось.

Або "повістка" і "порядок" (денний) — це два різних слова; повістка — коротке повідомлення про щось; порядок денний — перелік питань, які обговорюються на зборах, засіданні, нараді.

Від досконалості володіння загальною мовною культурою службової особи залежить вибір потрібного слова. Вибір слова треба починати від найпростішого, найочевиднішого.

Книжні слова використовуються в наукових статтях і в діло­вих паперах: еволюція, деформація, методика, деградація, ко­ординація, прогрес та інші. Це слова, які рідко вживаються або зовсім не вживаються в повсякденному усному спілкуванні (роз­мовному).

Книжні слова однозначні і не висловлюють емоцій того, хто укладає документ.

Розмовні слова є багатозначними, а це може зашкодити тек­стові документа.

Серед книжних слів є урочисті слова, тобто слова високі, не­буденні. Наприклад, слова труд, трудитися, трудящий, трудовий, трудівник. У діловому листі повинно вживатися: праця, працю­вати, працівник, а також здійснювати, виконувати, робити та інші.

Звернення або декларацію можна зачитати і заслухати, але витяг з протоколу чи акт можна прочитати і прослухати.

Іншомовні слова у діловому тексті повинні вживатись лише у разі потреби, коли їх не можна замінити українськими слова­ми з тим самим значенням, які одержали міжнародне визнання.

Правила вживання іноземних слів:

1. Іншомовне слово повинно бути необхідним, тобто у нього в українській мові немає відповідників з тим самим обсягом зна­чення.

Іншомовне слово	Українське значення
Координувати Лімітувати Пролонгувати Домінувати Фіксувати Симптом Анархія Дебати	Погоджувати Обмежувати Продовжувати Панувати, переважати Записувати Ознака Безпорядок Обговорення

2. Іншомовне слово повинне вживатися правильно і точно, у тому значенні, з яким воно запозичене.

З.Запозичене слово в тексті документа повинно бути зрозу­мілим для тих, хто буде його читати. Не треба вживати малозро­зумілих запозичених слів, коли те саме можна сказати простіше, зрозуміліше, а головне — точніше.

4. У тексті одного документа вживається одне запозичене або власномовне слово: патент, або авторське свідоцтво; конвенція, або умова; екстраординарний, або особливий.

Укладач документа мусить зупинити свій вибір на одному з двох слів і користуватися лише обраним.

Отже добір іншомовного слова у діловому документі дик­тується кількома обставинами й повинен вирішуватися кожно­го разу з урахуванням конкретної ситуації мовлення.

Професіоналізми — це слова або вислови, які властиві певній вузькій професіональній групі працівників. Вони виникають тоді, коли та чи інша спеціальність або вид діяльності мають роз­мовні неофіційні замінники термінів у цій галузі. Наприклад, трансплантація — пересадка; отоларинголог — вушник та інші.

У тексті документів у межах одного відомства вони зрозумілі, а у міжвідомчому службовому листуванні професіоналізми можуть викликати непорозуміння.

Русизми — це слова, які запозичено українською мовою з ро­сійської. Коли слово є в українській мові, то запозичення пере­стає бути правомірним. Це помилка, яка з´явилася внаслідок не­достатнього знання української мови.

Російські слова	Українські слова
час (60 хвилин) человек (людина) неделя (7 днів тижня) луна (місяць) речь (промова) трус (боягуз) нарядний (гарно одягнений) злодей (лиходій)	час (невизначена кількість) чоловік, мужчина, чиєсь подружжя неділя (один із днів тижня) луна (відлуння, рос. эхо) річ (предмет) трус (обшук) нарядний (пов´язаний з нарядом як документом) злодій (той, хто краде)

Мішанина слів двох мов зустрічається дуже часто, а доку­менти, написані такою мовою, свідчать про недостатнє володін­ня обома мовами, про низьку культуру автора.

Застарілі слова — це слова, що вже вийшли із вжитку. Вони псують мову службових документів.

Зайві слова — це слова, без яких можна обійтися в тексті до­кумента.

Текст із зайвими словами

Текст без зайвих слів

Дано цю довідку в тому, що громадянин справді є працівником... При цьому представляємо Додатки до тексту На сьогоднішній день фірма розробляє 3 одержанням цього пропонується Поспішаємо повідомити Вважаємо за можливе просити Власноручний підпис У проханні моєму прошу не відмовити Прошу не затримувати довго Вашої відповіді на мого листа Ми сподіваємося позитивного розв´язання цього питання у наикоротші строки

Громадянин працює   Надсилаємо Додатки: 1... Фірма розробляє Пропонуємо... Повідомляємо... Просимо... Підпис Прошу... Прошу прискорити відповідь...   Сподіваємося на вирішення цьогопитання

 

Надмірне захоплення зайвими словами пояснюється тим, що вони допомагають створити враження чогось значного там, де зміст насправді звичайний.

Слова-синоніми — це слова близькі за значенням, тотожні, але відрізняються один від одного специфічним забарвленням.

Наприклад: робітник — людина, яка працює в організації; працівник — ширше поняття, ніж робітник (науковий праців­ник, торговельний працівник); співробітник -компонент назви посади (старший науковий співробітник)

Такі слова, як замісник і заступник є тотожними за змістом: замісник — це працівник, який тимчасово виконує чиїсь обо­в´язки, а заступник — це офіційна назва постійної посади (зас­тупник працює водночас із керівником, а замісник заступає відсутнього керівника).

Близькозначні слова взаємозамінюються, але вони вимага­ють після себе різних відмінків:

властивий (кому?) і характерний (для кого?)

опанувати (що?) і оволодіти (чим?)

завідувач (чого?) і завідуючий (чим?)

оснований (на чому?) і заснований (ким?)

торкатися (чого?) і доторкатися (до чого?)

Помилки у тексті ділового документа є результатом нерозріз­нення засобів української і російської мов. Те саме за значен­ням слово може вимагати в обох мовах неоднакових відмінникових форм. Наприклад:

Російська мова	Українська мова
Благодарить (кого?) Снабжать (чем?) Нуждаться (в чем?) Подражать (кому?) Подготовиться к Стремиться к Предупреждать о (об) Думать о (об) Забота о (об) Случилось по Работать по (совместительству) Выполнять по (распоряжению) Обратиться по (адресу) По приказу Согласно приказу Соответственно приказу По возвращении Поставить в пример   Ввести в состав По указанию По всем правилам	Дякувати (кому?) Постачати (що?) Потребувати (чого?) Наслідувати (кого?) Підготуватися до Прагнути до Попереджувати про Думати про Піклування про Трапилось через Працювати за (сумісництвом) Виконувати за (розпорядженням) Звернутися за (адресою) За наказом Згідно з наказом Відповідно до наказу Після повернення Поставити за приклад (не в приклад) Ввести до складу (не в склад) За вказівкою (не по вказівці) За всіма правилами (не по всіх правилах)
По инициативе Выступление по вопросу Несмотря на Не глядя на По закону   Получать по счёту     Отпуск по болезни   По подозрению в чём	3 ініціативи (не по ініціативі) Промова у питанні (не промова по питанню) Незважаючи на Не дивлячись на 1) По закону 2)За законом 3) Згідно з законом 1) Одержувати за рахунком 2) Одержувати згідно з рахунком 1) Відпустка через хворобу 2) У зв´язку з хворобою 1) Підозріваючи в чому 2) Маючи підозру, що 3) За підозрінням

Для виразу своєї думки у тексті ділового комерційного листа треба використовувати таке правило послідовності його складан­ня:

- увага;

- інтерес;

- прохання;

- дія.

Спочатку привертається увага адресата, щоб примусити його продовжувати читати його зміст. Вона не досягається звернен­ням до адресата з урахуванням його потреб. Автор листа пови­нен поставити себе на місце адресата і поставити собі такі пи­тання:

- Що потрібно потенційному клієнту?

- Які у нього приховані турботи?

- Який у нього фінансовий стан?

- Які у нього раніше були проблеми, що і до цього часу не вирішено?

- Які у нього цілі? Початковим реченням може бути:

- Є декілька способів збільшити Ваш доход.

- У Вас є труднощі, який... (товар) купити?

- Цей лист допоможе визначити майбутнє Вашої фірми.

- Зараз Ви прочитаєте про те, що може різко змінити Ваше життя у майбутньому році.

- Якщо Ви працюєте не там, де хотіли б, це означає, що Ви пропонували свої послуги не так, як треба було.

- Правила оподаткування дуже скоро зміняться.

Ці або аналогічні початкові строки комерційного листа обо­в´язково зацікавлять адресат і він з інтересом продовжить чи­тання.

Тут автор описує свої пропозиції і розповідає адресату, яка допомога йому необхідна, пояснює, що він одержить від прий­няття наданих пропозицій, яку користь може принести новий проект, яким може бути реальний прибуток адресата. Тому інте­рес до листа ще зберігається.

Третім етапом комерційного листа є прохання автора листа адресату. Прохання переконує читача у необхідності здійснен­ня дій, які повинен зробити адресат листа. Самою інтригуючою частиною листа може бути пропозиція автора відносно ціни і якості проекта: "Якщо Вам не сподобається товар, можете по­вернути його".

Четвертим етапом листа є дія. У цій частині листа автор впли­ває на адресата здійснити конкретні дії прийняти запропонова­ний проект. Формулюючи здійснення дії, треба мати на увазі, що адресату треба надати обмежений вибір варіантів: чим їх мен­ше, тим більший шанс на успіх.

Лист закінчується посткриптумом (P. S.). Він призначений для виразу додаткового прохання або пропозиції, які автор за­був сказати у основному тексті. Це запізніла думка. У посткриптумі можуть бути пропозиції про спеціальну знижку з ціни това­ру, або "Якщо Ви зробите це замовлення сьогодні..."

Особисте звернення і прикінцеві фрази комерційного листа мають важливе значення. Особисте звернення до адресата підви­щує увагу до листа і надає більший шанс швидкої відповіді на запит.

Звернення до адресата можуть бути Шановна пані...

Шановний... (ім´я та по-батькові)...

Шановний колега...

Якщо одержувач листа має звання, то пишуть:

Шановний докторе...

Шановний професоре...

Шановний суддя...

Якщо ніяких даних про адресата немає, то пишуть:

Шановний пане (пані)...

Закінчується комерційний лист одним із декількох варіантів:

З найкращими побажаннями

Щиро Ваш

З подякою, Ваш

З привітаннями і найкращими побажаннями

З повагою

Відданий Вам

Приклад комерційного листа підприємця до видавця книг про продаж програми маркетингу розповсюдження довідників:

Звернення

Шановний видавець!

Увага!

Якщо у Вас на складі є залишки довідників, то є розумний спосіб перетворити ці книги у гроші на протязі 8 тижнів.

Інтерес

Я складу великі рекламні об´яви та/або листи про продаж довідників зі знижкою, розмір якої Ви встановите самі. Це дасть Вам можливість зацікавити Ваших колишніх передплатників та потенційних покупців. Я вважаю, що ми зможемо реалізувати 1000 екземплярів (можливо більше) за короткий період.

Прохання

Я не візьму ні копійки за рахунок попередньої оплати. Але прошу 21% доходу, одержаного від реалізації довідників покуп­цям, які відгукнулися на мої листи і опубліковану за мій рахунок рекламу. Я прошу тільки: по-перше, щоб Ви збільшили мінімаль ну ціну і, по-друге, щоб ми могли користуватися окремими бан­ківськими рахунками для вільного розпорядження доходом.

Прийміть ці дві, на мій погляд, розумні пропозиції, і я органі­зую нову рекламу, яка може ліквідувати всі Ваші залишки кни­жок за відносно короткий період.

Дія

Якщо Вас зацікавила моя пропозиція, телефонуйте мені або напишіть на мою адресу. Одночасно вишліть мені екземпляр Ва­шого довідника та зразки всіх рекламних об´яв та листів, яким ви користувались раніше. Звичайно, всі наші справи будуть вес­тися у суворій таємниці.

Якщо ми почнемо у ці 2 тижні, то на початку листопаду ми можемо непогано заробити.

Закінчення

З повагою, Ваш...

Посткриптум

P. S. Якщо Ви не хочете продавати довідник зі знижкою, ми можемо розробити нові рекламні об´яви для передплатників і скласти листи Вашим минулим покупцям.

Ми могли б також разом продавати деякі товари і надавати послуги всім Вашим клієнтам без ніякого ризику. При особистій зустрічі ми можемо розглянути і інші можливості одержання прибутку.

Довідка

 

Довідка — це документ інформаційного характеру, що опи­сує, підтверджує та встановлює факти, події.

Довідки можуть бути службового і особистого характеру.

Довідка службового характеру складається на запит або за вказівкою вищих органів чи службової особи. Довідка, що ви­дається службовій особі, підписується виконавцем, а та, що на­правляється до вищих органів — керівником організації, або особою, яка виконує його обов´язки.

Довідка, що видається за межі організації, оформляється на бланку і містить у собі такі реквізити: вид документа; адресат;

дата; заголовок до тексту; текст; підпис, місце укладання. Внут­рішня довідка оформляється на внутрішньому бланку або на чистому аркуші.

Довідки особистого характеру оформляються на бланках або на чистих аркушах і мають такі реквізити: вид документа; індекс; дата; текст; підпис; печатка. У тексті зазначається назва устано­ви, якій видається довідка. Доцільно починати текст довідки з подання в називному відмінку прізвища, імені та по-батькові осо­би, про яку подаються відомості. Не рекомендується вживати ар­хаїчні звороти типу "цим повідомляємо", "дійсно працює" тощо.

Оскільки текст довідки, як правило, типовий, треба корис­туватися трафаретними бланками, в яких від руки заповнюють­ся лише окремі частини реквізитів.

В організаціях частіше всього складаються довідки, що підтверджують роботу або оплату праці співробітників. У них вказуються спеціальність, посада, кваліфікація, час роботи і розмір заробітної плати.

Одним із видів довідки є довідка, яка складається по запиту керівництва і містить інформацію на виробничу тематику, на­приклад, про стан торгівлі визначеними товарами, фінансовий стан організації та інші. Такі довідки можуть бути як для внут­рішнього, такі для зовнішнього використання. Вони складають­ся у двох примірниках, один із яких направляється адресату, а другий — залишається у справі підрозділу, який склав цей доку­мент.

При наявності у довідці повідомлень фінансового характе­ру вона підписується керівником і головним бухгалтером, а їх підписи завіряються печаткою організації.

Дата або період часу, до якого відносяться приведені у довідці інформаційні матеріали, включаються у заголовок до тексту: "За станом на 10.09.01 р.", "За період з 10.08.01р. по 30.09.99 p.".

Доручення

 

Дорученя — це письмове уповноваження, за яким організа­ція чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати будь-які юридичні дії, отримання грошових або матеріаль­них цінностей.

Доручення має відповідати вимогам Цивільного кодексу Ук­раїни.

Доручення може бути службовим чи особистим.

Серед особистих найбільш поширеним документом є дору­чення на одержання грошей одним працівником іншому в ме­жах організації. Таке письмове доручення не вимагає обов´яз­кового нотаріального посвідчення. Підпис особи, яка довіряє, може бути засвідчено керівником підрозділу, в якій ця особа працює.

Особисте доручення пишеться в довільній формі. Обов´яз­кові реквізити доручення: назва документа (доручення); прізви­ще, ім´я та по-батькові особи, якій довіряють; зміст; назва уста­нови (організації, підприємства), які повинні бути виконані до­вірені операції; підпис особи, яка довіряє; дата видачі; посада та підпис особи, що засвідчує підпис особи, яка довіряє; кругла печатка.

Розписка

 

Розписка — письмовий документ, який підтверджує дію, яка вже здійснилася, найчастіше одержання грошей або матеріаль­них цінностей, завірений підписом одержувача.

Розписка пишеться в довільній формі. Основні реквізити розписки: назва документа; посада; прізвище, ім´я, по-батькові особи, яка дає розписку; кому дається розписка; у чому конк­ретно дано розписку; сума грошей або найменування матеріаль­них цінностей; дата. Розписка закінчується підписом автора. Одержану суму грошей вказують цифрами, а в дужках словами. У цьому документі не може бути жодних виправлень.

Телеграма

 

Телеграма оформляється відправником на телеграфному бланку встановленого зразка або на папері грамотно, чітко коротко і без помилок. Телеграми складаються з дотриманням таких вимог:

- перед адресою вказується категорія телеграми ("урядова", "термінова");

- адреса телеграми складається з телеграфного найменуван­ня пункту призначення, номера відділення зв´язку, точного най­менування адресата із зазначеним найменуванням області;

- до телеграми, яка надсилається на декілька адрес, додаєть­ся перелік адресатів;

- телеграми друкуються через два інтервали, великими літе­рами, без абзаців і переносу слів, з одного боку аркуша. Всі ви­правлення в тексті телеграми засвідчуються виконавцем.

У тексті телеграми не пишуться сполучники, прийменники, займенники, розділові знаки, якщо їх відсутність не змінює текст. При необхідності розділові знаки зазначаються літерами.

Цифри в тексті телеграми пишуться, як правило, словами.

При необхідності розділові знаки пишуть словами повністю або скорочено: "Крапка" або "крп", "кома" або "кма", "дужка" або "джк" та ін. Тільки словами пишуть знаки "№" — номер, "+" — додати, "%" — процент і т.п.

У телеграмах-відповідях перед текстом вказується номер або назва документа, на який дається відповідь.

Проект телеграми до подання його на підпис керівництву організації візується виконавцем і начальником структурного підрозділу на другому примірнику, який зберігається у справі.

Підпис у телеграмі оформляється окремим рядком і починаєть­ся з абзацу. У підписі вказується зареєстрована умовна скорочена адреса організації та прізвище особи, яка підписала телеграму.

В кінці тексту телеграми перед підписом вказується її номер, який складається з індексу, присвоєного структурному підроз­ділу, номера справи за номенклатурою і (через косу риску) по­рядкового номера (вихідного), наприклад: HP 21-14/27.

У безплатній частині телеграми нижче підпису проводиться риска, під якою зазначається посада особи, яка підписала теле­граму, адреса організації і ставиться печатка. Тут же вказується прізвище виконавця, номер його телефону і назва структурного підрозділу.

Копії телеграм зберігаються в організації.

Телеграми організацій з аналогічними текстами і підписом, які адресуються у різні міста, можуть мати підпис тільки на ори­гіналі, а на інших екземплярах ставиться тільки печатка на підпис відповідальної особи організації.

У телеграмах, які підписуються керівництвом декількох організацій, кожний підпис засвідчується печаткою своєї органі­зації.

Організації, які відправляють телеграми у рахунок внесено­го авансу, здають телеграми за окремими описами, складеними удвох примірниках.

Зразок

ТЕЛЕГРАМА ТЕРМІНОВА

290601 ЛЬВІВ ВОКЗАЛЬНА 81

ГОЛОВІ ЛЬВІВСЬКОГО ТЕРІТОРІАЛЬНОГО ВІДДІЛЕН­НЯ ФІРМИ "АЛЬФА" ЗАЙЦЮ

ДОПОВНЕННЯ НАШОЇ ТЕЛЕГРАМИ ДВАНАДЦЯТОГО ЛИПНЯ HP 21-15/47 ПОВІДОМЛЯЄМО ВАШЕ ПИТАННЯ РОЗГЛЯДАТИМЕТЬСЯ НА ЗАСІДАННІ ПРАВЛІННЯ ВІСІМНАДЦЯТОГО ЛИПНЯ крапка ВАША ПРИСУТНІСТЬ ОБОВ´ЯЗКОВА крапка HP 21-15/52

АЛЬФА ПІДПИС ВОВК

02-156, Київ-156 Голова правління

Орлина площа, 8 фірми "Альфа"

Аванс-207 Вовк І.П.

Сірко Л.М. тел. 293-66-28

Печатка

Телефонограма

 

Телефонограма використовується у межах дії місцевого те­лефонного зв´язку. Зміст телефонограми передається адресатові по телефону, текст диктується і записується.

При передаванні телефонограми необхідно дотримуватись наступного:

- передавати тільки термінову і коротку інформацію;

- перевіряти правильність запису повторним читанням;

- текст має бути стислим (не більше 50 слів);

- не використовувати рідковживані складні звороти, слова, що важко вимовляються;

- записувати телефонограми у спеціальний журнал.

Працівник, який приймає телефонограму, повинен записа­ти такі реквізити:

- назву адресата, установи, яка передає телефонограму;

- індекс; -дату;

- заголовок (при необхідності);

- текст;

- підпис (посадової особи, яка підписала текст);

- прізвища осіб, хто передав і хто прийняв телефонограму;

- час приймання та передачі тексту.

Таким чином, телефонограма — узагальнена назва різних за змістом документів, які відрізняються особливим способом прийому-передачі тексту — телефоном. Телефонограми вико­ристовуються для передачі термінових коротких повідомлень, для передачі виклику на наради, засідання, а також для отри­мання інформації оперативного характеру, яка потребує доку­ментального оформлення.

Телефонограми друкуються на папері формату не менше ніж А5 за встановленою формою (див. зразок). Після обов´язкового звірення з приймаючим переданого тексту телефонограми осо­ба, яка передавала текст заповнює такі реквізити:

- у рядку "Прийняв" зазначається посада і прізвище особи, яка прийняла телефонограму та номер її телефону;

- у рядку "Передав" вказується посада, прізвище, номер те­лефону, з якого телефонограма була передана, час передачі те­лефонограми (години, хвилини) і дата (число, місяць, рік).

До телефонограми, зміст якої передається в декілька адрес, на звороті телефонограми складається список адресатів і номе­ри телефонів, за якими вона повинна бути передана.

Отримана телефонограма повинна бути віддрукована, ви­читана, зареєстрована і передана керівництву організації негай­но. Забороняється передавати телефонограми між структурни­ми підрозділами організації.

Передача телефонограм, ведення міжміських телефонних розмов здійснюється з телефонних апаратів, визначених для цієї мети.

Зразок

ТЕЛЕФОНОГРАМА

21.08.01 №23-08/39

Начальнику комерційного відділу

фірми "Альфа"

Ініціали, прізвище

тел. 318-11-86

На виконання доручення правління фірми від 07.06.01 № 883/45 24.09.01 о 10.00 у правовому управлінні корпорації (Орлина пло­ща, 9, кім. 121) відбудеться нарада з обговорення проекту ко­мерційної угоди. Просимо взяти участь у нараді.

Начальник

правового управління підпис, ініціали, прізвище

Передав: посада підпис Прізвище, телефон

________________________ год. _ хв. дата

Прийняв: посада Прізвище, телефон

ОФОРМЛЕННЯ СПІЛЬНИХ ДОКУМЕНТІВ

Документи, що видаються спільно з іншими організаціями оформляються і викладаються за відповідною формою. В заго­ловку документа вказується повне найменування організацій, які беруть участь у розробці документа, наприклад: