Культура деловой переписки

· Стандарты деловой переписки

· Информативность делового письма

· Резолюции и визы

 

Любому руководителю, специалисту, менеджеру по роду своей деятельности приходится постоянно сталкиваться с деловой корреспонденцией. Характеристики, резюме, рекомендательные письма, благодарности, приказы, письма-приглашения и письма-отказы, исковые заявления и жалобы – вот далеко не полный перечень деловых писем. Как их правильно оформить?

Необходимо хотя бы в общих чертах знать особенности языка и стиля современной корреспонденции и требования, предъявляемые к ней. Их невыполнение, с одной стороны, затрудняет работу с официальными документами, а с другой (что не так уж редко встречается) – лишает письмо юридической и практической значимости. Именно поэтому культура деловой переписки также относится к технологии делового общения.

В прошлом веке один знаменитый ученый, заканчивая деловое письмо, сделал характерную приписку: «Прошу извинить, что письмо получилось таким длинным. Не было времени». Автор письма своеобразно отразил свое представление о культуре деловой переписки, подчеркнув, что такого рода общение требует большего времени для предварительных размышлений по отбору материала и его построению, выбору нужного языка и стиля.

В деловом письме требования, предъявляемые к официальной переписке, приобретают еще большую значимость в силу того, что деловые отношения регулируются правом, системой юридических норм, за которыми следуют экономические, финансовые и иные санкции.

В деловой переписке очень важна:

- максимальная доступность текста для понимания;

- краткость, точность и ясность изложения мыслей;

- грамотность (предполагающая соблюдение не только норм грамматики и правописания, но и требований делового этикета).

Деловая корреспонденция подразделяется на собственно деловую и частно-официальную.

Деловое письмо – корреспонденция, направленная от имени одной организации, фирмы, учреждения другой организации, фирме, учреждению.

Оно может быть адресовано коллективному адресату или одному человеку, выступающему в качестве юридического лица. К такой корреспонденции относятся коммерческие, дипломатические и другие письма.

Частно-официальное письмо – это деловое послание, адресованное от имени частного лица к организации, от организации к частному лицу, от частного лица к частному лицу.

Официальное письмо является одним из главных каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письмо ведется преддоговорное общение, выясняются отношение между предприятиями, излагаются претензии, делаются предложения, идет обмен взаимовыгодной информацией и т.п.

Для официального письма можно выделить следующие формальные аспекты: адрес получателя (адресата), дата отправки, индекс, тема письма, его характер, определяемый с помощью ключевых слов или по названию (гарантийное, договорное, сопроводительное, рекламационное, письмо-напоминание, письмо-подтверждение и др.). Наименование адресанта (отправителя) размещается на бланке в виде постоянного заголовка, исходящий номер и дата – в левом верхнем углу. Стандартизация официального письма, упрощающая процессы подготовки, оформления и работы с письмами, должна направляться логической структурой делового письма.

Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы, чтобы, по словам Н.А. Некрасова, «словам было тесно, а мыслям просторно». Но вот каких рекомендаций следует придерживаться в определении структуры, выборе слов, синтаксиса, речевого этикета – решить нелегко.

Искусство делового письма – в строгой функциональности. Образцом его является «телефонный стиль», характеризующийся предельной функциональностью в отличие от требований «изящной словесности». Не случайно в языке официальной переписки широко распространено «нанизывание падежей», то есть расположение цепочкой одинаковых падежных форм.

Например, «Направляется акт проверки причины протекания полов душевых помещений бытовок заготовительного завода для принятия конкретных мер по ликвидации дефектов и сдачи корпусов в эксплуатацию». Как видим, ни одно звено нельзя вырвать из приводимой длинной цепи слов.

Для языка официальных писем характерна также повторяемость соединительных оборотов. Тысячи писем начинаются со слов: «В соответствии с протоколом», «В связи с отказом в завозе», «Согласно Вашей просьбе» и т.д.

Составитель официального письма стремится, прежде всего, с протокольной точностью передать смысл той или иной управленческой ситуации. Этому способствует стандартизация официального письма, выраженная в конкретных моделях синтаксических конструкций. Составителю делового письма нетрудно построить такую конструкцию, если он будет располагать набором готовых фраз, проверенных практикой.

Начало не должно повторять главной темы письма; оно вводит адресата в поставленную проблему.

Мотивы выражаются в следующих моделях:

ü в порядке оказания технической помощи…

ü в связи с тяжелым положением…

ü в связи с проведением совместных работ…

ü в соответствии с письмом заказчика…

ü в соответствии с протоколом…

ü в ответ на вашу просьбу…

ü в подтверждение нашего телефонного разговора…

ü в подтверждение нашей договоренности…

Заключительные слова:

ü Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

ü Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

ü Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

Стандартизация делового письма проявляется также в использовании готовых типовых бланков, в которых напечатаны приведенные выше или другие модели и оставлены для заполнения отдельные места.

Как видим, язык и стиль официальной переписки принципиально отличается от так называемых «доверительных писем», в которых автор проявляет себя как личность. В официальном же письме частное лицо или представитель фирмы выступает как субъект правоотношений, содержание таких писем основывается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки. Правовая сущность официальной переписки и предопределяет характер содержания писем, их стиль и язык.

Существуют особые требования к стилю и языку служебных документов:

- нейтральность;

- надличностный характер изложения;

- унификация (трафаретизация);

- типизация речевых средств.

Незнание или несоблюдение элементарных правил при составлении деловых писем ведут к потере рабочего времени, а иногда – к взаимному непониманию.

Информативность и убедительность делового письма.

Документ – это память учреждения. И совсем не безразлично, в какой языковой оболочке хранится информация. К документу могут обращаться неоднократно, поэтому текст должен быть составлен так, чтобы каждый раз требовался минимум времени на ознакомление с ним. Необходимо, чтобы текст документа, в частности делового письма, был кратким и содержал лишь основные данные. Дополнительные сведения следует включать в приложения. Аргументация в деловом письме должна быть не столько исчерпывающей, сколько достаточной.

Использование сложившихся, стандартных формулировок (освободить от занимаемой должности; контроль за исполнением возложить на…; оплата гарантируется; ввиду срочности заказа; в соответствии с предварительной договоренностью и решением; в целях дальнейшей кооперации и т.д.) облегчает процесс составления делового письма, наполняя его нужной информативностью, поскольку такие формулировки, проверенные многолетней практикой, воспринимаются как буква закона.

Современные зарубежные пособия по деловой корреспонденции посвящают целые разделы искусству убеждать. В качестве средств можно встретить и аппеляцию к человеческим инстинктам, и «тактику шока» и другие средства, способные вызвать интерес адресата. Эти рекомендации продиктованы желанием приобрести заказчика. «Формулируя отказ, остерегайтесь потерять друга или заказчика» - это предостережение в той или иной форме можно встретить в каждом пособии. И оно не лишено смысла. Независимо от того, излагается в письме просьба или предложение, формулируется претензия или предупреждение, деловое письмо должно быть, прежде всего, убедительным.

Что же такое убедительность письма? Первым и основным условием делового письма является его доказательность. Точные и бесспорные факты- вот что особенно необходимо, если вы хотите серьезно разобраться в сложном и трудном вопросе.

Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть крайнюю заинтересованност ь предприятия в ее исполнении. Убедительность письма зависит от умения его составителей выразить интересы того предприятия, в адрес которого направлено письмо.

Точность фактов, цифровых данных, четкость формулировок особенно необходима в письмах, отражающих кризисные «драматические» ситуации в сфере деловых отношений между партнерами. Из психологических соображений рекомендуется деловое письмо начинать с изложения позиции предприятия, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, и, наоборот, отказ, отклонение предложения следует рассматривать в конце письма.

Особенно трудно составить письмо-отказ. «Не начинайте излагать письмо с констатации отказа. Прежде чем сформулировать отказ, необходимо объяснить, чем он вызван» - советуют английские специалисты.

В деловой корреспонденции следует учитывать и психологию восприятия письма адресатом. Наивно предполагать, что частое употребление слов «очень», «убедительно», «настойчиво», «еще раз» придаст письму большую убедительность. Скорее, наоборот, они утрачивают свою воздействующую силу, способность быть «ускорителем» административных действий. Употребление этих слов должно быть обосновано всем содержанием письма.

Аналогично следует подходить и к использованию арготизмов – слов и речевых оборотов, употребляемых определенной социальной или профессиональной группой. В области официальных деловых отношений к ним можно отнести следующие слова: «неликвиды», «незавершенка», «бегунок» (обходной лист), «летун» (лицо, которое слишком часто меняет место работы) и т.д. Хотя эти слова понятны широкому кругу лиц, не все из них имеют право на употребление в официальной переписке, ибо не отвечают нормам речевой культуры.

Арготизмы следует употреблять с предельной осторожностью, преимущественно в тех случаях, когда для того или иного понятия нет адекватного термина. Нельзя забывать, что письмо, изобилующее арготизмами, производит впечатление фамильярной записки и свидетельствует о низкой речевой культуре адресанта.

Не стоит также засорять официальный язык иностранными словами. Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащения любого языка. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие.

В заключение следует сделать несколько замечаний о резолюциях и визах. Как правило, резолюция (и подпись) ставится в верхней левой части письма и выражает предполагаемое или принимаемое решение. Резолюции с конкретными указаниями выражаются в повелительном наклонении или в неопределенной форме глагола, с добавлением слова «прошу». Чтобы лучше выделить резолюцию, ее следует располагать под углом к линии строки. Для резолюции и других пометок оставляют чистое поле под адресом.

Резолюция на письме – нередко приказ или распоряжение – должна констатировать действия, которые следует предпринять. Резолюции – мерило стиля руководства. По ним можно судить о степени оперативности, компетентности, добросовестности должностного лица.

Иногда письма требуют предварительного согласования с заинтересованными предприятиями, должностными лицами. Согласование подтверждается путем визирования. Виза включает подпись должностного лица и дату, которая ставится либо на экземпляре письма, либо на экземпляре, который остается у адресанта.

Деловое письмо должно соответствовать и этическим требованиям, сложившимся в практике деловых отношений и выраженным в специфическом этикете, который является необходимой стороной деловой жизни. Такие требования – не просто желаемая или рекомендуемая форма. Пренебрежение ими может непосредственно сказаться (и нередко сказывается) на успехе или провале деловых отношений.

 

 

Подарки и сувениры

· Как выбирать подарок

· Как дарить подарок

· Подарки мужчине и женщине

· Подарки официальным лицам

· Как принять подарок

· Цветочный этикет

 

Делать подарки – это искусство, которому, как и всякому другому искусству, можно и нужно научиться, так как это является проявлением внутренней культуры человека. При этом вовсе не важно, дарите ли вы дорогой подарок или просто милый сувенир.

Подарок от чистого сердца доставляет удовольствие и дарителю, и одариваемому. Подарком можно сказать больше, чем просто словами. Но подарки нужно уметь выбирать, дарить и принимать. Поэтому так важно овладеть искусством – дарить подарки.

Как выбирать подарок.

- Подарок выбирают в зависимости от того, кому он предназначается – родственнику, другу, коллеге по работе и т.д.

- При выборе подарка учтите возраст человека, так как, например, вы можете поставить в неловкое положение пожилого человека, преподнеся ему слишком яркий галстук.

- Стоимость подарка зависит только от ваших возможностей. Однако, учтите, что дорогие подарки не следует дарить людям, которые, как вам известно, не смогут ответить тем же, и от этого будут чувствовать себя неловко. Тем не менее, преподнося пустяковый подарок, вы обращаете внимание на вашу чрезмерную бережливость.

- Если вы решили подарить животных, то обязательно заранее обсудите эту с тем, кому предназначен подарок.

- Деньги старайтесь дарить редко и только по отношению к молодежи (например, как подарок на свадьбу). Несомненно, такой подарок всегда полезен, однако лишен привлекательности.

- С подарками юмористического характера будьте осторожны, дабы никого не обидеть.

- Старайтесь не делать подарков с назидательной целью.

- Помните и о том, что некоторые виды подарков связываются с народными приметами (например, острые и режущие предметы не принято дарить на свадьбу, а подаренный носовой платок приведет к ссоре или слезам).

- Не делайте анонимных подарков, так как они заставляют получателя долго теряться в догадках.

- Не забудьте красиво и со вкусом оформить подарок. Заверните его в красочную бумагу и перевяжите цветной ленточкой. И помните, что полиэтиленовые пакеты, даже с логотипами фирм упаковкой не являются.

- Ни в коем случае не оставляйте в подарке ценник или чек. Если в качестве подарка выступает предмет, проданный с гарантийным сроком службы, то сохраните чек у себя.

Как дарить подарок. От того, как вы преподнесете свой подарок, зависит и то, какой он произведет эффект.

- Постарайтесь вручить подарок лично. Подарите выбранную в подарок вещь сами, не надо просить это сделать кого-то, потому что у вас в этот день нет времени. Значит, придите в другой день, но желательно не затягивать. Ну а если вы решили преподнести его через кого-то, то постарайтесь, чтобы ваш подарок не пришел с опозданием.

- При вручении подарка не стоит украдкой класть его куда-нибудь в уголок. Подарок необходимо вручить прямо с порога. И не забудьте при этом сказать несколько теплых слов.

Подарки мужчинам. Многие считают, что труднее всего подобрать подарок мужчине. На самом деле выбор огромный (книги, картины, парфюмерия, сувениры и т.д.), просто нужно учитывать, что:

- если вы делаете подарок мужчине, с которым недостаточно знакомы, не дарите ему предметы повседневного потребления, за исключением зажигалки, авторучки, записной книжки, кошелька. Можно подарить бутылку хорошего вина или другого спиртного напитка;

- женщина не должна дарить мужчине ценные вещи;

- очень редко мужчинам дарят сладости. Этот обычай существует, видимо, потому, что торты и конфеты как-то не вяжутся с представлением о мужественности, хотя далеко не все мужчины равнодушны к сладкому.

Подарки женщинам. Женщины очень любят получать подарки! Причем не имеет значения, по поводу или без него. Однако, с подарками для представительниц прекрасного пола следует быть очень осторожными. Женщинам угодить не очень непросто, поэтому обратите внимание на список вещей, которые не стоит дарить.

- С косметикой и средствами гигиены лучше не рисковать.

- Не обрадует женщину и дешевый парфюм. Духи должны обладать дорогим, хорошим запахом. Они, естественно, и стоить будут соответствующе, однако цель оправдывает средства.

- Подарив кухонную утварь и бытовую технику, вы можете обидеть женщину – она запросто может увидеть тонкий намек на то, что ее место на кухне.

- Не дарите женщине одежду, особенно если вы точно не знаете ее размер, так как ваш вкус и чувство стиля могут не совпадать со вкусами милой дамы.

- Забудьте о дешевых украшениях. Украшения, если они есть – это то, по чему очень часто судят о человеке. Камни должны быть настоящими, а металл не должен оставлять зеленых полосок (как это часто бывает с медью, покрытой серебристым напылением).

Подарки официальным лицам. Такие подарки не должны выходить за рамки деловой среды, поэтому смело можете покупать солидные канцпринадлежности, а также аксессуары, вписывающиеся в стиль и соответствующие статусу адресата.

Не следует делать личные подарки начальнику. Лучше вручить ему общий подарок от всего коллектива.

Пожилым мужчинам или руководителю можно преподнести в день рождения цветы, молодым мужчинам при тех же обстоятельствах цветов дарить не принято.

Если необходимо сделать подарок членам семьи партнера по бизнесу, то обратитесь к классической сувенирной продукции или, например, подарочным альбомам по искусству.

В списке универсальных подарков значатся:

- книга. Ее можно преподнести любому человеку и по любому поводу. Если вы решили вручить книгу, то постарайтесь найти подарочное, красиво оформленное издание;

- цветы. Их можно дарить почти всем и в любых случаях. Цветы прекрасно дополнят и основной подарок;

- открытки. Сегодня в магазинах их огромный выбор, причем уже подписанных. Однако, лучше подписать открытку самому, найти в своей душу несколько теплых слов и подарить частичку своей любви человеку, который вам не безразличен.

Однако, есть и «осторожные» подарки.

- Не дарите вещи, которые долго пролежали у вас дома без применения. Уважайте людей, ведь если эта вещь не понадобилась вам, то зачем она другим?

- Не стоит дарить религиозные символы (иконы, амулеты и т.д.).

- Никогда без предупреждения не дарите животных.

- Будьте осторожны с предметами личной гигиены, дабы не обидеть человека.

- По правилам, женщинам не стоит дарить спиртные напитки и аксессуары для курения.

Как принимать подарки. Важно овладеть искусством не только дарить, но и принимать подарки. Вот несколько нехитрых правил.

- Получив подарок, примите его с улыбкой, скажите «Спасибо!» и тут же, в присутствии дарившего, разверните упаковку и обязательно обрадуйтесь подарку, ведь человек, покупая его, думал о вас, тратил свое время и хотел вас удивить. Учтите, что отказаться от подарка можно только в двух случаях: когда то, что вам дарят – неприлично, или когда подарок настолько ценен, что появляется чувство неловкости. При этом помните, что отказываться от него надо решительно, но тактично, сохраняя полное спокойствие.

- Выражайте благодарность дарившему так, чтобы не обидеть остальных гостей, явившихся с более скромными подарками.

Цветочный этикет. Цветы являются одним из самых лучших и универсальных подарков, который можно преподнести родным и близким, друзьям и деловым партнерам. Цветы прекрасно дополняют и основной подарок.

Как правило, цветы дарят по поводу какого-либо торжества. Но иногда их преподносят и просто так, ведь они всегда радуют глаз и всегда кстати. Особенность цветов заключается в том, что дарить их можно в любое время. Надо только внимательно отнестись к выбору букета, учитывать, кому и по какому случаю он буден преподнесен, в общем, знать элементарные правила цветочного этикета.

В зависимости от того, кому предназначается букет, подбирают определенный вид цветов и даже упаковку. Решающими факторами при выборе букета являются пол, возраст, социальный статус, а также характер человека, которому преподносят букет.

При составлении букета учтите, что:

- мужчинам дарят цветы одного сорта. Классический вариант: белые и красные розы с обязательной зеленью;

- женщинам предпочтительнее дарить яркие, ажурные композиции;

- для официальных встреч подойдут яркие, свободно собранные букеты из цветов красных и оранжевых оттенков, которые символизируют дружбу, тепло и радушие. Например, букет из 5-7 тюльпанов и гвоздик;

- букеты (или корзины) к юбилеям должны быть особенно торжественны, больших размеров, собранные из дорогих цветов;

Кроме того, при составлении букета старайтесь придерживаться следующих правил:

- не стремитесь дарить очень большой букет. Помните, что он не должен быть ни слишком скудным, ни слишком большим и плотным, как веник;

- по русской традиции, принято дарить нечетное количество цветов (четное количество цветов служит знаком скорби и последнего прощания);

- головки цветов располагают в разных плоскостях;

- колючки, шипы, другие острые части растений не размещают снаружи;

- крупные округлые соцветия не должны быть обращены друг к другу или вниз;

- букет, предназначенный для подарка, обязательно должен быть в специальной упаковке.

При покупке букета думайте о человеке, которому он предназначается. Хорошо, если вы знаете, какие именно цветы любит тот, кому вы хотите их преподнести. Если же нет, то просто представьте, что может порадовать человека, и тогда не ошибетесь с выбором.

Как дарить цветы.

- Перед тем как преподнести цветы, их надо распаковать. Если ваш букет художественно оформлен цветными лентами и фольгой (современная оберточная бумага выглядит вполне эффектно и эстетично), то его можно дарить, не разворачивая. Если цветы завернуты в простую бумагу, то ее снимают.

- Вручая букет, держите его в левой руке. Правая рука должна быть свободной для приветствия. После поздравления или приветствия букет можно будет перенести в правую руку и вручить виновнику торжества.

- Если женщину, идущую на торжество, сопровождает мужчина, цветы должен дарить именно он. Но нести букет или корзину с цветами по улице должна дама. Цветы переходят к нему в руки только на лестнице или в фойе дома.

- Если вы принесли букет для мужчины – юбиляра, то цветы все равно нужно отдать хозяйке и сопроводить несколькими любезными словами и легким поклоном.

- Если вы посылаете цветы из магазина с доставкой, не забудьте вложить в букет или корзину с цветами записку с пожеланиями или визитную карточку.

- Если цветы дарятся на большом официальном торжестве, то к каждому букету должна быть прикреплена визитная карточка с фамилией гостя, подарившего этот букет.

Как принимать цветы.

- если вам преподнесли цветы, то не забудьте поблагодарить дарящего.

- после приветствия и благодарности цветы следует развернуть и поставить в вазу с водой. Ни в коем случае не откладывайте цветы в сторону и тем более, что еще хуже, не забывайте о них.

- подаренный букет должен оставаться в комнате, где идет прием гостей. Бестактно откладывать его в сторону или уносить его на балкон «чтобы цветы лучше сохранились». Небольшой букет можно поставить прямо на стол, но так, чтобы он не загораживал лица людей.

- если вам дарят несколько букетов, то каждый из них надо поставить в отдельную вазу.

Подарки в деловой сфере делаются для создания атмосферы доброжелательности и для налаживания доверительных отношений, они могут активизировать бизнес и утвердить благоприятный деловой климат.

 

Официальные приемы

· Виды официальных приемов

· Организация приемов

· Правила поведения на приемах

 

Современный уровень делового общения трудно представить без официальных приемов, которые проводятся с целью завязывания контактов, углубления и рас­ширения связей, получения нужной информации и т. п. Обсуждение многих вопросов ведения бизнеса и взаимоотношений партнеров ведется на деловых завтраках, ленчах, обедах, ужинах. Застолье и бизнес идут зачастую рядом. А использование застолья в качестве не только отдыха, но и формы делового общения требует от деловых людей знания и выполнения определенных правил и норм этикета.

К официальным мероприятиям относятся различные церемонии и приемы, устраиваемые по случаю каких-либо праздников, юбилейных дат, прибытия иностранных делегаций, подписания договоров, заключения сделок, в порядке оказания почести или гостеприимства отдельным лицам и т.д.

Например, при открытии фирмы (банка, учебного заведения, филиала предприятия и пр.), при выпуске нового вида товара, выходе новой книги, премьере спектакля и т.п. устраиваются приемы-презентации, которые являются важным элементом рекламной деятельности. Программа может включать выступление организаторов, сопровождаемое мультимедийными средствами, показ товаров в действии или просмотр соответствующих видеофильмов. Порой проводятся пресс-конференции. Нередко участникам презентаций преподносят небольшие сувениры. Для создания уютной обстановки рекомендуется сопровождать мероприятие выступлениями артистов. Сервировка стола упрощена и правила поведения не столь строги, как на официальных приемах.

Сегодня в международной практике чаще всего используются следующие виды официальных приемов:

«Бокал шампанского» или «Бокал вина» начинается в 12-00 и заканчивается к 13.00. Во время такого приема обыч­но подается только шампанское, вино, соки. Подача закуски не обязательна, но и не будет ошибкой. В качестве закуски подаются маленькие пирожные, бутерброды, орешки. Прием проводится стоя. Форма одежды — повседневный костюм или платье.

Завтрак (с рассадкой) устраивается между 12-00 и 15-00. Меню состоит из одного-двух блюд холодной закуски, одного горячего рыбного блюда, одного горячего мясного блю­да и десерта. Перед завтраком гостям подается аперитив: водка, виски, джин, сухое вино, соки. Обычно к холодным закускам предла­гается водка, к рыбным блюдам – охлажденное сухое белое вино, к мясному – сухое красное вино комнатной температу­ры, к десерту – охлажденное шампанское, к кофе и чаю – коньяк или ликер. Во время всего завтрака подается минераль­ная вода, иногда и соки.

По завершении завтрака подается кофе, чай. Предлага­ется также коньяк, ликер. Продолжительность завтрака — 1,5 часа. Форма одежды — повседневный костюм или платье.

Послеобеденный чай устраивается между 16-00 и 18-00, как правило, только для женщин. В зависимости от количества пригла­шенных накрывается один или несколько столиков. Подаются кондитерские изделия, фрукты, десертные и сухие вина, соки и воды. В небольшом количестве подаются сандвичи с икрой, рыбой, сыром и т. п. Продолжительность чая — 1-1,5 часа. Форма одежды — повседневный костюм или платье.

Прием типа «фуршет» устраивается в промежуток време­ни от 17-00 до 20-00 и длится около двух часов. Накрываются столы с угощением — холодные закуски, кондитерские изде­лия, фрукты, спиртные напитки, соки, минеральные воды. На столах ставят стопкой тарелки и кладут рядом ножи, вилки, салфетки. Иногда подают и горячие закуски. К концу приема обычно подается мороженое, шампанское, кофе.

Прием проходит стоя. Гости подходят к столам, кладут закуски на тарелки, которые берут из стойки, стоящей в нача­ле стола, и отходят от стола, чтобы дать возможность подойти к ним другим гостям. Форма одежды — повседневный костюм или платье.

Прием типа «коктейль» также устраивается в промежуток времени от 17-00 до 20-00. В отличие от приемов типа «фур­шет» столы обычно не накрываются и угощение подается вразнос официантами. Прием проводится стоя и заканчива­ется подачей шампанского или кофе. Форма одежды — повсе­дневный костюм или платье.

Обед (с рассадкой) — наиболее почетный вид приема. Он начинается в промежуток времени от 19-00 до 21-00. Меню обеда: холодные закуски, суп, одно горячее рыбное блюдо, одно горячее мясное блюдо, десерт. После обеда подается кофе или чай. Вина такие же, как и на завтраке.

В период сбора гостей подается аперитив. Обед длится обычно 2—2,5 часа, при этом за столом примерно 50—60 ми­нут, остальное время — в гостиных. Форма одежды — темный костюм, смокинг или фрак в зависимости от указаний в при­глашении; для женщин — вечернее платье.

«Обед-буфет» — разновидность обеда, во время которого различные блюда — закуски, горячее рыбное, горячее мясное, десерт — сервируются на одном большом столе. Гости сами, а иногда с помощью официантов, кладут себе на тарелку еду, рассаживаются за небольшими столиками, которые располага­ются в той же комнате или в соседних комнатах. Вино во время «обеда-буфета» разливают официанты. Форма одежды такая же, как и на обед.

Ужин (с рассадкой) начинается в 21-00 и позднее. Меню ужина и вина — такие же, как и на обеде. Ужин отличается от обеда только временем его проведения. Форма одежды указы­вается в приглашении — темный костюм, смокинг или фрак; для женщин — вечернее платье.

Бывают и приемы на открытом воздухе – барбекю. Их устраивают, как правило, в летнее время. К жареному на вертеле мясу подают вина, прохладительные напитки. На пригласительных билетах указывают, в какой одежде являться.

Видные государственные деятели (особенно английские) иногда устраивают приемы в парках или больших садах. В буфете подают бутерброды, холодные мясные блюда, пирожные и т.д. Женщины являются в нарядных летних платьях, мужчины – в выходных костюмах.

Любой прием должен быть заранее подготовлен. В подготовку приема входят:

- определение даты приема;

- выбор вида приема;

- составление списка приглашенных лиц;

- рассылка приглашений;

- составление плана рассаживания гостей за столом;

- составление меню;

- сервировка стола и обслуживание гостей;

- подготовка тостов или речей;

- продумывание порядка проведения приема.

При определении даты приема следует исходить из того, что приемы не проводятся в праздничные и нерабочие дни, а также в дни национального траура, а назначенные ранее – отменяются.

В зависимости от случая, по которому устраивается прием, избирается его вид. Наиболее почетными являются приемы с рассадкой за столом. Необходимо учитывать также традиции и обычаи страны, если речь идет о приеме иностранной делегации.

Приглашения на прием рассылаются заранее за одну – две недели до приема. В тексте приглашения указывается: имя гостя, его звание или должность, кто приглашает, вид приема, день, время и место его проведения, форма одежды, адрес и телефон устроителей.

Не ответить на приглашение – серьезная ошибка. Во всех случаях, когда в полученном приглашении на завтрак, обед, ужин или другой вид приема проставлены буквы R.S.V.P. или фраза «Просьба ответить», необходимо заблаговременно по телефону или письмом сообщить, принимается приглашение или нет. Наличие в приглашении английского словосочетания «regrets only» или фразы «Просим сообщить о вашем решении в случае отказа» означает просьбу ответить только в случае невозможности по каким-либо причинам присутствовать на данном мероприятии.

Рассаживают гостей за столом на официальных завтраках, обедах и ужинах в соответствии с общепринятыми правилами, в основе которых строгое соблюдение признанного служебного или общественного положения гостей. Поэтому все места за столом делятся на более почетные и менее почетные.

Первым считается место справа от хозяйки дома, вто­рым — справа от хозяина. Чем дальше место от хозяев, тем оно менее почетно. В отсутствие женщин первым считается место справа от хозяина дома, вторым — слева от него. При этом самые почетные места располагаются напротив входной двери.

При рассадке придерживаются и такого принципа: женщину не сажают рядом с женщиной и по краям стола, если на его торце не сидят мужчины, а мужа — рядом с женой.

Для того чтобы каждый гость мог быстро найти свое место за столом, а также знал, кто будет его соседом, при входе в банкетный зал выставляется план рассадки, а на стол кладется кувертная кар­точка с именем и фамилией приглашенного.

В период сбора гостей часто подают аперитив. Аперитив означает угощение гостей перед застольем не­значительным количеством крепких десертных, ароматизиро­ванных или просто прохладительных напитков.

Какие напитки предлагают на аперитив? К званому обеду предлагаются в незначительных количествах водка, виски, коньяк, джин, горькие настойки; к ужину — вина крепкие, редких сортов горькие настойки. Лучший аперитив — вермут со льдом, разбавленный фруктовым соком или газированной водой.

Из отечественных вин аперитивами могут быть все ма­рочные вина.

Сервируют аперитивы на небольших подносах: крепкие напитки в рюмках не более 35—50 граммов, вина — 75 грам­мов (на ²/з наполняя), смешанные — в бокалах. При подаче бокалы берутся за середину ножки. Можно подать к аперитиву закуски — жареные орехи, соленые палочки, фрукты.

На прием с рассадкой следует приходить точно в ука­занное в приглашении время.

На приемы, проводимые без рассадки за столом, в пригла­шении на которые указывается время начала и конца приема, можно прийти и уйти в любое время в пределах указанного в приглашении. Например, с 17-00 — 19-00; 18-00 — 20-00 и т. д.

Во время произнесения речей или тостов недопустимо разговаривать, наливать вина, есть. Право предложить первый тост и поднять бокал принадлежит самому старшему или самому почетному человеку. Тосты произносятся на завтраках, обедах, ужинах после десерта, когда всем гостям налито шампанское. Это касается видов приемов с рас­садкой. На других видах приемов тосты произносятся не ранее 10—15 минут после начала приема. После тоста не обязатель­но выпивать все вино, налитое в бокал. Удачный тост – это также путь к успеху.

На официальных завтраках, обедах и ужинах не принято чокаться. Если чокаются — мужчина должен держать свою рюмку ниже рюмки дамы.

Умение вести себя за столом, быть предупредительным в отношении соседей, умело пользоваться столовыми прибора­ми, правильно сидеть, красиво есть – это тоже одна из сторон культуры поведения делового человека. Правила поведения за столом диктуются не простой условностью, а соображением удобства и целесообразности, гигиеническими и эстетически­ми требованиями.

При этом основное правило звучит предельно просто: нужно стараться есть и пить как можно тише и вообще беззвучно. А с конкретными правилами застолья можно ознакомиться в специальной литературе