Процесс составления делового письма

Важно знать основные правила составления деловых писем. Как только вы их освоите, вы сможете успешно справляться с ведением деловой корреспонденции, что является важным навыком администратора. Для того, чтобы адресату захотелось ответить на ваше письмо, оно должно быть составлено правильно. Порядок составления следующий:

• план письма;
• собственно написание и структурирование;
• проверка содержания и формы.

Письмо должно быть информативным и одновременно интересным для читателя. Этапы подготовки письма

ПЛАН ПИСЬМА

Для начала ответьте на вопрос, почему именно письмо. В данном случае это самая подходящая форма общения? Может, проще позвонить? Послать факс?

Как только вы поймете, что именно письмо является той формой деловой коммуникации, которую вы хотите использовать, необходимо четко сформулировать цель письма. Например, ею может быть:

• передача информации;
• продажа идеи или товара;
• продвижение какого-то дела;
• выяснение подробностей;
• желание поправить ситуацию;
• заявить о своей организации или о себе.

Попробуйте применить так называемую "радиальную структуру". В середине листа бумаги запишите тему письма и проведите от нее линии к каждой идее. Этот план поможет вам наилучшим образом скомпоновать письмо.

Радиальный план приводится для наглядности

Запишите тему письма в центре плана и с этого момента смело размышляйте о том, что вы собираетесь сообщить. Отмечайте каждую мысль прямой линией, соединяя ее с центром. Дайте свободу мыслям, а все, что впоследствии окажется ненужным, можно обвести кругом. Нумеруйте пункты плана. Идеи группируйте.

Теперь, когда все мысли на бумаге, можно переходить к следующему этапу.

СТРУКТУРА ПИСЬМА

Не следует стремиться сделать письмо слишком длинным — одной страницы вполне достаточно. При этом следите за длиной предложений и абзацев. Общепринятый язык воспринимается легче, чем профессиональный жаргон, с которым адресат может быть и не знаком.

• письмо должно умещаться на одной странице;
• старайтесь, чтобы предложения состояли не более чем из 20 слов;
• абзац не должен состоять более чем из четырех предложений.

Структура письма должна быть следующей:

1. приветствие;

2. заголовок;

3. введение;

4. информация;

5. действие;

6. заключение.

Составление текста письма должно быть для вас таким же элементарным делом, как название букв алфавита. Предложения должны быть:

• точными;
• краткими;
• понятными.

Не стоит стремиться поразить адресата изысканным стилем. Письмо должно содержать понятную информацию и быть таким, чтобы его хотелось прочесть.

Точность

• проверьте достоверность фактов;
• проверьте правильность написания имен;
• правильно подбирайте слова.

КРАТКОСТЬ

Краткость — сестра таланта. Время вашего адресата не менее драгоценно, чем ваше. Конечно, не хочется часами просиживать над написанием письма (адресату тоже не хочется тратить часы на его прочтение).

Постарайтесь составлять предложения, в которых не более 20 слов. Пользуйтесь короткими словами и фразами — они дают больший эффект.

ПРОВЕРКА

Проверка достоверности информации, содержащейся в письмах, перед подачей их на подпись — важная задача администратора. Менеджеров также следует поощрять к проверке — но не превращать ее в возможность внесения изменений!

Проверьте:

• оформление: хорошо ли оно, везде ли одинаковы интервалы?
• пунктуацию и орфографию: нет ли ошибок?
• имена/звания/адреса: все ли верно?

Не полагайтесь исключительно на компьютерную систему проверки. Она проверит орфографию, но не сможет определить, правильно ли слово употреблено и поставлено в предложении. Прочтите письмо вслух или попросите кого-нибудь прочесть его вам, в то время как вы проверяете свой собственный экземпляр. Бывает трудно заметить ошибки в письмах, составленных собственноручно. Убедитесь, достаточно ли у вас экземпляров писем.