Учет автомобильного топлива

Значительный удельный вес в сумме затрат по содержанию и эксплуатации автотранспорта занимает стоимость топлива и смазочных материалов. К основным видам топлива, используемым в автотранспорте, относятся: бензин, дизельное топливо, сжатый и сжиженный газ, керосин. Кроме того используются различные смазочные материалы: моторные, трансмиссионные и другие. При организации учета топлива и смазочных материалов применяются: Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ5/01), утвержденное приказом Минфина РФ от 9 июня 2001г. № 44н; Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов от 28 декабря 2001г. №119н и другие нормативные акты. В соответствии с пунктом 5 ПБУ5/01 материально-производственные запасы принимаются к учету в сумме фактических затрат на их приобретение без НДС и других возмещаемых налогов, за исключением случаев установленных законодательством. Учет горючего и смазочных материалов (ГСМ) может вестись с применением счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» и счета 10 «Материалы».

Учет топлива и смазочных материалов на специализированных автотранспортных предприятиях организуется в соответствии с Планом счетов на субсчете 3 «Топливо» счета 10 «Материалы» с применением следующих субсчетов второго порядка:

- 10-3-1 «Топливо на складе» используется для учета наличия и движения топлива на складах организации (передвижных и стационарных пунктах заправки);

- 10-3-2 «Топливо в баках транспортных средств», на субсчете учитывается топливо, полученное водителями со складов организации, заправленное в баки на автозаправочных станциях (АЗС);

- 10-3-3 «Смазочные материалы».

В экономической литературе высказывались также мнения о необходимости использования субсчетов второго порядка:

«Топливо по талонам»;

«Топливо по пластиковым картам».

В современных условиях признано нецелесообразным связывать учет талонов и пластиковых карт со счетом «Материалы», субсчет «Топливо». На счете 10 «Материалы», в соответствии с п. 2 ПБУ5/01 «Учет материально-производственных запасов» могут учитываться активы, используемые в качестве сырья, материалов при производстве продукции (выполнении работ, оказании услуг), предназначенные для продажи, используемые для управленческих нужд. Талоны и пластиковые карты такими свойствами не обладают, поэтому и к счетам 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция» не имеют отношения.

Снабжение организации топливом для заправки автотранспортных средств может производится несколькими вариантами: ГСМ приобретаются предварительно организацией и заправка автомобилей производится на принадлежащих организации стационарных и передвижных пунктах; заправка автомобилей топливом производится на сторонних АЗС по талонам, пластиковым картам или за наличный расчет (рис. 2.1).

 

На собственных пунктах заправки

На основании разработанного документооборота

По талонам

По пластиковым картам

Варианты снабжения топливом автотранспортных средств

На сторонних автозаправочных станциях (АЗС)

За наличный расчет

Рис. 2.1. Варианты снабжения организации топливом для автотранспортных средств

 

При наличии у организации большого автопарка и значительной удаленности места работы автотранспорта от автозаправочных станций организации создают собственные стационарные или передвижные пункты заправки. Приобретенное горючее и смазочные материалы оформляются в установленном порядке счетом-фактурой поставщика и накладной. Поступившие от поставщиков нефтепродукты принимаются к учету на основании ф. М-4 «Приходный ордер»:

 

Дебет сч. 10-3-1 «Материалы» субсчет «Топливо»

Кредит сч. 60 «расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Отпуск топлива водителям производится на основании путевых листов по установленным организацией нормам и только путем налива в баки транспортных средств. Первичными документами на отпуск топлива служат ф. М-8 «Лимитно-заборная карта» или ф. М-11 «Требование-накладная». Количество отпущенного со склада топлива записывается не только в первичных документах на отпуск, но в раздел путевого листа «Выдача горючего». При выдаче топлива со склада составляется бухгалтерская запись:

 

Дебет сч. 10-3-2 «Материалы», субсчет «Топливо в баках транспортных средств»,

Кредит сч. 10-3-1 «Материалы», субсчет «Топливо на складе».

 

Аналитический учет ГСМ ведется по видам, местам хранения, водителям, маркам и гаражным номерам автомашин.

При приобретении ГСМ на автозаправочных станциях за наличный расчет, в организациях приказом (распоряжением) руководителя должен быть установлен круг лиц, имеющих право получения авансовых средств на указанные цели и сроки представления ими авансовых отчетов по форме № АО-1.

Выдача денежных средств в подотчет производится в соответствии с Положением ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12 октября 2011г. № 373-П. В п.4.4 данного документа предусматривается:

1) денежные средства в подотчет выдаются на хозяйственно-операционные расходы согласно письменному заявлению подотчетного лица в количестве и на сроки, разрешенные руководителем организации;

2) в течение трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы деньги, или со дня выхода на работу после командировки подотчетное лицо должно представить авансовый отчет с подтверждающими документами или денежные средства;

3) выдача наличных денег производится при полном погашении ранее выданных авансов;

4) передача выданных под отчет наличных средств одним подотчетным лицом другому запрещается.

К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие произведенные расходы, в т. ч. кассовый чек автозаправочной станции, который должен содержать следующие реквизиты:

1) наименование организации-продавца топлива и смазочных материалов;

2) идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) организации-продавца;

3) номер кассового аппарата;

4) номер чека и дату его выдачи;

5) количество и стоимость полученного топлива.

При этом варианте составляются следующие записи:

 

Дебет сч. 71 «Расчет с подотчетными лицами»

Кредит сч. 50 «Касса»

- выданы в подотчет водителю денежные средства для приобретения ГСМ;

 

Дебет сч. 10-3-2 «Материалы», субсчет «Топливо в баках транспортных средств»

Кредит сч.71 «Расчеты с подотчетными лицами»

- принято к учету полученное водителем топливо на АЗС в соответствии с подтверждающими документами.

 

Для приобретения ГСМ по талонам организация заключает договор купли-продажи со специализированной организацией, которая осуществляет продажу талонов на нефтепродукты и обязуется заправлять автомобили заказчика через собственную сеть АЗС. Единообразной формы талонов не существует, в одних указываются марка ГСМ, количество и стоимость, в других только марка ГСМ и количество, поэтому их соответственно называют стоимостные или литровые талоны. Приобретенные у топливной компании талоны должны быть закреплены за материально-ответственным лицом. Поступившие талоны и их выдачу водителям регистрируют в ведомости учета талонов.

Если в талонах указывается количество и стоимость нефтепродуктов, их учитывают на счете 50 «Касса» субсчет 3 «Денежные документы». Последовательность учета операций по использованию стоимостных талонов представлена в таблице 2.2. По данным таблицы можно сделать вывод, что если талоны не использованы водителем, их стоимость учитывается как дебиторская задолженность подотчетного лица.

 

Таблица 2.2 - Учет операций по использованию талонов для заправки автотранспорта

№ п/п	Содержание фактов хозяйственной жизни	Корреспонденция счетов
Дебет	Кредит
	Произведена оплата талонов топливной компании
	Получены талоны организацией	50-3
	Выданы талоны водителям		50-3
	Отражена стоимость заправленного в баки транспортных средств топлива на основании авансового отчета водителя и чека АЗС	10-3-2
	Отражена сумма НДС, предъявленная топливной компанией
	Принята сумма НДС к возмещению

При приобретении топлива с помощью талонов для организации проблематичным является возмещение уплаченного налога на добавленную стоимость. Для возмещения НДС необходимо, чтобы стоимость выбранного топлива и сумма налога были подтверждены счет-фактурой, как правило, раз в месяц.

Талоны, в которых указывается только количество ГСМ, учитываются как бланки строгой отчетности на счете 006 (таблица 2.3).

Таблица 2.3 - Учет операций по использованию «литровых» талонов

№ п/п	Содержание фактов хозяйственной жизни	Корреспонденция счетов
Дебет	Кредит
	Произведена оплата талонов на топливо
	Получены талоны организацией
	Выданы талоны водителям
	Отражена стоимость заправленного в баки транспортных средств топлива	10-3-2
	Отражена сумма НДС, предъявленная топливной компанией
	Принята сумма НДС к возмещению

 

Способы приобретения топлива за наличный расчет и безналичный расчет с применением талонов в настоящее время вытесняются системой основанной на применении топливных микропроцессорных пластиковых карт. Эмитентами пластиковых карт могут быть нефтеперерабатывающие, нефтеснабжающие организации, владельцы сети АЗС, кредитные организации. Держателями пластиковых карт в основном являются юридические лица, которые заинтересованы в обширной информации с целью контроля за водителями своих транспортных средств: по какой карте, какое топливо, какой марки топливо заправлено, по какой цене, на какую сумму и т.д.

Безналичная система расчетов и обеспечения топливом с использованием топливных микропроцессорных карт, позволяет организации иметь множество преимуществ:

1) полное исключение использования наличных денежных средств, которое приводит к улучшению документооборота и контроля средств, повышению уровня безопасности водителей;

2) гарантия круглосуточной заправки автомобиля;

3) одна карта позволяет заправляться различными видами топлива (до 3-х видов). Наиболее востребованными являются бензин, дизельное топливо, газ пропан;

4) получение счета-фактуры и возможность возмещения оплаченного НДС;

5) установление литрового эквивалента приобретенного топлива, который не зависит от последующего изменения цен на топливо в пределах предварительно зачисленного аванса;

6) исключение информации об объемах зачисленных денежных средств и их остатках на самой пластиковой карте и другие.

При отпуске ГСМ по пластиковым картам работники АЗС выдают водителю документ, подтверждающий оплату топлива (слип, терминальный чек, квитанцию банкоматов), который должен быть сдан водителем в бухгалтерию. Слипы и квитанции фиксируют только факт совершения операции с использованием пластиковой карты.

При учете операций по пластиковым картам, будут произведены следующие записи (таблица 2.4).

Таблица 2.4 - Учет операций по использованию пластиковых карт

№ п/п	Содержание фактов хозяйственной жизни	Корреспонденция счетов
Дебет	Кредит
	Принята к учету топливная пластиковая карта	10-6
	Отражена сумма НДС по приобретенной топливной карте
	Отражена стоимость полученного топлива на основании отчетов специализированной организации и водителей	10-3-2
	Отражена сумма НДС со стоимости выбранного организацией топлива
	Принята к возмещению сумма НДС по приобретенным топливным картам и топливу
	Стоимость топливной карты включена в фактическую стоимость приобретенного топлива	10-3-2	10-6

 

На счете 10 «Материалы», субсчет 6 «Прочие материалы» отражается фактическая сумма затрат на приобретение пластиковой карты, которая в последующем включается в фактическую стоимость приобретенного топлива.

Система расчетов пластиковыми картами осуществляется через прессинговый центр, который собирает информацию с карточных терминалов, расположенных на автозаправочных станциях. В конце месяца специализированная организация предоставляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи топлива с указанием его объема и стоимости, а также отчет (реестр) операций по карте. Объем выбранного топлива по отчету должен совпадать с объемами в соответствии с документами, сданными водителями.

Для отражения операций по использованию денежных средств, зачисленных на специальные карточные счета, организации используют счет 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Специальный карточный счет». Операции по движению денежных средств на счете подтверждаются выпиской банка. В зависимости от вида валюты зачисленные на карточный счет средства отражаются записью:

Дебет сч. 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Специальный карточный счет»

Кредит сч. 51 «Расчетные счета» или сч. 52 «Валютные счета».

Сумма вознаграждения кредитной организации оформляются записью:

Дебет сч 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 – «Прочие расходы»

Кредит сч - 51 «Расчетные счета».

 

Средства, списанные с карточного счета, отражаются бухгалтерской проводкой:

Дебет сч.60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Кредит сч. 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Специальный карточный счет».

 

Приобретенное любым способом топливо используется для обеспечения работы автотранспорта. Основанием для списания израсходованного топлива являются путевые листы, в которых имеется информация о количестве выполненных километров пробега, перевезенного груза и израсходованного топлива.

Из предусмотренных законодательством методов (способов) для оценки израсходованного топлива может быть использован один из разрешенных способов оценки, предусмотренный в учетной политике организации:

1) способ оценки по средней себестоимости;

2) способ ФИФО (по себестоимости первых по времени приобретения).

Для определения количества израсходованного топлива к списанию может приниматься один из двух вариантов: