Назначение экранных форм при работе в базах данных. Объекты экранных форм, их главные свойства в Microsoft Office Access

Экранные формы позволяют организовать наглядную и удобную работу с базой данных, состоящей из нескольких связанных таблиц. В этом случае на одной форме можно организовать работу с главной и подчиненными таблицами, выбор данных из таблиц-справочников с использованием раскрывающихся списков, режимы поиска и отбора информации, печати необходимых отчетов на принтере и пр.

В системе Access 2007, как и в предыдущих версиях этой системы, имеется Мастер разработки экранных форм, который позволяет легко создавать формы нескольких видов (простые для работы с данными одной таблицы, более сложные для работы с несколькими таблицами с использованием подчиненных форм). Полученные формы далее, как правило, приходится дополнять и модифицировать в Конструкторе экранных форм для реализации всех необходимых условий работы с данными.Новый режим работы с формами – Макет, в котором одновременно с просмотром данных базы можно модифицировать ее внешний вид и добавлять поля данных. Кроме Мастера форм для создания формы можно использовать другие варианты: Несколько элементов (одновременно несколько записей на форме в виде таблицы), Разделенная форма (верхняя часть – одна запись, нижняя – таблица записей) и Форма. Для формы и всех ее элементов можно открыть Окно свойств, щелкнув правой кнопкой мыши на любом объекте и выбрав в контекстном меню слово Свойства. Все свойства в окне разбиты на группы: Макет – расположение, шрифт, цвет и прочее, связанное с внешним видом объекта; Данные – важнейшее свойство в этом разделе – Источник записей или Данные (для поля) – для объектов, связанных с редактированием каких-либо данных (связанные объекты – поля, списки…); События – макросы, выражения и программы, выполняющиеся для объекта при наступлении определенных событий (Загрузка, Открытие, До обновления, После обновления и пр.); Другие – прочие свойства. На экранной форме присутствуют элементы управления (объекты) следующих типов: Надпись – текст на форме, обычно не изменяющийся. Главные свойства этого объекта присутствуют на вкладке Макет окна свойств (рисунок 3.64). Поле – объект для редактирования данных, связанный с полем таблицы базы данных или с переменной. Главное свойство этого объекта – Данные на странице Данные окна свойств, которое показывает, с какими данными связан этот объект формы. Контекстное меню объектов типа Поле имеет достаточно большое количество команд. Подчиненная форма – вложенная форма для дочерней таблицы данных, связанной с главной таблицей, на которой могут присутствовать такие же элементы, как и на основной форме. Кроме того, на форме могут присутствовать и другие объекты, которые можно добавлять, используя группу кнопок Э лементы управления контекстнойвкладки Конструктор: Группа переключателей, Переключатель, Кнопка, Выключатель – кнопки и группы кнопок разного вида, связанные с выполнением определенных процедур. При выборе объекта Кнопка запускается Мастер, который предложит для выбора набор стандартных кнопок перехода по записям таблицы, обработки записей (восстановить, дублировать, печатать и пр.), работы с формой, с отчетами (печатать, просмотреть, отправить в файл или по почте), работы с приложениями и разное. Кнопки можно создать с помощью мастера, при этом программный код, связанный с их действием, уже будет присутствовать. Флажок – поле, связанное обычно с полем таблицы логического типа, в котором стоит галочка или нет. Поле со списком – сложный элемент, предоставляющий возможность показывать данные справочных таблиц, списков или массивов и заносить выбранные значения в поле другой таблицы. Список – список данныхдля выбора одного из значений. Свободная рамка объекта – любой объект Windows -приложений, редактирование которого будет возможно вызовом соответствующего приложения. Присоединенная рамка объекта – для работы с полями таблиц типа поле объекта OLE. Набор вкладок – многостраничная форма.

57. Назначение и возможности отчётов в Microsoft Office Access. Зоны отчёта. Объекты отчёта. Группировка данных.

Для разработки отчетов, отражающих информацию базы данных в печатных документах, в системе Access можно Мастер отчетов и Конструктор отчетов. Отчеты могут быть созданы на основе всей информации, присутствующей в таблицах базы, но чаще для отчетов необходимо отобрать нужную информацию из базы с использованием SQL запроса и на основе его создать отчет. Важным свойством отчетов является возможность группировки данных и получения итоговых данных для групп и всего отчета.

В полученном отчете присутствуют объекты 3-х видов – Поле, которое в отчете может показывать данные поля таблицы базы, значение переменной или выражения, Надпись – любой текст в отчете и Прямоугольник – элемент оформления.

В Конструкторе отчет разбит на отдельные зоны, информация которых может присутствовать в отчете один раз (Заголовок отчета и Примечание отчета), в начале каждой страницы (Верхний колонтитул) или в конце каждой страницы (Нижний колонтитул), в начале каждой группы (Заголовок группы, групп может быть много) и в конце каждой группы (Примечание группы) и для каждой записи главной таблицы отчета (Область данных).Зоны Примечания… более правильно было бы назвать Итоги…, т. к. здесь можно разместить поля общих итогов (сумма, среднее и пр.) для группы или всего отчета.

Полученный отчет можно просмотреть на экране, отправить на принтер (например, с использованием соответствующих кнопок на стандартной панели инструментов) или в файл rtf -формата.

Для использования в отчете данных справочных таблиц следует выбрать команду Добавить существующие поля на вкладке Конструктор (см. рисунок 3.80), на нижней рамке окна Список по лей нажать на ссылку Показать все таблицы, после чего перетащить поля NAME_F, NAME_S и NAME_P в соответствующие зоны отчета. В результате изменится Источник записей Отчета, что можно увидеть в Окне свойств (рисунок 3.81). При нажатии на кнопку … в строке Источник записей открывается окно построителя запросов, которое после добавления нужных полей имеет вид, показанный на рисунок 3.82.

Кроме того, необходимо задать наличие Примечаний для всех групп, в зону примечаний поместить вычисляемые поля, которые будут показывать средние оценки для студента, группы, факультета и для всего отчета. Для этого на вкладке Конструктор группы Инструменты конструктора форм следует в группе команд Группировка и итоги выбрать кнопку Группировка и сортировка, после чегов нижней части окна Access откроется панель Группировка, сортировка и итоги (см. рисунок 3.83).