Раздел 9 Деловые приемы и особенности их проведения. Этикет застолья. Нормы делового этикета на презентациях, выставках, ярмарках

Деловые приемы и особенности их проведения. Общение в деловых кругах не ограничивается только переговорами в служебной обстановке. Деловое общение часто проводится на деловых приемах, в сочетании с застольем. Неформальная обстановка позволяет человеку несколько расслабиться, завязать важные знакомства. Люди могут лучше узнать друг друга, установить дополнительные общие интересы. Подобное неформальное общение позволяет при официальном общении, например, при подписании контракта, находить компромиссные решения.

Деловые приемы можно условно подразделить на официальные приемы и неофициальные. Официальные приемы устраивают главы государств, консульства. Также это пребывание официальных лиц с визитом, либо иностранных делегаций, открытие выставок и прочее. Неофициальные деловые приемы это все остальные. Официальные приемы проводятся с соблюдением всех законов дипломатического этикета и общих этических норм.

В последние годы появилось множество новых форм встречи гостей, которые мало практиковались в нашей жизни. Но расширение политических, экономических и культурных связей с зарубежными странами, создание совместных предприятий, частных фирм и компаний способствуют деловой активности и общению людей. Одной из форм общения принято считать деловые и торжественные приемы, которые особенно распространены в дипломатии.

Традиции приемов своими корнями уходят в глубь истории. Гостеприимство до сих пор остается показателем чести и достоинства народа. Многие страны бережно хранят традиции приема гостей как символы миролюбия и добрососедства. На прием приглашаются чаще официальные лица, государственные и политические деятели, представители той или иной фирмы. Приемы организуются с целью решения важных вопросов: открытия предприятия, юбилея, подписания соглашения и т. д. О подобных приемах заранее договариваются письменно или по телефону, оговаривая время и количество приглашенных.

Организатор приема встречает прибывших у входа, не выходя из помещения, и приветствует каждого из них. Руководитель прибывших (глава делегации) представляет каждого. Форма ответного приветствия — наклон головы. Затем начинаются переговоры.

В качестве угощенья на столе до прихода гостей ставят минеральную воду, прохладительные напитки. На столе обязательны приборы для открывания бутылок (лучше поставить бутылки с винтовыми пробками, но небольшого объема: 0,33 или 0,5 литра), сигареты, зажигалки и пепельницы. Иногда на столе для переговоров оказываются кофе, чай, коньяк, которые подают по сигналу организатора приема. Деловые приемы продолжаются не более часа.

Торжественные приемы могут быть официальными и обычными. На официальных присутствуют главы государств и правительств, дипломатических представительств и иные официальные лица. Поводом являются национальные праздники, юбилейные даты, конгрессы, конференции, переговоры с подписанием договоров, торговые соглашения и т. д.

Неофициальные приемы устраивают по поводу семейных торжеств, товарищеских встреч, праздников и знаменательных событий. Приемы с участием иностранных представителей называют дипломатическими.

Дипломатический протокол подразделяет приемы на дневные и вечерние, с рассадкой за столом и без рассадки.

К дневным приемам относятся: «Бокал шампанского», «Бокал вина», «Завтраки».

«Бокал шампанского» организуется по поводу годовщины национального праздника, юбилея организации, открытия выставки или фестиваля, симпозиума или конференции, отъезда посла. Прием, как правило, начинается в 12.00 часов и продолжается около часа. Помимо шампанского гостям могу быть поданы и другие напитки (вино, соки, минеральная вода). Напитки и закуски разносят официанты. Основными закусками являются поджаренные орешки, небольшие пирожные. Аналогичным является прием типа «Бокал вина». На приеме подают различные вина. Из закусок — канапе, тарталетки, фрукты.

Прием «Завтрак» устраивается между 12.00 и 15.00 часами и продолжается час-полтора. Из них примерно час за столом и полчаса за чаем или кофе. На завтрак подаются одна-две холодные закуски, одно рыбное или мясное блюдо и десерт. Минеральная вода, соки подаются во время всего завтрака, но правильнее в самом его начале. Не исключается и подача одного первого блюда или горячей закуски. В ходе завтрака подают сухие вина и шампанское. Гости приходят в повседневной одежде, если форма не указывается в официальном приглашении.

Вечерние приемы бывают нескольких типов. «Коктейль» начинается между 17.00 и 18.00 часами и продолжается около двух часов. Во время приема разносят напитки и закуски, горячие блюда.

Иногда устраивают буфет, где желающим предлагают разнообразные напитки.

«Фуршетные» приемы проводят в те же часы, что и «Коктейли». Они отличаются от всех приемов тем, что проходят вокруг буфетного стола, гости обслуживают себя сами и едят стоя. Односторонние и двусторонние столы (свободный подход с одной или с двух сторон) накрывают скатертью так, чтобы ее края находились от пола на высоте 5 — 10 см. Фуршетный стол несколько выше обычного, но можно использовать и обычные ресторанные столы, составленные в одну линию длиной не более 10 метров. На каждого гостя должно приходиться 25 — 30 см длины стола.

Фуршетный стол устанавливается в наиболее удобном и хорошо освещенном месте зала. В процессе организации банкета-фуршета необходимо учитывать: нельзя устанавливать столы в непосредственной близости от источников тепла, а также под прямыми лучами солнца, поскольку все кулинарно-гастрономические и эстетические достоинства блюд потеряют свою привлекательность. В зале могут быть установлены маленькие столики с табачными изделиями и пепельницами. Такие же столы устанавливают для сбора использованной гостями посуды. Если следовать строгим правилам этикета, то при установке столов следует принимать во внимание даже рисунок паркета, размещение колонн в зале, отделку стен и потолков.

Посуда и столовые приборы для фуршетного стола выставляются больше чем для обычного, поскольку гости могут использовать несколько тарелок и приборов. Так как гости едят стоя, то большие тарелки не ставят и ножей используют в два-три раза меньше. Едят только вилками, нож используют только для порционирования: все блюда приготовлены мелкими порциями, что облегчает их употребление только с помощью вилки. Вместо приборов могут использоваться пластмассовые шпажки и шпильки.

Все блюда расставляются на фуршетном столе не ранее чем за тридцать минут до прихода гостей. Мороженое и кофе подают в их присутствии. На первую линию стола ставят канапе, на вторую — блюда из яиц и салаты, на третью — мясные блюда, на четвертую — тушки целиком и на пятую — десерты. Этот порядок сохраняется и для двустороннего стола. Около мясных блюд ставят специи и соусники с ложкой для соусов. Закуски для аперитивов ставят рядом с ними. Аперитив могут подавать с подносов вместе с канапе. На каждое блюдо кладут приборы для раскладки ручкой к гостям. Горячие закуски на фуршет-банкете подают в обнос после того, как съедена большая часть холодных блюд и закусок. Эти особенности сервировки и обслуживания фуршетного стола относятся к классическому стилю, когда гости едят и пьют стоя. Если же гости сидят за столиками или общими столами, то они обслуживаются официантами, которые подают им напитки и закуски с фуршетных столов. Кстати, современная форма фуршетного стола предусматривает комбинированное обслуживание гостей. В этом случае выставляются специальные столы с экзотическими деликатесами, например, с художественно оформленными омарами, лангустами, дичью, зажаренной целиком.

Нередко банкет-фуршет оформляют в оригинальном стиле и выставляют, например, «крестьянскую телегу», на которой ставят молочные продукты и блюда из мяса: зажаренного целиком поросенка, копченую курицу и жареных цыплят, а также сыр, колбасу, ветчину, свежие фрукты. Такие продуктовые «натюрморты» придают приему особый национальный колорит.

Прием «коктейль» относится к категории «Фуршетных» приемов. Продолжительность приема не превышает 2 часов. Для того, чтобы подчеркнуть особую торжественность, к его концу подается шампанское. Прием проходит в непринужденной обстановке без твердо установленных правил: гости приходят и уходят в любое время. Буфет-бар устанавливают на фуршетном столе. Ставят десертные тарелки, приборы, ассортимент рюмок для коктейля, рюмки для аперитивов и вин, фужеры и стаканы для воды. Шейкеры для приготовления коктейлей ставят с внутренней стороны стола, они предназначаются для обслуживающего персонала (официанты, бармены). На первую линию стола ставят канапе, на вторую — пирожные, на третью — фрукты. На каждое блюдо кладут приборы для раскладки. Официанты помогают гостям открывать бутылки с водой, подают коктейли и десерты, колотый лед, соломинки. Специалист по коктейлям готовит их по заказам гостей из выбранных в буфете аперитивных напитков. Горячие напитки предлагают с подносов.

Прием «Обед» считается наиболее почетным видом приема. В официальной дипломатической практике он начинается в 20.00 часов, но может начинаться и в более раннее время. Меню обеда составляется с учетом национальных традиций и, как правило, включает две-три закуски, горячие мясные и рыбные блюда, десерт. Продолжительность обеда — 2 — 3 часа. После обеда за столом гости переходят в гостиные для беседы, здесь подают кофе, чай, минеральную воду, прохладительные и тонизирующие напитки. С кофе можно подать ликер и коньяк. Нередко обед предполагает специальную форму одежды (смокинг или фрак — для мужчин и вечернее платье — для женщин).

Прием «Ужин» начинается в 21.00 час и даже позднее. Он мало чем отличается от «Обеда» по сервировке и этикету. В дипломатической практике в знак особого уважения к гостю устраивают подряд два приема: после «Обеда» проводится прием «Коктейль» или «А ля фуршет».

«Обед-буфет» предполагает свободную рассадку за небольшими столами на четыре — шесть человек, которые расставлены компактной группой. Схема расстановки столов предполагает главный стол с почетными гостями и хозяином — организатором приема. На приеме «Обед-буфет» накрывается фуршетный или буфетный стол с закусками и блюдами, буфет с напитками. Гости сами набирают себе закуски, выбирают напитки и садятся за свободные столики по интересам. Такого рода приемы организуются для творческой интеллигенции, после презентаций, открытия выставок, просмотров фильма, завершения симпозиумов и научных конференций. Организаторам приемов следует учитывать известное обстоятельство, что трапеза за общим столом способствует официальному объединению, поскольку организация такого застолья предполагает «административный» (симпоарх, тамада, распорядитель застолья), ранговый стиль общения, а приемы фуршетного типа более индивидуальны и демократичны: они предоставляют участникам свободу общения. К таким приемам относится и «Обед-буфет».

К вечерним приемам относится также «Чай», который устраивают между 16.00 и 18.00 часами, как правило, для женщин. В дипломатической практике такие приемы организует жена посла или министра иностранных дел, приглашая на них жен иностранных послов, министров или иных официальных лиц. Такими правами пользуются супруги президентов и премьер-министров, находясь вместе с мужем с официальными визитами за рубежом. Приемы типа «Чай» вполне могут организовать и жены деловых людей, которые участвуют в заключении контрактов.

Прием «Чай» характеризуется непринужденной обстановкой. Его можно организовать по поводу семейных торжеств и праздничных дат. Традиционный классический стол для чая имеет овальную или круглую форму, но можно использовать и обычные прямоугольные столы. Чайный стол покрывают цветной скатертью мягких неярких тонов. Скатерть может быть с рисунком, вышивкой, бахромой, кружевом. В меню можно включить сладкие блюда, подать сливки, мед, варенье. Холодные закуски подавать не принято, но можно подать бутерброды, домашнюю выпечку, блины.

По старинному русскому обычаю в меню следует включать коврижки и пряники, баранки и калачи. На приеме соблюдают определенную последовательность в подаче блюд: вначале сладкие блюда (желе, муссы, самбуки, суфле, сливки, кремы), затем кондитерские изделия и, наконец, фрукты, орехи, конфеты.

Сервировка чайного стола зависит от меню. Каждому гостю устанавливают десертную тарелку, приборы; фруктовый нож кладут за тарелкой, а полотняную салфетку сверху на нее. Вазы с фруктами, вареньем, медом, печеньем, торт и пирожные, орехи ставят на середину стола. Это допустимо сделать в начале приема. На стол подаются щипцы для сахара, лопатки для торта и пирожных, десертные ложки, розетки для варенья.

Чай подают в чайниках (заварочном и доливном) или из самовара. Весьма экзотичен чай из настоящего тульского самовара, с дымком. Его вполне можно организовать на даче или в пригородном доме. Такая экзотика, несомненно, придется по вкусу вашим гостям. Перед подачей чая использованную посуду и приборы убирают, подают сливки, молоко, лимон. Чай должна наливать хозяйка, особенно самым почетным гостям.

Прием «Чай» может быть организован по принципу «Фуршетного» стола. В этом случае на стол ставят рюмки для коньяка и ликера, чашки для чая. В середине стола — стопками десертные тарелки. Справа от них — десертные ножи, слева — ложки. Между приборами ставят салфетницы с бумажными салфетками. В переднем углу стола ставят самовар или электрические чайники для согревания воды. Чашки для горячих напитков ставят донышком вверх в одну или две линии по порядку их использования: справа — чашки для чая, слева — для растворимого кофе. Перед ними ставят сахарницы, кладут щипчики для сахара или чайные ложечки, ставят тарелочки с пакетиками чая, тонкими ломтиками лимона и растворимый кофе.

За полчаса до прихода гостей на стол выставляют напитки. Коньяк, ликер, аперитивы за соответствующими рюмками, а безалкогольные напитки за бокалами и стаканами. Блюда и напитки ставят справа и слева от тарелок по порядку их использования. На каждое блюдо кладут приборы для раскладки.

«Шведский стол», как правило, предлагается туристам, студентам или тем, кто находится в командировке и проживает в гостинице. Варианты сервировки шведского стола достаточно разнообразны и определяются уровнем приема. Все преимущество подобной формы приема заключается в быстроте обслуживания. Для организации шведского стола выделяется отдельный зал. Ассортимент определяется временем приема пищи (завтрак, обед, ужин) и включает разнообразные блюда. В зале может быть организована продажа напитков и табачных изделий за наличный расчет. Шведский стол сервируют так же, как и фуршетный. В последнее время для организации шведского стола используют специальное торгово-технологическое оборудование: прилавки-холодильники, тележки с различными устройствами и т. п. Гости выбирают и порционируют пищу самостоятельно. Как правило, стоимость выбранных блюд включается в стоимость туристической путевки или проживания в гостинице.

Банкетные формы приема (обед-банкет, завтрак, ужин или банкет-фуршет) относятся к наиболее торжественным. В некоторых странах свадебный банкет не считается официальным, но в подавляющем большинстве торжественное застолье именуется банкетом. А в Древней Руси оно называлось пиром. Приглашения на банкетное застолье рассылаются гостям заранее. В них указывается, по какому поводу состоится застолье, где и в какое время. В пригласительном билете на специальной схеме рассадки может быть помечено место за столом, а также указана форма одежды для мужчин и женщин. Если банкет платный или устраивается с благотворительной целью, в приглашении указывается стоимость взноса, которая взимается при входе.

Банкетный стол сервируется с особой торжественностью. Полная сервировка на одну персону включает 20 наименований посуды и приборов. Перед десертом проводят полную пересервировку. Понятно, что подготовка праздничного стола требует знаний и мастерства. Начинать подготовку следует с меню. При этом надо хотя бы приблизительно определить необходимое количество пищи в расчете на одного гостя. Так, обычный обед содержит примерно 500 г супа, 400 — 450 г второго блюда и 250 г десерта, но при достаточном количестве закусок (три и более) объемы порций нужно уменьшить почти вдвое. Заметное место в праздничном меню отводится холодным закускам — это традиция русской кухни. В то же время небольшие порции супа или бульона вполне уместны. Главным же блюдом банкетного стола считается жареное или тушеное мясо. Вторых горячих блюд может быть не сколько, но, по современным требованиям, не более трех. Завершают банкетный стол десертные блюда, чашка кофе или чая.

Для проведения банкетов необходимо иметь два смежных зала: один — для приема и сбора гостей, называемый аванзалом, другой — для проведения банкета. В первом зале ставят кресла, круглый, накрытый скатертью столик, на который кладут сигареты (в сигаретницах или в пачках), сигары в коробках, ножницы для обрезания сигар, спички или зажигалки, пепельницы. Помещение украшают цветами.

Для ознакомления гостей с их местами в аванзале ставят макет или схему банкетного стола, на которых размещают карточки с указанием фамилий, имен и отчеств каждого гостя. В центре стола располагают стрелку, показывающую направление размещения за столом. Если банкет проводится одновременно в нескольких залах, то информация о порядке проведения и размещения доводится до всех гостей с помощью стенда, расположенного на видном месте, на котором вывешивается список всех гостей с указанием номеров зала и места. В аванзале гостям предлагают аперитивы.

На банкетах высокого ранга карточка-меню предлагается каждому участнику. В меню содержится перечень всех закусок, блюд и напитков. Для иностранных гостей текст карточки переводится на их родной или английский язык. Меню печатается типографским способом на хорошей бумаге размером 12 х 20 см. Карточка-меню размещается за пирожковой тарелкой гостя.

На банкетном столе могут быть установлены именные (кувертные) карточки с полным указанием фамилии и инициалов участника. Следует иметь в виду, что все карточки не только информируют, но и украшают стол.

Национальные флажки устанавливаются в середине стола, если на банкет приглашены иностранцы из двух-трех стран. Если иностранных гостей больше, то флажки ставят рядом с кувертной карточкой перед каждым из них.

Обслуживание официальных лиц на банкете осуществляется в порядке их званий (воинских, должностных и т. п.).

По окончании банкета все гости покидают зал одновременно, следуя правилам старшинства. При этом все официанты, обслуживающие банкет, выстраиваются около выхода во главе с метрдотелем и провожают их.

Что должен знать каждый приглашенный на банкетный прием?

— Не опаздывать, а явиться за 5 — 10 минут. Чем выше ранг, тем раньше следует приходить — за 10 — 15 минут до назначенного часа.

— При входе в аванзал приветствовать принимающего наклоном головы, а при протягивании им руки — и рукопожатием.

— Не следует задерживаться возле принимающего гостей и отвлекать его вопросами или разговором.

— Отойдя от принимающего, поприветствовать всех пришедших гостей наклоном головы.

— Если вы поприветствовали всех, то можете подойти к своему знакомому и завязать с ним беседу.

— Изучите макет банкетного стола, найдите свое место, запомните, кто будет сидеть справа и слева от вас.

— Если справа от вас будет сидеть незнакомая женщина, попросите знакомого представить ей вас. Если вашим соседом будет мужчина, то допускается познакомиться с ним без посредников.

— После приглашения к столу вы предлагаете даме правую руку и ведете ее в банкетный зал вслед за организатором приема и почетными гостями. Если ваш статус выше, то вы идете впереди многих, но после главного гостя.

В последние годы появилось множество модных приемов. А вот некогда популярный прием типа «Жур фикс» встречается все реже. Этот прием организуется женщиной, например, супругой посла или министра иностранных дел, наконец, любой знатной особой, которая назначает на весь сезон один день и час недели, когда она ожидает гостей. В начале осенне-зимнего сезона гостям рассылается приглашение, действительное на весь период. Этот вид приема иногда называют «средами», «пятницами» и т. п. По форме проведения и содержания этот прием такой же, что и «Чай».

В современной жизни существуют разнообразные виды приемов: музыкальные, литературные и танцевальные вечера, пикники и барбекю. Каждый из них по-своему интересен и может быть взят на вооружение. Остановимся на некоторых из них.

Прием «Единственное блюдо» становится сейчас весьма модным. Можно приглашать гостей на блины, на солянку, на шашлыки, на пельмени или любое другое блюдо, которое хорошо получается у хозяйки. В таком случае подается только это единственное блюдо. Могут быть закуски, десерт, но блюдо остается «гвоздем программы». Такой прием не доставляет больших хлопот и обычно всех устраивает.

«Рюмочка» является классическим угощением случайного гостя во многих странах. В таком случае подается рюмка коньяка, вермута, вина. Закуской могут служить орешки или печенье. После первой рюмки можно предложить еще, но помните, что прием «Рюмка» не должен превратиться в «бутылку».

«Холостяцкий ужин» может быть организован не только холостяком, но и семьей, где молодая хозяйка еще не очень умеет готовить. Здесь достаточно холодного буфета или одного горячего блюда: жареная колбаса, сардельки в соусе и т. п.

Принимая гостей, следует помнить, что хозяйка не должна все время находиться на кухне, а гости не должны вести длинных разговоров по телефону. Хозяева не обязаны пить наравне с гостями, а наоборот, поддерживать тех, кто пьет мало: хозяин никогда не доливает в рюмку, в которой остается спиртное.

Разбираться в тонкостях этикета при встрече иностранных гостей — непременное условие успеха современного делового человека. Если у вас налажены рабочие контакты с иностранцами, то вы обязательно ведете международные переговоры и встречаете делегации, поэтому очень важно знать и соблюдать правила зарубежного этикета.

Деловые трапезы с иностранными партнерами, как правило, устраивают в ресторанах. В стране классического этикета — Англии — господствует правило: «Соблюдай формальности!». Одежда деловых людей также строгая. Все разговоры о работе заканчиваются вместе с рабочим днем. Поэтому говорить с англичанами о делах за ужином считается дурным тоном. Никогда не начинайте говорить о делах, пока не заказаны блюда, если, конечно, кто-то из ваших партнеров не заговорит первым.

Все дела у англичан лучше решать за чаем. О чайном ритуале англичан пишет Джен Ягер в своей книге «Деловой этикет». Британцы придают чаепитию большое значение и начинают его с выбора сорта чая. Когда чай будет подан, ему дают настояться несколько минут. Затем наливают в чашки через ситечко. Чаинки из ситечка вытряхивают в специальную мисочку. Если чай слишком крепкий, его разбавляют горячей водой. Чай пьют черным или с молоком, но не со сливками. К чаю подают сэндвичи, которые берут руками. После чая предлагают «скон» — маленький сладкий хлебец с изюмом. «Скон» разрезается пополам и намазывается маслом или джемом, но только на том участке, который собираетесь откусить. Весь «скон» намазывать нельзя. Чаепитие может закончиться рюмочкой шерри (хереса), которой отмечают состоявшееся знакомство.

Встречаясь с иностранцами, помните, что точность — вежливость королей. В странах западной цивилизации это качество высоко ценится, а на Востоке является эталоном учтивости. Вот в Африке назначенные сроки могут растягиваться до нескольких суток: там иное ощущение времени. В Латинской Америке популярное выражение «manjana» означает, что все дела и проблемы можно отложить на завтра.

От нашего поведения очень часто зависит и само пребывание в другой стране. Дурные манеры не способствуют ему. Так, один американский чиновник был выслан из Китая в течение трех часов за то, что ущипнул официантку, а китаянка подобного обхождения никогда терпеть не станет.

Самое главное для зарубежного турне — научиться делать четыре основные вещи: правильно произносить имена людей, правильно есть, одеваться и разговаривать. Знания правил этикета и местных обычаев облегчают дело.

В Австралии все говорят по-английски независимо от национальности. Деловые трапезы устраивают в ресторанах, а не в частных домах. Принято обмениваться подарками и сувенирами. Австралийцы просты и дружелюбны, любят, когда собеседник выслушивает их до конца.

Жизнь в Германии более чопорна, чем в Австралии или США. При знакомстве немцы называют титулы, ставшие составной частью фамилии. Правда, титулы в устном общении употребляются редко. Но обязательно используются в служебной переписке, на визитных карточках. Застольный этикет отличается от американского тем, что немцы держат вилку постоянно в левой руке, а нож — в правой. Американец же нарезает пищу ножом и ест одной вилкой, которую держит в правой руке. Свободную левую руку кладет на колени. Немец никогда так не поступит! Поэтому, если вы хотите есть по-европейски, оба запястья ваших рук должны касаться края стола. В Германии ценят пунктуальных людей. Любят строгую одежду. Для деловых встреч чаще всего используют прием «Обед».

В Израиле открытость и прямота, по мнению очевидцев, являются визитной карточкой населения страны. Поражает простота общения. Космополитизм израильтян позволяет общаться на нескольких языках. Смешение культур и нравов ощущается во всем. Сплошь и рядом в меню ресторанов можно найти блюда ближневосточной и европейской кухни одновременно. Весьма популярны деловые беседы за едой. Это считается одной из форм деловой активности. Если вы пришли в гости на званый деловой ужин, то маленькие подарки для хозяйского ребенка или букет для хозяйки будут очень кстати.

В Италии рукопожатием обмениваются даже женщины. Обычай целовать женщинам руку сохраняется в неслужебном обиходе. Деловые итальянцы более консервативны, чем американцы, и не всегда рады говорить на английском языке. Все деловые приемы устраивают в ресторанах.

В Канаде говорят на французском и английском языках, но в Квебеке больше на французском. Канада страна достаточно церемонная, нежели США. Деловые приемы устраивают чаще в ресторанах, чем дома. На официальных обедах обязательно подают хотя бы одно сугубо канадское блюдо, например, арктического гольца или семгу. Канадцы очень болезненно реагируют на то, когда их называют американцами.

В Китае, как, впрочем, и на всем Востоке, терпение — самое главное. Посещая Китай впервые, не следует торопиться, лучше спокойно сидеть, наблюдать и ничего не предпринимать, пока не изучите основных правил поведения. Зато деловые встречи и увеселения здесь организуются на «широкую ногу» по типу банкета в несколько столов. Хозяин полностью распоряжается застольем: никто не начинает, есть и пить без его команды.

Во Франции широко практикуется обсуждение дел за едой. Деловой обед может длиться часа полтора-два, а ужин вместе с развлечениями может занять весь вечер.

О чем следует помнить, находясь за рубежом? В Японии не сидите, положив ногу на ногу: эта поза демонстрирует невнимательное отношение к собеседнику и оскорбительна для японца. Он промолчит, но сделает выводы. В странах арабского Востока ступни ног, обращенные в сторону другого человека, или большой палец, поднятый кверху, считаются проявлением непристойного поведения. На Ближнем Востоке и в странах Юго-Восточной Азии избегайте шумного, фамильярного поведения и не злоупотребляйте алкоголем.

В застолье советуем наблюдать за хозяевами и следовать их примеру. Обращаться со столовыми приборами, пожалуй, за исключением палочек, должен уметь каждый. Правда, в некоторых исламских странах едят и руками, вернее, одной правой: левая считается нечистой. Если вы коснулись ею пищи, даже нечаянно, то хозяин прикажет унести блюдо со стола. Сосуд с водой можно брать и левой рукой.

В Швеции почетный гость сидит слева от хозяйки (во всех других европейских странах — справа). В королевствах, прежде всего, на официальных приемах, первый бокал поднимают в честь коронованной особы.

Когда вам предлагают экзотические блюда, пробуйте на здоровье, если нравится, но, если они вызывают сомнение, то сошлитесь на запреты врачей или на религиозные причины.

Одно из назначений презентации - публичное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного - книги, кинофильма, организации, нового вида продукции. Поэтому роль презентаций в деятельности современной организации трудно переоценить. Принято считать, что задача ведущего презентации напоминает задачу адвоката: его цель - убедить людей понять и принять его точку зрения. Презентация является началом дальнейшего рассмотрения и обсуждения объекта. Если она терпит неудачу, то дальнейшего рассмотрения просто не будет, но если она успешна, то те, кому она адресована, захотят изучить объект презентации более детально.

Обычно презентация считается успешной, если она вызывает желание получить дополнительную информацию. Рассмотрим более подробно презентацию с точки зрения требований делового этикета.

1 Презентация организации (акционерного общества, общественного движения, и т.п.). Цель презентации - рекламирование организации, ее миссии, стратегии, целей (истинных или, увы, мнимых), создание благоприятной репутации в глазах присутствующих представителей СМИ и деловых кругов.

2 Презентация продукта (товара). Цель презентации - распространение информации о новой, выпускаемой впервые продукции, или о новом, впервые поступающем в продажу товаре, представление качеств (свойств) этой продукции (товара), условий выпуска и продажи, ознакомление при-сутствующих на презентации с особенностями транспортировки, хранения продукции (товара) и спецификой ее (его) применения.

3 Презентация проекта. Цель презентации - информирование деловых кругов, общественности, СМИ о новом проекте (программе), затрагивающем интересы различных групп населения. В перечень целей входит также формирование положительного отношения и заинтересованности у лиц, которые могут оказать материальную поддержку проекту. Этот вид презентации наиболее труден для устроителей, так как восприятие заинтересованных кругов может быть многозначным, противоречивым, взаимоисключающим.

4 Презентация объема выполненных работ. Цель - ознакомить достаточно узкий круг людей (например, акционеров) с результатами, объемами и стоимостью работ.

5 Презентация плана работ. Цель презентации - информирование круга лиц, имеющих прямое отношение к будущим работам, о том, что будет сделано в определенный период, описание будущих работ, сведения об исполнителях, предполагаемые результаты, средства, которые необходимо будет израсходовать.

Подготовка презентаций - сложный, многоканальный процесс, требующий участия различных специалистов, таких, как:

• протокольная группа, обеспечивающая полное соответствие требованиям современного делового протокола;

• дизайнеры, художники, архитекторы, оформители, аранжировщики, отвечающие за оформление помещения, где будет проходить презентация, за качество представляемых демонстрационных материалов, за дизайн экспозиции, ее расположение и т.п.;

• специалисты по деловой риторике, которые помогут составить наиболее результативные выступления тем, кто проводит презентацию;

• специалисты по деловым приемам, банкетам и пр.

Процесс подготовки презентации состоит из следующих этапов:

1 этап. Определение цели презентации.

2 этап. Составление списка и анализ состава приглашенных на презентацию.

3 этап. Разработка плана презентации.

4этап. Выбор метода представления продукта (услуги), проекта и пр.

5 этап. Подбор демонстрационных материалов.

6 этап. Подготовка выступлений.

7 этап. Подготовка к ответам на вопросы.

Рассмотрим перечисленные нами этапы более подробно. На первом этапе определяют словесную формулировку цели. Все методы презентаций, наглядно - иллюстративные материалы, основные и дополнительные выступления - должны проверяться с одной точки зрения: работает ли этот метод (фраза, плакат) на цель презентации? Это главный критерий оценки составляющих презентации.

Вторым этапом является составление списка приглашенных на презентацию. Первый вопрос, который надо решить: включать ли в число участников представителей средств массовой информации? Если да, то в каких именно газетах, журналах, телевизионных программах организация заинтересована. Если нет, то почему? Ведь если фирма (или ее подразделение) находится вне поля зрения СМИ, общественности и определенных деловых кругов, они все равно получат интересующую их информацию самостоятельно, но в этом случае велика вероятность того, что она будет деформирована, искажена.

Поэтому имеет смысл пригласить представителей СМИ, только надо серьезно подумать, какие именно СМИ лучше представят презентацию в печати, на радио и по телевидению.

Третий этап можно назвать определяющим суть процесса презентации. От того, какие выбраны методы показа и рассказа об объекте презентации, зависят место и время, состав приглашенных, дизайн помещения и т.п.

Обычно для «типовой» презентации используются следующие приемы и способы:

1 В объявлении о презентации и в тексте приглашений указывается главная цель презентации, например,

а) представление нового низкокалорийного продукта питания для определенных возрастных категорий населения;

б) представление нового вида организации учебного процесса – «дистанционное обучение». Надо уметь изложить главную цель презентации в одной фразе, это обеспечит лучшее ее запоминание.

2 Выступление и показ. Остановимся сначала на выступлении. Главная цель выступления - побуждение к действию. Основная задача выступающего - добиться того, чтобы приглашенные, не дожидаясь завершения презентации, «выстроились в очередь» за новым продуктом (услугой) или захотели бы поскорее внести свою фамилию в число спонсоров предложенного проекта.

Жестких, незыблемых правил и неукоснительно соблюдаемых рекомендаций для построения выступления нет. Все зависит от объекта презентации, от личностных особенностей выступающего, от времени, отведенного на выступление и на презентацию, от состава приглашенных. Однако некоторые советы, носящие общий характер, все-таки могут быть даны.

Любая презентация, рассчитанная на двадцать минут или на два часа, проводимая одним человеком или целой группой, требует ознакомления присутствующих с порядком ее проведения. Эта часть занимает совсем немного времени - пять-семь минут, но она очень важна, так как аудитория становится осведомленной с тем, что ее ожидает. Обычный порядок проведения этого организационного момента следующий:

• прежде всего, надо выразить благодарность присутствующим, за то, что они посетили это мероприятие, и выразить надежду, что оно будет для них интересным и полезным;

• далее необходимо назвать себя - должность, имя, фамилию и роль на презентации; если кто-либо еще принимает участие в рассказе и показе, следует их также представить;

• далее следует четко сформулировать цель презентации;

• после этого, следует изложить предлагаемый порядок презентации: какое время на нее отведено, где она будет проходить (в одном помещении или нет), будет ли перерыв в работе, когда и на сколько, есть ли развлекательная часть и т.п.

В заключение необходимо дать информацию об основном выступлении: сколько времени оно продлится, можно ли будет задавать вопросы в процессе выступления или на них будет отведено специальное время, будут ли использованы технические средства для иллюстрации речи и какие именно и т.п. После того как присутствующим станет ясно, как будет организована презентация, можно переходить непосредственно к основному выступлению.

Изложите одной фразой главную идею выступления, например: «Итак, мы представляем новый продукт питания». Можно «подать» идею с некоторой долей юмора - если вы уверены, что вас поймут правильно. Если такой уверенности нет - лучше не рисковать. Далее надо дать план будущей речи, т.е. сказать, о чем вы намерены говорить, например: «Мы познакомимся с особенностями производства этого нового продукта питания, с его основными свойствами, с его предполагаемой ценой, и, наконец, мы его просто попробуем». Пунктов плана не должно быть более трех-четырех, так как в противном случае восприятие не будет четким.

Презентационная речь должна быть построена именно в той последовательности, которую Вы ранее изложили. Недопустимы длинноты, речь предпочтительна энергичная, информативная, не без юмора, содержащая мотивацию к дальнейшему, более глубокому изучению предмета. Текст, имеющий основой только доверие аудитории к Вам, должен чередоваться с бесспорными цифрами и фактами.

При переходе от одного пункта плана к другому имеет смысл подвести итог - сжато, кратко, например, такой фразой: «Итак, мы рассмотрели основные свойства нового продукта. Это, во-первых, его белковое содержание, во-вторых, низкая калорийность, в-третьих, вполне доступная цена».

Содержание речи может иметь аспекты:

• анализирующие;

• информирующие;

• развлекательные;

• аргументирующие;

• убеждающие;

• склоняющие к сотрудничеству;

• доказывающие и т.п.

Тому, кто произносит презентационную речь, следует внимательно следить за реакцией слушателей - настроена ли аудитория благожелательно, воспринимает ли аргументы с одобрением, положительно, или, наоборот, отторгает доказательства, склонна возражать, не приемлет даже фактов. В этом случае полезно самому выступающему перехватить инициативу возражений, например, такой фразой: «Говоря о том, что цена доступна, я предвижу возражения. Давайте, однако, проведем сравнение стоимости ряда аналогичных продуктов с близким к нашему продукту содержанием, и мы увидим, что разница в цене сравнительно невелика, если иметь в виду относительно большую разницу в содержании».

Продолжительность выступления на презентации может быть различной - все зависит от характера представляемого объекта, целей и задач организации, проводящей презентацию, даже от помещения, которым организация располагает, и многих других факторов. Можно предложить такой точный, однако мало учитываемый критерий длительности речи: слушатели должны не изнемогать от ожидания, когда же она кончится, а, наоборот, сожалеть о том, что презентационное выступление так быстро завершилось.

В современной деловой практике продолжительность основного выступления на презентации колеблется от десяти минут до одного часа. Важно правильно распределить время выступления, учесть, что в среднем темп речи, удобный для произнесения и для восприятия - от 90 до 120 слов в минуту; отклонения бывают, но редко.

Кроме того, обычно основная речь не бывает единственной - ее дополняют речи специалистов организации, проводящей презентацию, длительность которых тоже может быть различной, в зависимости от потребности в той информации, в них представленной.

Сделать речь, основную или дополняющую, легко воспринимаемой, яркой, запоминающейся, побуждающей к вполне определенным действиям можно, следуя нижеприведенным рекомендациям:

• сопроводите речь цифрами: пусть их будет немного, но они должны быть впечатляющими;

• приведите 1-3 ярких примера. Это придает речи убедительность;

• пользуйтесь (но умеренно) таким методом достижения выразительности речи, как риторический вопрос. Это концентрирует внимание слушающих на предмете речи;

• используйте юмор для создания непринужденной атмосферы.

• предпочитайте простое построение фразы; устная речь отличается от письменной краткостью, простотой, отсутствием сложных фразеологических оборотов;

• удерживайте внимание слушающих, меняя интонацию, тон голоса, темп и ритм речи - но все это в пределах здравого смысла, не превращая выступление в клоунаду.

Заключительная часть - апофеоз выступления. Нельзя обойтись без заключения, и оно не должно быть скомкано. Надо упомянуть о том, что «настало время подвести итоги: переходим к завершению наших рассуждений (или нашего анализа и т.п.)». В заключительной части следует остановиться еще раз на тех основных, ведущих идеях, которые были высказаны ранее.

Последние фразы должны быть мажорными, пробуждать желание действовать. В заключении не следует высказывать новых идей, надо резюмировать лишь то, что уже говорилось.

В том случае, если в презентацию, кроме основного доклада (речи, сообщения), включены и дополняющие основную часть выступления, они должны быть тщательно подготовлены по тем же правилам. Присутствующим следует также объяснить, чем вызваны дополнительные выступления. В них могут рассматриваться отраслевая специфика или другие вопросы.

В презентации невозможно рассказать и показать все. Не стоит перегружать ее излишней информацией. Надо уметь ограничить себя в подборе данных, отбирая лишь те, которые заинтересуют всех приглашенных. Презентация не должна утомлять изобилием технических подробностей, от точных детальных характеристик стоит отказаться в пользу более общих (но не менее достоверных). Имеет смысл ориентироваться на заинтересованного, но среднего слушателя.

Выступления (основное и дополнительные) завершаются ответами на вопросы. Для этого надо предусмотреть время. Хотя и в процессе самого выступления вполне возможен прямой контакт выступающего со слушателями, т.е. он может, не теряя нити своей речи, быстро ответить на короткий вопрос (типа «где?», «когда?» и т.п.), отреагировать на ту или иную реплику, однако есть риск потерять контроль над речью, уйти в сторону от темы. Поэтому отдельное время для вопросов тоже должно быть отведено. Опытный выступающий, как правило, предвидит вопросы, их число и содержание. Но все же следует составить список наиболее вероятных вопросов и подготовиться к ответам на них. Вместе с тем могут возникнуть совершенно неожиданные вопросы.

Существует ряд правил для ответов на вопросы:

• предпочтительнее краткий ответ на вопрос;

• нельзя в ответе давать заведомо неверную информацию;

• эмоционально ответ должен быть доброжелательным.

Можно продемонстрировать свое дружелюбие таким, например, высказыванием: «Благодарю за прекрасный вопрос, он как нельзя лучше поможет познакомиться со следующей ситуацией (цифрами, доказательствами, аргументами, фактами и пр.)»;

• не следует слишком долго думать над ответом на вопрос. Если не можете сразу ответить, лучше сказать: «Я не готов сейчас ответить, позвольте выяснить некоторые детали, чтобы через некоторое время, в течение презентации, подготовить ответ на этот вопрос». Или: «Если этот вопрос интересует узкий круг лиц, прошу подойти к главному стенду через полчаса, я смогу подобрать данные для ответа на этот вопрос»;

• иногда задающий вопрос превращает его в выступление, пытаясь дать варианты ответов на него. Необходимо тактично прервать спрашивающего, оставив за собой контроль за процессом презентации, не позволять отобрать лидерство у выступающего;

• можно провести разграничение вопросов на те, ответы на которые интересуют всех, и те, которые интересны малому числу присутствующих. Последних можно попросить задержаться и ответить на их вопросы, когда остальные присутствующие покинут свои места;

• иногда у присутствующих на презентации нет вопросов.

Выступающий должен предусмотреть такую вероятность и подготовить 2-3 вопроса, которые он может задать, сам сопроводив их такой, например, фразой: «Полагаю, что уважаемую публику может интересовать такой вопрос». Возможно, это подвигнет аудиторию задать другие вопросы;

• очень осторожным следует быть с прессой. Некоторые работники средств массовой информации, к сожалению, имеют обыкновение искажать чьи-либо высказывания. В основном это делается для придания сенсационности журналистским сообщениям. Это не значит, что они питают личную неприязнь к Вам, они отнесутся подобным же образом к словам любого человека.

Вовсе не желая бросить тень на представителей этой профессии, тем не менее предостерегаем, что в некоторых случаях, могут возникнуть некоторые проблемы, подобные тем, которые упомянуты выше. При такой ситуации лучше ответить: «Нет, я этого не говорил, я сказал, что...» (и повторить уже сказанное. Можно добавить: «Прошу точно передать мои слова»).

Отдельно следует сказать об использовании наглядно иллюстративных материалов. Их применяют в процессе презентации в подавляющем большинстве случаев.

Текстовые наглядные материалы. Они помогают выступающему удержать внимание слушателей на определенных аргументах и фактах, а также демонстрируют логику выступления.

Распространенными ошибками являются размещение на плакате слишком большого объема текста, а также недостаточно крупный шрифт. Можно порекомендовать количество строк на листе - 5-6, количество слов в строке - примерно такое же. Материалы должны находиться достаточно высоко, что позволит присутствующим видеть текст даже с большого расстояния.

Не стоит использовать бумагу темного цвета, а буквы и цифры на ней - светлого. Черные буквы на белом фоне - вот идеальное, «непротивоестественное» сочетание цветов. Шрифт лучше выбрать простой - без завитушек, виньеток, необычного написание букв и т.п. Чтобы обратить внимание аудитории на отдельные слова, их можно выполнить более крупным шрифтом, но не в ущерб разборчивости текста.

Графические наглядные материалы. Они помогают в восприятии и запоминании. Обычно это графики, диаграммы, схемы, рисунки. Графическое изображение должно быть снабжено надписью, поясняющей его смысл. Не только допускается, но и приветствуются изображения, выполненные на одном листе в разном цвете, что облегчает сравнение, если рисунок содержит графическое изображение динамики различных явлений или процессов.

И текстовые, и графические наглядные пособия должны подчеркивать, а не затенять содержание выступления. Не должно содержаться противоречивых сведений в иллюстративных материалах. Следует помнить, что наглядный иллюстративный материал лишь дополняет выступление.

Современный уровень технического оснащения позволяет тексты и графики представить не только на традиционных бумажных носителях, но и с использованием механических средств, достижений химии, физики.

Средствами визуализации основных идей презентационного выступления являются:

- Тексты и графики (диаграммы и пр.).

- Доска (для мела или маркера).

Конечно, профессионально выполненная диаграмма, размещенная на заранее подготовленном листе, впечатляет, она аккуратна и безупречна с позиции точности чертежа. Но кривая (или прямая), которая появляется под рукой того, чье выступление слушает аудитория, производит не меньшее впечатление. Целесообразно сочетать и заранее подготовленные иллюстративные материалы и доску, где график появляется на глазах слушающих.

Проекторы - удобное техническое средство, хотя оно далеко не новое. К достоинствам его относится простота, как в использовании, так и в подготовке материалов для демонстрации. Кроме того, при его использовании отсутствуют излишние хлопоты с выключением и включением освещения.

Слайды. На слайдах могут быть изображены любые иллюстрации - схемы, таблицы, графики и пр. Хотя аппаратура для демонстрации слайдов более сложная и есть необходимость выключать освещение, однако, уровень профессионализма в проведении презентации в этом случае более высокий.

Другие технические средства - как правило, более дорогие: видеофильмы, компьютерные показы и т.д. Эти средства не только более дороги, но и требуют специальной подготовки, оформления, использования труда профессионалов. Средствами, которые сделают презентацию успешной, могут быть модели и макеты. Например, на презентации строительного проекта естественным будет использование макета застройки будущего микрорайона или макета отдельного здания; на презентации нового вида продукции можно продемонстрировать одну или несколько моделей рекламируемой продукции.

В заключение хотелось бы дать несколько советов впервые выступающему на презентации.

-Пусть внимание публики Вас не смущает; помните, что объект презентации интересует собравшихся гораздо больше, чем Ваша персона.

- Попытайтесь испытывать искреннюю симпатию к аудитории, и она ответит Вам тем же.

- Нельзя забывать первую фразу!

- Пусть Вас не пугает волнение перед презентацией. Даже те, кто провел не одну и не две презентации, волнуются, хотя и не слишком сильно. Просто они умеют держать себя в руках, и посторонним это волнение незаметно.

- Для выступающего должен быть обязательно приготовлен стакан воды, так как напряжение голосовых связок, волнение могут привести к тому, что выступающий закашляется, и это может вызвать его смущение. Глоток воды успокоит горло.

- Заставьте себя быть уверенным в успехе, и эта уверенность передастся аудитории.

- Подготовке текста и иллюстративного материала уделите побольше времени. Это позволит Вам не беспокоиться о том, что выступление будет слишком коротким и не произведет должного впечатления.

- Во время выступления не надо поворачиваться боком или даже спиной к аудитории.

- Если уровень внимания аудитории снижается, не волнуйтесь, постарайтесь привлечь внимание присутствующих интересным примером, может быть, шуткой.

- Говорить следует спокойно, не быстро и не медленно, поработать над тембром голоса (хотя тембр - это дар природы), над высотой голоса (слишком низкий голос не производит должного впечатления, равно как и слишком высокий).

- Помните, что уверенность в себе, спокойствие, успех выступления на презентации обеспечиваются опытом, поэтому приобретайте его!

Выставки и ярмарки стали привычным явлением в российской деловой жизни. Россия, имея собственный опыт, еще дореволюционный, в проведении подобных мероприятий, восприняла также методы и приемы организации ярмарок, выставок, характерные для современного западного мира. Подобные мероприятия имеют свои этические принципы (например, принцип «не критикуй конкурента»), а также свой комплекс норм, правил и стандартов поведения, т.е. свой деловой этикет.

Выставки бывают местные, национальные и международные.

Выставки, выставки-продажи, ярмарки имеют своей целью завязать новые деловые связи, укрепить старые партнерские отношения, познакомиться с новой информацией, встретиться с единомышленниками и конкурентами, обсудить с представителями своей отрасли и смежных отраслей новые тенденции в производстве и продаже товаров и услуг, вести поиск новых рынков сбыта своей продукции или приобретения сырья, комплектующих и т.д., т.е. перечень целей выставки практически неисчерпаем.

Для активного, прогрессивного современного делового человека значение выставки трудно переоценить: здесь можно встретиться с покупателями, специалистами, с потенциальными заказчиками, непосредственно общаться с производителями, выяснить их неиспользованные производственные возможности, посмотреть экспериментальные образцы новой продукции. Работа каждой выставки, как правило, освещается средствами массовой информации, поэтому участие в выставке - дополнительная возможность фирме рекламировать себя и свою продукцию - дает повод связаться не только со своими клиентами и покупателями, но и с теми, кто мог бы быть ими потенциально.

Письма, информирующие о том, что данная фирма примет участие в выставке, целесообразно разослать всем, кого интересуют произведенные товар или услуга. Конечно, устроители выставки также прилагают соответствующие усилия в этом направлении, однако, если каждая фирма, демонстрирующая свою продукцию (услуги) на выставке, напишет письма, уведомляющие всех, кто может проявлять интерес, то это даст возможность охватить весьма и весьма большой круг фирм, и выставка будет иметь большой резонанс в деловых кругах, что и является желательным - как для ее устроителей, так и для участников.

Письма-уведомления, направляемые фирмой - участницей выставки реальным и потенциальным потребителям, должны быть краткими; главная цель - не информировать обо всем подробно, а возбудить интерес и желание все посмотреть своими глазами; в таком письме достаточно указать адрес выставки и местоположение на ней фирмы, сроки проведения выставки; обязательно выделяется день для посещения ее специалистами (когда вход для широкой публики закрыт или ограничен).

Заканчивается письмо фразой типа: «Будем рады встретиться с Вами на выставке и показать наши последние достижения».

Такие письма должны быть разосланы по специально составленному, тщательно продуманному списку. Сроки между рассылкой писем-уведомлений и датой открытия выставки должны быть небольшими, чтобы сохранилась острота восприятия и запоминания содержания письма. Кроме писем-уведомлений, могут быть посланы приглашения. Рабочая группа фирмы, готовящая фирму к выставке, должна согласовать список приглашенных с высшим руководством, и только после этого разослать приглашения.

Письма-приглашения могут быть именными или на предъявителя, но в последнем случае в приглашении указывается, что его могут предъявить на входе сотрудники приглашаемой фирмы. Еще один вариант приглашения: фирма может выделить один выставочный день, общий для всех приглашенных. В письма-приглашения имеет смысл вложить каталоги или другие информационные материалы. Иногда выставляющиеся фирмы устраивают небольшой прием, поэтому этикет требует от получивших приглашения ответа - будет ли присутствовать приглашенная фирма (лицо) на приеме или нет. За несколько дней до открытия выставки рабочая группа экспонирующейся фирмы должна обзвонить тех, кто не успел ответить на приглашение, и тактично выяснить их отношение к посещению. Надо сказать, что такой прием привлечения интереса к выставкам в российской практике, к сожалению, почти не используется. И уж совсем неизвестной в России является практика рассылки писем после закрытия выставки, а ведь это еще одно рекламное напоминание, однако мягкое, этичное, вполне заслуживающее применения в бизнесе. Однако рассылать такие поствыставочные письма, содержащие благодарность за проявленный интерес и надежду на дальнейшие деловые контакты, надо только тем фирмам или отдельным посетителям, о которых фирма-участница имеет точные сведения как о посетивших не только выставку, но и выставочный бокс или стенд, принадлежащий данной фирме.

Письмо-уведомление, как и письмо-благодарность, служит не только информационным целям, они являются напоминанием, пробуждают интерес к фирме, их пославшей, и, естественно, принесет реальные плоды в виде взаимовыгодных деловых контактов.

Обычно подготовкой и рассылкой таких писем занимаются отдел рекламы, отдел по связям с общественностью или специально сформированные рабочие группы по подготовке выставочных мероприятий. Вообще процесс подготовки фирмы-участницы к выставке - процесс длительный и требующий привлечения различных специалистов и сотрудников фирмы, а также организаторов всей выставки в целом.

Первое, что должна решить фирма на высшем уровне менеджмента (директор, председатель правления и т.п.), - какова цель участия фирмы в выставке. Фирма может:

• представить новую продукцию (услуги, технологию);

• занять новые рыночные секторы;

• провести сравнения своего уровня технического, технологического и тому подобного развития с тем же у конкурентов;

• завязать личные контакты производственного характера;

• провести широкое рекламирование своей продукции (услуг) и т.п.

Чаще всего фирма ставит перед собой все цели одновременно и стремится к их достижению, хотя и в разной степени. На этом начальном этапе высший уровень менеджмента определяет сумму, которая может быть выделена фирмой на оплату участия в выставке. От этого зависит площадь бокса, которую будет занимать организация на выставке, количество служебных помещений в этом боксе, оборудование его техническими средствами, количество служащих, выделяемых выставочным комитетом в распоряжение фирмы. Поэтому, после того как определена вышеуказанная сумма, рабочая группа фирмы делает проект экспозиций фирмы на выставке. В рабочую группу обычно включают финансистов, специалистов по рекламе, художников, дизайнеров, сотрудников отдела по связям с общественностью, производственников (технологов, инженеров и т.д.).

Результатом такой работы являются чертежи, рисунки, планы размещения, графики присутствия тех или иных специалистов фирмы на выставке, новые рекламные материалы, т.е. все то, что объединяется одним понятием - проект участия фирмы в выставочном мероприятии.

Второй этап - согласование составленного фирмой проекта с дирекцией выставки. Дизайнеры, архитекторы, художники, финансисты выставки рассматривают предложения фирмы и, по мере возможности, превращают проект в реальность.

Выставочный комплекс - большое и сложное хозяйство, и фирма имеет возможность обсуждать с дирекцией выставки место (бокс), его близость к центру или к окраине выставочного городка, близость или отдаленность от других фирм, выпускающих аналогичную продукцию (услуги), материалы, из которых изготовлены стенды и стены бокса, и прочие технические детали. Возможны различные варианты всего перечисленного выше, поэтому важно, чтобы рабочая группа фирмы совместно с представителями выставочного комплекса четко и однозначно определила каждую деталь размещения фирмы на выставке.

Третий этап - реализация разработанного и обсужденного проекта - строительство стенда, оформление помещений, оплаченных фирмой, и т.д. Отметим, что планировка стенда и помещений зависит от целей фирмы. Если, например, фирма собирается не только показать свою продукцию, но и вести переговоры с потенциальными партнерами, может быть, подписывать договоры и т.п., тогда фирме на выставке потребуется офис большей ли меньшей площади.

Можно дать несколько рекомендаций по устройству стенда:

• следует демонстрировать непосредственно продукцию, а не ее фотографии;

• предпочтительный метод показа - в динамике, а не статике;

• экспозиция должна быть яркой, впечатляющей, но не развлекательной;

• избыток демонстрируемых объектов притупляет восприятие посетителя, не дает определить главное; формируя экспозицию, следует больше консультироваться с дизайнерами выставочного комплекса, имеющими, как правило, большой опыт размещения экспонатов на стендах;

• скудость экспозиции также снижает ее эффективность;

• экспозиция должна отвечать интересам и запросам различных категорий посетителей;

• подача материала на стенде должна осуществляться разными методами: текстовым, графическим, с помощью моделей образцов и т.д., так как однообразно поданный материал мало впечатляет;

• стенд должен иметь фирменный знак или название фирмы;

• экспозиция, не украшенная цветами, водными эффектами, яркими панно, может оказаться скучной, однако нужна консультация с дизайнером всей выставки, в противном случае стенд может «выпадать» из общего стиля выставки - за счет избыточности украшений.

Следует обратить внимание на тексты, которые, как правило, присутствуют в экспозиции; они должны быть выполнены достаточно крупным шрифтом; украшение букв (виньеточного типа) только мешает прочтению, цветовая гамма шрифта и бумаги - контрастная, шрифт - простой и четкий (образцом может служить шрифт и оформление надписей в метро). Что касается содержания текста - он должен быть подан лаконично, но без ущерба для информативности, точно, удобно для восприятия и впечатляюще.

Обычно в ходе функционирования выставки бокс обслуживается двумя категориями работников: прежде всего, это сотрудники фирмы, специально для этого выделенные: обслуживающий персонал, выполняющий вспомогательную работу, менеджеры высокого уровня, например финансовый директор, юрист, производственный директор, главный технолог и т.п. Вторая категория работников - сотрудники выставочного комплекса, прикомандированные дирекцией к боксу, занимаемому фирмой на срок действия выставки.

Присутствие представителей высшего уровня руководства фирмы необходимо в выставочном боксе, так как практика проведения выставок показывает, что посетители, имеющие серьезные намерения по заключению договора, интересуются техническими, технологическими деталями, и иногда проекты договоров разрабатываются в деталях непосредственно на выставке. Конечно, трудно обеспечить присутствие, например, финансового директора на выставке каждый день с утра до вечера, так как на фирме тоже испытывают необходимость в его консультациях и решениях. Тогда можно поделить рабочий день специалиста на две части - в офисе и на выставке. Если выставка международная, масштабы ее значительны и работа на ней очень важна для фирмы, последняя обычно силы всех специалистов «бросает» на выставку - в конце концов, выставка длится обычно всего несколько дней, а результаты ее для фирмы могут быть весьма велики.

В те часы работы выставки, когда менеджеры высшего ранга не имеют возможности присутствовать в выставочном боксе фирмы, с ними должна быть обеспечена прямая связь - на случай необходимости срочного решения вопросов, связанных с заключением договоров и других, возникающих в процессе работы, поскольку одна из основных задач персонала фирмы, занятого на экспозиции, - не только заинтересовать, но и не упустить потенциального клиента.

Для этого часто необходимо решить, хотя бы в общих чертах, принципиальные вопросы партнерства, предоставить техническую, технологическую, финансовую и прочую информацию, которой, кроме руководства фирмы, никто не владеет.

Для сотрудников фирмы, экспонирующей свою продукцию (услуги) на выставке, сохраняются все требования, предъявляемые в процессе обычной деловой практики: одежда - повседневная деловая, как для мужчин, так и для женщин. Что касается приветствий и представлений, то в условиях выставки бессмысленно искать третье лицо, которое представило бы желающих вести деловые переговоры друг другу. Нет правила, закрепляющего приоритет в представлении хозяевам стенда или посетителям. Обе стороны могут взять на себя инициативу знакомства.

Напомним, что обе стороны должны иметь при себе достаточное количество визитных карточек, особенно это касается сотрудников экспонирующейся фирмы, которые должны иметь, кроме личных, визитные карточки фирмы. Все прочие требования делового этикета сохраняются в условиях выставки.

Деловые отношения в процессе работы фирмы на выставке возникают:

• с прессой;

• с сотрудниками других фирм-участниц;

• с представителями фирм, целенаправленно посещающих выставку;

• с частными лицами, посещающими выставку также осознанно и целенаправленно;

• с людьми, попавшими на выставку случайно.

Тем, кто работает на стенде, следует быть предельно внимательным к каждому своему поступку, слову, поведению в целом, во всех видах перечисленных выше деловых отношений.

Обсуждая возможные условия договора, разумно сначала выслушать предложения предполагаемого партнера, а затем выдвигать свои, но с учетом его пожеланий, - такая схема общения дает менее всего поводов для разногласий и деловых противоречий.

Отношения с посетителями должны строиться индивидуально, исключительно доброжелательно. Не следует ни в коем случае пренебрегать контактами или относиться невнимательно к вопросам тех, кого мы назвали «случайными посетителями» - ведь они завтра могут быть клиентами фирмы, - если суметь расположить их к себе, привлечь их внимание к стенду и заинтересовать.

Итак, такт, любезность, обходительность, внимание, безупречная вежливость, доброжелательность, точность, корректность (но не болтливость, не фамильярность и т.п.) – «орудия труда» сотрудников фирмы - участницы выставки.

Хотелось бы указать на еще одно необходимое качество - неутомимость. Выставка обычно непродолжительна - 3-5 дней, и каждую рабочую минуту надо использовать с максимальной продуктивностью для фирмы, без скидок на усталость, переутомление, нежелание «говорить одно и то же». Так же как «весенний день год кормит», так и выставочный день, эффективно проведенный, может «кормить» фирму даже не один год.

Как правило, в программу выставок даже небольшого масштаба обычно включают теоретическую часть, т.е. научные семинары, научно-практические конференции, встречи в деловых клубах. Информация об этом должна быть предоставлена фирмам-участницам и широкому кругу интересующихся выставкой за достаточно длительный период времени до открытия, чтобы была возможность для тех, кто желает участвовать в конференциях и пр., подготовить необходимые материалы - дискеты с фильмами, сборники научных трудов и др.

И еще один важный элемент делового этикета выставок. Речь идет о с