Аудит расчетов по авансам и претензиям

Расчеты по авансам у организации возникают в случае получения от покупателей авансов под производимую продукцию либо выдачи авансов поставщикам и подрядчикам в счет поставки материалов и выполнения капитальных и других работ. Учет данных расчетов ведется на двух счетах: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» субсчет 60-2 «Расчеты по авансам выданным» и 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» субсчет 62-4 «Расчеты по авансам полученным».

По дебету субсчета 60-2 учитывается сумма выданных авансов под капитальные и другие работы, МПЗ и т.д. в корреспонденции со счетами 51 и др., а по его кредиту отражают погашение авансов путем зачета при расчетах за выполненные работы или поставленные материальные ценности в корреспонденции с дебетом счетов 10 «Материалы», 41 «Товары», 08 «Вложения во внеоборотные активы и др.

По кредиту субсчета 62-4 учитывают получение авансов от заготовительных и других организаций в корреспонденции со счетами 50, 51 и др., по дебету – погашение авансов путем зачета при расчетах с покупателями в корреспонденции с кредитом счета 90 «Продажи» и др.

Источниками информации для проведения аудита являются договоры, расчетно-платежные документы, журнал-ордер № 8-АПК, ведомость № 38-АПК, Главная книга и бухгалтерский отчет организации.

Необходимо проверить: обоснованность получения и выдачи авансов; правильность ведения аналитического учета по счетам 60, 62 (он должен вестись в разрезе дебиторов и кредиторов); соответствие записей аналитического учета записям в оборотной ведомости, Главной книге и балансе; правильность учета авансов, полученных или выданных в иностранной валюте, а также правильность и своевременность отражения по ним курсовых разниц.

Аудитор должен помнить, что в отдельных организациях, с целью ухода от налога на прибыль в данном отчетном периоде, полученную выручку от реализации продукции (работ, услуг) отражают как авансы полученные, т.е. по дебету счета денежных средств и по кредиту счета 62. Поэтому здесь необходима тщательная проверка содержания договоров, расчетно-платежных документов, особенно при наличных расчетах.

Проверкой предварительных оплат выявляются и такие факты, когда их необоснованно отражают в бухгалтерском учете как предоставленные займы (относят на дебет счета 58) или полученные займы (относят на кредит счета 66 или 67). При выявлении таких фактов необходимо установить размеры скрытой предоплаты и немедленно предупредить руководство организации о том, к каким последствиям может привести такое умышленное искажение данных учета по налогообложению. Кроме того, такие нарушения приводят к искажению показателей бухгалтерской отчетности.

Иногда встречаются случаи, когда в организациях предварительную оплату за материально – производственные запасы и другие ценности показывают в бухгалтерском учете как средства, полученные по трастам. В данном случае необходимо знать, что на трастовые операции нужно иметь государственное разрешение (на ведение операций в хозяйственной и других сферах деятельности по доверенности).

При проверке авансов полученных особое внимание следует обратить на правильность начисления от суммы аванса налога на добавленную стоимость проводкой: дебет субсчета 62-4 «Расчеты по авансам полученным» и кредит счета 68 «Расчетам по налогам и сборам».

При отгрузке продукции, выполнении работ, оказании услуг на сумму ранее учтенного НДС сначала делается обратная запись (дебет счета 68 и кредит счета 62), а затем отражаются все операции, связанные с реализацией продукции (работ, услуг) в установленном порядке (дебет счета 62 в корреспонденции с кредитом счета 90 и др.).

Расчеты по претензиям у организации возникают в случаях предъявления претензий:

- к поставщикам, подрядчикам и транспортным организациям по выявленным при проверке их счетов (после акцепта) несоответствия цен и тарифов, обусловленных договором или предусмотренных прейскурантом, а также при выявлении арифметических ошибок, когда завышение цен либо арифметические ошибки в предъявленных поставщиками и подрядчиками счетах обнаружились после того, как записи по счетам товарно – материальных ценностей или затрат были совершены;

- к поставщикам материальных ресурсов за обнаружение несоответствия качества стандартам, техническим условиям, заказу;

- к транспортным организациям за недостачу груза в пути сверх норм естественной убыли и за излишне уплаченные суммы тарифа при перевозке груза;

- за брак и простои, возникшие по вине поставщиков и подрядчиков;

- по санкциям (штрафы, пени, неустойки) за несоблюдение договорных условий в размерах, признанных поставщиками или присужденных арбитражным судом;

- к учреждениям банка по суммам, ошибочно списанным со счетов организации (расчетного, валютного, специального).

Учет этих расчетов ведут на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет 76-2 «Расчеты по претензиям». Начисление сумм претензий записывается по дебету данного субсчета, их оплата – по его кредиту. Дебетовые обороты счета, как правило, корреспондируют со счетами 51, 52, 60, 91,66 и т.д.

Основным нормативным документом при проверке данного участка аудита является Положение о претензионном порядке урегулирования споров, утвержденное Постановлением Верховного Совета РФ от 24 июня 1992 г. № 3116-1.

Источником контрольных данных являются договоры, претензионное заявление с приложением к нему документов, подтверждающих предъявленные заявителем требования, журнал-ордер № 8, Главная книга и др.

Проверкой оборотов по субсчету 76-2 выявляются факты включения в издержки производства и обращения суммы недостач, потерь материальных ресурсов, не возмещенных организации в установленном порядке и без документов, дающих юридическое право на их списание. Поэтому при проверке необходимо обратить внимание на:

- обоснованность, своевременность и правильность оформления претензионных документов. Под видом предъявления претензии могут скрываться факты присвоения должностными лицами товаров, или несоблюдение сроков предъявления претензии может быть использовано для сокрытия фактов хищения материальных и других ценностей;

- обоснованность претензий, предъявленных к проверяемой организации. Здесь нужно проверить, проводились ли внутренние контрольные процедуры с целью установления виновных лиц, и если таковые установлены, возместили ли они причиненный материальный ущерб;

- правильность составления корреспонденции счетов;

- правильность ведения аналитического учета в разрезе каждой предъявленной претензии поставщикам и др. или полученной от покупателей;

- соответствие данных аналитического учета записям в оборотной ведомости (журнале-ордере), Главной книге, балансе.

Аудитор должен знать, что претензия предъявляется в письменной форме, ее подписывает руководитель организации или его заместитель. В претензии должны быть указаны: требования заявителя; сумма претензии и обоснованный ее расчет; факты, на которых основаны требования; доказательства, подтверждающие претензионные требования, со ссылкой на соответствующие законы; перечень прилагаемых документов и других доказательств; иные сведения, необходимые для урегулирования споров.

Претензия отправляется заказным или ценным письмом, по электронной почте, факсу, телетайпу и иными средствами связи, обеспечивающими фиксирование ее отправления, либо вручается под расписку. Претензия рассматривается в течение 30 дней со дня получения, если иной срок не установлен соглашением сторон, международными договорами, контрактами с иностранными фирмами. Ответ о результатах рассмотрения претензии дают в письменной форме, его подписывает руководитель организации-ответчика.

При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии или неполучении в срок ответа на претензию заявитель вправе предъявить иск в арбитражный суд.