Формирование личных дел работника

Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным.

Однако личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий.

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц.

На работников, в отношении которых при приеме на работу не предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний (вахтеры, дворники, уборщицы и т.п.), личные дела, как правило, не оформляются.

Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела, относятся:

• внутренняя опись документов дела;
• анкета или личный листок по учету кадров;
• дополнение к личному листку по учету кадров;
• автобиография (резюме);
• копия документа об образовании, копия трудового договора;
• копия приказа о приеме на работу;
• копии приказов о переводе;
• документы, подтверждающие изменения анкетно - биографических данных;
• аттестационные документы;
• копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника взысканиях;
• другие характеризующие работника документы.

Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п.

Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии – документы, характеризующие трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист).

В завершение личного дела подшивается документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении.

Личные дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге учета личных дел», предусматривающей следующие графы:
- порядковый номер дела;
- фамилия, имя, отчество работника;
- дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.
После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение.
Личные дела могут выдаваться для ознакомления только работникам, занимающим определенные должности, и работнику, на которого заведено личное дело.
При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя предприятия во внутренней описи делается соответствующая запись. В отделе кадров хранятся личные дела только на работающих. Личные дела уволенных работников хранятся в архиве.

Исключением является оформление приема на работу государственных служащих, на которых в обязательном порядке заводятся личные дела.
36. Информационные системы и информационные технологии. Сущность и классификация.

Информационная система управления — совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

Классификация:

1. По уровню государственного управления:

- Федерального значения решают задачи информационного обслуживания аппарата административного управления и функционируют во всех регионах страны.

-Территориальные предназначены для решения информационных задач управления административно-территориальными объектами, расположенными на конкретной территории.

-Муниципальные функционируют в органах местного самоуправления.

2. По области функционирования:

-промышленность –строительство -транспорт

3. По видам процесса управления:

- ИС управления техническими процессами - для автоматизации различных процессов

- ИС управления организационно техническими процессами, сочетают управление техническими процессами и предприятием.

- ИС организационного управления, предназначены для автоматизации функций управл-го персонала.

-Интегрированные ИС предназначены для автоматизации всех функций управления фирмой.

-Корпоративные ИС используются для автоматизации всех функций управления фирмой, имеющей территориальную разобщенность между подразделениями, филиалами, отделениями, офисами и т. д.

-ИС научных исследований обеспечивают решение научно-исследовательских задач на базе экономико-математических методов и моделей.

-Обучающие ИС используются для подготовки специалистов в системе образования, при переподготовке и повышении квалификации работников различных отраслей экономики

4. По степени автоматизации:

- Ручные ИС, которые характеризуются отсутствием современных технических средств обработки информации и выполнением всех операций человеком по заранее разработанным методикам.

- Автоматизированные ИС — человеко-машинные системы, обеспечивающие автоматизированный сбор, обработку и передачу информации, необходимой для принятия управленческих решений.

- Автоматические информационные системы характеризуются выполнением всех операций по обработке информации автоматически, без участия человека, но оставляют за человеком контрольные функции.

Информационная технология (ИТ) — процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта.

Классификация ИТ

1. По степени централизации ИТ:

- Централизованные - обработка информации и решение основных задач производится в центральном сервере организационной на предприятии вычислительной сети.

-Децентрализованные технологии основываются на локальном применении средств вычислительной техники, установленных на рабочих местах пользователей.

-Комбинированные - решения задач на местах с использованием совместных баз данных и концентрацией всей информации системы в автоматизированном банке данных.

2. По типу представленной области:

- ИТ бух учета, УП, страхование и др.

3. По степени охвата задач управления:

- автоматизацию функции управления. - информацию технической поддержки принятия решения.

- автоматизацию обработки информации. - специальные пакеты принятых программ для анонимной работы.

4. По классам реализованных технических операции:

- текстовый редактор. - графический редактор.

- система управления базами данных. - гипертекстовые системы.

5. По типу полного интерфейса:

- пакетная информационная технология (пользователь не может влиять на обработку данных)

- диалоговая (позволяет взаимодействовать с вычислительными средствами, оперативно получая информацию для принятия решения)

- сетевая (предоставляет пользователю телекоммуникационные средства доступа к территориально удаленным информационным и вычислительным ресурсам)

6. По способу построения сети:

- иеархические информационные сети - одноуровневые ИС.