Інформаційні системи в управлінні підприємством

Сучасний менеджмент базується на використанні великих обсягів різноманітної інформації, сформованої у зовнішньому та внутрішньому середовищі економічних об’єктів. Ключовою ланкою в ринкової економіці є інформованість керівного й адміністративно-управлінського апарату та створення інформаційного сервісу для прийняття більш обґрунтованих управлінських рішень.

Перша особлива риса сучасного ефективного менеджменту - інформованість. Володіння достовірною і актуальною інформацією поряд з умінням ефективно використовувати адекватні методи її збиранні, аналізу є основою успішної діяльності підприємств ї організацій.

Якщо в 1980-рр. головною конкурентною перевагою була якість, в 1990-рр. – реінжиніринг бізнесу, то ключова компетенція ХХІ століття – швидкість. Швидкість як зміни характеру бізнесу, питання оперативності управління бізнес-процесами, динаміка зміни способу життя споживачів та їх потреб - все це знаходиться під впливом більш доступної інформації.

“Більшість сучасних проблем “високошвидкісного бізнесу” є насправді інформаційними проблемами, коли керівники не мають інформації “на кінцях пальців”. Необхідність створення потоку інформації щодо швидкого отримання найточніших даних про те, що дійсно відбувається у вашому бізнесі, з вашими клієнтами, в зовнішньому оточенні, набуває критичної ваги та вартості існування (вже не лише конкурентоздатності) бізнесу.” (Б.Гейтс)

Новітні механізми управління не можливо втілити в життя без нових інформаційних технологій, бо вони мають базуватися на точній, достовірній та своєчасній інформації, потік якої на сьогодні набув небачених розмірів. Отже, поява сучасних управлінських інформаційних систем (ІС) зумовлена необхідністю обробки великих масивів інформації за жорстких обмежень щодо часу видачі результатів. Вони мають складну формалізацію процедур прийняття рішень для переважної кількості задач, високий ступінь інтеграції елементів, які входять до складу системи, значна кількість зв'язків між елементами, характеризуються гнучкістю і можливістю сучасного стану модифікації.

Сьогодні ІС – основа створення нових наукоємних продуктів та послуг; інструмент скорочення кількості організаційних рівній організації, створення децентралізованих структур і більш гнучких механізмів роботи менеджерів; виробничій фактор, що взаємодіє з трудовими та фінансовими ресурсами і виконує їх функції; інструмент зниження вартості транзакційних витрат та скорочення управлінських витрат; фактор, що обмежує організаційну політику та змінює структуру організації, її культуру, політику, методи роботи. ІС – незамінні помічники організаціям щодо реакції на глобальні економічні зміни. Вони надають у розпорядження компанії інструменти для зв’язку та аналізу, дозволяють значно збільшити масштаби бізнесу.

Інформаційна система (англ. Information system) (ІС) - це взаємопов’язана сукупність засобів, методів та персоналу, щодо збирання, нагромадження, зберігання, обробки та видання за запитом чи замовленням інформації у вигляді даних і знань, необхідних для прийняття рішень щодо управління економічним об'єктом.

Місія ІС полягає в підготовці і наданні інформації, що необхідна для забезпечення ефективного управління всіма ресурсами організації, створення інформаційного і технічного середовища для управління організацією.

Основні завдання ІС: збір інформації з різних джерел; реєстрація, обробка і видача інформації, яка характеризує стан об'єкту управління; розподіл інформації між керівниками, підрозділами і виконавцями.

До основних функцій ІС належать: обчислювальна (вчасне та якісне оброблення інформації); відстежуюча (відстежує і формує необхідну для управління зовнішню та внутрішню інформацію); накопичувальна (постійне накопичення, систематизація, збереження і відновлення усієї необхідної інформації); комунікативна (передача необхідної інформації у задані пункти); інформаційна (реалізація швидкого доступу, пошуку та видачі необхідної інформації); оптимізаційна (здійснення оптимізаційних розрахунків щодо динаміки умов функціонування об’єкту управління, зміни критеріїв та целі); регулююча (здійснення інформаційно-управлінського впливу на об’єкт управління у випадку відхилення фактичних значень від заданих); прогнозування (визначення основних тенденцій, закономірностей та показників розвитку об’єкту управління); аналітична (визначення основних показників техніко-економічного рівня діяльності об’єкту управління); документувальна (обліково-звітні, планові форми документів).

Інформаційні системи менеджменту (ІСМ) є різновидом ІС, їх конкретизацією щодо сфери застосування, тобто менеджменту. Призначення ІСМ - сприяння більшій оперативності та конкретності менеджерської діяльності, забезпечення своєчасності виконання і високого ступеню обґрунтованості всіх управлінських розрахунків, забезпечення контролю за правильним виконанням управлінських рішень і зворотнім зв'язком.

Загальною метою створення ІСМ є вдосконалення менеджерської діяльності відповідних установ і підприємств та підвищення на цій основі ефективності їх роботи. В умовах ринкової економіки основною функцією якого-небудь підприємства є випуск продукції (надання послуг) з метою здобуття прибутку. ІСМ стає необхідною складовою частиною бізнесу.

ІСМ формує єдине інформаційне середовище підприємства, що здатне надавати актуальну і вірогідну інформацію по всіх бізнес-процесах підприємства (у тому числі територіально розподіленого, а також що має складну структуру), інформацію необхідну для планування операцій, їх реалізації, реєстрації і аналізу. Інформаційне середовище, яке несе в собі технологічний регламент і управлінський досвід. У цьому середовищі реалізується повний ринковий цикл – від планування бізнесу, до аналізу результатів діяльності підприємства і наступного етапу коректування планів.

 

Розвиток ІСМ відбувався відповідно до змін у складі забезпечувальної частини ІС та її функціональних можливостей: від надання інформації у вигляді окремих непов'язаних між собою локальних файлів до баз даних та сховищ даних; від програм, які створювалися спеціально для кожної окремої задачі та реалізовували повністю формалізований алгоритм, до баз моделей, які мають у своєму складі широкий набір функцій та алгоритмів різних рівнів складності й дають змогу автоматично сформувати той чи інший алгоритм розрахунку залежно від функціональних потреб.

Перше покоління ІС - системи оброблення даних(у вітчизняній літературі - автоматизованими системами управління - АСУ), з позадачним підходом до формування інформаційного та програмного забезпечення, що призводило до інформаційної та математичної надмірності.

Друге покоління ІС - управлінські інформаційні системи – Management Information System – MIS (у вітчизняній літературі - АСУБД), базувалися на використанні баз даних, що давало змогу здійснити спільне використання даних для розв'язання різних задач.

Третє покоління ІС - системи підтримки прийняття рішень (СППР) - Decision Support System (DSS) у своєму складі вже мають не лише бази даних, а й бази моделей та алгоритмів, що зумовлює усунення обох видів надмірності (даних та обчислень).

При визначенні можливості ІС для підтримки та прийняття рішень слід враховувати: структурованість вирішуваних завдань; рівень ієрархії управління фірмою (організацією), на якому рішення має бути прийняте; - належність вирішуваного завдання до тієї або іншої функціональної сфери бізнесу; масштаби та галузеву спрямованість організації; вигляд використовуваної інформаційної технології. Необхідно зрозуміти суть проблем, які вона вирішує, а також організаційні процеси, в які вона включена (бухгалтерського обліку, оперативного чи стратегічного управління, управління персоналом, виробництвом, перспективним розвитком).

Класифікація ІС

Інформаційні системиможуть значно різнитися за типами об'єктів управління, характером та обсягом розв'язуваних задач і рядом інших ознак. Тому їх можна класифікувати:

- за рівнем або сферою діяльності ( державні, територіальні, галузеві, об'єднань, підприємств або установ, технологічних процесів);

- за рівнем автоматизації процесів управління (інформаційно-пошукові, інформаційно-довідкові, інформаційно-керівні, системи підтримки прийняття рішень, інтелектуальні ІС);

- за ступенем централізації обробки інформації (централізовані ІС, децентралізовані ІС, інформаційні системи колективного використання);

- за ступенем інтеграції функцій (локальні, інтегровані, комплексні, корпоративні);

- за типом ІС (фактографічні, документальні, документально-фактографічні);

- за функціональною ознакою (виробничі, маркетингові, облікові та фінансові, системи кадрів);

- за ознакою структурованості задач (автоматизовані рішення, системи, що складають звіти щодо управління та що розроблюють альтернативи рішень – модельні чи експертні);

- за рівнем керування, на якому використовується ІС (оперативні ІС, ІС тактичного рівня – ІС спеціалістів та менеджерів середнього рівня, стратегічні ІС);

- за сферою втілення (системи обробки трансакцій, системи прийняття рішень, інформаційно-довідкові, офісні ІС);

- за засобами організації архітектури (файл-серверні, клієнт-серверні, багатовимірні клієнт-серверні, web-організація) та інш.