Структура взаимоотношений рекламодателя и рекламного агентства с позиций теории управления

Тео́рия управле́ния — наука о принципах и методах управления различными системами, процессами и объектами.

Рекламное агентство - это коллектив творческих людей, которые с помощью средств массовой информации (коммуникационных каналов) осуществляют рекламу (продвижение) услуг или товаров клиента путем привлечения к нему дополнительного интереса.

Рекламодатель - юридическое или физическое лицо, являющееся источником рекламной информации для
производства, размещения и распространения рекламы.
Организации возникли с разделением труда и его специализацией. Однако часты случаи, когда организации необходимо войти в трудовые взаимоотношения с другими структурами, чтобы выполнить сложные работы. Примером таких взаимоотношений организаций в рекламном бизнесе могут служить отношения между фирмой производителем и рекламным агентством. При этом одна организация (в нашем случае рекламное агентство) выполняет работу по поручению другой – рекламодателя. Поскольку обе организации являются коммерческими, их интересы в плане получения прибыли могут в ряде случаев не совпадать и тогда, велика опасность, что рекламное агентство будет действовать в большей степени в своих собственных интересах, чем в интересах заказчика.

В тоже время расхождение интересов обоих организаций может быть сведено до минимума, если будет соблюден ряд условий на всех этапах их взаимодействия. Во всем процессе установления и поддержания взаимоотношений между рекламодателем и рекламным агентством можно выделить три стадии:

Стадия 1 – поиск и выбор подходящего рекламного агентства;
Стадия 2 – заключение контракта на выполнение рекламных работ;
Стадия 3 – использование системы поощрений (денежной оплаты) для выравнивания интересов рекламодателя и рекламного агентства.

а.) Таким образом, стадия 1 может рассматриваться как предконтрактная стадия, которая включает в себя такие действия рекламодателя, как поиски, установление отношений с рекламным агентством и определение взаимных гарантий. Эта стадия характеризуется риском для рекламодателя сделать неверный выбор из-за недостаточного объема знаний о рекламном агентстве. В данном случае возникает проблема: со стороны рекламодателя найти нужную ему информацию о рекламном агентстве; со стороны рекламного агентства – довести до сведения рекламодателя те положительные характеристики и достоинства, которыми это агентство обладает. Фирма-рекламодатель может использовать следующие три метода поиска информации об агентстве: проанализировать сведения, полученные от работающих в агентстве людей, проверить сведения, которые дает о себе само агентство, или провести специальные консультации с избираемым агентством.

Рекламодатель при выборе агентства должен быть особенно внимательным к следующим двум факторам:

1. Является ли рекламное агентство членом соответствующего профессионального объединения. Членство агентства в таком аккредитованном союзе уже само по себе говорит об умениях и профессионализме работников агентства;

2. Имеет ли рекламное агентство какие-нибудь награды за успехи в рекламном деле; получили ли его рекламы призы, премии за качество, творческое исполнение, удачное воздействие на рост числа покупателей той или иной фирмы, являющейся заказчиком агентства.

В свою очередь рекламное агентство заинтересовано в привлечении клиента и старается заинтересовать его, предоставляя как можно больше положительной информации о себе. Существует ряд специфических приемов завоевания рекламодателя: показ образцов наиболее продукции, ознакомление с положительными отзывами бывших и настоящих клиентов. Действенным способом заявить о себе является собственное рекламирование в средствах массовой информации или методами паблик рилейшнз. Рекламному агентству очень важно убедить будущего клиента не только в профессионализме своих сотрудников, но и в умении создавать действенную, эффективную рекламу в двух различных направлениях: при создании имиджа фирмы или бренд-имиджа товара и при необходимости расширить рынок сбыта товара. В зависимости от того, какую цель преследует заказчик, рекламное агентство должно соответственно предложить ему наиболее подходящее по эффективности и стоимости выполнения рекламных материалов и их размещение в соответствующих средствах.

Выбор рекламного агентства: 1.Сведения, поступающие из рекламное агентство. 2.Системы аккредитаций 3.Наличие наград и дипломов у работников рекламного агентства 4.Образцы выполненных работ 5.Сообщения о видах услуг рекламного агентства в средствах массовой информации 6.Выполнение пробных заказов – креативной рекламы 7.Консультации рекламодателя со специалистами 8.Возможности выбора среди нескольких рекламных агентств.

б.) Вторая стадия взаимоотношений «рекламодатель - рекламное агентство» - подписание контракта между двумя организациями на разработку агентством рекламной компании фирмы. В этом процессе особенно важно рассмотреть все вопросы, возможно, и возникшие проблемы, связанные с двумя исходными факторами - сложностью объекта рекламирования (товара, услуги) и выбором вида контракта. В понятие сложности товара (услуги) входят определение его специфических характеристик, уменьшение отношений неопределенности относительно свойств рекламирования и установление продолжительности действия контракта. Характеризуя контрактные отношения между рекламодателем и рекламным агентством, важно подчеркнуть, что деятельность рекламного агентства по разработке рекламы или рекламной компании направлена на создание услуг, а не товара.

Такое определение имеет следующее обоснование:
-конечный продукт, на разработку которого рекламное агентство подписало контракт с рекламодателем, является по существу неосязаемым, поскольку руками человека сделана только часть его (например, сам рекламный текст, но не его продвижение и т.д.);
-этот процесс вовлекается в значительной степени и сам заказчик, что совсем не характерно для производства товаров;

Процесс (технология) разработки рекламной компании часто не поддается техническим или количественным методам контроля. Организация, предоставляющая в качестве своего продукта услуги, а не товар, всегда работает в условиях большого денежного и морального риска, чем организация, производящая товары. Таким образом, в контракте между рекламодателем и рекламным агентством этот момент должен быть определенным образом отражен. Еще одним существенным элементом, который должен быть включен в условия контракта, является фактор времени, сроков, определенных и согласованных обеими сторонами с указанием возможных мер нейтрализации негативных последствий в случае их нарушения.

Главной целью фирмы-рекламодателя на этапе подписания контракта является выбор наиболее приемлемой формы такого контракта. При этом возникают существенные трудности, связанные со следующими двумя факторами. Первый из них – это преследование каждой из двух организаций, прежде всего своих собственных интересов, что чревато возможными попытками со стороны любой из них, особенно со стороны рекламного агентства, извлечь пользу, прежде всего для себя или даже обмануть коллегу. Второй фактор, который следует принимать во внимание при разработке и подписание условий контракта, - это объективное ограничение возможностей оптимальное решение проблем, предполагающих содержание несовместимых элементов. Например, рекламодатель заинтересован в получение хорошего продукта за небольшую плату. Разрешить эту проблему можно только за счет компромиссных решений, поскольку очень хорошая реклама стоит дорого, ее нельзя получить бесплатно.

С позиций организационной теории управления доказывается, что фирме-производителю выгоднее перепоручить организацию ее рекламной компании специальной организации – рекламному агентству по следующим причинам:
- учетом объема творческих работ, необходимых для создания эффективной рекламы, выпуск этой рекламы собственными силами может оказаться более дорогим, чем ее заказ в рекламном агентстве;
-в компании, даже очень большой и процветающей, собственный персонал, отвечающий за рекламную деятельность, может все равно оказаться менее квалифицированным, чем в солидном рекламном агентстве. Реклама в таком случае, несомненно, буте уступать в качестве;

существует два возможных пути: отношения между рекламодателем и рекламным агентством устанавливаются таким образом, что в случае нелояльности к своему партнеру рекламное агентство рискует потерять контракт- рекламодатель просто разорвет отношения с агентством;

обе организации строят свои отношения на доверии друг к другу. Такие отношения часто после определенного контракта перерастают в долгосрочные, когда фирма-рекламодатель, убедившись в порядочности рекламного агентства, идет впоследствии на заключение новых контрактов с ним. Осуществляют эту работу, как правило, одно из главных должностных лиц со стороны рекламного агентства и менеджер фирмы, ответственный за рекламу в маркетинговой службе. Они же отвечают и в дальнейшем при действии контракта за поддержание хороших связей. Часто между ними устанавливаются персональные дружественные отношения, что способствует взаимодоверию двух партнеров - рекламодателя и рекламного агентства – в надежде на лояльность к друг другу.

в.) Стадия взаимоотношений между рекламным агентством и рекламодателем после подписания контракта (стадия 3) включает в себя напряженную творческую и техническую деятельность сотрудников рекламного агентства по выполнению заказа. Для рекламодателя наступает этап поисков возможностей прямого и косвенного контроля за этой деятельностью. Для рекламодателя – это период морального беспокойства за успех своего дела, поскольку именно на этой, третьей, стадии взаимоотношений реально может проявиться присущее двум коммерческим организациям противоречие – желание заработать больше прибыли за счет компаньона.

Специфика взаимоотношений «рекламодатель - рекламное агентство», отражающая два элемента управления: постановку проблемы (задачи) и способы ее решения.

Чтобы снизить степень беспокойства рекламодателя относительно рекламного агентства, с которым подписан контракт, существуют три способа:
-безошибочный выбор порядочного партнера(выполнено на 1 стадии);
-составление контракта с ним(на 2 стадии);
-система компенсаций в процессе выполнения контракта (а.) основанная на конечном продукте б.) основанная на показателях творческого процесса.)

Фирма-рекламодатель должна предоставить рекламному агентству значительный объем сведений о себе. Это необходимо для создания условий плодотворной работы сотрудников агентства над заказом.

В литературе и практике рекламной деятельности выделяют несколько блоков информации, которые фирме-рекламодателю желательно сообщить о себе исполнителю заказа на рекламу.

Разработка и выполнение заказ рекламным агентством осуществляется по технологической цепочке, начиная с отдела координатора и кончая размещением рекламы в избираемых средствах.

Рассматриваемая послеконтрактная стадия взаимоотношений рекламодателя и рекламного агентства будет более плодотворной, если оба партнера взаимодействуют в этом процессе. Совместная деятельность обеих организаций – заказчика и исполнителя – может осуществляется при решении следующих проблем:
-разработка планов создания рекламы, способов и приемов;
-утверждение эскизов, макетов, текстов, сценариев, оригиналов рекламной продукции;
-корректировка в процессе разработки рекламной программы возникающих недочетов или трудностей, о которых было сказано выше;
-определение способа оплаты услуг рекламного агентства и конкретных денежных сумм. Третий этап (3 стадия) взаимоотношений рекламодателя и рекламного агентства завершается окончательными расчетами за проделанную работу.

Если достигнуты два первых условия, существенным фактором поддержания взаимовыгодных интересов двух организаций (рекламодателя и рекламного агентства) становится согласование взаимоприемлемых условий оплаты труда агентства. В этом случае стимулирующих функцию играет предоплата. Выплата части гонорара вперед вызывает инициативу людей, которым поручена разработка рекламы, а также делает их союзниками рекламодателя, поскольку, получив от него деньги, они чувствуют ответственность перед работодателем.

Существуют два основных способа расчетов между рекламодателем и рекламным агентством:
-оплата по конечному продукту;
-оплата в процессе осуществления деятельности, т.е. разработки заказываемой рекламы или рекламной компании.

Первый подход отличается жесткими условиями: если выполненная агентством работа (конечный продукт) удовлетворяет заказчика, он оплачивает ее. Если работа выполнена некачественно, то заказчик вправе отказаться от сделанной для него рекламы и не заплатить агентству. Система вознаграждения по конечному продукту оправдывает себя в трех возможных случаях:
-если легко измерить в количественном отношении разработанный продукт, т.е. рекламу, и соответственно произвести оплату по тарифу;
-если рекламодатель дает одноразовый заказ и предполагается долгосрочных отношений;
-если можно измерить маркетинговую эффективность разработанной агентством рекламы немедленно, как только она начала действовать.

Необходимость профессионального менеджмента (управления) на протяжении всего периода деятельности организации, начиная с момента ее возникновения и тем более в процессе разработки стратегии на перспективу. Обеспечение высокой прибыльности организации. Поэтому последнее слово будет, по всей вероятности за высопрофессионализм организациями, которые смогут предоставить своим заказчикам – фирмам-рекламодателям – высококачественный продукт, хорошо оплачиваемый в свою очередь последними.