Задания на выполнение лабораторной работы. Система управления базами данных MS Access Цель работы

Система управления базами данных MS Access

Цель работы

Освоить порядок работы в СУБД Microsoft Access 2016.

Общие сведения

Компьютеры позволяют хранить и сортировать большие объёмы информации. Причём есть возможность накопления не только текстовых и графических документов (рисунки, чертежи, фотографии, географические карты), но и страниц глобальной сети, звуковых и видео файлов. Эти возможности реализуются с помощью баз данных.

База данных (БД) — совокупность данных, организованных по определённым правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, которые относятся к конкретной предметной области.

Под данными понимается информация, представленная в виде, пригодном для обработки автоматическими средствами при возможном участии человека.

Под предметной областью понимается однородная часть реального мира, которая представляет интерес для конкретного исследования.

В качестве примеров простейших БД можно назвать телефонный справочник, расписание движения поездов, сведения о сотрудниках предприятия, каталог товаров и цен на них (прайс-лист), алфавитный или предметный каталог книг в библиотеке.

Главное достоинство электронных БД — возможность быстрого поиска и отбора информации, а также простая генерация (создание) отчёта по заданной форме. Например, по номерам зачёток легко определить фамилии студентов или по фамилии писателя составить список его произведений.

Пользователей баз данных можно разделить на три категории: конечные пользователи (те, кто вводят, извлекают и используют данные), программисты и системные аналитики (те, кто пишут прикладные программы обработки данных, определяют логическую структуру БД) и администраторы.

Администратор базы данных — это специалист, отвечающий за выработку требований к базе данных во время её проектирования, успешную реализацию БД в процессе её создания, эффективное использование и сопровождение БД в процессе эксплуатации. Администратор взаимодействует с конечными пользователями и программистами в процессе проектирования БД, контролирует её работоспособность, отвечает за реорганизацию и своевременное обновление информации, удаление устаревших данных и за восстановление разрушенных данных, за обеспечение безопасности и целостности данных.

Под безопасностью данных понимают защиту данных от случайного или преднамеренного несанкционированного доступа к ним лиц, не имеющих на это права.

Под целостностью понимается возможность восстановления данных в случае возникновения сбоев в работе вычислительной техники. Если БД содержит данные, используемые многими пользователями, то очень важно, чтобы данные и связи между ними не разрушались.

Программисты и системные аналитики, создавая БД, стремятся упорядочить информацию по различным признакам (реквизитам, атрибутам), для того чтобы можно было извлекать из БД информацию с необходимым сочетанием признаков.

В современной технологии использования баз данных предполагается, что создание базы данных, её поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляется с помощью специального программного обеспечения — систем управления базами данных.

Системы управления базами данных (СУБД) — программы, которые обеспечивают создание БД и манипуляцию данными. СУБД позволяют вводить, отбирать и редактировать данные. Они предоставляют средства для извлечения данных по определённому критерию (требованию, правилу). СУБД дают возможность конечным пользователям осуществлять непосредственное управление данными, а программистам и системным аналитикам быстро разрабатывать более совершенные программные средства их обработки.

Рассмотрим существующие классификации баз данных.

По технологии обработки данных БД подразделяются на централизованные и распределённые.

Централизованная БД хранится в памяти одной ЭВМ.

Распределённая БД состоит из нескольких частей (возможно, пересекающихся или даже дублирующих друг друга), хранящихся на различных ЭВМ вычислительной сети.

По способу установления связей между данными различают реляционные, иерархические и сетевые БД.

Реляционная БД является простейшей и наиболее привычной формой представления данных в виде таблиц. В теории множеств таблице соответствует термин «отношение» (relation), который и дал название этой БД. Для неё имеется развитый математический аппарат — реляционное исчисление и реляционная алгебра, в которых определены такие математические операции, как объединение, вычитание, пересечение, соединение.

Существенный вклад в разработку БД этого типа сделал американский учёный Е. Кодд (E. Codd).

Достоинством реляционной БД является сравнительная простота инструментальных средств, необходимых для её поддержки, недостатком — жёсткость структуры данных (невозможность, например, задания строк таблицы произвольной длины) и зависимость скорости её работы от размера базы данных. Для многих операций, определённых в такой БД, может оказаться необходимым просмотр всей БД.

Иерархическая БД предполагает наличие связей между данными, имеющими какой-либо общий признак. В иерархической БД такие связи могут быть отражены в виде дерева-графа, где возможны только односторонние связи от старших вершин к младшим. Это ускоряет доступ к необходимой информации, но только если все возможные запросы отражены в структуре дерева. Никакие иные запросы на извлечение информации не будут удовлетворены.

Указанный недостаток снят в сетевой БД, в которой (по крайней мере, теоретически) возможно реализовать связи «всех данных со всеми». Поскольку на практике это осуществить невозможно, прибегают к некоторым ограничениям. Использование иерархической и сетевой БД ускоряет доступ к информации в базе данных. Каждый элемент данных должен содержать ссылки на некоторые другие элементы.

Сведения о некоторых СУБД приведены в таблице.

Название СУБД	Тип БД
MS Access	реляционная
Cache	иерархическая
IDS	сетевая
FoxPro	реляционная
IMS	иерархическая
Oracle	реляционная

Рассмотрим основные понятия и компоненты реляционных БД (например, MS Access), которые в настоящее время имеют наибольшее коммерческое использование.

Реляционная БД ориентирована на организацию данных в виде двумерных таблиц-отношений. Любая таблица обладает следующими свойствами:

· каждый элемент таблицы — это один элемент данных;

· все столбцы в таблице однородные, т. е. все элементы в столбце имеют одинаковые длину и тип (числовой, текстовый и т. д.);

· каждый столбец имеет уникальное имя;

· одинаковые строки в таблице отсутствуют;

· порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.

Таблица — это набор данных по конкретной теме (предметной области), например, сведения о студентах высшего учебного заведения. Данные в таблице располагаются в столбцах (полях) и строках (записях).

Поле — это элементарная единица логической организации данных, которая соответствует отдельной, неделимой единице информации — атрибуту. Каждому полю даётся имя поля (идентификатор поля внутри записи), например, «Фамилия».

Запись — это совокупность логически связанных полей.

В реляционном подходе к построению баз данных используется терминология теории отношений. Столбец таблицы со значениями соответствующего атрибута называется доменом, а строка со значениями разных атрибутов — кортежем.

Итак, для реляционных БД существует несколько равноправных терминов: столбец может называться полем или доменом, а строка — записью или кортежем.

Рассмотрим основные возможности реляционной БД MS Access на примере небольшой учебной базы данных. Базу данных можно создавать или в режиме «Таблицы», или в режиме «Конструктор».

При создании новой БД нужно указывать, какой тип данных вводится в данное поле: текстовый, числовой, денежный, логический и т.п. Режим «Конструктор» позволяет детально настроить типы данных, которые заносятся в каждом поле.

На следующем рисунке показан процесс записи данных в режиме «Таблицы».

После заполнения всех полей будет получена таблица, где указаны сведения о пяти студентах. Таблице дадим имя «Студенты».

В режиме конструктора эта таблица выглядит так:

Аналогично можно создать таблицу «Сессия», в которой содержатся оценки студентов по четырём дисциплинам. В поле «Результат» помещены средние значения оценок студентов по результатам сдачи четырёх экзаменов.

Из примеров видно, что каждое поле имеет уникальное (единственное в данной таблице) имя. Все поля таблицы «Сессия» имеют числовой тип данных.

Каждая запись должна однозначно идентифицироваться (определяться) уникальным ключом записи. В общем случае ключи записи бывают двух видов: первичный (уникальный) и вторичный.

Первичный ключ — это одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих запись. Если первичный ключ состоит из одного поля, он называется простым, если из нескольких полей — составным ключом.

В приведённых выше таблицах простым первичным ключом является атрибут «Зачётка». В таблице «Студенты» можно было попытаться использовать в качестве простого первичного ключа атрибут «Фамилия». Однако не исключена возможность существования однофамильцев среди студентов. В этом случае атрибут «Фамилия» не сможет играть роль ключа, однозначно определяющего каждую запись. В качестве ключей часто используют инвентарные, табельные номера, электронные адреса, номера ICQ, номера телефонов, паспортные номера и серии или просто порядковые номера записей.

Ключевое поле задаётся с помощью контекстного меню (щелчок правой кнопкой по выбранному полю в режиме «Конструктор»).

Вторичный ключ — это такое поле, значение которого может повторяться в нескольких записях, т. е. он не является уникальным. Если по значению первичного ключа может быть найден один-единственный экземпляр записи, то по вторичному ключу — несколько записей.

В реляционной БД содержится, как правило, несколько таблиц с различными сведениями. Разработчик БД может установить связи между отдельными таблицами. При создании связей используют ключевые поля. После установления связей появляется возможность создания запросов, форм и отчётов, в которые помещаются данные из нескольких связанных между собой таблиц.

Пусть в создаваемой базе данных имеется ещё одна таблица с назва нием «Стипендия», с помощью которой гипотетически начисляется стипендия в зависимости от среднего балла за сессию (в процентах от максимальной стипендии). Ключевым полем в этой таблице является столбец с названием «Код».

Следующие два рисунка иллюстрируют процесс создания связей между этими тремя таблицами. Вначале нужно на ленте (закладка «Работа с базами данных») выбрать пункт «Схема данных». Затем в открывшемся окне расположить таблицы и установить связи между одноимёнными полями.

Для отбора данных из БД, удовлетворяющих определённым условиям, создаётся запрос.

Запрос — это инструкция (команда) для манипуляции данными в соответствии с определёнными условиями (критериями). Под манипуляцией понимаются операции выборки необходимой информации, изменения, удаления и добавления данных.

Запросы создаются с помощью «Конструктора запросов» или «Мастера запросов». Например, на вкладке «Создание» можно выбрать пункт «Конструктор запросов» и с помощью диалогового окна «Добавить таблицы» выбрать нужные таблицы и заполнить бланк запроса.

На следующем рисунке показана форма (бланк) запроса-выборки, предназначенного для отбора из созданной БД оценок по математике у студентов группы БТ-61, а на следующем рисунке — результаты сделанной выборки.

Запрос можно формировать с использованием логических (булевых) операций И (AND), ИЛИ (OR), НЕ (NOT). Например, если требуется выбрать из БД сведения о результатах сдачи экзамена по математике студентами групп БТ-61 и БТ-62, то необходимо запрос изменить следующим образом:

В этом случае из БД будут отобраны данные с помощью логической операции ИЛИ и на экране появятся сведения о студентах двух групп — БТ - 61 и БТ - 62.

Логическая операция И используется для решения следующей задачи. Пусть требуется выбрать из БД фамилии студентов группы БТ-63, сдавших математику с оценкой 5. На следующем рисунке показано, как формируется запрос с использованием логической операции И.

Результаты отбора приведены на следующем рисунке. Рассматриваемые примеры умышленно выбраны простыми, для того чтобы можно было проверить полученный результат даже без использования ЭВМ.

Таблица с результатами запроса может использоваться при дальнейшей обработке данных. В запросе на выборку могут использоваться не только таблицы БД, но и таблицы, полученные в результате выполненных запросов.

В запросах можно производить вычисления. Например, для подсчёта среднего балла нужно при формировании запроса вначале просуммировать оценки по четырём предметам, а затем результат разделить на четыре.

Чтобы осуществить отбор записей из базы данных по фамилии (или по имени), нужно в качестве условия отбора использовать запись типа: Like(“Фамилия”):

Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. При этом формы могут воссоздавать привычные для конечного пользователя документы. Формы используются не только для вывода данных из БД, но также (и, пожалуй, чаще) и для ввода данных. На рисунке представлена форма, позволяющая установить средний балл каждого студента (см. поле «Результат»). Содержание формы изменяется пользователем в зависимости от стоящей перед ним задачи.

Отчёт содержит ту информацию, извлечённую из БД, которая должна быть представлена в виде итогового документа. Обычно отчёт представляется в напечатанном на бумаге виде (в отличие от таблиц, запросов и форм, которые чаще всего отображаются лишь на экране дисплея).

Задания на выполнение лабораторной работы

Создать базу данных, состоящую из двух таблиц: Студенты и Сессия. Исходные данные взять из таблиц 3.1 и 3.2.

Таблица 3.1. Студенты

Таблица 3.2. Сессия

Сформировать запросы на отбор информации из базы данных в соответствии с номером варианта (табл.3.3).

Задания 1, 2, 3 и 23 одинаковые для всех вариантов.

В заданиях 24…33 нужно связать между собой две таблицы и запрос «Средний балл».

Таблица 3.3

Варианты	Задания
	1, 2, 3, 4, 7, 9, 13, 17, 21, 23, 24, 28, 32, 34, 36
	1, 2, 3, 5, 8, 10, 14, 18, 22, 23, 25, 29, 33, 35, 37
	1, 2, 3, 6, 7, 11, 15, 19, 21, 23, 26, 30, 32, 34, 36
	1, 2, 3, 4, 8, 12, 16, 20, 22, 23, 27, 31, 33, 35, 37
	1, 2, 3, 5, 7, 9, 13, 17, 21, 23, 24, 28, 32, 34, 36
	1, 2, 3, 6, 8, 10, 14, 18, 22, 23, 25, 29, 33, 35, 37
	1, 2, 3, 4, 7, 11, 15, 19, 21, 23, 26, 30, 32, 34, 36
	1, 2, 3, 5, 8, 12, 16, 20, 22, 23, 27, 31, 33, 35, 37
	1, 2, 3, 6, 7, 9, 13, 17, 21, 23, 24, 28, 32, 34, 36
	1, 2, 3, 4, 8, 10, 14, 18, 22, 23, 25, 29, 33, 35, 37
	1, 2, 3, 5, 7, 11, 15, 19, 21, 23, 26, 30, 32, 34, 36
	1, 2, 3, 6, 8, 12, 16, 20, 22, 23, 27, 31, 33, 35, 37
	1, 2, 3, 4, 7, 9, 13, 17, 21, 23, 24, 28, 32, 34, 36
	1, 2, 3, 5, 8, 10, 14, 18, 22, 23, 25, 29, 33, 35, 37
	1, 2, 3, 6, 7, 8, 14, 18, 22, 23, 25, 29, 33, 34, 36
	1, 2, 3, 6, 8, 13, 17, 21, 23, 24, 28, 31, 33, 34, 37

3.1. Задание 1. Создание запроса «Студенты группы 1-Э-1»

Используя таблицу Студенты, создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии и имена студентов группы 1-Э-1. В результатах выборки должен быть обязательно указан номер студенческий группы.

3.2. Задание 2. Создание запроса «Фамилии студентов»

Используя таблицу Студенты, создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии и имена мужчин всех групп. В результатах должен быть указан пол студентов.

3.3. Задание 3. Создание запроса «Студентки группы 1-Э-2»

Используя таблицу Студенты, создать запрос, по которому из БД будут отобраны фамилии и имена студенток (женщин) группы 1-Э-2.

3.4. Задание 4. Создание запроса «Оценки по физике студентов группы 1-Э-1»

Используя связанные таблицы Студенты и Сессия, создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачёток и оценки по физике всех студентов группы 1-Э-1 (мужчин и женщин).

3.5. Задание 5. Создание запроса «Оценки по математике студентов группы 1-Э-2»

Используя связанные таблицы Студенты и Сессия, создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачёток и оценки по математике студентов группы 1-Э-2.

3.6. Задание 6. Создание запроса «Оценки по информатике студентов группы 1-Э-3»

Используя связанные таблицы Студенты и Сессия, создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачёток и оценки по информатике студентов группы 1-Э-3.

3.7. Задание 7. Создание запроса «Оценки по философии студенток группы 1-Э-1»

Используя связанные таблицы Студенты и Сессия, создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачёток и оценки по философии студенток (женщин) группы 1-Э-1.

3.8. Задание 8. Создание запроса «Оценки по философии студентов группы 1-Э-2»

3.9. Задание 9. Создание запроса «Оценка «хорошо» по математике»

Используя связанные таблицы Студенты и Сессия, создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачёток студентов, получивших оценку хорошо (4) по математике.

3.10. Задание 10. Создание запроса «Оценка «удовлетворительно» по философии»

3.11. Задание 11. Создание запроса «Оценка «отлично» по информатике»

3.12. Задание 12. Создание запроса «Оценка «неудовлетворительно» по физике»

3.13. Задание 13. Создание запроса «Оценка «удовлетворительно» по физике и математике»

3.14. Задание 14. Создание запроса «Оценка «хорошо» по философии и информатике»

3.15. Задание 15. Создание запроса «Оценка «отлично» по физике и информатике»

3.16. Задание 16. Создание запроса «Оценка «хорошо» по физике и философии»

3.17. Задание 17. Создание запроса «Оценка «неудовлетворительно» по физике или философии»

3.18. Задание 18. Создание запроса «Оценка «неудовлетворительно» по математике или информатике»

3.19. Задание 19. Создание запроса «Оценка «неудовлетворительно» по физике или информатике»

3.20. Задание 20. Создание запроса «Оценка «неудовлетворительно» по математике или философии»

3.21. Задание 21. Создание запроса «Оценка «отлично» по всем предметам»

Используя связанные таблицы Студенты и Сессия, создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачёток студентов, получивших отличные (5) оценки по всем предметам.

3.22. Задание 22. Создание запроса «Оценка «хорошо» по всем предметам»

Используя связанные таблицы Студенты и Сессия, создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачёток студентов, получивших хорошие (4) оценки по всем предметам.

3.23. Задание 23. Создание запроса «Средний балл»

Используя таблицу Сессия, создать запрос с именем Средний балл для расчёта среднего балла каждого студента по результатам сдачи четырёх экзаменов. Запрос обязательно должен содержать поле Зачётка, которое впоследствии будет использовано для связывания нескольких таблиц.

3.24. Задание 24. Создание запроса «Средний балл 4»

Используя связанные таблицы Студенты, Сессия и запрос Средний балл, создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена, номера зачёток, номера групп студентов, имеющих средний балл 4.

3.25. Задание 25. Создание запроса «Средний балл 3,25»

3.26. Задание 26. Создание запроса «Средний балл 3,5»

3.27. Задание 27. Создание запроса «Средний балл 2,75»

3.28. Задание 28. Создание запроса «Успеваемость студента Петрова»

Используя связанные таблицы Студенты, Сессия и запрос Средний балл, создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны: оценка по физике, средний балл и номер группы студента Петрова.

3.29. Задание 29. Создание запроса «Успеваемость студента Иванова»

Используя связанные таблицы Студенты, Сессия и запрос Средний балл, создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны оценка по математике, средний балл и номер группы студента Иванова.

3.30. Задание 30. Создание запроса «Успеваемость студентки Орловой»

Используя связанные таблицы Студенты, Сессия и запрос Средний балл, создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны оценка по информатике, средний балл и номер группы студентки Орловой.

3.31. Задание 31. Создание запроса «Успеваемость студентки Сидоровой»

Используя связанные таблицы Студенты, Сессия и запрос Средний балл, создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны оценка по философии, средний балл и номер группы студентки Сидоровой.

3.32. Задание 32. Создание запроса «Средний балл более 4»

Используя связанные таблицы Студенты, Сессия и запрос Средний балл, создать запрос, по которому из базы данных будут отобраны фамилии, имена студентов, имеющих средний балл более 4.

3.33. Задание 33. Создание запроса «Средний балл менее 3,75»

3.34. Задание 34. Создание запроса «Отчество Иванович»

Используя таблицу Студенты определить фамилию, имя и номер зачётки студента, если известно, что его отчество Иванович.

3.35. Задание 35. Создание запроса «Отчество Викторовна»

Используя таблицу Студенты определить фамилию, имя и номер зачётки студентки, если известно, что её отчество Викторовна.

3.36. Задание 36. Создание запроса на удаление «Зачётка 987660»

Удалить с помощью запроса из таблицы Сессия запись о студенте, у которого номер зачётки 987660.

3.37. Задание 37. Создание запроса на удаление «Фамилия Орлова»

Удалить из таблицы Сессия запись о студентке по фамилии Орлова.