Создание запроса в режиме конструктора

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 3

ТЕМА ЗАНЯТИЯ: Разработка запросов

УЧЕБНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Создание запроса в режиме конструктора.

2. Использование нескольких таблиц в запросе.

3. Создание запроса с помощью мастера запросов.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Как переименовать таблицу?

2. Какие действия можно производить над полями таблицы?

3. Как изменить тип данных?

4. Как удалить таблицу из базы данных?

5. Как зафиксировать столбец в таблице?

6. Каким образом можно отобразить или скрыть столбцы?

7. Для чего применяется сортировка данных?

8. Для чего используется команда Фильтр?

9. Что называется первичным ключом?

10. Какие типы связей между таблицами можно установить в базе данных?

11. Как определить связи между таблицами?

Создание запроса в режиме конструктора

Запросы – это представление информации из одной или нескольких таблиц, отобранных по некоторым критериям. Запись критерия может быть сохранена для последующего использования.

Результат запроса можно представить в виде таблицы и использовать в качестве основы для других запросов, форм или отчетов. Однако в отличие от реальной таблицы, этот набор записей физически не существует в базе данных. MS Access создает набор записей из данных таблицы только во время выполнения запроса. Если изменить данные в наборе записей, MS Access внесет соответствующие изменения в таблицу, на базе которой построен запрос.

В MS Access можно создавать запросы различных типов.

Для того чтобы открыть окно запроса в режиме конструктора, надо выбрать в списке Объекты – Запросы. На правой панели базы данных можно выбрать два варианта создания запроса: в режиме конструктора или с помощью мастера.

Пример 1. Чтобы создать запрос для выбора данных из одной таблицы, необходимо:

1. Открыть базу данных «КАДРЫ».

2. Выбрать Объект – Запрос и щелкнуть мышкой по команде Создание запроса в режиме конструктора.

3. Откроется окно Добавление таблицы (рис. 2.118), где выбрать таблицу Должности и нажать кнопку Добавить, а потом – кнопку Закрыть.

4. Окно конструктора запросов разделено на две панели. В верхней панели окна находятся списки полей таблиц, выбранных для данного запроса. Нижняя панель является бланком, в котором выполняется работа по созданию запроса. Макет таблицы Должности помещается в верхнюю панель (рис. 2.119).

5. Выбрать поля, которые будут использоваться в запросе. Перейти в нижнюю панель и щелкнуть в первом столбце область Поле. Откроется список полей таблицы Должности, где выбрать поле Должность (рис. 2.120).

6. Можно также перетащить поле из списка (верхняя часть окна) в нужный столбец бланка (нижняя часть окна). Перетащить поле Оклад.

7. В самом начале каждого списка полей, приведенных в верхней части запроса и в раскрывающемся списке бланка, находится специальный символ * (рис. 2.120), который означает Все поля. Если в запрос надо включить все поля, достаточно выбрать этот символ.

8. Свойства полей, которые помещаются в запрос, наследуют свойства, заданные для соответствующих полей таблицы. Можно определить другие значения свойств:

– Описание объекта – информация, которая выводится в строке состояния окна запроса в режиме таблицы, когда это поле является текущим;

– Формат поля – представление данных на экране;

– Число десятичных знаков – для числовых данных;

– Маска ввода;

– Подпись поля – заголовок столбца.

Ввод условия отбора

Чтобы отобрать нужные значения определенных полей, надо задать Условие отбора. Условия отбора – это ограничения, накладываемые на запрос или расширенный фильтр для определения записей, с которыми он будет работать.

Значение текстового поля должно быть заключено в кавычки (рис. 2.121). MS Access сам добавляет кавычки, при вводе слова и нажатии клавиши Enter.

Чтобы отыскать комбинацию нескольких значений, их надо ввести в строку Условие отбора, используя в качестве разделителя логические операторы: меньше (<), больше или равно (>=), не равно (<>).

Пример 1 (продолжение). Для поля Оклад задать условие отбора < 2000 (рис. 2.122).

Закрыть запрос. Откроется окно сохранения изменения макета или структуры запроса, где нажать кнопку Да для сохранения. После этого необходимо задать имя запроса Оклад, меньше 2000 (рис. 2.123). На рис. 2.124 изображен набор записей, полученный в результате выполнения этого запроса.

Выбор между And и Or

Если выражения вводятся в несколько ячеек Условие отбора, то они автоматически объединяются с помощью операторов And или Or.

Если выражения находятся в разных ячейках, но в одной строке, то MS Access использует оператор And. Это означает, что будут возвращены только записи, отвечающие условиям отбора, указанным во всех ячейках.

Если же выражения находятся в разных строках бланка запроса, то MS Access использует оператор Or. Это означает, что возвращены будут записи, отвечающие условиям отбора, указанным любой ячейке.

Between, In и Like

Кроме обычных операторов сравнения, MS Access представляет три специальных оператора, которые можно использовать для отбора данных.

Between – позволяет задать диапазон значений.

Например: Between 10 and 20. Это то же самое, что и >=10 and <=20.

In – позволяет задать используемый для сравнения список значений.

Например: выражение In (“WA”, “CA”, “ID”) означает то же, что и логическое выражение “WA” Or “CA” Or “ID”.

Like – оператор, который используется для поиска в текстовых полях. В поле поиска можно включать символы:

? – для обозначения любого одиночного символа;

* – для обозначения любого количества символов;

# – указывает, что в данной позиции должна быть цифра;

! – используется для обозначения исключений.

Допустимый диапазон указывается в квадратных скобках.

Например: диапазон [0-9] – указывает, что в этой позиции должна быть цифра, [а-я] – буква, [!0-9] – любой символ, кроме цифр от 0 до 9.

Пример 2. Чтобы создать запрос на выборку должностей, которые имеют оклад больше2000 гривен и начинаются с буквы Н, необходимо (рис. 2.125):

1. Создать новый запросв режиме конструктора.

2. В верхнюю область запроса добавить таблицу Должности.

3. В нижнюю область запроса добавить столбцы Должность и Оклад.

4. В столбце Оклад в поле Условие отбора указать >2000.

5. В столбце Должность в поле Условие отбора указать Like “Н*”.

6. Сохранить запрос с именем Оклад, больше 2000. Для этого выбрать пункт меню Файл команду Сохранить как….

Результат такого запроса отображен на рис. 2.126.