Для создания формы с помощью мастера форм выполните следующие действия

1. Перейдите в область переходов, затем щелкните мышью на таблице или запросе с данными, на основе которых будет создана форма.

2. Перейдите на вкладку Создание, выберите группу Формы, затем щелкните мышью на пиктограмме Другие формы, выбрав в открывшемся меню пункт Мастер форм.

 

Рис. 11. Мастер форм.

3. В окне Создание форм (рис. 12.) перейдите в область Доступные поля, затем, щелкая мышью на стрелочке, «перегоните» требуемые вам поля в область Выбранные поля, затем щелкните мышью на кнопке Далее.

Рис. 12. Выберите поля, которые будут отображаться в форме.

4. Во втором окне создания форм (рис. 13.) следует выбрать внешний вид вашей будущей формы. Щелкните мышью на кнопке Далее.

 

Рис. 13. В этом окне выбирается внешний вид создаваемой форме.

 

5. В следующем окне мастера следует выбрать стиль создаваемой вами формы (рис. 14). Щелкните мышью на кнопке Далее.

Рис. 14. Здесь выбирается стиль создаваемой формы.

6. В завершающем окна мастера (рис. 15.) следует выбрать переключатель Открыть форму для просмотра и ввода данных (при этом создание формы будет завершено) либо переключатель Изменить макет формы (вы получаете возможность изменить только что созданную форму).

Рис. 15. Выберите завершение создание формы либо ее «тюнинг» в режиме конструктора форм.

7. Установите переключатель Открыт форму для просмотра и ввода данных, после чего щелкните мышью на кнопке Готова. (рис. 16.)

Рис. 16. Так выглядит форма, созданная с помощью мастера форм.

8. Если выбрать переключатель Изменит макет формы и щелкнуть мышью на кнопке Готово, произойдет переключение в режим конструктора форм (рис. 17.)

Рис. 17. Рабочая среда в режиме конструктора форм.

 

Конструктор форм

Перейти в режим конструктора форм проще всего щелчком на соответствующей пик­тограмме, находящейся в нижней правой части рабочего экрана Ассеss 2007.

В этом режиме пользователю предоставляются практически неограниченные воз­можности по созданию форм. После перехода в режим конструктора форм отображается вкладка Конструктор (рис. 18), включающая набор команд, предназначенных для «конструирования» форм.

Рис. 18. Содержащийся здесь набор команд позволяет вам сконструировать любую форму.

 

Прежде всего обратите внимание на то, каким образом изменяется рабочий экран Ассеss 2007 в этом режиме (рис. 19).

Как и прежде, в левой части экрана отображается область перехода, обеспечивающая быстрый переход между различными объектами базы данных — формами, таблицами и т.д.

Рис. 19. Так выглядит рабочий экран в режиме конструктора форм.

В центре рабочего экрана отображается наша форма, разлинованная для упрощения позиционирования отдельных полей.

В правой части рабочего экрана вы видите окно свойств, с которым стоит познако­миться поближе.

§ В находящемся в верхней части окна поле списка можно выбрать объект базы дан­ных, свойства которого просматриваются в текущий момент времени — форма или отдельное поле этой же формы.

§ В зависимости от вашего выбора изменяется перечень свойств, отображаемый ниже.

Обратите внимание, что перечень свойств отображается на пяти вкладках для удобст­ва их просмотра. Это связано с огромных количеством свойств, так для формы их насчи­тывается около сотни. Если вы хотите просматривать свойства одновременно, выберите вкладку Все (рис. 20).

Рис. 20. Перечень свойств впечатляет, для большин­ства из них лучше оста­вить значения, заданные по умолчанию

А теперь вернемся к инструментальной вкладке, отображаемой в режиме конструкто­ра форм (см. рис. 18).

В группе Представления вы можете выбрать вид рабочего экрана формы.

 

§ Режим формы. Стандартный режим, в котором создаются и редактируются про­стейшие формы. При выборе этого режима отображается вкладка Главная, в левой части рабочего экрана отображается область переходов, а в центральной час­ти — форма со всеми определенными раньше полями.

§ Режим макета. В этом режиме, предназначенном для пользователей со средним уровнем подготовки, вы получаете возможность изменять свойства полей фор­мы (отображается окно свойств в правой части рабочего экрана), определять формат полей формы (с помощью группы команд Форматирование на вкладке Формат (рис. 21.) — вы можете выбрать также и условное форматирование — как и в Ехсеl 2007), а также изменить макет формы в целом — группа команд Автоформат. Здесь же доступен ограниченный набор элементов управления, ко­торые используются в составе вашей формы.

Рис. 21. На этой вкладке содержится набор команд, предназначенных для форматирова­ния формы.

 

§ Режим конструктора. Этот режим, предоставляющий наибольшие возможности создания и редактирования форм, предназначен для опытных пользователей.

Команды в группе Шрифт обеспечивают форматирование текста в широких преде­лах — вы можете выбирать (и изменять) размер шрифта, его цвет, выбирать подчеркну­тый текст и т.д.

 

Отчеты

Инструментальные средства Microsoft Office Access 2007 обеспечивают создание от­четов практически любой степени сложности. Структура отчета может быть как очень простой (обычный список), так и очень сложной — сводный отчет о продажах, сгруппи­рованный по различным областям.

Создание любого отчета начинается с определения источника данных. На втором эта­пе можно воспользоваться мастером отчетов, который в интерактивном режиме обеспе­чивает "конструирование" отчета.

Можно создать отчет с помощью команды Отчет, которая находится в группе Отчеты на вкладке Создание. При этом происходит незамедлительное формирование отчета без запроса дополнительной информации. Причем в этот отчет включаются все записи базовой таблицы и запроса.

1. Перейдите в область переходов, затем щелкните на таблице или запросе, используемых для создания отчета.

2. Перейдите на вкладку Создание, затем в группе Отчеты щелкните на пиктограмме Отчет.

3. При этом будет немедленно создан отчет (рис. 22).

4. Теперь сохраните отчет, нажав клавиши <Ctrl+S>. Закройте отчет и таблицу, которая служит источником записей для него.

Рис. 22. Наш первый отчет был создан за несколько секунд

Теперь создадим отчет с помощью Мастера отчетов, который передоставляет гораздо больше возможностей и обеспечивает большую степень гибкости. В частности, вы можете определить способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов.

1. Перейдите на вкладку Создание, затем в группе Отчеты щелкните на пиктограмме Мастер отчетов.

2. В первом окне мастера отчета выберите таблицу и поля в этой таблице, которые будут включены в отчет (рис. 23). Затем щелкните на кнопке Далее.

Рис. 23. Выберите таблицу, на основе которой создается отчет, а также поля, которые будут включены в отчет.

3. В следующем окне выбираются уровни группировки в отчете (рис. 24.), щелкните на кнопке Далее

.

Рис 24. Определение уровней группировки полей в отчете.

4. Вэтом окне выбирается порядок сортировки записей (рис. 25), щелкните на кнопке Далее.

Рис. 25. Определение порядка сортировки полей, выводимых отчетом

5. В этом (рис. 26) выберите макет отчета и щелкните на кнопке Далее.

Рис. 26. Выбираем макет отчета.

6. В следующем окне можно настроить стиль отображения отдельных элементов отчета (рис. 27), затем щелкните на кнопке Далее.

Рис. 27. Выбираем стиль отображения отдельных элементов отчета

7. В завершающем окне создания отчета выберите предварительный просмотр макета отчета и щелкните на кнопке Готово. Перед вами отобразится отчет в том виде, в котором он выводится на печать (рис. 28).

Рис. 28. Выбираем стиль отображения отдельных элементов отчета

Методы обучения и преподавания: решение ситуационных задач

Литература:

1. Сергеев А.П. Самоучитель.-Microsoft Office 2007. М.:Санкт-Петербург.Киев, 2007 г.стр. 432.

2. В.Я. Гельман. Медицинская информатика. Питер. 2001 г. 145-186 стр.

3. Дж. Куртер, А. Маркви. MS Office 2000. Москва. 2001 г. 357-428 стр.

4. Виталий Герасевич. Компьютер для врача. Санкт-Петербург. 2002 г. 229-253 стр.

5. С.Симонович. «Информатика. Базовый курс.» 2-е издание. С.-П., 2003 г. 340-367 стр.

Контроль

Вопросы:

1. Что является формой?

2. Перечислите виды формы данных.

3. Что является отчетом?

4. Назовите мастера отчетов

Тесты: См Сборник тестовых заданий по «Информатике», тема «СУБД MS Access».

ЗАДАНИЯ:

I. Создать запрос на выборку.

A. Создать запрос на выборку пациентов из всех отделений больницы. Результирующая таблица должна содержать также ФИО врача.

a) Запустите программу MS Access.

b) Откройте файл «Больница». Щелкните на кнопку «Office» - выберите команду «Открыть» -щелкните на имени базы данных «Больница» в папке C:\STUDENT\ НОМЕР ВАШЕЙ ГРУППЫ.

c) В окне Больница: база данных откройте вкладку СОЗДАНИЕ. В группе ДРУГИЕ щелкните по пиктограмме КОНСТРУКТОР ЗАПРОСОВ – откроется бланк запроса по образцу. Одновременно с ним откроется диалоговое окно Добавление таблицы.

d) В окне Добавление таблицы выберите таблицу «Пациенты» и щелкните на кнопке «Добавить». Закройте окно Добавление таблицы.

e) В списке полей таблицы «Пациенты» выберите поля, включаемые в результирующую таблицу: ФИО врача, ФИО пациента, Отделение. Выбор производите двойными щелчками на именах полей.

f) Закройте бланк запроса по образцу. При закрытии запроса введите его имя – Пациенты1.

g) Чтобы запустить созданный запрос, в ОБЛАСТИ ПЕРЕХОДОВ дважды щелкните на значке запроса «Пациенты1».

B. Создать запрос на выборку врачей «кардиологов» или врачей по специальности «Лор».

a. Откройте вкладку СОЗДАНИЕ. В группе ДРУГИЕ щелкните по пиктограмме КОНСТРУКТОР ЗАПРОСОВ – откроется бланк запроса по образцу. Одновременно с ним откроется диалоговое окно Добавление таблицы.

b. В окне Добавление таблицы выберите таблицу «Сотрудники» и щелкните на кнопке «Добавить». Закройте окно Добавление таблицы.

c. В списке полей таблицы «Сотрудники» выберите поля, включаемые в результирующую таблицу: ФИО врача, Специальность. Выбор производите двойными щелчками на именах полей.

d. Задайте условия отбора для поля Специальность. В строке условие отбора введите «Лор or Кардиолог». Из таблицы будут выбираться только врачи «кардиологи» или врачи по специальности «Лор».

Примечание. Если в строке условие отбора ввести Not Лор, то будут выбираться специальности кроме Лор.

e. Закройте бланк запроса по образцу. При закрытии запроса введите его имя – Специальность.

f. Запустите запрос - Специальность.