Создание таблиц с помощью мастера

В Ассеss представляет собой выбор из имеющегося в системе списка таблиц делового и личного применения. Список таблиц высвечивается в окне «Образцы таблиц». Для того чтобы получить доступ к спи­ску таблиц «личного» назначения, надо активизировать соответствующую кнопку. После выбора таблицы пользователь может определить те поля, которые нужны ему для данного применения.

Выбранные поля можно переименовать. Чтобы ввести какие-либо другие изменения в структуру создаваемой таблицы, следует завершить ее формирование с помощью мастера, после чего откорректировать структуру в обычном порядке в режиме «Конструктор». Создавая таблицу с использованием мастера, нельзя отказаться от ключа, а также создать составной ключ.

Создание таблиц путем ввода данных

По мнению автора, является не очень удобным способом создания таблиц, так как может повлечь за собой неочевидные недостатки в проектировании (например, неточное определение типа поля), а также требует большой последующей корректировки полученной структуры таблицы (переименование полей, определение ключа, если ключ задается не автоматически). Поэтому в данном учебном пособии этот способ рассматриваться не будет.

Связывание таблиц

После того как таблицы созданы, их можно связать. Для этого надо выбрать позицию меню «Сервис» - «Схема данных». Далее в открывшемся окне «Схема данных» следует добавить в окно те таблицы, между которыми будет определяться связь. Таблицы, между которыми определяется связь, чаще всего связаны отношением 1: М. Для установления связи надо позицио­нироваться на поле связи в основ­ной таблице, нажать на левую клавишу мыши и, не отпуская ее, перетащить появившийся значок на соответствующее поле в «зависимой» таблице. После этого на экране появится окно «Изменение связи». Далее следует определить, надо ли задавать ограничения целостности связи, и если да, то выбрать режимы корректировок. Если вы задаете ограничения целостности, то поле связи ос­новной записи должно быть проиндексировано. Связывание таблиц обеспечивает выполнение реляционной операции «соединение». Существуют понятия внутреннего, левого и правого соединения.

В окне «Связи» есть кнопка «Объединение», нажав на нее, пользователь попадает в окно «Параметры объединения», в котором он может выбрать одну из трех альтернатив:

1. Объединение только тех записей, в которых значения связанных полей обеих таблиц совпадают.

2. Объединение всех записей первой таблицы и только тех записей из второй таблицы, в которых значения связанных полей обеих таблиц совпадают.

3. Объединение всех записей второй таблицы и только тех записей из первой таблицы, в которых значения связанных полей обеих таблиц совпадают.

Параметры объединения оказывают влияние на то, какие записи из связанных таблиц будут выводиться в ответ при просмотре базы данных. Поэтому при реализации запросов надо обязательно иметь в виду, как связаны таблицы, и при необходимости изменять параметры объединения. Более подробно эти аспекты будут изло­жены при рассмотрении языка запросов.

Для задания запроса в Access следует перейти к закладке «Запрос» в окне базы данных. Для создания нового запроса следует нажать кнопку «Создать», в результате чего появиться окно «Новый запрос».

Первым шагом при создании запроса является определение таблиц, которые содержат исходную информацию. Допускается также создание запроса на основании других запросов или одновременно и таблиц, и запросов. Использование предварительно созданных запросов при создании нового запроса может помочь сделать сложный запрос, содержащий большое число взаимосвязанных таблиц и много разнообразных условий отбора, более простым для его формулирования.

Любой запрос можно сохранить для последующего использова­ния. Это можно сделать несколькими способами, например, выбирая позиции меню «Файл» - «Закрыть», ответив «Да» на вопрос о сохранении файла и задав после этого имя запроса. Сохраненный запрос можно впоследствии «открывать», что означает его выполнение. Сохраненный запрос может быть скорректирован, если открыть его в режиме конструктора.