Анализ внутренней ситуации

Для выявления сильных и слабых сторон ОИ на предприятии требуется не менее, чем анализ окружения, детально проработан­ная констатация существующего внутреннего состояния предпри­ятия. Сначала специфицируются все имеющиеся ИС и все задей­ствованные к данному моменту ресурсы. Далее исследуются орга­низационная структура в области ОИ и ее функционирование. Анализом бюджета, затрат и производительности в ИС заканчи­вается фаза сбора данных по предприятию.

Распределение данных и приложений. Исходным пунктом для анализа ИС на предприятии являются сведения о наличии на пред­приятии эксплуатируемых структур данных и ИТ на момент сбо­ра сведений. В отношении данных должны исследоваться следу­ющие аспекты (преимущественно организационные):

• объем и качество, т.е. сущность или состав данных и связей;
• уровень разрозненности или, напротив, степень интегрированности имеющихся данных относительно технологии бан­ков и баз данных;
• полнота и актуальность структур данных с позиций пользо­вателя;
• специфика установленных банков данных в структуре управ­ления (концептуальная модель, специфика языков банков дан­ных. перечень данных, функции системы защиты данных, ме­ста сечения) и/или других программных средств управления данными;
• организационные и технологические пути доступа к данным;
• • защищенность данных (объем и качество мероприятий по со­хранению полноты и корректности данных);
• мероприятия по защите данных (политические, правовые, организационные, а также технические и технологические ме­роприятия).

При структурном подходе такой анализ уже показал эффек­тивность разделения ИС на центральные (т.е. инсталлированные в центральной ЭВМ) и децентрализованные (т.е. доступные на индивидуальном или групповом рабочем месте) подсистемы.

Внутри этих категорий следует составить описание отдель­ных ИС и их подсистем с одинаковой степенью детализации и упорядочить в соответствии с основным назначением их исполь­зования в производственных функциональных подразделениях или на предприятии в целом. Для структурирования или упоря­дочения ИС не могут быть заданы никакие единые действующие раз и навсегда направления, так как структура приложений в раз­ных организациях может быть очень различной.

Поэтому может быть определена только для отдельных случаев более или менее приемлемая схема. Для промышленных предприя­тий, например, представляется разумным разграничение сферы ОИ в соответствии с функциональными областями предприятия на сле­дующие направления: финансы, счетоводство или бухгалтерия, кад­ры, право» материальное хозяйство, развитие, производство, техни­ка и технология, продажа, маркетинг, а также общие для всех пред­приятий функции автоматизации делопроизводства и обмена дан­ными. Здесь могут быть учтены планируемые особенности построе­ния АСУ предприятия и уже существующие традиции.

Все ИС должны анализироваться в рамках заданных единых категорий и описываться (документироваться) по единой схеме. При этом описание того или иного приложения охватывает фун­кциональное описание (постановку задач и функции программ); структуры данных; ввод и выдачу данных; каркас данных; связи с другими приложениями; вид применения или обработки; пользо­вателей (их круг и частота обращений) и получаемый ими эффект; историю развития; констатацию того, является ли данный про­дукт собственным или «чужим»; критику и предложения со сто­роны пользователей, а также впечатления самого аналитика.

Как только все имеющиеся в наличии ИС достаточно деталь­но описаны и специфицированы, аналитик получает первое впе­чатление (первый обзор) о степени поддержки систем обработки информации в каждой функциональной области: степень проник­новения ИТ и объем функций каждого приложения.

В то время как под степенью проникновения ИТ обычно по­нимают число имеющихся на предприятии приложений ОИ, объем функций является индикатором возможностей для коли­чественного и качественного информационного опроса и соот­ветствующей оценки с точки зрения пользователя. Результат это­го анализа, который проводится для всего предприятия, являет­ся центральным исходным пунктом для планирования приложений.

Распределение ресурсов. Понятие «ресурсы ИС» охватывает работников сферы ОИ, технические и программные средства, а также бюджет сферы ОИ. Ресурсы сферы ОИ следует документи­ровать единым образом для всего предприятия.

При оценке работников сферы ОИ как ресурса может быть получено первое представление об организации (структура и ру­ководство) на основе, например, анализа структурных схем (органиграмм). Число сотрудников в отдельных подразделениях, а также описание их должностных обязанностей дают информацию о центре тяжести в деятельности организации. В рамках каждого детального рассмотрения следует провести анализ следующих отдельных позиций:

· число сотрудников (в среднем на область деятельности);

· поле деятельности для каждого из сотрудников сферы ОИ;

· качество руководства сферой ОИ;

· производительность и загрузка работников сферы ОИ;

· квалификация и образование работников сферы ОИ (в особен­ности их коммуникабельность при работе с пользователями);

· средства и уровень мотивации работников сферы ОИ;

· производственный климат в подразделениях сферы ОИ;

· возрастная структура (возраст и стаж работы, а также опыт работы в сфере ОИ).

Для характеристики персонала сферы ОИ следует составить единую документацию. Установленные при этом сильные и сла­бые стороны работников дают точки отсчета для возможных организационных изменений в области трудовых ресурсов.

Системы расчета затрат на ОИ (приведенных к конечному пользователю): приведенные затраты на ОИ по каждой сфере деятельности, сопоставление фактических вычислительных затрат на ОИ и потребного процессорного времени, а также другие подобные грубые сравнения для установления спра­ведливости распределения затрат, соотнесение затрат на ОИ с достигаемой производительностью.

Организация и управление в сфере информатизации. На этом шаге необходимо проверить на эффективность и сбалансирован­ность существующую организацию, т.е. структуру и качество уп­равления в области ИС. При этом должны исследоваться следу­ющие аспекты:

· эффективность существующей организации ОИ;

· сотрудничество с пользователями (связи, заказы на развитие, сервис для пользователей и их обучение, вид и объем сервис­ных услуг);

· организационное расчленение области СИ (развитие и эксп­луатация ИС и обеспечение пользователей);

· планирование и администрирование данных;

· развитие применения ИС (образ действий, методы и инстру­менты для анализа, дизайна, программирования, тестирова­ния и технического обслуживания, выдача приоритетов для развития ИС);

· концепция приобретения, внедрения и обслуживания компо­нентов технических и программных средств;

· мероприятия по обучению работников сферы ОИ;

· объем и качество документации;

· вид и объем кратко-, средне- и долгосрочного планирования и контроля в области ОИ;

· вид распределения ресурсов ПС по конечным пользователям;

· объем и качество защищенности, в том числе от катастроф. Документация по анализу ИС на предприятии содержит:

· общий обзор имеющихся ИС и их ресурсов: раздельное пред­ставление всех систем с одинаковой степенью детализации, а также интегрированное или агрегированное представление и результаты их сравнения;

· общий обзор использования ресурсов ИС: центры тяжести их деятельности, а также связанные и свободные мощности;

· описание сильных и слабых сторон ИС и предложения по их • улучшению: имеющиеся в наличии ИС и их ресурсы, разви­тие и обслуживание ИС, эксплуатация ИС и обслуживание пользователей, а также планирование и организация ИС;

· каталог идей и намерений для будущих стратегий в области ИС.

РАЗРАБОТКА СТРАТЕГИЙ

Стратегические цели в области ОИ являются исходным пунк­том для развития конкретных стратегий в этой области, показы­вающих путь к достижению поставленных целей в виде отдель­ных шагов, и тем самым сводят процесс СПИС к планированию конкретных мероприятий.

Стратегия в области архитектуры приложений. Под архитек­турой приложений в рамках СПИС понимаются концептуальные общие рамки, которые оба аспекта – данные и приложения - объе­диняют в единое динамичное целое. Стратегия в области архи­тектуры приложений является важнейшей в рамках СПИС, по­этому она определяет последующие частные стратегии ИС (ре­сурсы, организация и руководство).

В литературе по этому вопросу обычно предлагается разра­ботать концептуальную модель данных для всей организации в целом и положить ее в основу планирования приложений. Пред­ставляется, что этот подход имеет смысл, потому что применяе­мые в организации структуры данных в течение некоторого вре­мени остаются стабильными (в противоположность технологи­ческим процессам, оперирующим данными).

Разработка единого для всего предприятия базиса данных. На практике весьма редко встречаются ситуации (например, при ос­новании нового предприятия), когда концептуальная модель и структура данных должны создаваться заново. В большинстве же случаев уже принятые в области ИС стратегии требуют дополне­ния и/или консолидации существующих структур данных. Это означает, прежде всего, необходимость охватить на концептуаль­ном уровне в едином базисе данные, распределенные в различ­ных запоминающих средах, расположенные иногда в несовмес­тимых форматах или неэффективно распределенные данные.

Затем приходится принимать ряд решений, которые устанав­ливали бы логическое и физическое представление базиса дан­ных, а также обеспечивали бы доступ к ним. Эти решения охва­тывают выбор рекомендуемых к использованию СУБД, физичес­кое распределение данных, определение позиций (точек зрения) пользователей, установление прав (приоритетов) доступа к дан­ным, прием обращений со стороны внешних банков данных и служб, а также мероприятия по сохранению и защите данных.

Формирование спектра приложений. Здесь имеется в виду весь функциональный спектр существующих областей приложения, а также новых областей применения для ИС и ИТ. Расширять или корректировать необходимо те приложения, которые устарели, например, в отношении или объема, или вида использования, или предполагаемых мест контакта с другими программами.

Существуют, следовательно, два различных взгляда на пла­нирование приложений: с одной стороны, рассматривается спектр производственных задач, как нечто данное, которое должно быть оптимально поддержано; с другой стороны, учитываются новые технологические возможности ИС, которые и реализуются в при­ложениях. Во втором случае может отчетливо проявиться воз­действие СПИС на планирование всего предприятия.

Для определения плана приложений необходимо привлекать такие критерии, как непосредственная необходимость развития ИС (на основании правовых или других важных предписаний, технических потребностей и т.п.), возможное снижение затрат, повышение производительности и/или реализация преимуществ предприятия в соревновании с конкурентами, а также вероятность успешного завершения того или иного проекта развития.

Стратегия в области ресурсов. Стратегические решения по ис­пользованию ресурсов ИС, как правило, складываются из уже существующих стратегий по принятой архитектуре того или ино­го приложения.

Персонал сферы ОН. Здесь должны быть определены число, квалификация и затраты на работников сферы ОИ. основные принципы их содержания, т.е. оплата их труда, требуемые квали­фикация и образование, а также порядок организации труда ра­ботников сферы ОИ и привлечения работников или консультан­тов со стороны.

Информационные технологии. В рамках условий, которые касаются ИТ, планируемых в будущем к применению, должны быть определены принципиальные позиции в отношении каждой под­лежащей применению ИТ по таким вопросам, как, например:

· политика ориентации на продукцию одного изготовителя или на смешанные (от разных изготовителей) технические и про­граммные средства;

· собственные разработки в качестве основы развития или при­влечение сторонних разработок.

Далее требуется разработка подходящей технологической архитектуры, т.е. принятие решений по вопросам:

· выбора необходимых технических, программных, методиче­ских и организационных компонентов (вид, число, упорядо­чение, взаимодействие, затраты);

· распределения по предприятию (централизация/децентрали­зация) и объединения в сеть используемых на предприятии технических и программных средств.

Бюджет сферы ОИ. Объем бюджета сферы ОИ в большин­стве организаций бывает задан заранее. Однако внутреннее рас­пределение бюджетных средств в сфере ОИ практически всегда является в значительной мере свободным. В нормальном случае результаты стратегического планирования бюджета отражают­ся в мероприятиях, запланированных в рамках принятой архи­тектуры применения ИС. Конечным продуктом бюджетного пла­нирования на предприятии является возможно более детальный обзор затрат для областей развития и обслуживания, эксплуата­ции или использования ИС и персонала сферы ОИ.

Стратегия в вопросах организации и управления. В рамках построения общей стратегии для ИС необходимо принять также Целый ряд решений, касающихся организации сферы ОИ и руко­водства этой сферой. При этом необходимо учитывать и изменя­ющиеся требования при использовании новых методов ОИ, и но­вые подходы в организации ИС и ИТ. Отдельные организацион­ные аспекты уже отмечены выше и далее будут рассмотрены ради полноты картины.

Организация и функционирование ИС. Первоочередной/орга­низационной задачей обычно является определение того, что именно в будущем должно рассматриваться как услуги ИС. В за­висимости от варианта решения этой задачи, смотря по обстоя­тельствам, могут потребоваться изменения не только внутри орга­низации структуры и функционирования подразделений ОИ, но также и в области организации работы с пользователями или с другими службами и отделениями. Особенно важно определить стратегии или стратегические направления, охватывающие сле­дующие области:

· организационное расчленение сферы ОИ (планирование, раз­витие и использование ИС, а также обслуживание пользова­телей);

· планирование и администрирование данных, используемых в ИС (подходы, методы и инструменты);

· применение ИТ (подходы, методы и инструменты для анали­за, дизайна, программирования, испытания и обслуживания);

· обучение и повышение квалификации работников сферы ОИ как на предприятии, так и с использованием внешних возмож­ностей;

· распределение ресурсов и затрат по областям применения ИС;

· приобретение, внедрение и обслуживание технических и про­граммных средств (например, определенные стратегические продукты, единые для всего предприятия инструменты);

· регулирование сотрудничества с пользователями (связи с пользователями, поручения по развитию сферы услуг, обслу­живание пользователей и их обучение, вид и объем сервис­ных услуг);

· кратко-, средне- и долгосрочное планирование ИС, а также планирование и контроль утвержденных проектов;

· документация на внедренные приложения, технические, про­граммные и оргсредства, а также документация на приобре­тенные информационные продукты и проекты собственного изготовления;

· сохранность и защищенность,

Концепция руководства. Стиль руководства ИС, прежде всего задачи планирования, естественно, является предметом страте­гического рассмотрения.

Контроль и ревизия ИС и исчисление затрат. Эта сфера пла­нирования охватывает вопросы установления инструментов кон­троля эффективности производственной системы ОИ. Для изме­рения этого показателя можно выделить два принципиально раз­ных подхода. Один - определение удовлетворенности пользова­телей, это, конечно, необъективная мера, но очень широко при­нята в США; другой - использование объективных количествен­ных характеристик электронных систем ОИ для определения про­изводственных и, прежде всего, экономических характеристик систем ОИ (принят в ФРГ).

Далее должны быть разъяснены вид, объем и интервалы ре­визии ИС как вида деятельности в рамках стратегических реше­ний. Поскольку способ исчисления затрат имеет большое зна­чение при оценке эффективности ОИ, то важно установить на достаточно продолжительное время стимулирующий производи­тельность ИС способ распределения расходов.

ОРГАНИЗАЦИЯ СТРАТЕГИЧЕСКОГО ПЛАНИРОВАНИЯ

В соответствии со сказанным выше должен быть составлен итоговый доклад по вопросам стратегического планирования ИС. Он должен содержать, в частности, следующие данные:

· маркировку «угловых колонн» будущей сферы приложения ОИ: основополагающие решения, цели и принципы органи­зации ИС;

· сервисные предложения подразделений ОИ: имеющиеся ре­сурсы и услуги, цены и условия их предоставления;

· общий обзор единой для всего предприятия концепции пост­роения ИС (архитектура и ландшафт приложений, представ­ление предусмотренных к реализации ИС, распределение за­дач между подразделениями ОИ и пользователями);

· описание структуры организации ОИ (иерархическое упоря­дочение и расчленение подразделений ОИ, компетенция и от­ветственность подразделений ОИ, подразделения-пользова­тели и органы контроля и координации ИС, а также комму­никации);

· общий обзор использования ресурсов (потребные мощности и затраты) для предусмотренной концепции создания ИС, спе­цифицированный по годам для отдельных ИС и ресурсов, а также сгруппированный по годам и видам ресурсов;

· характеристику стандартов и исходных данных в области при­менения методов и инструментов при планировании, разви­тии, обслуживании и эксплуатации ИС, а также в области ра­боты с пользователями;

· сводный бюджет затрат на ОИ и (при возможности) финан­совый план.

Построение стратегического плана сферы ОИ - всегда весь­ма трудоемкое, сложное и ответственное мероприятие. Если оно предпринимается предприятием в первый раз, его вообще лучше осуществить, как показывает опыт, при помощи привлеченного со стороны консультанта. Множество аргументов говорит в пользу такого решения. Это и опыт выполнения проектов сто­ронними специалистами, и накопленный ими потенциал методов и инструментов, убедительность (разъяснение противоречивых представлений в организации), а также свобода от «производ­ственной слепоты»,

Только синтез этих качеств гарантирует оптимальный для организации и приемлемый для всех участников долгосрочный план в области ИС. Большое значение, как в фазе анализа, так и позднее в фазе стратегического планирования имеет активное сотрудничество подразделений-пользователей, подразделений планирования на предприятии или подобных им (комитетов по ИС, комиссий по ОИ) и руководства предприятия.

Стратегические планы в области ИС только тогда имеют пер­спективу на успешную реализацию, когда они оформлялись со­вместно с работниками, которые в конце концов должны осуще­ствлять эти планы. Часто на предприятии уже существуют сложившиеся, но различающиеся представления о дальнейшем развитии ОИ, которые к тому же не обсуждены над­лежащим образом и не документированы, а их сторонники нахо­дятся в состоянии конфронтации. Внешний советчик является, поэтому, во многих случаях катализатором, модератором, третей­ским судьей для реформ, а также экспертом и писцом в одном лице.

Планы дальнейших разработок в области ИС могут форми­роваться хотя уже и силами работников предприятия на основе первого варианта плана, составленного с привлечением внешних специалистов, но все равно с соблюдением отмеченных условий. При этом должно составляться столь же подробное описание всех фаз и действующих условий, как это было установлено сторон­ним проектировщиком. Оно должно проводиться руководителем отделения ОИ с привлечением имеющихся на предприятии спе­циалистов с интервалом один или два года. За счет этого осуще­ствляется целенаправленное развитие стратегического плана предприятия. Здесь еще раз следует в заключение подчеркнуть необходимость по-прежнему руководствоваться приведенными выше рекомендациями при выполнении этой работы во всех ее фазах.

Вопросы для самоконтроля

1. Как следует понимать планирование информационных систем?

2. Что составляет сущность планирования информационных систем?

3. В чем состоит необходимость стратегического планирования информационных систем?

4. В чем проявляется системный подход к планированию информа­ционных систем?

5. Что включают предварительные этапы планирования?

6. Что анализируется при изучении окружения системы?

7. Что анализируется при изучении внутренней ситуации пред­приятия?

8. Как разрабатываются стратегии на перспективу в среде ИС?

9. Что включается в состав итогового доклада?

10. Как организуется стратегическое планирование ИС?