Иванов А.А.; Петров В.С.; Кузин А.И

Теперь при входе в клетку А2 рядом справа (рис. 3-5.8) от нее возникнет кнопка 6 вызова сформированного списка, из которого можно выб­рать нужную фамилию. Такой механизм не только гарантирует правильность и унификацию отображения фамилий, но и облегчит пользователю ввод данных. Он должен просто выбрать нужную фамилию из предлагаемого списка.

«««

Примечания могут стать очень полезным элементом оформления таблиц. Они не являются частью данных, но могут быть присоединены (“приклеены”) к любой ячейке для чего следует щелкнуть правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать пункт Создать примечание (или воспользоваться главным меню Вставка+Примечание). Тогда открывается окно ввода-редактирования текстовых примечаний, которыми вы, возможно, захотите снабдить текущую клетку, например, сделать (для памяти) разъяснения к формуле.

Пиктограммы для работы с примечаниями Пример примечания

В дальнейшем, это окно будет предъявляться всякий раз, когда вы перейдете к такой клетке мышью. Сама клетка, содержащая примечания, снабжается маленьким красным треугольником в правом верхнем углу.

Если в процессе работы с таблицей вы захотите изменить текст примечания, или размер, или удалить его совсем, в контекстном меню следует выбрать пункты Изменить примечание или Удалить примечание. В процессе работы может возникнуть желание сделать данное примечание (или все примечания листа) постоянно видимыми. Этого можно достичь, используя пункт контекстного меню Отобразить примечание или выполнить соответствующие настройки (Сервис+Параметры+Вид). Удобство примечаний заключается в том, что они могут располагаться где угодно и занимать сколько угодно места поверх таблицы. Напечатать примечания возможно используя команду Файл+Параметры страницы+Лист+Примечание. Здесь в списке опций можно выбрать вариант В конце листа или Как на листе. В первом случае при печати создается отдельный лист, где будут перечислены адреса ячеек, содержащих примечания и сами примечания, например в следующем виде:

Ячейка: C26

Примечание: Премия.

Это неудобно поскольку при печати адресная сетка таблицы обычно не выводится и тогда очень трудно найти соответствующую ячейку (здесь С26). При установке Как на листе примечания выводятся там, где вы их расположили. При этом, конечно, они должны быть показаны (т.е. установлен режим Отобразить примечание).

Формат по образцу. Оформление таблицы обычно отнимает довольно много времени и внимания пользователя. Ускорить этот рутинный процесс во многих случаях можно воспользовавшись средствами копирования форматов, которые доступны через пиктограмму с изображенной на ней кистью. Для этого следует выделить блок, формат которого копируется (блок-образец), щелкнуть пиктограмму копирования форматов (курсор примет форму кисти) и щелкнуть мышью на форматируемом блоке. Этот блок приобретет формат образца. Если нужно повторить формат еще раз, придется выполнить перечисленные действия повторно. Этого можно избежать, если сделать не одинарный, а двойной щелчок по пиктограмме-кисти, которая в этом случае останется “притопленной”. Далее все последующие щелчки в клетках внутри таблицы повлекут установление в них формата-образца. Отказаться от режима копирования форматов можно новым щелчком по пиктограмме-кисти или клавишей Escape.

Замечание. Установление форматов (денежный, процентный, объединение клеток и др.) с помощью экранных кнопок осуществляется очень легко, но повторное нажатие на них не снимает (как бы нам хотелось) эти форматы. Их можно удалить через главное меню, что довольно трудоемко. Однако есть и более простой способ – копирование желаемых форматов из других клеток с помощью иконки Формат по образцу (при этом старый формат будет заменен на новый). В качестве такой клетки-образца может выступать даже пустая ячейка поскольку она еще не “засорена” какими-либо форматами, т.е. имеет формат Общий.

Защита данных. Здесь следует различать скрытие (данные не видны) и блокировку (данные недоступны для изменения и возможно не видны).

Скрытие отдельных клеток/блоков возможно: а). временным установлением в них формата запрета вывода (;; или;;;), б). установлением белого цвета символов в клетке (будет белый-на-белом). Однако содержимое клеток все равно можно будет просматривать в строке формул. Скрытие строк/столбцов осуществляется командой Скрыть из главного или контекстного меню. Оба эти средства могут быть позже отменены самом владельцем данных или, что хуже, посторонним лицом (если оно умеет это делать). Описанные средства, однако, не бесполезны, если вы хотите временно убрать (только с глаз) некоторые данные, чтобы они не отвлекали от решения конкретной задачи, или вы не хотите их отображать при печати.

Блокировка данных позволяет запретить какое-либо изменение данных и осуществляется через меню Формат+Ячейки+Защита, где можно выбрать опции Защищаемая ячейка и/или Скрыть формулы. Первая из них запрещает изменение пользователем содержимого выделенных блоков, а вторая запрещает и показ формул в строке формул. Установки защиты данных вступают в силу не немедленно, а только после команды Сервис+ Защита+Защитить лист/книгу, где можно установить, при желании, и пароль доступа, что предотвратит несанкционированный доступ к данным.

Масштабирование изображения. В заключение упомянем еще одну полезную кнопку Масштаб, которая делает более удобным обозрение таблиц. Это пиктограмма управления масштабом отображения данных. Здесь можно выбрать один из предлагаемых стандартных (200%, 100%, 75%, 59%, 25%) масштабов, или ввести нужный вручную (например, 120% или 90%), или выбрать пункт По выделению, который выводит в максимально возможном размере выделенный блок клеток таблицы.