Элементарные операции с данными

Манипулирование данными

При работе с таблицей необходимо постоянно выделять, копировать, перемещать и удалять клетки, блоки, строки и т.д. Эти операции могут осуществляться несколькими способами, которые мы сейчас перечислим. Заметим, что ниже будут представлены, в основном, самые быстрые технологии, наряду с которыми существуют и другие, с которыми читатель может познакомиться самостоятельно.

2.1.1. ВЫДЕЛЕНИЕ является важнейшим действием в таблице. Преобразование данных осуществляется только над выделенными (указанными) объектами.

Выделение клетки осуществляется простым переходом в нее с помощью клавиатуры или щелчком мыши. Выделенная (она же текущая) клетка будет обрамлена жирной линией с маленькой квадратной точкой в нижнем правом ее углу – маркером заполнения. На рис. 2.1-1 выделена клетка В2. Адрес и содержимое именно этой клетки будет отображаться в строке формул.

Выделение строки/столбца произойдет, если щелкнуть мышью на соответствующем элементе бордюра – на цифре-номере строки или букве-номере столбца. Вся строка/столбец закрашивается в темный цвет, кроме самой первой ячейки, а у правого нижнего угла выделенной клетки бордюра появится маркер заполнения. Он выполняет ту же роль по отношении ко всей строке/столбцу, что и маркер отдельной клетки таблицы.

Выделение всего листа целиком (рис. 2.1-2) осуществляется щелчком мыши на экранной кнопке выделения листа (кнопка “выде­лить все”), находящейся на пересечении бордюра строк и столбцов. При этом текущей будет клетка А1. Весь лист, кроме клетки А1, закрашивается в темный цвет.

В26

А

1 6

А

В

С

A

B

C

A

B

C

Рис. 2.1-1. Выделение клетки В2 Рис. 2.1-2. Выделение листа Рис.2.1-3. Выделение блока В2:С4

Выделение нескольких листов книги может быть выполнено последовательными щелчками мыши на вкладках нужных листов с удержанием клавиши Shift. Для несмежных листов – с удержанием клавиши Ctrl.

Выделение блока из нескольких клеток начинается с установки курсора в любом из четырех углов блока. Далее, удерживая нажатой клавишу Shift, с помощью клавиш перемещения (клавиш со стрелками) следует выделить остальную часть блока. Последний при этом (кроме текущей клетки) окрашивается темным цветом. Для выделения блока мышью следует сделать щелчок в одном углу блока и, удерживая кнопку, отбуксировать курсор в противоположный угол блока (рис. 2.1-3). Курсор при этом должен сохранять вид . Если вам кажется утомительным процесс буксировки или требуется выделить большой блок, удобнее сначала выделить клетку в одном углу блока, найти (возможно, с помощью полосы прокрутки) клетку в противоположном углу и, нажав клавишу Shift, щелкнуть на ней мышью. Блок будет выделен целиком.

Выделение несмежных областей листа может осуществляться мышью аналогично при нажатой клавише Ctrl.

2.1.2. ПЕРЕМЕЩЕНИЕ клетки/блока удобно выполнять с помощью мыши. Для этого курсор следует приблизить к любой границе выделенного блока (при этом курсор превратится в пустотелую стрелку ) и, нажимая и удерживая кнопку мыши, отбуксировать блок на новое место. На рис. 2.1-4 изображены исходный и конечный виды перемещаемой области Е1:F2.

A

B

C

A

B

C

A

B

C

A

B

C

E

E

E

E

2

Рис. 2.1-4. Перемещение Рис.2.1-5. Копирование Рис.2.1-6. Копирование Рис.2.1-7. Прогрессия

А1:В2 в В4:С5 А1:В2 в В4:С5 (+Ctrl) E2 в Е3:Е5 E2 в Е3:Е5 (+Ctrl)

Замечание. При перемещении блоков с формулами, имеющиеся внутри них ссылки остаются неизменными.

2.1.3. КОПИРОВАНИЕ. Копирование в несмежные области осуществляется похожим образом, но при нажатой клавише Ctrl (при этом рядом с курсором-стрелкой появляется маленький знак плюс ). Далее выделенный блок может быть скопирован в любое другое место (рис. 2.1-5а).

Если, как часто бывает, требуется “размножить” данные сразу в несколько или даже во много смежных ячеек, используется механизм заполнения. Курсор мыши фиксируется на квадратной точке (маркере заполнения) в правом нижнем углу блока (курсор превращается в значок +) и при нажатой кнопке мыши буксируется по горизонтали или по вертикали (рис. 2.1-5б). Если при этом еще нажать клавишу Ctrl, то получится не копирование, а формирование числовой арифметической прогрессии (рис. 2.1-5г). При такой операции курсор будет иметь вид двух знаков плюс – большого и маленького ++. Подробности см. в разделе Автозаполнение.

Копирование/перемещение данных на другие листы выполняется аналогичным образом, но при нажатой клавише Alt. Так, для перемещения выделенного блока нужно отбуксировать его на вкладку нужного листа (что повлечет открытие этого листа) и установить на желаемое место. Для копирования следует сделать тоже самое, но еще и при нажатой клавише Ctrl. При перемещении на другой лист клетки содержащей формулу, имеющиеся в ней адреса получат приставку, указывающую на имя листа-источника данных. Например, после перемещения формулы =A1/B4 с первого листа на некоторый другой, она будет иметь вид =Лист1!A1/Лист1!B4.

2.1.4. АВТОЗАПОЛНЕНИЕ (рис. 2.1-6).

	A	B	C	D	E
	28.01.99	29.01.99	30.01.99	31.01.99	01.01.99
	окт.99	ноя.99	дек.99	янв.99	фев.99
	5-й отдел	6-й отдел	7-й отдел	8-й отдел	9-й отдел
	чт	пт	сб	вс	пн
	ноя	дек	янв	фев	мар
	Иванов	Петров	Сидоров	Лукин	Васин
			Рис. 2.1-6

Положим, в некоторой ячейке содержится числовая константа. Если при ее буксировке за маркер заполнения удерживать клавишу Ctrl, то копируемая числовая константа в каждой следующей клетке получит единичное приращение. Положим, в размножаемой указанным образом ячейке находится число 5. Скопировав ее вправо (или вниз), получим значения 6, 7, 8 и т.д. Копирование вверх и влево даст убывающую последовательность (4, 3, 2, 1, 0, -1 и т.д.). Иными словами, будет сформирована арифметическая прогрессия. Этот механизм очень удобен, если необходимо пронумеровать элементы данных (строка 1 рис. 2.1-6) и во многих других случаях. Рассмотрим некоторые из них, заметив, что нигде далее здесь клавиша Ctrl не удерживается. Более того, ее нажатие подавляет эффект автозаполнения. На рис. 2.1-6 изображены исходные (жирным шрифтом) и сформированные (справа) элементы ряда.

Используя механизм автозаполнения, легко вводить последовательные даты (строка 2), поскольку даты – это те же числа, но изображенные в формате дата. Для дат могут быть построены последовательности, отстоящие друг от друга, например, на один месяц (строка 3). Реализовать арифметическую прогрессию можно с любым шагом изменения ее элементов. Для этого следует ввести в смежные ячейки два члена прогрессии, выделить их и “потянуть” за маркер заполнения. Так, если в ячейки А4 и В4 внести числа 10 и 20, после выполнения указанных действий в следующих ячейках получим числа 30, 40, 50 и т.д. (строка 4). Эффект автозаполнения наблюдается и с символьными данными, содержащими числа, находящиеся в начале или в конце текста. Копирование слова 5-й отдел (строка 5 на рис. 2.1-6) генерирует клетки вида 6-й отдел, 7-й отдел и т.д.

Подобное копирование возможно и для текстов, находящихся в так называемых списках Excel. Например, если ввести в некоторую ячейку слово Четверг, а затем пробуксировать маркер заполнения, то в последовательные ячейки таблицы будут занесены следующие дни недели – Пятница, Суббота и т.д. Аналогичный (строка 6) эффект будет наблюдаться при копировании слова Чт (Пт, Сб и др.), а также названий месяцев года – Ноябрь, Декабрь, и т.д. или Ноя, Дек, и т.д. (строка 7). Эти данные образуют списки Excel изначально (они созданы разработчиками электронной таблицы).

Для удобства пользователя в Excel возможно создание собственных списков, например, перечня всех сотрудников подразделения. С этой целью следует через меню Сервис + Параметры +вкладка Список внести элементы нового списка или импортировать их непосредственно из рабочего листа таблицы. Пусть это фамилии Иванов, Петров, Сидоров, Лукин, Васин и т.д. Теперь, если вы введете любую из фамилий списка и “потяните” за маркер заполнения, Excel сам воспроизведет в таблице следующие в списке фамилии (строка 8).

Другой инструмент управления заполнением клеток доступен, если буксировать маркер заполнения при нажатой правой кнопке мыши. После ее отпускания появится контекстное меню (рис. 2.1-7), где пользователь может выбрать способ и содержание заполнения выделенных клеток. Здесь, например, можно задать режим автозаполнения дат, включающий только рабочие дни, или установить режим копирования только оформления (форматов) клеток и т.п. Действие пунктов меню прокомментировано и вполне очевидно.

 

Копировать ячейки	- данные копируются без изменения
Заполнить	- копирование с приращением
Заполнить форматы	- копируются только форматы клеток
Заполнить значения	- копируются не сами формулы, а вычисленные ими значения
Заполнить по дням	- заполнение последовательными датами
Заполнить по рабочим дням	- заполнение рабочими датами (выходные исключаются)
Заполнить по месяцам	- заполнение датами с последовательными месяцами (янв, фев, …)
Заполнить по годам	- заполнение датами с последовательными годами (1998, 1999, …)
Линейное приближение	- заполнение по линейному закону
Экспоненциальное приближение	- заполнение по экспоненциальному закону
Прогрессия …	- выбор типа и шага прогрессии для заполнения ячеек

Рис. 2.1-7

Остановимся подробнее только на некоторых из них.

Пункт Линейное приближение позволяет продолжить числовой ряд таким образом, чтобы следующие его элементы находились на прямой, наилучшим образом описывающей исходные данные. Пункт доступен только, если выделено несколько (больше одного) существующих элементов ряда. Аналогичный результат, но не для прямой, а для экспоненты дает использование пункта Экспоненциальное приближение.

Пункт Прогрессия открывает (рис. 2.1-8) средство полного управления формированием числовых рядов (вк­лючая генерацию и геометрической прогрессии). Оно доступно и через меню Правка + Заполнить + Прогрессия. Присутствующие здесь элементы интерфейса (отчасти повторяющие меню рис. 2.1-7) имеют смысл.

Расположение – определяет, как именно Excel расположит формируемую прогрессию (по строкам или по столбцам).

Тип – тип желаемой прогрессии (арифметическая или геометрическая).

Единицы. Если выбран Тип Даты или такой тип имеет содержимое исходной клетки, делается доступным раздел Единицы, где можно указать желаемую последовательность изменения дат относительно исходной:

день – сплошная последовательность дат.

рабочий день – последовательность дат, кроме суббот и воскресений.

месяц – даты, отстоящие друг от друга на один месяц. Если исходное число не имеет аналогов в каких-то месяцах, то выводятся последние, доступные в каждом месяце, даты. Пусть, например, “размножаемая” дата 31.12.1998. При использовании переключателя месяц мы получим цепочку из следующих чисел 31.12.98, 31.01.99, 28.02.99, 31.03.99, 30.04.99.

год – даты, отстоящие друг от друга на год.

На рис. 2.1-8 окно Прогрессия уже заполнено таким образом, что по горизонтали будет построена арифметическая прогрессия с шагом 5 от значения текущей клетки до величины 400. Положим, что в активной клетке находится число 10. Тогда после нажатия кнопки Ок мы обнаружим в смежных клетках справа числа 15, 20, 25, …, 400.

Эффект автозаполнения проявляется и при вводе данных. Если Excel обнаруживает, что вводимые символы уже встречались выше в столбце таблицы, он автоматически вставляет в текущую строку слово из такой клетки. Его можно принять или отвергнуть, продолжая ввод. Это явление можно отменить/установить через меню Сервис + Пара­метры + вкладка Правка + флаг Автозаполнение значений ячеек.

2.1.5. ОЧИСТКА И УДАЛЕНИЕ. Эти термины в имеют различный смысл.

Очистка освобождает блок от находящихся в нем данных. Очистка выделенной области осуществляется нажатием клавиши Delete. При этом, однако, не происходит освобождения ячеек от занесенных в них форматов и элементов оформления (рамок, заливки, объединения ячеек и др.). Чтобы наряду с данными убрать все это, следует в меню Правка выбрать пункт Очистить и в открывшемся вспомогательном меню – пункт Все.

Удаление означает физическое удаление самого объекта. Можно удалить блок клеток, строки, столбцы и т.п. При этом удаленные объекты замещаются соседними. Удаление предварительно выделенной клетки/блока выполняется нажатием клавиш Ctrl+Минус. При этом предъявляется окно диалога Удаление ячеек (на рис. 2.1-9 изображена только содержательная часть окна), где можно выбрать вид удаления и способ замещения удаляемых ячеек. Вместо Ctrl+Минус можно воспользоваться контекстным меню (пункт Удалить).

Удаление строк и столбцов осуществляется выделением нужных строк/столбцов и нажатием клавиши Ctrl+Минус или вызовом правой кнопкой мыши контекстного меню (пункт Удалить).

ВСТАВКА ЭЛЕМЕНТОВ ТАБЛИЦЫ

Вставка пустой строки/столбца производится так: выделяется строка/столбец (курсор мыши фиксируется на номере строки/столбца на бордюре) и нажимаются клавиши Ctrl+Плюс. Новая строка будет вставлена сразу над текущей строкой, новый столбец – справа от текущего столбца. Если необходимо вставить сразу несколько смежных строк/ столбцов, то и выделить следует сразу несколько соответствующих элементов бордюра.

Вставка клетки/блока выполняется аналогично – выделяется блок нужного размера и положения и нажимается Ctrl+Плюс. В ответ предъявляется окно диалога управления вставкой (аналогичное рис. 2.1-9), где следует указать, куда именно следует сдвинуть фрагмент таблицы, чтобы принять добавляемый блок. То же самое можно сделать, используя только мышь. После выделения нужного объекта (строки, столбца, блока) щелчком правой кнопки вызывается контекстное меню со всеми доступными функциями, из которых следует выбрать пункт Вставка.

Самый простой способ вставки состоит в том, чтобы отбуксировать мышью в желаемом направлении маркер заполнения клетки (блока, строки, столбца), удерживая клавишу Shift. При этом курсор приобретет вид при перемещении в горизонтальном направлении или – в вертикальном. После отпускания кнопки мыши в таблицу будет вставлено столько новых объектов, на сколько элементов был отбуксирован курсор мыши.

2.1.7. УПРАВЛЕНИЕ РАЗМЕРОМ СТРОК И СТОЛБЦОВ. Необходимые для этого инструменты имеются в главном меню и в контекстном меню. Здесь мы рассмотрим только “быст­рые” средства и только для столбцов. Манипуляции строками осуществляется аналогичным образом.

Подгонка ширины столбцов под фактический размер данных необходима для более экономного представления информации на экране и бумаге. Обычно, здесь никогда не хватает места. “Ручная” подгонка выполняется буксировкой границы столбца мышью после установки ее курсора (принимающего вид двунаправленной стрелки), на бордюре таблицы (на вертикальной линии, отделяющей клетки бордюра). Такой метод применим для индивидуальной подгонки столбцов. Он не слишком удобен для массовых действий. Имеется быстрый способ задания минимально возможной ширины столбца/столбцов.

 

	Двойной щелчок мышью
A	B	C	D	E		A	B	C	D	E
Товар	Цена	Кол.	Сорт	Сумма		Товар	Цена	Кол.	Сорт	Сумма
Обувь						Обувь					Рис. 2.1-10

 

Для этого следует выполнить следующее:

1. Мышью выделяются соответствующие заголовки столбцов на бордюре рабочей области.

2. Курсор мыши (показан в “лупу” на рис. 2.1-10) устанавливается на границе любого столбца внутри выделенного диапазона и принимает указанный вид.

3. Делается двойной щелчок мыши.

Подгонка ширины столбцов В, С, D (до и после) изображена на рис. 2.1-10. Пустые столбцы не изменяются.

Скрытие столбцов. Скрытие бывает нужно, чтобы временно удалить с экрана или не выводить на бумагу несущественные в данный момент данные. Для этого курсор упомянутого уже вида устанавливается на бордюре у правой границы скрываемого множества смежных столбцов и, при нажатой кнопке мыши, буксируется влево до тех пор, пока не скроются ненужные сейчас столбцы. Скрытие столбцов В, С, D (до и после) показано на рис. 2.1-11. И конечно, скрытие/предъ­явление выделенных столбцов может быть осуществлено с помощью контекстного меню.

 

A	B	C	D	E		A	E
Товар	Цена	Кол.	Сорт	Сумма		Товар	Сумма
Обувь						Обувь		Рис. 2.1-11

 

При необходимости восстановить предъявление скрытых столбцов, следует выделить часть бордюра, “накрывающую” скрытые столбцы и дважды щелкнуть мышью на любой границе клеток бордюра внутри диапазона. Скрытые столбцы будут отображены (пустые столбцы останутся скрытыми). Кроме того, скрытие/отображение данных возможно, конечно, через центральное или контекстное меню независимо от того заполнены они или нет. Индикатором наличия скрытого столбца является следующий вид курсора на бордюре. Если начать буксировать его, скрытый объект проявится.