Совещание как вид коллективной мыслительной деятельности

Психологических проблем совещания очень много, поскольку традиционно его эффективность равно КПД паровоза (90% групповых ресурсов растрачивается впустую).

Эффективность совещания равна количеству и качеству принятых решений, деленному на затраты времени, энергии и денег.

Факторы, влияющие на эффективность совещания:

§ личностные особенности участников,

§ взаимодействие участников между собой,

§ организация самого процесса совещания.

Памятка участнику

Каждый участник обязан:

быть конструктивным,

отвечать за свои ошибки и за все происходящее,

быть терпеливым к инакомыслию,

не иметь право ни на один вид монополии, т.к. вовлечен в коллективный процесс.

Каждый участник имеет право:

на ошибку,

быть независимым,

выдвигать любые идеи и пересматривать свою позицию,

обдумывать свои заявления и отстаивать свою точку зрения.

Подготовка участника к совещанию

1. Секретарь должен заранее подготовить папку для совещания.

2. Она должна включать: приглашение, повестку дня и регламент, список участников, протокол предыдущего заседания и перечень «открытых» вопросов и проектов.

3. Если участник что-то получает в последнюю минуту, то может уклониться от совещания.

4. На совещании должна быть организованна фиксация всего, что говорится. Затем информацию нужно обработать и проанализировать.

Действия по управлению совещанием

До совещания его руководитель должен ответить на вопросы:

Надо ли проводить? Есть ли ему альтернатива?

Каково участие каждого в нем? (число участников должно быть сведено к минимуму)

Удобно ли время?

Цели пунктов повестки дня? Регламент по пунктам.

Рассылка приглашений? Наглядная информация?

Во время совещания ведущий должен контролировать следующие моменты:

Начать вовремя: самому не опаздывать, не ждать опоздавших; не допрашивать опоздавшего (он должен сам объяснить позже).

Согласовать правила работы (работать четко по повестке).

Назначить ответственного за регламент и протокол.

Не смотреть на наручные часы: иметь настенные или положить наручные перед собой.

Исключить ненужные паузы.

Не упускать критические моменты в дискуссии.

Контролировать движение к поставленной цели.

Не «давить» на людей, не навязывать решение.

Повторно называть решения и намеченные меры.

Подвести итоги.

Заключительное слово сказать вовремя и на позитивной ноте.

После совещания руководитель должен:

Перепроверить ход и результаты. Составить протокол.

Размножить и разослать краткий протокол.

Контролировать выполнение решений.

Невыполненные пункты выдвинуть на следующее совещание.

Люди, блокирующие ход совещания

1. Агрессор. Критикует всех подряд и не соглашается. Но излишняя критичность гасит творчество. Его может урезонить вопрос «А вы что предлагаете?»

2. Блокировщик. Упрямо ни с кем не соглашается, приводит примеры из личного опыта, возвращается к вопросам, которые уже решены. Надо напомнить ему о цели и предмете обсуждения, тогда он уходит в сторону.

3. Удалившийся. Рассеян, разговаривает на личные темы. Его нужно чаще спрашивать «А что вы думаете по этому вопросу?»

4. Ищущий признания. Хвастает, много говорит, утверждает свой статус. Полезно вернуть его к сути проблемы «Можно ли использовать то, что вы нам сообщили для решения обсуждаемого вопроса?»

5. Прыгающий с темы на тему. Его можно остановить вопросом «Мы разве закончили рассмотрение проблемы?»

6. Доминирующий. Стремится захватить власть и манипулировать присутствующими. «Ваше предложение – лишь один из возможных вариантов. Давайте послушаем другие варианты»

7. Адвокат дьявола. Специально задает острые вопросы, ведущие в тупик, к провалу. «Мы хотели бы послушать ваш вариант ответа на ваш же вопрос».