Понятие системы документации.Унифицированные системы документации

Документ – материальный объект с зафиксированной на нем информацией,

предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.

Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (Федеральный закон от 04.07.1996 г. № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене». Ст. 2).

Документ - главное средство закрепления различным способом на специальном материале (носителе) информации, получаемой в процессе развития науки и практической деятельности людей. В них закрепляется и концентрируется информация о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Основная функция документа - обеспечение передачи информации в пространстве и времени между различными пользователями.

Функциональная сущность документа – внутреннее, присущее ему целевое назначение и соответствующий социально выработанный способ его употребления.

Социальная функция документа и социальная сущность заключается в среде, в которой он был создан. Изучение любого документа невозможно в отрыве от социальной среды.

Виды документов:

1) рукописные;

2) электронные документы.

Основной тенденцией развития документальных ресурсов является перенос все большей их части на машиночитаемые носители, что принципиально изменяет условия доступа к документальным информационным ресурсам.

С одной стороны, создаются условия прямого доступа к неограниченным массивам информации и автоматизированной их обработки, а с другой - возможность полного закрытия неконтролируемого доступа к этим массивам, а также возможность жестко контролируемого информирования и дезинформирования (т. е. выдачи той и только той информации, которую держатель информационных ресурсов считает нужным предоставить конкретному пользователю).

Перенос информационных ресурсов на машиночитаемые носители приводит к существенным изменениям во всех процессах, связанных с накоплением, обменом и обработкой информации и процессов доступа к ресурсам.

Задачи обеспечения документальными информационными ресурсами осложняются и тем, что все большая часть машиночитаемых информационных ресурсов не имеет своего аналога на традиционных носителях.

Формирование машиночитаемых информационных ресурсов создает ситуацию, при которой пользователь, не обладающий необходимыми техническими и программными средствами переработки машиночитаемых информационных ресурсов, фактически, исключается из сферы эффективного применения наиболее ценных информационных ресурсов на всех уровнях: персональном, групповом, ведомственном, национальном, региональном и международном.

Между информацией, зафиксированной в документе, и пользователем появляется система барьеров (технических, программных, технологических и других), которые существенно ограничивают и/или полностью исключают возможность доступа к информации.

Более полно определить факторы, влияющие на создание барьеров между информацией, зафиксированной в документе, и пользователем можно на основании приведенной ниже обобщенной модели документа.

Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное воплощение в документированной информации. Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом общественного развития, одновременно и сам оказывает определённое влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Поэтому изучение любого документа невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.

Функции документа можно разделить на общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, а также на явные и скрытые (латентные). При этом, удовлетворяя какую-либо определённую потребность, т.е. реализуя одну функцию, человек может не задумываться либо даже не подозревать о наличии в документе других функций

- закрепление информации

-сохранение

-передача и трансляция

-культурная

-управленческая

-учетная

-познавательная

-идеологичекая

-политичнская

-защитная

Унифицированная система документации (УСД) ─ это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для оптимального управления некоторым экономическим объектом. По уровням управления, для которых разрабатываются УСД, они делятся на межотраслевые системы документации, используемые на всех предприятиях страны, отраслевые, применяемые только на предприятиях конкретной отрасли, и системы документации локального уровня, т.е. обязательные для использования в рамках предприятий или организаций.

В настоящее время разработаны следующие виды УСД на межотраслевом уровне:

-.стандартов и технических условий,

- проектно-конструкторской и технологической документации,

- проектной документации по капитальному строительству, -

- плановой документации,

- статистической отчетности,

- первичной учетной документации,

- финансовой первичной и отчетной документации,

- бухгалтерской документации бюджетных организаций и объединений,

- организационно -распорядительной документации,

- документации по материально-техническому снабжению,

- документации по ценообразованию и торговле.

Любой тип УСД должен удовлетворять следующим требованиям:

- документы входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС;

- УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система;

- УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации;

- УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней;

- все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД и все реквизиты - признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.