Собрание в рабочем кабинете

Китайская пословица

4.1. Достоинства и недостатки наглядных пособий

Визуальные средства обладают рядом достоинств и недостатков.

К преимуществам использования наглядных пособий при выступлении можно отнести:

• Повышение вероятности принятия предлагаемого вами плана действий.

• Сокращение времени, требуемого для изложения ваших идей, почти на 40 процентов;

• Не только более быстрая, но и более точная передача сложных сообщений, даже тех, которые невозможно передать словами.

• Возбуждение и поддержание интереса аудитории.

• Введение разнообразия и занимательности в серьезное во всех отношениях сообщение.

• Преодоление языковых барьеров. Это большая помощь при выступлении перед аудиторией, состоящей из представителей различных национальностей или культур, чей родной язык не совпадает с вашим.

• Они долго остаются в памяти, в то время как слова забываются.

Наглядные пособия усиливают практически любое сообщение за исключением, разве что, наименее официальных и серьезных речей на банкетах. Однако в некоторых случаях использование наглядных пособий имеет особое значение:

• При сравнении статистических данных. Человеку очень трудно держать в голове два набора фактов или цифр и сравнивать их между собой. Возможность видеть эту информацию значительно облегчает задачу и делает интерпретацию более достоверной.

• При изложении тех или иных данных в хронологическом порядке, например, роста производительности по годам, когда требуется держать в памяти соотношение соседних сегментов.

• При изложении информации, до этого момента известной только вам. Когда люди сталкиваются с незнакомым материалом, им очень удобно иметь возможность вернуться назад и проверить свое понимание услышанного.

• При изложении спорных идей, которые без визуальной поддержки могут вызвать у слушателей сомнения. Как говорится, «увидеть — значит поверить».

• Когда ваша информация содержит котировки, списки, статистические данные, тенденции. Все это очень трудно запомнить без визуальной поддержки.

К недостаткам визуальных средств относится:

• их разработка требует много времени и значительных усилий;

• они могут запутать и отвлечь внимание от того, что собственно нужно разъяснить, на то, как это подано;

• они снижают гибкость презентации;

• они стоят денег;

• если их демонстрация не удастся, то она может полностью провалить презентацию.

Несомненно, хорошая презентация с использованием визуальных средств гораздо более эффективна, чем хорошая презентация без них. Обычно преимущества их использования перевешивают недостатки, но все же недостатки тоже есть.

4.2. Принципы создание высокоэффективных наглядных пособий

При подготовке любого наглядного пособия необходимо принимать во внимание следующие рекомендации:

• Каждое пособие должно отражать только одну мысль.

• Тщательно формулируйте фразы: чем меньше слов, тем лучше.

• Избегайте невнятности. Краткие основные пункты легче понять, чем длинные предложения. Откажитесь от украшений из иллюстративных вставок, если только они не способны в значительной степени поднять интерес к вашему сообщению, компенсируя то внимание, которого они требуют от слушателей.

• Выделяйте заголовок и отделяйте каждое ключевое положение.

• Убедитесь, что каждое наглядное пособие содержит понятное сообщение.Не поддавайтесь искушению использовать графики или таблицы, если они не являются центральными для рассматриваемого предмета.

• Никогда не начинайте своего выступления с наглядного пособия и никогда не заканчивайте им. Слушатели должны видеть вас и сформировать свое отношение к вам как к оратору, а не просто смотреть на последовательность наглядных пособий.

• Обязательно начинайте и заканчивайте свою речь при включенном свете, чтобы обеспечить возможность не только вербального, но и невербального общения со слушателями. Это особенно важно при использовании 35 мм слайдов, требующих для демонстрации затемненного помещения.

4.3. Типы наглядных пособий

Различают пять основных типов наглядных пособий, которые обычно используются для выступлений перед большими и маленькими аудиториями.

1. Отпечатанные тексты, которые раздаются присутствующим.

2. Лекционные плакаты с рейкой.

3. Диапроекторы.

4. Слайдоскопы.

5. Компьютерные изображения.

Рассмотрим преимущества и недостатки каждого из этих наглядных пособий, а также наилучший способ его изготовления.

4.3.1. Отпечатанный текст

Преимущества. Легко изготовить и раздать. Содержит гораздо больше дополнительной информации в виде фактов, цифр, таблиц и графиков, чем можно передать вербально. Избавит слушателей от необходимости отвлекаться на записи и даст им возможность сосредоточиться на ваших словах.

Полезно включить в отпечатанный текст копии слайдов, при помощи которых вы иллюстрируете свое выступление.

Недостатки. Основная трудность заключается в том, что люди начнут читать предоставлен-ные им материалы во время выступления, отвлекаясь от содержания вашей речи. Поэтому раздавайте отпечатанные материалы в конце выступления — если нет веских причин отступить от этого правила.

Как изготовить профессиональные брошюры. Внимательно прочитайте черновик и проверьте грамматику. Обязательно попросите третьих лиц ознакомиться с текстом, поскольку автору всегда трудно заметить собственные ошибки: мы видим то, что хотим, а не то, что написано.

Сократите количество предлагаемой информации до минимума. Люди охотнее потратят время на прочтение двух-трех страниц, чем толстого тома.

Включите в брошюру только факты и цифры, имеющие прямое отношение к предмету обсуждения.

Брошюры должны быть отпечатаны на белой бумаге с двойным интервалом.

4.3.2. Лекционные плакаты с рейкой

Преимущества. Гибкость, простота использования и доступность. Позволяют отображать информацию, полученную от слушателей.

Недостатки. Не подходят для аудитории более чем из 40 человек. Записи в процессе выступления отнимают время и отвлекают слушателей. Лекционные плакаты с рейкой лучше готовить заранее, добавляя во время выступления лишь несколько ключевых слов. Открытые маркеры быстро высыхают, и поэтому перед началом выступления их нужно обязательно проверить.

Подготовка лекционных плакатов. Придерживайтесь правила 5х5. На каждой странице должно быть не более пяти строк, максимум по пять слов в каждой.

В плохо освещенном помещении используйте зеленые маркеры, поскольку они обладают наибольшей яркостью. Избегайте синего цвета — как показали исследования, он понижает внимание. Красный цвет в наибольшей степени привлекает внимание и способствует запоминанию.

Красным выделяются основные пункты сообщения и подчеркиваются идеи и цифры, которые вашим слушателям требуется запомнить. Не применяйте красный цвет для тех пунктов, которые вы не собираетесь выделять.

Приступая к изложению вопроса, начинайте с более холодных цветов, например, зеленого и голубого, а затем постепенно переходите к теплым тонам, т.е. желтому, оранжевому и красному.

Приготовьте большую часть плакатов заранее, чтобы не тратить время на написание всего текста. Оставьте место для ключевых фактов и цифр, заполняя его в процессе выступления.

Ключевые слова и фразы должны быть подчеркнуты или заключены в рамку.

Рисунки — если они непосредственно связаны с темой — оживляют ваше сообщение.

Как пользоваться лекционными плакатами. Прикрепите скотчем ножки подставки к полу, чтобы случайно не сбить ее.

Если вы собираетесь менять плакаты, перекидывая их через верх, отрегулируйте высоту подставки, чтобы вам было удобно это делать. Если вы используете отрывные листы, одной рукой прижмите верхний угол листа, а другой, ближайшей к подставке, оторвите его по линии перфорации снизу верх. Это позволит избежать некрасивых неровных краев и порванных листов.

Для памяти на краях листов запишите карандашом основные моменты вашего сообщения.

4.3.3. Эпидиапроекторы

Преимущества. Диапозитивы легко и просто изготовить. Отпечатанный текст нужно просто скопировать на соответствующую прозрачную пленку. При нехватке времени они могут быть даже написаны от руки (см. приведенное ниже замечание). Оборудование это доступно, надежно и не требует длительной подготовки. Обычно не требуется затемнять комнату. Демонстрация диапозитивов подходит для групп численностью от 10 до 50 человек.

Недостатки. Шум вентилятора в старых моделях эпидиапроекторов и яркий экран при отсутствии диапозитива могут отвлекать слушателей.

Подготовка диапозитивов. Диапозитивы должны быть читаемы с расстояния шести футов. Это обеспечит четкость восприятия и понимания изображения при проецировании на экран.

• По возможности избегайте рукописного текста, который выглядит непрофессиональным и может вызывать трудности с восприятием. Если надписи делаются от руки, старайтесь писать крупными, жирными буквами, которые передают уверенность в себе, а не тонким и мелким почерком, ассоциирующимся со слабостью.

• Если вы собираетесь повторять ключевые положения во время демонстрации диапозитивов, предварительно запишите их на полях, а затем скопируйте, чтобы освежить память.

• Каждый диапозитив не должен содержать более шести строк, а количество слов в строке не должно превышать шести.

• Используйте и прописные и строчные буквы, потому что такой текст читается легче, чем тот, который написан только прописными буквами.

• Никогда не делайте вертикальных надписей или надписей под углом — это непривычно для читателя и затрудняет понимание.

• Отдавайте предпочтение темным и насыщенным цветам, таким, как красный, черный, синий или зеленый, а не оранжевому, желтому или светло-коричневому, которые недостаточно контрастны.

• Использование цветов должно быть одинаковым для всего сообщения. Если, к примеру, вы решили выделять заголовки синим цветом, а основной текст сделать черным, не отступайте от этого правила на протяжении всего выступления.

• Используйте различные цвета и шрифты, чтобы подчеркнуть различие между идеями.

• Ключевые положения, которые вы желаете выделить, должны располагаться сверху.

• Два или даже три диапозитива могут быть использованы как оверлеи для создания сообщения. Если вы остановили свой выбор на этой технике, используйте для каждого диапозитива различные цвета и потратьте время на тренировку.

• Запишите ключевые положения на рамках диапозитивов. При этом никто не заметит, что вы заглядываете в них. Расположите эти подсказки так, чтобы вы могли читать их, стоя лицом к слушателям.

Использование эпидиапроекторов.

• Необходимо либо выключать эпидиапроектор до демонстрации следующего диапозитива, либо использовать лист бумаги плотностью 80 г/см, чтобы перекрыть им свет. Бумага не дает слушателям забегать вперед, одновременно позволяя вам продолжать выступление, не выключая эпидиапроектора.

• Потренируйтесь открывать эпидиапроектор в нужные моменты своего выступления.

• Никогда не вытаскивайте диапозитив при включенном проекторе. Это непрофессионально, и, кроме того, яркий пустой экран отвлекает аудиторию.

• Чтобы избежать искажений, поворачивайте экран. Если, например, верхняя часть проецируемого изображения шире нижней, наклоните верхнюю часть экрана к проектору. Если нижняя часть изображения выглядит слишком широкой, а верхняя часть слишком узкой, отклоните верхнюю часть экрана от проектора.

• Убедитесь в устойчивости стола, на котором вы разместили эпидиапроектор. В противном случае аудитория будет отвлекаться на перемещение изображения по экрану во время смены диапозитивов.

• Используйте телескопическую указку, чтобы обратить внимание слушателей на ключевые пункты материала, а не пытайтесь сделать это прямо на диапозитиве. Это позволит вам стоять лицом к аудитории, а не отворачиваться от нее. Кроме того, возможная дрожь ваших рук не будет усилена и воспроизведена на экране, становясь заметной для всех слушателей.

• Не пересекайте луч проектора — это непрофессионально и отвлекает слушателей.

• Позаботьтесь о запасном диапроекторе или хотя бы о запасной лампе — на случай поломки.

4.3.4. Слайдоскопы

Преимущества. Обеспечивают высококачественное изображение по доступной цене. Подходят для больших групп.

Недостатки. Чтобы аудитория — особенно большая — хорошо видела слайды, требуется приглушить свет в помещении. Изготовление слайдов довольно трудоемко и дорого. Загрузив кассету со слайдами, вы вынуждены демонстрировать их в определенном заранее порядке и не можете приспособить свое выступление к изменившимся обстоятельствам.

Изготовление 35 мм слайдов. До 75 процентов используемых для выступлений слайдов содержат текстовый материал. Удостоверьтесь в краткости и логичности изложения информации, чтобы аудитория могла ее без труда воспринять и понять. Слайд, который трудно прочесть, отвлекает слушателей и понижает общую эффективность вашей аргументации. Готовя слайды с текстом, учитывайте следующие рекомендации:

• Каждый слайд должен отображать одну мысль.

• Используйте короткие слова и предложения.

• Строка должна содержать 6—8 слов; всего на слайде располагаются 6—8 строк; общее количество слов не более 50.

• Время глаголов должно быть везде одинаковым. Минимум предлогов, наречий и прилагательных.

• Придумайте заголовки, привлекающие внимание аудитории и обобщающие ключевые положения слайда.

• Не делайте слайды слишком пестрыми. Лишние украшения создают барьер на пути эффективной передачи информации.

• При использовании статистических данных для обоснования своих идей (см. ниже) не помещайте на один слайд более четырех блоков информации.

• В заголовках лучше использовать и прописные и строчные буквы, а не только прописные — так их будет легче читать (как и в случае с диапозитивами).

• Если на слайде присутствует иллюстрация, размещайте подпись под картинкой, а не над ней — это ускоряет понимание.

Использование слайдоскопов.

• Перед началом выступления убедитесь, что вы умеете пользоваться пультом дистанционного управления. Если он присоединен к проектору при помощи кабеля, удостоверьтесь, что длина его позволяет вам перемещаться туда, куда вы захотите.

• Пометьте кнопку «вперед» — подойдет кусочек белой ленты, — чтобы не ошибиться и не продемонстрировать предыдущий слайд.

• Если у вас инфракрасный пульт управления, убедитесь, что он действует в любой точке, где вы будете находиться. Эти пульты дистанционного управления достаточно мощные и предназначены для использования в больших помещениях, но в определенном положении луч может блокироваться, например, колонной или шторами. Если аудитория слишком велика, мощность инфракрасного луча может оказаться недостаточной, чтобы надежно управлять проектором. В таком случае, возможно, удастся передвинуть приемник инфракрасного излучения, который подключается к проектору, ближе к тому месту, откуда вы будете выступать.

Все это должно быть проверено и отрепетировано до того момента, как вы произнесли первое слово, а не обнаруживаться после начала выступления.

• По возможности занимайте позицию справа от экрана — если смотреть со стороны зрителей. При этом взгляд присутствующих, которые читают текст слева направо, всегда будет останавливаться на вас. Если вы встанете слева от экрана, их взгляд будет вынужден скользить вдоль экрана в обратном направлении, чтобы вернуться к вам, и это может вызвать подсознательную неприязнь и сопротивление.

• Выступая в незнакомом месте, обязательно проверьте, каким образом слайдоскоп проецирует изображение — на светоотражающий или просветный экран. При светоотражающем экране проектор находится позади зрителей, и изображение проецируется на переднюю поверхность экрана. При просветном экране слайдоскоп спрятан, а изображение проецируется на обратную сторону экрана. Предпочтение обычно отдается просветному экрану, поскольку он обеспечивает более гладкое и профессиональное выступление. Но при этом слайды в кассете требуется перевернуть, чтобы аудитория видела их правильно.

Очень неприятно прибыть на место и обнаружить, что все слайды нужно перевернуть, потому что вы рассчитывали на светоотражающий экран. Можете не сомневаться, что из-за недостатка времени по меньшей мере один слайд окажется перевернутым — слева направо или вверх ногами. Это, конечно, не катастрофа, однако такое происшествие заставляет сомневаться в вашем профессионализме, и вы выглядите в глазах аудитории менее компетентным и подготовленным.

• Обязательно проверяйте слайды перед самым выступлением. Это не только позволит вам вспомнить основные положения своей речи, но и убедиться, что никто не поменял порядок следования слайдов и не перевернул по ошибке один из них вверх ногами.

• Если вы используете круговую кассету для слайдов (наиболее распространенный тип), закрепите крышку на месте липкой лентой. Таким образом вы не сможете в спешке высыпать содержимое кассеты на пол, а никто другой без вашего ведома не изменит порядок следования слайдов.

• В тех случаях, когда во время выступления на экране отображаются слайды с текстом, обязательно читайте их содержимое слушателям. Этим вы «поясняете слайд», избегая ситуации, когда аудитория отвлекается на чтение текста на экране, в то время как вы продолжаете свою речь.

• Во время пояснения слайда поддерживайте визуальный контакт со слушателями. Если вы не выучили содержание слайда наизусть, взгляните на экран, а затем повернитесь к слушателям и произнесите одну-две строки. Затем оглянитесь, прочтите следующие строки и вновь повернитесь к аудитории. Никогда не говорите, глядя на экран. Это не только невежливо по отношению к слушателям — им труднее услышать вас, поскольку ваш голос направлен в противоположную от них сторону.

Компьютерные слайды

Существует большое — и постоянно увеличивающееся — число компьютерных программ, позволяющих создавать различного рода презентации, от быстрых и относительно простых, до требующих больших затрат времени, но представляющих собой последнее слово в области графики.

Наибольшее распространение получили такие программные продукты, как Microsoft Power Point, Correl Draw и Harvard Graphic. Другие программы, например ASAP, менее сложны, но позволяют создавать высококачественные слайды за максимально короткое время.

Преимущества. Гибкость подготовки, воспроизведения и стиля.

Изображения легко и быстро видоизменяются с учетом новой информации или изменившихся требований.

Порядок показа слайдов может произвольным образом меняться даже после начала выступления.

При наличии высококачественного программного и аппаратного обеспечения ваши возможности поистине безграничны. Вы можете использовать звук, музыку, анимацию и морфинг, технику — ее очень любят коммерческие директора на телевидении, — посредством которой один объект плавно трансформируется в другой, например, спортивный автомобиль в пантеру.

Разработанные слайды могут быть отпечатаны в черно-белом или цветном варианте на соответствующем принтере и включены в брошюры. Их также можно превратить в стандартные 35 мм слайды как в домашних условиях, так и в специализированной лаборатории.

Недостатки. Первоначальная стоимость высока, поскольку требуется высокоскоростная компьютерная система и дисковод большой емкости для хранения требующей значительного объема памяти графики.

Обучение работе с наиболее сложными программными пакетами занимает довольно много времени, хотя овладеть программами попроще можно за несколько часов.

Основное препятствие — как показывать слайды. Для небольшой аудитории вполне достаточно большого высококачественного компьютерного монитора. Но, когда количество слушателей возрастает, требуется проецировать компьютерные слайды на экран. Это можно сделать двумя способами.

Во-первых, при помощи прибора, сочетающего в себе цветной жидкокристаллический монитор и стандартный диапроектор, который проецирует изображение на экран. Недостаток этого метода заключается в недостаточной яркости картинки.

Второй способ — использование компьютерного проектора, который получает изображение прямо из компьютера и отображает его на большом экране, размеры которого зависят от характеристик проектора. Проблема здесь заключается в высокой цене этого оборудования.

Еще одна опасность состоит в том, что сложные и притягивающие взгляд изображения могут отвлечь аудиторию и от вас, и от вашего сообщения. Слушатели будут до такой степени потрясены всевозможными спецэффектами, что не вспомнят, зачем им показывают эту очаровательную, сделанную с применением новейшей технологии картинку.

Все вышеизложенные соображения применимы не только к компьютерным изображениям, но и к обычным 35 мм слайдам.

4.3.6. Разработка и правильное использование слайдов

Один из путей усиления своего выступления при помощи слайдов — создать слайды, соответствующие той информации, которую вы хотите отобразить.

Начнем со слайдов, содержащих преимущественно текст.

Слайды с текстом

Различают три основных типа слайдов с текстом.

Слайды с заголовками: используются для вступления и заключения.

Слайды с ключевыми пунктами: для отображения фактов и цифр в краткой и наиболее удобной для восприятия форме.

Они позволяют поочередно заострять внимание на основных положениях вашего выступления.

Наибольшая эффективность достигается тогда, когда ключевые пункты отражаются по одному на каждом отдельном слайде. Это позволяет слушателям сосредоточить внимание на каждом пункте, а не отвлекаться, забегая вперед.

Специальный термин для этого вида слайдов — «стройка»: сообщение «строится» за определенный промежуток времени.

Слайды с таблицами: используются для сравнений, например, когда нужно продемонстрировать преимущества и недостатки того или иного предложения. Для того, чтобы облегчить усвоение табличного материала необходимо

• обвести цифры, к которым вы хотите привлечь внимание аудитории, цветными кружками (но это срабатывает только тогда, когда на схеме всего несколько данных, имеющих значение).

• заретушировать все вертикальные или горизонтальные колонки или ряды, кроме тех, которые соответствуют теме беседы. И если вы прибегнете к этой уловке, вы всегда можете использовать вместе с ней и первую, обведя в кружок определенные данные внутри выделенного ряда или колонки.

Таблицы, содержащие числа, трудно прочесть и понять за короткое время, и поэтому цифры лучше представлять при помощи диаграмм или выделять необходимые строки таблицы.

Слайды с диаграммами

• Опускайте лишние подробности. Оставьте только цифры, необходимые для передачи сути вашего сообщения.

• Убедитесь, что масштаб соответствует отображаемым числам. Если, к примеру, линия на графике отображает числа в диапазоне от 1 до 10, не стоит выбирать масштаб от 0 до 100.

• Округлите числа до двух знаков после запятой, т.е. число 3,45678 должно быть представлено как 3,46.

Ниже рассматривается пять основных типов диаграмм.

1. Линейные диаграммы: наиболее удобны для изображения:

• Изменений во времени, например, поквартальный уровень продаж различных подразделений компании, как изображено на рисунке внизу.

• Тенденций.

• Большого количества информационных точек.

• Данных как потока, а не последовательности состояний.

При составлении линейных диаграмм примите во внимание следующие рекомендации:

• На одной диаграмме не должно быть больше 4 линий.

• Используя цвет для выделения различных линий, будьте последовательны. Никогда не позволяйте себе менять цвета в процессе выступления, например, отображать цифры продаж на одной диаграмме красным цветом, а на другой — синим.

• Удостоверьтесь, что линии на диаграмме легко отличить друг от друга.

• Линии, отображающие тенденции развития, должны быть толще осей. в Оси должны быть толще линий сетки.

2. Гистограммы: используются для отображения относительных величин, например, поквартальный рост продаж компании, как изображено на рисунке внизу. Гистограммы удобно использовать для отображения статистических данных — достаточно одного взгляда, чтобы понять их.

При составлении гистограмм примите во внимание следующие рекомендации:

• Цвета столбцов должны быть легко различимы. Используйте один и тот же цвет для отображения определенного набора данных во всех гистограммах.

• Используйте разные цвета для разграничения положительных и отрицательных величин.

• Ограничьтесь четырьмя столбиками на группу и четырьмя сегментами в столбике. Если необходимо указать точные величины, поместите их внутри или сверху столбика.

• Никогда не используйте более длинные столбцы для отображения меньших по значению величин, поскольку люди обычно ассоциируют длину с количеством. Если, например, вы хотите сравнить уровень преступности в различных городах, то выбор наибольшего столбца для отражения наименьшего уровня преступности дезориентирует слушателей.

• Все надписи должны быть горизонтальными, чтобы их было легко читать.

3. Комбинированные двухмерные гистограммы: используются для отображения общих количеств, а не различий между блоками данных.

При составлении комбинированных двухмерных гистограмм примите во внимание следующие рекомендации:

• На перекрывающихся диаграммах блоки данных с наибольшими значениями изображаются на заднем плане. При многоярусных диаграммах следует помнить, что порядок отображения данных влияет на внешний вид диаграммы и ее смысл.

• Блоки данных, которые вы хотите выделить, помещайте в нижней части диаграммы.

4. Секторные диаграммы: используются для привлечения внимания к отдельным блокам данных при помощи цвета или, для большего эффекта, отделением секторов, как изображено на рисунке внизу.

При составлении секторных диаграмм примите во внимание следующие рекомендации:

• Используйте не более шести секторов. Самый важный сектор поместите в верхний правый квадрант или расположите сектора по часовой стрелке в порядке убывания.

• Выделите определенный сектор, отделив его от остальных, как изображено на приведенном выше рисунке.

5. Структурные диаграммы: используются для отображения реляционных структур, таких, как структура корпорации или номенклатура продукции.

При составлении структурных диаграмм примите во внимание следующие рекомендации:

• Не помещайте слишком большое количество информации на одну диаграмму.

• Если количество уровней связи больше пяти, используйте отдельные диаграммы.

• Для каждого уровня используется свой цвет — так иерархия легче воспринимается.

4.3.7. Шесть советов правильного выбора цвета

1. Чем проще, тем лучше! Для слайдов с ключевыми пунктами используйте не более трех цветов: один для фона, один для заголовков и выделения, один для текста. Дополнительные цвета вводятся только тогда, когда в слайде присутствует логотип компании или иллюстративные вставки.

2. В диаграммах используйте не более четырех цветов.

3. Будьте последовательны в своем выборе цвета.

4. Убедитесь, что цвета хорошо различимы. Для текста и фона выбирайте контрастные цвета.

5. На 35 мм слайдах легче читается и лучше смотрится светлый текст на темном фоне. Для диапозитивов и брошюр используйте темный текст на светлом фоне.

6. Для фона выбираются более холодные тона (например, синий или зеленый), а для выделения деталей — более теплые (например, красный и желтый).

4.3.8. Семь советов по выбору шрифта

1. Шрифты без засечек, такие, как Helvetica, легче читать с большого расстояния.

2. Шрифты с засечками, например, семейство шрифтов Times, больше подходят для плотного текста, как в брошюрах.

3. Избегайте витиеватых шрифтов вроде Gothic Script и Letter Gothic, которые выглядят претенциозно и плохо читаются с большого расстояния.

4. Нельзя смешивать шрифты на отдельных диаграммах, а также менять их от диаграммы к диаграмме, поскольку это создает неразбериху и отвлекает внимание от сообщения.

5. Для выделения текста используйте жирный шрифт, курсив или подчеркнутый шрифт того же типа. Однако при этом нужно соблюдать умеренность и последовательность.

6. Убедитесь, что текст четко различим при освещении, в котором будет демонстрироваться слайд.

7. Не злоупотребляйте прописными буквами, поскольку текст, состоящий из одних прописных букв, читать труднее, чем обычный.

Слайды с техническими схемами

На многих технических схемах нарисовано такое количество квадратиков, стрелочек и контрольных возвратных петель, что они напоминают лабиринт. Это сильно отвлекает (а часто и запутывает) аудиторию, сводя на нет все ваши усилия.

При разработке схемы следует задуматься над тем, какой аспект работы машины (узла, системы) должна иллюстрировать данная схема?", что позволит исключить все необязательные детали и сконцентрироваться только на тех моментах, которые имеют отношение к теме выступления.

Если вы фотографируете механизмы (или еще что-нибудь в этом роде), правила остаются те же. Вы можете заретушировать на фотографии все детали, не имеющие отношения к предмету беседы, следующим образом:

• перед съемкой закрыть несущественные части ширмой или бумагой;

• показать в кадре только то, что хотите, оставив за кадром все лишнее;

• ярко осветить нужный участок, чтобы затемнить все остальное;

• при съемке использовать объектив с небольшим фокусным расстоянием, что позволит снизить резкость деталей заднего плана.

Помимо перечисленных имеются и другие визуальные средства. Более подробно о них можно узнать в книге Э.Джея «Эффективная презентация».

5. Особенности проведения презентаций для разных аудиторий

Существует три различных типа аудитории, различаемых по размеру и с точки зрения того, как они реагируют на ведущего:

- большая аудитория - больше ста или двухсот человек;

- группа человек до пятидесяти или до ста (граница между этими двумя группами несколько размыта);

- маленькая группа примерно до двенадцати человек.

Поскольку реакция каждого типа аудитории различна, совершенно очевидно, что подход ведущего должен варьироваться, если он хочет добиться желаемой реакции.

5.1. Какого размера аудитория вам нужна?

Первый вопрос, который вам стоит задать себе, - действительно ли вам нужна большая аудитория? Все зависит от того, чего вы хотите добиться:

• Пытаетесь ли вы оказать воздействие на небольшие группы людей, которые принимают ответственные решения (маленькая)?

• Хотите ли вы воздействовать на большое количество подчиненных (большая)?

• Состоит ли ваша цель в том, чтобы объединить и поднять боевой дух большого количества людей (большая)?

• Является ли вашей целью повлиять на отношения, идеи и намерения нескольких важных людей, которые не являются вашими подчиненными (маленькая)?

Там, где дело касается большой аудитории, вы должны полностью владеть вопросами времени, места проведения и списком приглашенных. Так что сделайте следующее: закажите больший зал и разошлите приглашения всем высокопоставленным менеджерам и руководству компании. Если лучшим средством является маленькая аудитория, а прийти хотят триста человек, проведите пять повторов в день или в последующие дни (и помните, что со временем они должны становиться лучше, так что, наверное, самой эффектной будет последняя презентация).

При аудитории в пятьдесят-двести слушателей вы можете как-то влиять на происходящее, уплотняя аудиторию или рассеивая ее, изменяя освещение, а в основном манерой поведения ведущего (официальной или свободной, стоя за кафедрой или сидя на краю стола и т. д.).

Теперь рассмотрим порядок проведения презентации в разных типах аудитории.

Публичная презентация

Она рассчитана на большую аудиторию.

Публичные презентации бывают массовыми (от 50 человек до 200 и более) и групповыми (от 15 до 50 человек). Заметим, что четкой границы между этими видами провести невозможно, так как поведение аудитории, ее характеристики зависят не только от количества слушателей, но и от многих других обстоятельств.

Публичная презентация представляет собой, как правило, хорошо спланированное и подготовленное мероприятие. Обычно она проводится в соответствии с заранее разработанным сценарием, в котором четко определены роли всех участников, содержание и порядок их выступлений, использование визуальных вспомогательных средств (плакаты, схемы, таблицы, слайды, фильмы и др.). Специальное время отводится ответам на вопросы.

Публичная презентация проходит чаще всего в течение 1,5—2 часов. Начинать ее рекомендуют примерно в 15.00—16.00 часов.

После презентации организаторы предлагают коктейль или фуршет (17.00-19.00).

Соответствующим образом готовится помещение для презентации. Зал заседания, фойе оформляются рекламными плакатами, стендами, иллюстративными материалами и т. п.

Хорошее впечатление на участников презентации производит вручениеим рекламных подарков, в качестве которых используют недорогие предметы: авторучки, записные книжки, календари, значки, проспекты, печатная продукция организации и др.

Принято сообщать о предстоящей презентации в средствах массовой информации, а участникам и гостям присылать пригласительные билеты.

При проведении публичной презентации очень важно учитывать особенности поведения и реакции людей в большой аудитории. Вот что пишет по этому поводу Э. Джей в книге «Эффективная презентация»: «Главный парадокс аудиторий состоит в том, что чем они больше, тем больше похожи на одного человека. Вместо того, чтобы стать более разрозненной, она становится более однородной. В связи с увеличением размера аудитории у ведущего возникает дополнительная проблема: чем больше аудитория, тем меньше она реагирует на то, что презентуется, и тем больше на человека, который все это презентует».

В БОЛЬШОЙ АУДИТОРИИ

• На идеи реагируют не личности, а группа.

• Действуют групповые стандарты поведения.

• Публично определяются угрозы для группы.

• Провозглашается совместное решение идти вперед к залитым солнцем вершинам.

• Бурно приветствуются те, кто нас туда поведет.

Автор подчеркивает, что с людьми в большой аудитории происходят две важные вещи, которых трудно добиться при других обстоятельствах:

— они объединяются и солидаризируются;

— они единодушно принимают и одобряют чье-то лидерство.

Когда одну французскую певицу спросили, как она реагирует на театр, полный людей, которые пришли послушать ее, она ответила:

«Я стараюсь превратить их всех в одного человека, затем стараюсь заставить его полюбить меня. Если мне это неудается, я ухожу домой».

Следует иметь в виду, что большая аудитория не предназначена для дискуссионного обсуждения вопросов, в ней трудно использовать аргументы, уместные и понятые для всех присутствующих. Здесь очень важны ораторские способности презентатора, его умение управлять слушателями и воздействовать на них.

Большое внимание необходимо уделить подготовке презентационной речи. Заметим, что количество выступающих на презентации определяется сценарием, диктуется обстоятельствами и целесообразностью.

Рассмотрим, какие же структурные элементы, как правило, содержит выступление на публичной презентации.

Пример.

В качестве примера используем текст речи, опубликованный в книге Е. Н. Зарецкой «Логика речи для менеджера».

Презентатор обратился к присутствующим со следующими словами:

«Уважаемые дамы и господа!

Сегодня мы собрали вас для того, чтобы представить проект, над которым компания Europa International активно работала два последних года. С большой долей уверенности мы можем заявить, что этот проект в скором времени станет главным маяком в необъятных просторах рынка безналичных платежей.

Итак, мы представляем вашему вниманию принципиально новую чип-карту Glip, которая отвечает интересам современного человека. Хотелось бы обратить внимание на то, что поведение потребителя, в том числе и потребителя банковских услуг, меняется на глазах. Современный потребитель все больше ценит комфорт и безопасность. И, конечно, готов за это платить».

Как видим, оратор сразу же представляет компанию, осуществляющую проект разработки и реализации чип-карты. Он говорит о солидности предлагаемого проекта, глобальности его охвата, характеризует рынок сбыта и современного потребителя.

Значительная часть речи посвящена характеристике чип-карты Glip. Презентатор подчеркивает, что это действительно революционный продукт, который в скором времени займет главенствующее положение на рынке. Он описывает следующие качества карточки: во-первых, она многофункциональна (может работать как международная платежная карта, как специальный платежный инструмент, например, на автозаправках, как медицинский и страховой полис, как пропуск на работу или ключ от дома и т; д.); во-вторых, удобна и проста в использовании (ее можно загрузить с банкомата, по телефону или через компьютер, наличными, с другой карты или с банковского счета, а перезагрузить прямо в торговой точке); в-третьих, она гораздо более безопасна, чем карточка с магнитной полосой (микросхема содержит уникальную и не подлежащую изменению формулу); в-четвертых, обладает широкими возможностями развития (с помощью карточки предполагается совершать покупки по телефону, через телевизор или компьютерные сети в любой стране мира).

Конечно, у Glip есть свои недостатки, и оратор не скрывает их, говорит о них открыто, объясняет, с чем они связаны, каковы перспективы их преодоления, и подчеркивает, что достоинства системы почти полностью компенсируют ее недостатки. «По всей видимости, — говорит оратор, — Glip, будучи действительно передовой технологией, в ближайшее время вытеснит с рынка все существующие платежные системы. Это касается России, несмотря на тот дождь пластиковых карт, который обрушился на российский рынок в последнее время».

Закончил он свое выступление так: «Я полагаю, что данная информация оказалась для вас полезной и интересной. Наши эксперты готовы ответить на ваши вопросы, а некоторое время спустя мы представим оборудование, с помощью которого и будет функционировать вся система.

Смотрите, испытывайте, спрашивайте, анализируйте. Надеюсь, что уже в скором будущем мы станем с вами партнерами по продвижению на рынке абсолютно новой и перспективной системы безналичных платежей Glip компании Europa International» [34, 286— 287].

Таким образом, для публичной презентации характерны, прежде всего, строгая регламентированность процедуры ее проведения (порядок выступлений, распределение ролей, согласование тематической направленности речей, ответы на вопросы и т. п.) и четкое структурирование презентационных речей. При демонстрации предмета презентации особенно важно обратить внимание на такие параметры: актуальность решаемой задачи, новизна и оригинальность решения, перспективы развития, коммерческая эффективность, готовность общества к восприятию данного проекта.

Особое значение при проведении презентации в большой аудитории имеет квалификация ведущего или ведущих, так как именно от того понравится аудитории презентация или нет, очень часто зависит окончательное решение. Э.Джей отмечает по этому поводу:

«Может показаться нелепым предположение, что важные решения впоследствии могут зависеть от того, понравился кто-то аудитории или нет - и конечно, люди никогда не согласятся с этим, - но очень часто именно это и является решающим фактором. Речь идет не о первостепенных решениях - дело не в том, нужны ли компании самолеты, дело в том, чьи самолеты она купит. Обсуждение будет касаться вопросов их ремонта и дальности полета, потребления горючего, привлекательности для пассажиров и финансовых условий, и стоимости, и если один самолет явно превосходит своих соперников, то, конечно, выбор остановят именно на нем.

Но обычно все бывает не так уж ясно, и тогда над разумом начинают брать верх иррациональные доводы, чувства главенствуют над аргументами, эмоции побеждают логику. Люди все еще говорят об объективных критериях - стоимости, потреблении и ремонте, но теперь ими пользуются не для того, чтобы сделать разумное заключение, а чтобы подкрепить иррациональные выводы.

Вплоть до презентации объединяющей основой между сторонами должны быть знание бизнеса, опыт, и т. д.: презентация часто добавляет слушателям дополнительные составляющие для принятия решения - общее чувство относительно людей, которые стараются убедить их. Люди будут и до этого иметь какие-то личные чувства и мнения, но именно презентация даст возможность поделиться ими. Чем больше людей из авиакомпании будет на презентации, тем сильнее будет это чувство (на благо или во вред). Это будет что-то вроде общего мнения.

Это оказывается гораздо более важным фактором, чем хотелось бы признавать, и во многом он основан на впечатлении, которое несколько человек производят на других нескольких человек в процессе презентации».

Камерная презентация

Это довольно распространенный тип презентации для небольшого количества слушателей (до 15 человек). Такие презентации проводят в помещениях фирм, организаций, учреждений. Особой популярностью камерные презентации пользуются у торговых фирм, продающих косметику, посуду, лекарства и другие мелкие товары. Нередко такого рода презентации проводят не только в помещениях организаций и учреждений, но и в домашней обстановке.

Хозяйка дома, играющая роль женщины «приятной во всех отношениях», приглашает к себе в гости подруг, знакомых на презентацию товаров. Она поддерживает оживленную беседу, подает легкую закуску, чай, кофе и предлагает сделать заказ на тот или иной товар. С продажи каждого предмета она получает определенный процент.

Концепция домашних вечеров хорошо изучена и давно уже широко используется на Западе и в США. Например, известная компания Tuppervare вообще отказалась от сети розничных магазинов. Подсчитано, что каждые 2,7 секунды где-нибудь начинается вечер, организуемый этой компанией, и в день она продает более 2,5 млн единиц товара.

Как считают психологи, решающим фактором оказывается здесь не качество самого продукта, а возникающая социальная связь. Люди больше доверяют тем, кто им знаком и кто им нравится, поэтому они охотнее покупают у подруг, чем у незнакомого продавца. Интересно то, что сами покупатели ощущают оказываемое на них улыбчивой «подругой» давление, но не знают, как его избежать. Вот как описывает свою реакцию на такие презентации одна женщина:

Дело дошло до того, что я начинаю выходить из себя, когда кто-нибудь приглашает меня на вечер, организуемый фирмой Tuppervare. У меня уже есть все контейнеры, которые мне требуются, и если мне потребуется еще какая-либо вещь, я смогу без труда купить ее в любом магазине, причем даже дешевле. Но когда меня приглашает подруга, я чувствую, что должна идти. И когда я прихожу на вечер, я чувствую, что должна что-то купить. Что я могу поделать? Ведь это я делаю для одной из моих подруг [95, 157].

Отличительной особенностью маленькой аудитории является то, что она не представляет собой единого монолита, чего-то целого. Здесь каждый остается личностью, имеет возможность проявить свою индивидуальность. В маленькой аудитории от презентатора ждут не длинного монолога, а живого, непосредственного диалога, умения вовлечь в разговор всех присутствующих. Количество времени, посвященного ответам на вопросы, в определенной мере является показателем успешной презентации. Очень важно во время презентации уметь создать неформальную, непринужденную, доверительную обстановку.

Если группа пытается остаться спокойной и пассивной, то этого нельзя допускать.

На каждом этапе вы должны приглашать их к участию:

Недостаток маленькой группы – затраты времени и сил всего для горстки людей - уравновешивается тем фактом, что этих несколько человек можно убедить гораздо глубже, чем большую аудиторию. Они уходят, достигнув своих целей, получив ответы на свои вопросы и с чувством, что с этим делом все решено. Именно по той причине такая презентация предъявляет гораздо большие требования к знаниям ведущего о ее предмете, о котором он должен действительно знать все досконально и не допускать утверждений, которые не может подтвердить собственными знаниями и опытом.

Маленькая группа вызывает у ведущего и меньшее беспокойство по поводу вспомогательных средств и приемов. Вряд ли будут необходимы слайды, поскольку 6-12 человек могут рассмотреть рисунок или фотографию и без оптического увеличения. Если они все же используются, то не будет казусом, если один или два будут показаны вверх ногами. В целом атмосфера более раскованная, такой и должен поддерживать ее ведущий.

Тем не менее это все равно презентация, и все принципы, названные ранее, все равно полностью подходят для нее.

Но приемы и практика презентации в маленькой аудитории нуждаются в некоторой модификации.

Сценарий. Формально подготовленный сценарий, даже если он написан самой естественной разговорной речью, снимается с повестки дня. Тон презентации — разговор-диалог, он должен быть спонтанным.

Форма. Спонтанность, тем не менее, не означает незапланированность. Ведущий должен иметь конкретные задачи, которые нужно выполнить в определенном порядке, и это должно быть ясно зафиксировано либо в его голове, либо на листках для заметок.

Структура. С такой маленькой группой вряд ли стоит говорить самому дольше нескольких минут, не давая такой возможности другим. Экспозиция, таким образом, должна быть разбита на маленькие куски с обсуждением после каждого, а экспозиция сама по себе должна свободно прерываться вопросами типа: "Имеет ли это смысл?", "Вы меня еще слушаете?" и т.д.

Репетиция. Полноценная репетиция невозможна. Тем не менее очень ценной может оказаться проба с одним или двумя коллегами в роли аудитории, особенно если они могут поднять вопросы или темы, с которыми вы можете столкнуться.

Визуальные средства. Они должны быть простыми и гибкими. Конечно, может использоваться любая разновидность, но слайды, ЭДП, видео, магнитные доски и т. д. излишне сложны, и, если только ими не пользуются в очень свободной, но уверенной манере, они могут привнести нежелательный оттенок перегруженности (заумности) и официальности. Самыми лучшими помощниками в презентации такого рода будут следующие:

• Белая доска. Даст полную свободу, которая может потребоваться в любом из поднимаемых вопросов, и может использоваться любым членом аудитории, который захочет что-то изобразить.

• Схема. Аргументы те же, что и с белой доской, а дополнительное преимущество еще и в том, что не нужно стирать и рисовать на остатках предыдущего рисунка.

• Рисунки и фотографии. Их легко демонстрировать маленькой группе, выделяя то, что необходимо, в соответствии со степенью и уровнем их интереса. Вы можете также иметь некоторый запас, который вы не планируете использовать, но можете продемонстрировать, если так повернется разговор.

• Крупные объекты. Что-то, что вы можете показать со всех сторон или дать людям подержать, гораздо проще и эффективнее в маленькой группе.

• Действующие модели. Что-то настоящее, что люди могут увидеть в работе, даже лучше в небольших группах, поскольку все они могут попробовать управлять моделью, если это только не слишком трудно или опасно.

• Видео. Это идеально для показа маленькой группе. Часто это единственный способ показать крупное оборудование (аэропланы, турбины, краны, корабли, детали машин) в действии.

Но в целом такие презентации держатся на белых досках или схемах, а также рисунках или фотографиях. Чем больше вы будете создавать впечатление того, что все было спланировано заранее, тем менее это будет убедительно. Пример такой презентации смотрите в Приложении.

Подводя итог, обобщим требования для разных аудиторий

БОЛЬШАЯ АУДИТОРИЯ

• Максимум ораторского мастерства.

• Максимум четкости в работе с визуальными средствами и управлении сценой.

• Минимум вопросов.

МАЛЕНЬКАЯ АУДИТОРИЯ

• Максимум вопросов и ответов.

• Максимум неофициальности.

• Максимум гибкости в последовательности и содержании.

• Максимум знаний своего предмета.

• Минимум навыков оратора и навыков в обращении с визуальными средствами.

5.4. Вопросы аудитории

Это небольшой, но технически важный момент: должны ли быть вопросы у аудитории? Следующие рекомендации могут вам помочь.

1. Размер аудитории. Чем больше аудитория, тем более она неудобна для любителей задавать вопросы. Возникает чувство сомнения: "Почему я и никто больше из 799 человек?" или "Мой вопрос может касаться только десяти процентов аудитории". При очень большой аудитории, насчитывающей сотни людей, вопросы не всегда оказываются кстати.

2. Могут ли вопросы нанести вред? Если вы полагаете, что кто-то из аудитории намерен навредить вам своим вопросом, глупо предоставлять ему возможность делать это публично. Будет определенно разумнее предложить ответить на вопросы индивидуально в неофициальной обстановке после презентации.

3. Могут ли вопросы помочь? Не появляется ли у аудитории чувство, будто их подавляют в ходе беседы? Если такая опасность существует, то слушателям нужно дать шанс что-то сказать, прежде чем это чувство начнет расти. Беспокоитесь ли вы о том, что можете утратить контакт с аудиторией, станете неинтересным или непонятным? Если это так, то вопросы могут оказаться для вас ценным руководством.

4. Когда должны задаваться вопросы? В принципе, их должны задавать после каждого законченного раздела, который мог их вызвать. В ситуации, когда вам кажется, что вопросы могут вам помочь, то чем раньше, тем лучше. К тему же вопросы - полезный вариант структуры выступления.

Золотое правило состоит в том, что если у вас есть какие-либо опасения в отношении вопросов, то вы должны отвечать на них после встречи в индивидуальном порядке, а ни в коем случае не по ходу. Вопросы, скорее, способны навредить презентации, нежели помочь ей. Некоторые вопросы являются просьбой о дальнейшей информации, но многие на самом деле являются лишь замаскированной реакцией на вас и ваше выступление. Есть несколько основных типов вопросов, которые стоит рассмотреть:

1. Скрытое возражение. Выражение неодобрения может быть замаскировано вопросом, как, например: "Не будет ли это означать работу во время уик-энда?", "Почему цена такая высокая?", но с ним можно справиться при помощи стандартных правил:

• не становитесь в оборонительную позицию;

• сформулируйте его для себя;

• не вступайте в спор, а отложите его на потом;

• упомяните о выгодной стороне дела.

2. Испытующий вопрос. Предназначен для проверки ваших знаний и опыта. - "Какова прочность этого нового сплава под давлением?" Золотое правило здесь не блефовать и не пытаться оправдать свое незнание. Если вы не знаете, пообещайте задавшему вопрос выяснить это - и выполните обещание. На самом деле, это может оказаться полезным оправданием, чтобы вернуться к вопросу позднее.

3. Вопрос – демонстрация. Довольно часто реальным мотивом задающего вопрос является желание показать своим коллегам, как хорошо он информирован. Ничто не сделает этого человека счастливее, чем публичная похвала его знаний, потому не бойтесь сказать ему, как он умен. "Конечно, Вы правы. Я не упомянул об этом, потому что для большинства людей это слишком сложно технически и, как Вы понимаете, это не повредит вступлению".

4. Вопрос – вызов. Вы высказываете некое утверждение, посягая таким образом на область знаний одного из зрителей. Самое лучшее - мгновенно отступить, сохраняя достоинство, вернуть ему полные территориальные права в его владениях и, возможно, спросить у него совета. "Прошу прощения, конечно, я говорил об американском рынке в целом, а не об американском рынке грелок, о котором вы, конечно же, знаете гораздо больше меня. Какие тенденции в торговле ими проявились за последние два года?"

5. Оборонительный вопрос. Что-то из того, что вы предлагаете, может означать сокращение штата, бюджета, положения, влияния, покровительства или дополнительного дохода одного или нескольких ваших слушателей. "Что заставляет вас думать, что мы должны доверить местным управляющим самим делать закупки технического оборудования?" - можно сформулировать так: "Централизованные закупки - самая любимая часть моей работы, кроме разве что бутылок виски на Рождество, и будь я проклят, если позволю отнять ее у меня". Единственный способ справиться с этим - задать вопрос этому человеку и добиться, чтобы он разговорился, а затем, если вы затрудняетесь, как разрешить его на фактическом уровне, постарайтесь передать его другим членам группы.

Вашей первой реакцией на трудный вопрос любого типа должно быть подавление эмоционального отклика, который мог возникнуть в вашей груди, а второй - исследовать вопрос и попросить задавшего вопрос доработать и уточнить его. К тому же у вас имеются различные варианты, предлагаемые ниже.

КАК СПРАВИТЬСЯ С ТРУДНЫМИ ВОПРОСАМИ

• Ответить на вопрос.

• Признать свое незнание и пообещать отыскать ответ.

• Отложите его, чтобы заняться впоследствии им лично в течение большего времени.

• Переадресуйте его коллеге - эксперту, если вы захватили его с собой.

• Переадресуйте его человеку, который его задал.

• Задайте его другому члену аудитории.

• Предложите его для всеобщего обсуждения.

Если же вопрос оказался для вас неожиданным, то можно воспользоваться методикой, предложенной Д.Льюисом.

Перед лицом подобного вызова первое правило — НЕ ПАНИКОВАТЬ. Вместо этого следует взять на себя инициативу и отвечать следующим образом:

Шаг 1. Начните с благодарности выдвинувшему возражение человеку за то, что он поднял этот вопрос. Такая вежливая реакция поможет разоружить враждебно настроенного критика и привлечь аудиторию на свою сторону.

Если возражение или вопрос отличались явной враждебностью и были предназначены для того, чтобы выставить вас в неприглядном свете, переходите к шагу 2. Если же оппонент руководствовался добрыми намерениями, переходите к шагу 3.

Шаг 2. Попросите того, кто задал вопрос или выдвинул возражение, повторить свои аргументы. Этот маневр преследует две цели: во-первых, это дает вам время подумать, а во-вторых, вынуждает оппонента приспосабливаться к немного изменившейся ситуации.

Если вопросы или возражения не были представлены в письменном виде, их будет трудно повторить слово в слово. Обычно человек, который первоначально был настроен критически или враждебно, немного успокаивается, когда его просят повторить свой вопрос.

Шаг 3. Сделайте паузу и подготовьтесь к ответу. Это еще одна фаза, позволяющая выиграть время. Никогда не поддавайтесь искушению немедленно отвечать на возражения, даже если вам есть что сказать. Пауза делает ваш ответ более глубоким, продуманным и достойным серьезного рассмотрения.

Учитесь ничего не произносить во время размышлений. Старайтесь не заполнять тишину такими междометиями, как «а-а», «гм», «э-э», поскольку они придают вам неуверенный вид.

Шаг 4. Повторите возражение или вопрос, формулируя его примерно так: «Если я правильно понял, вы хотите сказать, что...»

Употребляйте только нейтральные выражения, такие как «вопрос», «момент», «аспект», но ни в коем случае не «возражение», «проблема», «недостаток», «трудность» или любое другое определение, которое выражает негативное отношение к вашим предложениям и может еще больше укрепить слушателей во мнении, что вы заслужили этот упрек.

Использование рефлексивного слушания не только позволит вам в полной мере понять затронутую проблему, но также поможет снять «личный аспект», неизбежно присутствующий в выдвинутом возражении.

Многим людям, похоже, очень нравится просто критиковать и обвинять других. Вместо того чтобы непредвзято и объективно слушать, они стараются отыскать причины, по которым выдвигаемые предложения не должны или не могут быть претворены в жизнь. Приложив столько усилий, чтобы выработать негативную реакцию, они формируют сильную эмоциональную связь с данной точкой зрения.

Если вы просто дадите их возражению резкий отпор, эти люди скорее всего станут еще более враждебными и еще сильнее укрепятся за своими баррикадами предвзятости.

Когда вы перефразируете возражение или вопрос и формулируете их своими словами, выдвинутые аргументы перестают быть «собственностью» оппонента и становятся достоянием всей аудитории. В таких обстоятельствах люди вряд ли будут стоять насмерть, защищая свою точку зрения.

Шаг 5. Попросите высказать другие возражения, формулируя свое предложение следующим образом: «Да, я понимаю, что вы хотите сказать. Есть ли у вас другие, помимо этой причины, чтобы отклонить мое предложение?»

Это очень важный момент, поскольку если вы теперь не вскроете все возможные возражения, то можете оказаться втянутым в бесконечную дискуссию. Если оппонент желает высказать второе или третье замечание, возвращайтесь к шагу 1 и повторите весь процесс.

Шаг 6. Когда все возражения высказаны и вы повторили их своими словами, обобщите ситуацию, указав основные пункты, по которым существует согласие или несогласие. На этом этапе оппонент должен либо согласиться с вашим обобщением, либо выдвинуть дальнейшие возражения, возвращающие вас к началу процесса.

После того как разногласия зафиксированы, следующий шаг — убедить оппонента взглянуть на них более объективно.

Начните с предложения реальных альтернатив — менее удовлетворяющих вас, чем оригинальные предложения тем пунктам ваших предложений, которые вызвали возражения. Заставляя оппонента сравнивать несколько вариантов, вы помогаете ему перейти от сильной эмоциональной приверженности к более или менее логической оценке собственных возражений.

Очертите все возможные варианты. Спокойно и рассудительно рассмотрите их преимущества и недостатки. Если у оппонента имеются полезные предложения, немного видоизмените их, прежде чем переходить к их рассмотрению.

Таким способом вы сможете обеспечить объективность оппонента, устранив его эмоциональную связь с идеями, которые теперь уже не принадлежат ему полностью. Используйте факты и цифры для поддержки собственных идей и отклонения возражений. Однако делать это нужно в сдержанной манере. Не стоит стрелять из пушки по воробьям.

Вы не потеряете контроль над ситуацией, принимая чужие идеи и предложения, если всегда будете перефразировать их своими словами, прежде чем включить в общую концепцию.

Отвечая на вопрос, затрагивайте существо дела, а не отделывайтесь короткой репликой. Это значит, что вы должны развить тему, предложив дополнительную информацию. Это может быть сделано при помощи таких конструкций, как «суть вопроса заключается в том» или «моей главной целью является».

Желая получить подробный ответ, слушатели получают возможность задать дополнительные вопросы. Однако будьте осторожны и не перегружайте аудиторию информацией. Никогда не заканчивайте свою реплику оправданием. Дав ответ, просто замолчите.

Шаг 7. Если вам не нравится вопрос, предложите вариант, который вас больше устраивает. Это весьма распространенная практика в интервью средствам массовой информации. Возможные приемы:

• Задать собственный вопрос.

• Попросить пояснений.

• Попросить дать определение или предложить собственное.

• Самому прояснить то или иное положение.

Непревзойденные мастера выступлений без подготовки — это политики. Прислушавшись к их интервью, вы заметите, насколько часто они используют эту технику.

Организационные вопросы

6.1. Место проведения презентации

Решение, где будет проходить презентация (если это решаете вы), должно быть принято на ранних стадиях планирования. При этом следует принять во внимание следующие соображения:

• Удобно ли будет слушателям добираться до места?

• Если у вас есть возможность провести презентацию в своем доме, сделайте это. Это значительно снижает количество непредвиденных и неконтролируемых моментов.

• Если вам приходится выбирать между залом, который чуть маловат, и тем, который слишком велик, выбирайте меньший, так как много пустого пространства действует угнетающе.

• Если здание напоминает лабиринт, сделайте в коридорах указатели, чтобы посетители могли найти дорогу в гардеробы, буфеты, бары и т.д. и обратно.

• Иногда избранное клиентом место проведения бывает так загружено, что практически невозможно провести на месте генеральную репетицию. Если в целом презентация важная и сложная, то это очень большая ответственность, и поэтому стоит как следует подумать о ее проведении где-то в другом месте.

• Генеральная репетиция должна пройти, когда уже назначен срок самой презентации, обычно на предыдущий день. Утро в день презентации не так удачно: меньше времени на подготовку и никаких шансов поспать.

• Не выбирайте комнату, в которой говорящие кажутся силуэтами на фоне яркого света, например, из окна, что мешает зрителям видеть их лица, или в окне за спиной у ведущего на виду у всей аудитории будет происходить что-то интересное, что будет всех отвлекать; или если ведущий оказывается рядом с единственно