Подготовка к приему. Виды приема

Приём – это собрание приглашённых у какого-либо лица, или форма организации рабочих встреч, позволяющая обсуждать в непринуждённой обстановке темы, которые по целому ряду обстоятельств нежелательно затрагивать на официальном уровне.

Приёмами также нередко называют официальные собрания в честь какого-либо лица или события. Цель проведения приёма – установление контактов между деловыми партнёрами, официальными лицами и иностранными коллегами, представителями различных фирм и концернов, научно-технических кругов, деятелей искусства, культуры. Таким образом, официальным называется такой прием, на который присутствующие приглашены исключительно в силу их общественного положения.

Приемы бывают светские и деловые.

Светские приемы устраиваются по самым разнообразным поводам: день рождения, свадьба, крестины, Рождество, национальный праздник, театральная премьера и т.д.

Деловые приемы организуются по случаю национальных праздников, годовщин какого—либо знаменательного события, в честь находящейся в стране иностранной делегации, при открытии представительства фирмы, по случаю презентации товаров, а также в порядке повседневной работы.

Кроме того, приём может быть дипломатическим, предусматривающим соблюдение многих правил этикета, относящихся к этой сфере человеческой деятельности.

Дипломатический этикет формировался в течение многих веков, строго регламентированные формы официальных контактов между представителями разных государств создавались постепенно. Дипломатический протокол — это ряд правил, которые предписывают порядок совершения различных дипломатических актов (международные совещания и конференции, переговоры, визиты, дипломатические приёмы, приёмы и проводы официальных делегаций, подписание международных соглашений, договоров).

Организация любого приема включает в себя два элемента:

• официальную часть, оформляемую протоколом;

• неофициальную часть приема, включающую в себя проведение обеда, ужина и других мероприятий.

Организуя приём, необходимо заранее определить дату и время этого мероприятия, ассортимент блюд и напитков, порядок обслуживания гостей.

В подготовку приёма входят следующие мероприятия:

• выбор вида приёма и даты его проведения;

• составление списка приглашенных лиц;

• рассылка приглашений;

• составление плана рассаживания за столом (на завтраке, обеде, ужине);

• составление меню;

• сервировка столов и организация обслуживания гостей;

• подготовка тостов и речей;

• составление общей схемы (порядка проведения) приёма.

17. Понятие «деловая беседа».

Деловая беседа – речевое общение между партнерами, которые имеют определенные полномочия от своих организаций для установления деловых отношений. Главная задача деловой беседы – убедить партнера принять конкретные предложения.

К функциям деловой беседы принято относить:

– взаимное общение;

– совместный поиск, выдвижение и разработку гипотез;

– контролирование функционирования совместных деловых мероприятий;

– поддержание деловых контактов;

– стимулирование деловой активности.

Основными этапами деловой беседы являются 1) начало беседы; 2) информирование партнеров; 3) аргументирование выдвигаемых положений; 4) принятие решения; 5) завершение беседы.

Начало деловой беседы является наиболее важным этапом, поскольку определяет дальнейший ход беседы и во многом влияет на ее результат. В связи с этим следует обратить пристальное внимание на построение начала беседы. На этом этапе беседы следует выработать правильное и корректное отношение к собеседнику. Итак, начало беседы имеет следующие задачи:

– установить контакт с собеседником,

– создать благоприятный психологический климат,

– привлечь внимание к теме беседы,

– пробудить интерес партнера по общению.

С целью реализации поставленных задач следует избегать извинений, проявления знаков неуверенности, проявлений неуважения и пренебрежения, не вынуждать собеседника принимать оборонительную позицию.

Необходимо пользоваться методом снятия напряжения (позволяет установить тесный контакт с собеседником: несколько теплых слов в адрес собеседника, шутка, пр.), методом зацепки (позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы. В этих целях можно с успехом использовать методы сравнения, аналогии, аллегории, обращение к личным впечатлениям, задавание необычного вопроса и пр.), методом прямого подхода (означает непосредственный переход к делу без вступления. Схематично это выглядит следующим образом: вкратце сообщаем причины, по которым была назначена встреча, быстро переходим от общих вопросов к частному и приступаем к теме беседы. Этот прием является «холодным» и рациональным, имеет прямой характер и больше всего подходит для кратковременных и не слишком важных деловых контактов).

Функции деловой беседы.

Посредством деловой беседы реализуется стремление одного человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы. В менеджменте и управлении персоналом деловые беседы представляют собой устный контакт между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия со стороны своих руководителей, подразделений, организаций для их проведения и разрешения конкретных проблем.

Деловые беседы направлены на реализацию следующих функций:

— поиск новых направлений и начало перспективных мероприятий;

— обмен информацией

— контроль начатых мероприятий;

— взаимное общение работников из одной деловой среды;

— поиски и оперативная разработка рабочих идей;

— поддержание деловых контактов на уровне подразделений, организаций, предприятий, фирм, отраслей.