Основные возможности MSProject

Руководителю проекта необходимо следить за множеством деталей проекта, не упуская из виду конечную цель. Может ли помочь в осуществлении этой задачи программа MS Project? Во-первых, в базе данных MSProject сохраняются все сведения о проекте. Потом эти сведения используются в MSProject для расчета календарного плана и учета затрат проекта; таким образом создается план проекта. Чем больше задано сведений, тем более точным будет план.

Введенные и рассчитанные в MSProject сведения сохраняются в полях, которые содержат определенные типы данных, например названия или длительности задач. В MSProject каждое поле обычно отображается в виде столбца.

Результаты расчетов в Microsoft Project немедленно отображаются в формате, аналогичном электронной таблице. Если введены все сведения о задаче, можно узнать начальную и конечную даты данной задачи, потребности в ресурсах и конечную дату проекта. После создания плана проекта MSProject рассчитывает и создает рабочий график на основании предоставленных сведений о задачах, которые необходимо выполнить, сотрудниках, работающих над этими задачами, оборудовании и материалах, используемых для выполнения задач, а также произведенных затратах.

При создании плана проекта вводятся следующие типы сведений:

 

· Задачи

· Длительность

· Зависимости задач

· Ресурсы

· Затраты

 

На основании этих сведений в MSProject могут быть рассчитаны календарный план, затраты и загрузка ресурсов.

После создания плана проекта необходимо управлять проектом и следить за ходом его выполнения. Отслеживая проект, можно вносить необходимые изменения, чтобы придерживаться календарного плана и оставаться в рамках бюджета.

При управлении проектом могут быть использованы следующие средства:

1) Настраиваемые поля для ввода особых сведений.

2) Представления и таблицы для отображения точных сведений, требуемых для просмотра.

3) Фильтры и группы для выделения сведений, требующих внимания.

 

Вводится фактический ход выполнения задач, фактические данные сравниваются с исходным планом, отслеживается баланс загрузки ресурсов. Все это позволяет эффективно решать возникающие проблемы.

После создания плана проекта и в процессе управления может потребоваться предоставить сведения о проекте другим пользователям, например заинтересованным сторонам или лицам, назначенным для выполнения работы.

Для предоставления сведений могут быть использованы следующие средства:

 

1) Печать и создание отчета для предоставления другим пользователям сведений о проекте на бумаге.

2) Публикация в формате HTML или сохранение плана проекта на веб-сервере для предоставления другим пользователям доступа к сведениям о проекте на веб-узле.

3) Сервер Microsoft Project Server или система электронной почты для предоставления сведений о проекте другим пользователям.

 

Можно упростить и автоматизировать отслеживание загрузки ресурсов и их взаимодействие с помощью средств интерактивной совместной работы в группе, основанных на электронной связи. Кроме того, можно включить в проект обновляемые сведения, т. е. учитывать в текущем плане последние данные. Предусмотрено два средства для интерактивной совместной работы в MSProject: Сервер Microsoft Project Server и его компонент веб-интерфейс Microsoft Project Web Access — дополнительные программные продукты, которые могут быть использованы для организации интерактивного взаимодействия между членами группы, руководителями проекта и другими заинтересованными сторонами.

С помощью сервера Microsoft Project Server и веб-интерфейса Microsoft Project Web Access члены группы могут просматривать собственный список задач или весь проект. Они могут создавать новые задачи для плана проекта и выделять задачи другим участникам проекта. Руководитель проекта может получать обновления задач и текстовые отчеты о состоянии. Заинтересованным сторонам предоставляется доступ к сведениям о проекте и возможность просмотра общей картины.

Электронная почта. Если требования для совместной работы группы достаточно просты, для обмена основными сведениями о задаче и о состоянии дел с членами группы можно использовать существующую 32-разрядную систему электронной почты. При наличии электронной почты для назначения задач, отправки обновлений и текстовых отчетов о состоянии проекта группа может использовать специальные сообщения, создаваемые MS Project.

Для просмотра необходимых сведений средствами PSProject используются:

 

1) Представления, которые часть сведений о проекте в формате, простом для восприятия. Например, на диаграмме Ганта основные сведения представляются столбцами и отрезками на графике.

2) Таблицы, которые определяют отображаемые столбцы.

3) Фильтры предназначены для отбора определенных задач или ресурсов.

 

Подобно каналам телевидения, в каждом представлении приводится разная информация. Таблицы и фильтры обеспечивают тонкую настройку. Так же, как при переключении каналов, информация не удаляется, но смена представлений, таблиц или фильтров может скрыть часть сведений. Все они продолжают храниться в базе данных и обновляться.

Кроме того, для просмотра распределенных или упорядоченных сведений их можно группировать и получать нужным образом.

Разработка плана проектирования информационного обеспечений СУ.

Если определены цели проекта и выделены основные его этапы, можно начать создание плана этого проекта.

Сначала создается новый план проекта, в который вводится и упорядочивается список задач для выполнения, включая длительность каждой задачи и зависимости задач.

Затем в план добавляются сотрудники, оборудование, материалы и затраты на них, после этого задачам назначаются ресурсы. На основе этих сведений о ресурсах и задачах MS Project создает календарный план. При необходимости план можно проверять и корректировать.

Первыми шагами при создании календарного плана являются: запуск нового плана проекта, определение начальной или конечной даты проекта, а также ввод общих сведений о проекте.

По завершении этого этапа будет создан план MSProject, содержащий название проекта и другие ключевые сведения, начальную или конечную дату и календарь проекта.

Когда создан план проекта, его можно заполнить задачами. Сначала перечислите шаги, необходимые для достижения целей проекта. Проще всего начать с крупных частей работы, а затем поделить каждую часть на задачи с отдельными результатами. Добавьте вехи. И, наконец, оцените и введите примерную длительность. После ввода сведений о задачах создается структура, которая помогает при логической организации задач и просмотре структуры всего проекта.

По завершении этого этапа будет создан список задач, организованный по суммарным и подробным задачам.

После создания и структурирования списка задач следует проверить, как задачи соотносятся друг с другом и как они соответствуют важным датам. Можно связать задачи, чтобы отразить их зависимость, например, указав, что одна задача начинается по завершении другой. Эти связи называются зависимостями задач. Вместе с длительностью и другими факторами планирования зависимости задач играют в MSProject важную роль при расчете начальной и конечной даты задач.

Если изменился график связанной задачи, перепланирование связанных с ней задач производится автоматически. Уточнить календарные планы задач можно с помощью конкретных ограничений дат и крайних сроков. По завершении этого этапа будет составлен календарный план проекта.

Задачам следует назначать ресурсы, если требуется выполнять следующие действия:

 

1) Отслеживание объема работ, выполненного назначенными задачам сотрудниками и оборудованием, или отслеживание материалов, использованных для выполнения задачи.

2) Планирование задач с большей гибкостью.

3) Балансировка загрузки ресурсов между теми ресурсами, которым назначено мало работы, и теми, которым назначено много работы.

4) Отслеживание затрат на ресурсы.

Без сведений о ресурсах календарный план в MS Project рассчитывается на основе длительности задачи, зависимостей и ограничений даты. Если ресурсы назначены, график работы и доступность ресурсов используются при расчете календарного плана.

По завершении этого этапа к проекту будут добавлены сотрудники, оборудование и материалы, будут определены графики работы, а задачам назначены ресурсы. Если используется средство интерактивной совместной работы группы, например сервер MS Project Server, назначения будут опубликованы для принятия членами группы.

Если требуется учесть расходы на каждую задачу или общие затраты на проект, ввод норм затрат на работу ресурсов над задачами или фиксированных затрат на задачи позволяет увидеть отклонения от бюджета. Для ресурсов можно ввести нормы на использование и сверхурочную работу, планировать повышение оплаты ресурса и выбрать срок начисления затрат. Кроме того, сведения о затратах можно просматривать различными способами.

По завершении этого этапа будут введены сведения о затратах для ресурсов и задач. Если нет необходимости отслеживать затраты на проект, выберите ссылку.

После ввода основных сведений проекта их следует проверить. Соблюдаются ли крайние сроки? Какие ресурсы используются прямо сейчас? Сколько будет потрачено бюджетных средств?

Сначала просмотрите картину в целом: обратите внимание на общую начальную и конечную дату и критический путь. Затем проверьте все детали. Для этого отобразите задачи и ресурсы в нужных представлениях. Если произвести разносторонний анализ проекта, можно точно определить его узкие места и предпринять необходимые меры для их устранения, прежде чем возникнут серьезные проблемы.

Этот урок расскажет о способах изучения общих сведений о календарном плане, а также о методах управления представлениями и полями для просмотра нужных сведений. Если используется сервер Microsoft Project Server, также можно будет узнать о просмотре сведений на сервере Microsoft Project Server с помощью веб-интерфейса Microsoft Project Web Access или самой программы Microsoft Project.

После просмотра и анализа календарного плана может потребоваться внести определенные изменения. Если обнаружено, что конечная дата проекта может быть просрочена, можно скорректировать задачи, чтобы сократить календарный план.

Проверка может обнаружить перерасход бюджета. Возможно, потребуется только убедиться в том, что план в точности отражает реальное выполнение проекта.

Можно ли начать задачу раньше? Воспользуйтесь сроком опережения. Существует ли дата, к которой задача должна быть обязательно начата? Добавьте ограничение. Есть ли перегруженные и незанятые ресурсы? Для сокращения задач переназначьте ресурсы. Если используется приложение для интерактивной совместной работы группы, например сервер Microsoft Project Server, можно опубликовать сделанные изменения назначений, чтобы члены группы могли обновить свои списки задач.

По завершении этого этапа будет создан скорректированный календарный план, удовлетворяющий целям и наилучшим образом моделирующий реальный проект.