Методы контроля в управлении

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ДИЗАЙНА И ТЕХНОЛОГИЙ

ИНСТИТУТ СОЦИАЛЬНОЙ ИНЖЕНЕРИИ

Кафедра Управления

Реферат

По дисциплине: Основы менеджмента

На тему: «Формы и методы контроля в управлении организацией»

Выполнил(а): ст. гр. ИРД-112

Остробородова Е.А.

Проверил(а): Морозова Е.В.

Москва 2013

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………………..3

1. Методы контроля в управлении………………………………………...4

2. Формы контроля в управлении…………………………………………9

3. Этапы контроля в управлении…………………………………………12

4. Поведенческие аспекты контроля в управлении……………………..17

Заключение…...…………………………………………………………….21

Список литературы………………………………………………………...22

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность данной темы заключается в том, что контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых не всегда правильно понимается людьми.

Слово “контроль” как и слово “власть” вызывает чаще всего отрицательные эмоции, т.к. воспринимается, прежде всего, как ограничение, принуждение. И, действительно, контроль как функция, которую выполняет менеджер, состоит в обеспечении подчинения кому-то или чему-то.

С помощью контроля устанавливаются ограничения, благодаря которым исключается возможность действий, наносящих вред организации. Однако, это лишь один из аспектов контроля.

Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью, вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

С помощью контроля менеджер может своевременно отреагировать на изменение в поведении людей в процессе их работы.

Целью данного реферата является изучение форм и методов контроля в управлении организацией.

Задачи работы:

- рассмотреть методы контроля в управлении;

- изучить формы контроля в управлении;

- рассмотреть этапы контроля в управлении;

- изучить поведенческие аспекты контроля в управлении.

Методы контроля в управлении

К числу основных методов контроля относятся следующие: наблюдение, изучение документов, обсуждение, эксперимент, опрос, анкетирование, тестирование, анализ. Сущность метода наблюдения заключается в непосредственном восприятии и затем фиксации контролирующим субъектом фактов, событий, действий, отражающих процесс исполнения решения, его результаты, состояние деятельности контролируемого органа (подразделения, работника). Наблюдение может осуществляться путем личного участия контролера в контролируемой деятельности. Такое наблюдение называют соучаствующим (включенным). Если субъект контроля не принимает непосредственного, личного участия в контролируемой деятельности, такое наблюдение относится к простому наблюдению. На производственном предприятии методом наблюдения контролируется технологический процесс в целом, обследуются конкретные производственные операции и т.д. На производстве контроль может проводиться с использованием различного рода контрольно-измерительных приборов.

Метод изучения документов предполагает выявление, обобщение и анализ содержащийся в них информации, необходимой для осуществления контроля. Важно, чтобы отбираемые для изучения документы содержали информацию, соответствующую целям и задачам контроля, то есть отражали реальное состояние деятельности контролируемого объекта (организации, подразделения, должностного лица, работника). Так, в целях контроля производственной деятельности изучают технологические карты и иные документы, отражающие особенности процесса производства. Для контроля финансовых потоков, расходования денежных средств используют финансовые и бухгалтерские документы, содержащие фактические данные, на основе которых делаются оценочные выводы по контролируемым вопросам. При изучении документов особое внимание следует обращать на соответствии выводов и оценок содержанию описательной части документа. В случае такого несоответствия следует выяснить его причины.

Метод обсуждения производственной (служебной) деятельности. Речь идет о направленности служебных (производственных) совещаний на контроль степени понимания его участникам целей и задач предстоящей деятельности, конкретных показателей планов, значения полученных результатов, а также получение руководителем информации по контролируемым параметрам деятельности подчиненных. Важным преимуществом такого метода контроля является возможность оперативно уточнить у участников совещания информацию, отражающую реальное состояния дел. Обсуждаться могут как конечные, так и промежуточные итоги деятельности организации (подразделения), а также планы на будущее.

В научно-технической фирме весьма плодотворным может оказаться обсуждение направлений будущих исследований, а так же подготовленных научно-технических отчетов, научных достижений работников.

Метод опросов (бесед) - применяется для получения информации от собеседников путем выяснения их мнения по контролируемым вопросам, анализа их аргументации и изучения сведений, на которых мнение основывается. Использование этого метода требует тщательной подготовки. Необходимо определить цель проведения беседы и её предмет, подготовить конкретные вопросы собеседнику, определить порядок их постановки и обработки полученных сведений, наметить круг респондентов и оценить их вероятную информативность применительно к цели, предмету и вопросам предстоящей беседы, а также возможность и целесообразность опроса каждого из них. В зависимости от поставленных целей определяется и содержательная сторона беседы, в частности, характер вопросов.

Полученная указанным методом информация может использоваться для целей контроля, и особенно для выводов по его результатам, если контролирующий будет устанавливать в каждом конкретном случае репрезентативность полученных данных, то есть соответствие характеристик, полученных в результате выборочного обследования, характеристикам этого объекта в целом, позволяющее распространить выводы выборочного обследования на весь изучаемый объект;

Метод эксперимента- его сущность заключается в целенаправленном привнесении в объективно существующую обстановку (ситуацию) точно известных субъекту контроля элементов с целью её изменения в интересах получения необходимых для контроля данных по заранее определенной программе. Проведением эксперимента решается ряд важных задач: проверка фактического состояния деятельности на конкретном направлении, линии, участке деятельности организации (подразделения, работника); проверка уровня профессиональных умений и навыков у подконтрольных работников к действиям в изменившихся условиях; изучение эффективности системы управления, адекватности её реагирования на резкие изменения деловой обстановки, оценка состояния координации и взаимодействия внутри организации (подразделения), а также с партнёрами; выявление узких мест и недостатков, выработка по результатам эксперимента мер повышения эффективности деятельности.

Эксперимент не может выходить за рамки правового поля деятельности организации, он не должен находиться в противоречии с правовыми актами, регулирующими порядок проведения самого эксперимента (если таковые имеются). Эксперимент должен исключать предпосылки, влекущие чрезвычайные происшествия и иные тяжелые последствия для окружающей среды, локальных сообществ (местного населения), его участников, а также самой организации.

Метод анкетирования можно рассматривать как разновидность метода опроса, но основанную на применении для опроса формализованных анкет. Среди тем-заданий на проведение анкетирования могут быть следующие: выявление процессов, имеющих место среди определенных категорий работников или в коллективах в целях выработки адекватных мер реагирования; выявление проблем в конкретных областях деятельности, требующих решения, и поиск путей для этого; выявление отношения работников к планируемыми инновациям, (нововведениям, преобразованиям) и т.д.

Методом тестирования, проводимым на основе стандартизированных тестов, исследуются психологические особенности людей. Выявляются значимые для профессиональной деятельности качества работника, его пригодность к определенным профессиям, степень соответствия определенной должности. Областями применения тестирования в контрольной деятельности могут быть отбор кандидатов для приема на работу в организацию; решение вопроса о назначении того или иного работника на руководящую должность или специфический участок работы; подготовка его к выполнению уникального мероприятиям и тп.

Метод анализа - используется для комплексной проверки достигнутых результатов, а также оценки состояния деятельности организации (подразделения, работника) в текущий момент. В процессе анализа выявляются дополнительные факторы и параметры, подлежащие контролю. Уточняется смысл и значение достигнутых результатов, определяются и оцениваются пропорции в производственной, хозяйственной, финансовой, научно-технической и иных сферах деятельности организации, а также их соответствие существующим стандартам, нормативам и желаемым соотношениям. Сопоставляется информация, полученная в результате применения других методов контроля, формируются выводы по результатам проверки

Рассмотрим метод, который в англоязычной литературе получил название «бенчмаркинг» (Benchmarking), в России его нередко именуют методом сравнительного анализа эффективности. По определению Американского центра производительности и качества, бенчмаркинг- это процесс, включающий: установление компанией ключевых сфер совершенствования своей работы; идентификацию и изучение лучшей практики других компаний; внедрение новых процессов и систем, обеспечивающих рост их производительности качества.

Исходным моментом процесса бенчмаркинга является сравнение параметров деятельности организации с достижениями других организаций. Его цели: определить и проанализировать те направления и параметры деятельности организации, по которым имеется отставание от лучших компаний; поставить задачу по улучшению работы в указанных направлениях и по выявленным параметрам; стимулировать и повысить возможности для укрепления показателей и введения организационных изменений на базе совершенной практики, используемой другими компаниями. Процесс сравнения рассматривается как цикл, состоящий их трех этапов:

- на первом этапе определяются масштабы исследования, выявляются подходы и намечаются потенциальные объекты для сравнения;

- второй этап связан со сбором информации, проведением интервью, анализом и сопоставлением данных, подготовкой предварительного отчета;

- на третьем этапе устанавливаются цели, разрабатывается план действий, результаты согласуются со смежниками и в процессе реализации осуществляется мониторинг программ, позволяющий заново выверять сравниваемые позиции.

Как видим, используемые методы контроля сильно зависят от сферы контролируемой деятельности организации- производственная, хозяйственная, финансовая, научно-техническая и т.д. Так, важнейшим методом контроля хозяйственной деятельности организации является ревизия.

Контроль персонала осуществляется при помощи таких средств, как наблюдение, обсуждение, тестирование, собеседование и изучение личных документов. Так, своих подчиненных менеджер может контролировать путем изучениях письменных отчетов о работе, проводить регулярные совещания и обсуждения проблем, возникающих в организации или у отдельных работников.

Применение такого или иного метода контроля осуществляется с учетом деловой обстановки, условий деятельности (в том числе их финансирования) и их реальных возможностей. Эффективность контроля деятельности во многом зависит от правильности выбора его формы и процедуры реализации.