Розрахунки з іншими дебіторами і кредиторами (рахунки бухгалтерського обліку, бухгалтерські проведення, облікові регістри, порядок списання простроченої заборгованості)

У бухгалтерському обліку бюджетних установ зобов’язання виникають не в момент укладання договору, а після здійснення однією зі сторін передбачених у ньому дій, внаслідок яких виникає заборгованість однієї сторони перед іншою

Якщо бу виконує свої зобов’язання у неї виникає право вимоги компенсації за заборгованістю, яка виникла у формі, обумовленій договором, у вигляді заборгованості дебітора), що називається дебіторською, в іншої сторони - зобов’язання перед кредитором, обов’язок сплатити (погасити) цю заборгованість, яку називають кредиторською.

. Усі господарські відносини із постачальниками товарів, робіт та послуг із покупцями, замовниками та іншими дебіторами оформлюються договорами, які укладають винятково в межах бюджетних асигнувань, установлених кошторисом, враховуючи необхідність виконання бюджетних зобов’язань минулих років, узятих на облік органами Державного казначейства України.

Укладені договори реєструються в Книзі обліку асигнувань та прийнятих зобов’язань, яку ведуть окремо за загальним і спеціальним фондами бюджету. Договори, які в поточному році залишилися не проплаченими, переносять до Книги обліку асигнувань наступного року.

Для проведення попередньої оплати бюджетні установи, відповідно до вимог Порядку обліку зобов’язань розпорядників бюджетних коштів в органах Державного казначейства, затвердженого наказом ДКУ від 09.08.2004р. №136, подають до органів Держказначейства наступні документи: Реєстри бюджетних зобов’язань і бюджетних фінансових зобов’язань та оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку, що підтверджують факт узяття бюджетних зобов’язань/фінансових бюджетних зобов’язань.

Для обліку розрахунків за попередньою оплатою призначений активно-пасивний субрахунок 364 «Розрахунки з іншими дебіторами»

По дебету його відображають перераховану попередню оплату за товари, роботи та послуги, що будуть надані установі в майбутньому (при цьому кредитуються рахунки 31, 32), а по кредиту відображають отримання товарів, робіт та послуг, що були оплачені в минулому шляхом попередньої оплати (при цьому дебетуються рахунки активів та видатків). Цей рахунок використовується також і при розрахунках за надані платні послуги. В цьому випадку по дебету відображається сума нарахування відповідно суми, а по кредиту – її погашення.

Залишок на рахунку може бути як дебетовим так і кредитовим. У фінансовій звітності він відображається розгорнуто: дебетове – у складі оборотних активів, а кредитове – у складі зобов’язань.

При розрахунках з організаціями за вже отримані товарно-матеріальні цінності чи послуги, за які кошти будуть сплачені пізніше, а також при розрахунках за реалізовані (відвантажені) матеріальні цінності чи надані послуги, коли кошти отримуються наперед використовується рахунок 675 «Розрахунки з іншими кредиторами». Цей рахунок пасивний. У разі отримання матеріальних цінностей та послуг, за які установа розрахується в майбутньому, або зарахування грошових коштів за матеріальні цінності та послуги, що будуть відвантажені та надані установою в майбутньому, проводиться бухгалтерський запис за кредитом субрахунка 675; у разі перерахування коштів — за дебетом субрахунка 675. Ця форма розрахунків є основною для бюджетних установ.

Основні бухгалтерські проведення з обліку розрахунків з іншими дебіторами та кредиторами

1)Перераховано постачальникам згідно із поданими рахунками за матеріальні цінності та надані послуги: попередньою оплатою; після надходження матеріальних цінностей Дт 364,675 Кт 321, 311, 312, 323

2) Одержані від постачальників матеріали і продукти харчування:вартість без ПДВ: що сплачені попередньою оплатою рахунків Дт 231-239 Кт 364 що сплачені після отримання матеріалів і продуктів харчування Дт 231-239 Кт 675 на суму ПДВ з вартості матеріалів: придбаних за рахунок коштів загального фонду Дт 801, 802 Кт 364, 675 придбаних за рахунок коштів спеціального фонду Дт 641, 811-813

Кт 364, 675

3) Нараховано плата за проживання в гуртожитку Дт 364 Кт 711

4) Надійшла плата за навчання, за проживання в гуртожитку Дт 313, 323, 301 Кт 364

5) Списано на видатки установи послуги зв’язку Дт 801,811 Кт 364

6) Згідно зареєстрованого бюджетного фінансового зобов’язання було оприбутковане канцелярське приладдя Дт 234 Кт 675

7) Отримано кошти від реалізації матеріальних цінностей, отримана орендна плата наперед Дт 311-314, 316, 321, 323, 324, 326 Кт 675

8) Нараховано доход по наданих послугах Дт 675 Кт 711

Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з іншими дебіторами та кредиторами суміщено в Накопичувальних відомостях, відповідно ф. № 408 (бюджет), меморіальний ордер № 4 та меморіальний ордер № 6 ф. № 409 (бюджет), за допомогою позиційного способу записів, які проводять на підставі розрахункових документів мірою їх надходження. Аналітичний облік розрахунків із постачальниками і підрядниками ведуть за кожним пред’явленим рахунком.

Відомості складають окремо за кожним дебітором і кредитором, а також за кодами економічної класифікації видатків. Підсумкові дані відомості аналітичного обліку обов’язково звіряють із даними синтетичних рахунків.

Операції за розрахунками, що здійснюються за рахунок коштів спеціального фонду, ведуть в окремих меморіальних ордерах. Залишок на кінець місяця за субрахунками виводять як загальний, так і за кожним дебітором і кредитором, а також за кодами економічної класифікації видатків.

Списання кредиторської заборгованості, термін позовної давності якої минув, у бухгалтерському обліку відображається такою кореспонденцією рахунків:

- за коштами загального фонду: Дт 675 Кт 431

- за коштами спеціального фонду: Дт 675 Кт 432

Списання дебіторської заборгованості, термін позовної давності якої минув, здійснюється у відповідності з п. 11.5 Інструкції по інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженої наказом ДКУ від 30.10.98 р. N 90 зі змінами. Списання простроченої дебіторської заборгованості, термін позовної давності якої минув, відображається в бухгалтерському обліку такою кореспонденцією рахунків:

- за загальним фондом: Дт 431 "Результат виконання кошторису за загальним фондом"

Кт 364 "Розрахунки з іншими дебіторами" та одночасно Дт 07 "Списані активи та зобов'язання"; - за спеціальним фондом: Дт 432 "Результат виконання кошторису за спеціальним фондом" Кт 364 "Розрахунки з іншими дебіторами" та одночасно Дт 07 "Списані активи та зобов'язання".