Внутренний документооборот предприятия. Этический кодекс

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов.

Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Организация делопроизводства дает возможность:

осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и ответственно; предоставлять информацию последовательно и объективно; обеспечивать информационную поддержку при принятии управленческих решений; обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности; повышать эффективность деятельности всей организации; обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций; соблюдать требования нормативной среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности; обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая риски, связанные с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон; предоставлять документированные доказательства личной, общественной и деловой деятельности; обеспечивать деловую, персональную и культурную идентичность; Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

Внутренняя документация подразделяется на:

на организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные, финансово-бухгалтерские документы; документация по трудовым отношениям, личные документы.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. К ним относятся:

Устав, Учредительный договор, Положение об организации, Положение о структурном подразделении,

Штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка, Должностная инструкция и проч.

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Примеры: Приказ, Распоряжение, Указание, Решение, Постановление.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Примеры: Служебная записка, Докладная записка, Объяснительная записка, Предложение, Заявление, Протокол, Акт, Справка, Заключение и прочие.

Финансово-бухгалтерские документы – документы, необходимые для ведения бухгалтерского учета и составления налоговой, бухгалтерской и статистической отчетностей. Примеры: главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, первичные документы, кассовые книги и прочие.

Документация по трудовым отношениям связана с отношениями между работодателем и работниками. Примеры: приказы по личному составу, трудовые контракты, \личные дела, личные карточки формы Т-2, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки, графики отпусков и прочие.

Личные документы относятся к физическим лицам. Примеры: резюме; автобиографии; расписки; личные доверенности и некоторые другие документы.

Этический кодекс, по сути, является сводом правил и норм поведения, которые разделяют участники группы. С помощью кодекса задаются определенные модели поведения и единые стандарты отношений и совместной деятельности. Для разработки и внедрения этического кодекса компании могут выбрать один из трех путей.1. Привлечь внешних экспертов-консультантов, которые будут вести проект этического кодекса от начала до конца и сопровождать компанию после его внедрения.

2. Разработать и внедрить кодекс этики с помощью внешних экспертов, а поддержку системы осуществлять самостоятельно. 3. Собственными силами разрабатывать и внедрять этический кодекс.

В этическом кодексе выделяются следующие моменты: - корпоративные стандарты: хорошо, если компанию можно узнать по традиционно корректному ответу секретаря; - постоянное развитие и совершенствование: повышение профессионального уровня, обмен положительным опытом, поиск новых решений; - надежность: ответственность, преданность делу; - работа в команде: уважение друг друга, открытое обсуждение проблем; - порядок внутреннего взаимодействия: налаженный обмен информацией повышает скорость процессов, что благоприятно отражается на финансовых показателях компании; - правила поведения в нестандартных ситуациях: снижается риск того, что сотрудник растеряется при общении с партнером, клиентом и т.д.

Для соблюдения принципов этического кодекса необходимо:

1. довести принципы до сведения всех работников;

2. служба персонала должна организовать обсуждение корпоративных этических норм (анонимные опросы, дискуссии на интернет-форумах);

3. создать отдел работы с претензиями по этическому качеству обслуживания;

4. периодически (раз в год) пересматривать этический кодекс, чтобы исключить или изменить устаревшие правила.