За способом створення, структурними ознаками (формою) і

Тема: Загальні вимоги до складання документів. Текст документів. Основні реквізити. Види документів.

Мета: студенти повинні знати особливості оформлення документів щодо особового складу, різновиди документів та їх форми, склад реквізитів документів; вміти грамотно писати й оформляти документи.

 

Література:

1. Галузинська Л.І.,Науменко Н.В., Колосюк В.О. Українська мова (за професійним спрямуванням): навч.посіб. /Л.І. Галузинська, Н.В. Науменко, В.О.Колосюк. – К.: Знання, 2008. – 85-102 с.

2. Гриценко Т.Б. Українська мова за професійним спрямуванням: навч. посіб. / Т.Б. Гриценко. - К.: Центр навчальної літератури, 2010. – 208-235 с., 384-396 с.

3. Глущик C.B. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів/С.В. Глущик, О.В. Дияк, С.В. Шевчук, -з-є вид., переробл. і допов. - К.: А.С.К., 2000.- 69-169 с.

4. Козоріз В.П., Лаписька Н.І.Загальне і кадрове діловодство: Навч. посіб. К.: МАУП, 2002. – С. 25-28 с.

5. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: підручник / С.В. Шевчук. – К.: Атіка, 2008. – 387-407 с.

 

План:

1. Визначення документу.

2. Поняття про реквізити.

3. Класифікація документів.

4. Формуляр, реквізит, бланк.

 

1 питання. Документ як засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі управлінської інформації є основним видом ділової мови. Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим й оформленим, мати офіційний характер, бути адресним, тематично обмеженим, максимально точним і придатним до тривалого зберігання. Значна частина управлінських функцій не тільки здійснюється за допомогою документів, а й знаходить тут своє відображення. До кожного з них ставляться певні вимоги: відповідність до свого призначення, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.

Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів. Організаційно-розпорядча документація розвивалася півстоліття стихійно, що потягло за собою виникнення безлічі видів і різновидів документів, використання різних варіантів оформлення окремих реквізитів. Тому вона особливо потребувала стандартизації.

 

2 питання. Реквізитами називають елементи, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів і становить формуляр документів. Він залежить від його призначення, конкретного змісту. До елементів документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст.

 

3 питання. Відповідно до змісту документа, зокрема відношення інформації документа до особи, структури, предмета, напрямку діяльності укладача чи адресата, за ознаками і класифікації та групами розрізняють такі документи:

1. За найменуванням: акт, протокол, інструкція, лист тощо.

2. 3а змістом і спеціалізацією:

— загальні;

— з адміністративних питань;

— з питань планування оперативної діяльності;

— з питань підготовки та розподілу кадрів;

— спеціалізовані з фінансово-розрахункових і комерційних питань, — постачально-збутові, зовнішньоторговельні тощо.

3. 3а призначенням:

— щодо особового складу;

— організаційно-розпорядчі;

— кадрово-контрактові;

— довідково-інформаційні;

— господарсько-договірні;

— обліково-фінансові.

4. 3а походженням:

— службові (офіційні) — укладаються працівниками, які офіційно уповноважені це робити від імені установи, організації для вирішення службових питань;

— особисті (приватні) — укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних, власних питань.

5. За місцем укладання:

— внутрішні — мають чинність у межах установи, де їх укладено;

— зовнішні — виступають чинником або результатом спілкування з іншими установами, організаціями, особами.

6. За напрямком (спрямуванням):

— вхідні (надходять до установи, організації, підприємства, фірми);

— вихідні (адресовані за межі установи).

За способом створення, структурними ознаками (формою) і

ступенем стандартизації та регламентації:

— стандартні, типові — укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток тощо);

— нестандартні, нерегламентовані — в яких певна частина даних готується заздалегідь (типовий лист, довідка, перепустка, положення, інструкція тощо);

— індивідуальні — укладаються за загальними принципами й формою, але автор довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення тощо).

8. За ступенем складності:

— прості (односкладові) — відображають одне питання, факт;

— складні — відображають два й більше питань, фактів.

9. За стадіями відтворення:

— оригінали;

— копії, витяги, дублікати.

10. За терміном виконання:

— звичайні безстрокові (нетермінові) — виконуються (опрацьовуються) в порядку загальної черги;

— термінові — укладаються за завчасно визначеним терміном виконання, а також телеграми, телефонограми тощо;

— дуже термінові — зі спеціальною позначкою терміну виконання.

11. За ступенем секретності (гласності):

— звичайні (несекретні) — для загального користування;

— для службового користування (ДСК);

— таємні (Т);

— цілком таємні (ЦТ).

12. За юридичною силою:

— справжні — чинні, не чинні;

— підробні — фальсифікати.

13. За технікою відтворення:

— рукописні;

— відтворені за допомогою технічних засобів.

14. За терміном зберігання:

— тимчасового зберігання (до 10 років);

— тривалого зберігання (понад 10 років);

— постійного зберігання.