Статистична обробка даних

Час на відпрацювання - 40 хв.

У науково-технічній діяльності програму Excel не можна розглядати як основний обчислювальний інструмент. Але її зручно використовувати у тих випадках, коли необхідна швидка обробка великого об’єму даних. Вона корисна для виконання таких операцій, як статистична обробка та аналіз даних, вирішення задач оптимізації, побудова діаграм та графіків.

База даних (date base) - це сукупність збережених в пам'яті комп'ютера даних, які відображають стан деякої предметної області. Дані взаємопов'язані і спеціальним чином організовані.

Excel вміє додавати, віднімати, множити, ділити і виконувати безліч інших операцій. Excel дає можливість попередньо проаналізувати наслідки прийняття тих чи інших рішень при конкретних обставинах. Excel дозволяє автоматизувати не тільки розрахунки як такі, але дозволяє створювати і працювати з різноманітними картотеками, системами обліку, базами даних і т.п.

Питання збору даних, їх зберігання, обліку та обробки можна вирішити, маючи систему управління списками. Термін список використовується в Excel для позначення бази даних.

База даних - це особливий тип робочої таблиці, в якій не стільки обчислюються нові значення, скільки розміщуються великі обсяги інформації у зв'язаному вигляді.

Наприклад, можна створити базу даних із прізвищами, іменами, адресами та номерами телефонів ваших знайомих або список групи з усією інформацією про підсумки сесії і про розмір відповідної стипендії або її відсутності.

База даних являє собою послідовність записів, що містить однозначно визначену за категоріями та послідовності інформацію. Під кожну категорію даних у записі відводиться окреме поле, якому присвоюється ім'я і відводиться стовпець.

Як створити базу даних.

Створення бази даних забезпечує інтеграцію даних і можливість централізованого управління даними, забезпечуючи інформацією певних користувачів.

Створення бази даних (БД) починається з проектування БД, тобто з визначення її структури: кількості полів, їх імен, типу кожного поля (символьний, числовий, дата...), довжини кожного поля (максимальної кількості символів), типу даних (вихідні, тобто незмінні, або обчислювані). Можливість використовувати обчислювані поля - основна особливість баз даних в Excel.

База даних створюється як звичайна електронна таблиця, але з виконанням таких правил:

• Стрічка заголовків стовпців (верхній рядок списку) повинна бути заповнена іменами полів;
• Кожний запис повинен розміщуватися в окремому рядку;
• Перший запис необхідно розмістити в рядку, наступному безпосередньо за рядком заголовків;
• Необхідно уникати порожніх рядків між записами.

Створення та підтримка бази даних в Excel спрощується, якщо замість звичного для роботи в Excel переходу від осередку до осередку при введенні даних використовувати вбудовану форму (бланк) даних. Щоб створити форму даних для нової бази, слід ввести спочатку рядок (або стовпець) з іменами полів і помістити в наступному рядку запис.

 

Зразок заповнення бази.

№ зп	Прізвище, ім'я по батькові	Вища математика	Інформ.	Історія України	Фізика	Середній бал	Стипендія
1.	Бірюкова Галина Олегівна

 

При цьому необхідно відформатувати кожен елемент поля, пам'ятаючи, що таким же чином будуть відформатовані всі наступні елементи в цьому полі. У обчислювані поля вводяться розрахункові формули. Так у наведеному прикладі в стовпці «Середній бал» і «Стипендія» введені формули:

Ср.балл Стипендія

= СРЗНАЧ (E2: H2) = ЕСЛИ (I2 <4; 0; ЕСЛИ (I2 >4<4,5; 500; ЕСЛИ(I2>4,5; 700;)))

 

Примітка. У комірки E2: H2 таблиці вводяться оцінки, а в комірку I2 - середній бал. Стипендія обчислюється за формулою: якщо Ср.балл менше 4, стипендія не нараховується (= 0); якщо Ср.балл більше 4, але менше 4.5, нараховується стипендія 500 гр., А якщо більше 4.5, то – 700 гр.

Потім необхідно відзначити обидва рядки (з іменами полів і формулами) і вибрати команду Форма з меню Дані. Після цього Excel аналізує введену в перші два рядки інформацію і створює форму з даними, у якій зверху вниз перераховані всі імена полів в лівій частині і елементи першого запису в текстових вікнах поруч з ними. Текстові вікна у обчислюваних полів відсутні.

Щоб ввести новий запис, потрібно клацнути на кнопці Додати і ввести дані в порожні поля. Для переходу до чергового поля слід натискати клавішу <Tab>.

При заповненні БД необхідно дотримуватися таких правил:

• Не можна натискати клавішу Enter для переходу до наступного поля, так як при цьому додасться неповний запис;
• Щоб відредагувати значення в пройденому полі, слід натискати клавіші <Shift + Tab> для повернення в потрібне поле;
• Щоб замінити раніше введене значення, необхідно просто почати вводити потрібне в цьому полі;
• Щоб відредагувати тільки деякі символи значення поля, слід натискати клавішу < -> або клацнути покажчиком миші на тому місці, куди необхідно помістити курсор;
• При введення дати необхідно дотримуватися відомого програмі формату;
• При введенні чисел з лідируючими нулями (крім поштових індексів), вводиться апостроф перед першим нулем, що сприймається Excel як текстова мітка (при цьому апостроф в БД не вводиться);
• Після заповнення всього запису необхідно натиснути клавішу Enter або клацнути на кнопці Додати, в результаті чого Excel вставить новий запис останньої в БД і виведе на дисплей порожню форму для введення наступного запису;
• Після завершення введення записів слід натиснути клавішу <Esc > Або клацнути на кнопці Закрити, щоб закрити форму даних.
• Зберегти робочу таблицю командою Зберегти з меню «Office» або натиснути на інструменті Зберегти на стандартній панелі інструментів.