Оформление документов в загранплавании

На экспортные грузы.

Переработка грузов и их учет производится на основании железнодорожной накладной и/или сертификата завода-изготовителя (экспортера), если это предусмотрено договором, в случае завоза груза в порт железнодорожным транспортом, и на основании товаротранспортной накладной в случае завоза груза автомобильным транспортом.

Железнодорожная накладная раскредитовывается в товарной кассе станции работниками Коммерческой дирекции (центр обработки грузовых документов) по доверенности грузовладельцев (экспедиторов) и их денежными средствами.

После регистрации документов в АСУ Коммерческая дирекция передает их на фронты выгрузки вагонов под ответственность стивидорных компаний, производящих отдельные операции по переработке груза.

Выгрузка груза производится на основании отвеса, изготовленного при помощи АСУ в четырех экземплярах.

Результаты выгрузи груза из вагона (а/машины) отражаются в отвесе, после чего изготавливается четыре экземпляра приемного акта, три экземпляра которого вместе от весом и железнодорожной (товаро - транспортной) накладной передаются в Коммерческую дирекцию, не позднее смены, в течении которой производились грузовые операции.

Коммерческая дирекция проверяет соответствие груза и его количества фактически принятого на причал в соответствии с приемным актом и с реквизитами железнодорожной накладной.

В случае каких - либо расхождений Коммерческая дирекция в течении трех суток принимает меры к получению коммерческого акта. Если станция отказывает в выдаче коммерческого акта или не укладывается в указанный срок, ее действия обжалуются Коммерческой дирекции в установленном порядке.

Железнодорожная накладная и сертификаты, коммерческий акт, два экземпляра приемного акта передаются Коммерческой дирекцией экспедитору (грузовладельцу), один экземпляр приемного акта и отвес остаются в Коммерческой дирекции для контроля, подготовки счетов и формирования пароходного дела.

Основанием для погрузки груза на морской транспорт является «Поручение на отгрузку экспортного груза», которое изготавливается экспедитором

(грузовладельцем) и в четырех экземплярах передается в Коммерческую не позднее сорока восьми часов до начала погрузки судна.

Три экземпляра поручения передаются на причал, один экземпляр остается в Коммерческой дирекции для контроля и формирования пароходного дела.

Не допускается выдача поручения экспедитором на причал, минуя Коммерческую дирекцию.

Одновременно с поручением экспедитор (грузовладелец) передает в Коммерческую дирекцию прикладной лист (грузовой список), который должен содержать полную информацию о грузе, предназначенном к погрузке на судно с указанием номеров вагонов, ж/д накладных, приемных актов. Коммерческая дирекция на основании грузового списка изготавливает предварительный грузовой план.

Результаты погрузки груза на судно на основании тальманских расписок фиксируется в поручении.

По результатам отгрузки причалом составляется сдаточный акт. Реквизиты, указанные в сдаточном акте, должны совпадать с реквизитами, указанными в прикладном листе.

Сдаточный акт подписывается представителем причала (старшим учетчиком, зав. складом) и утверждается руководителем стивидорной компании. Сдаточный акт передается в Коммерческую дирекцию не позднее двадцати четырех часов с момента окончания погрузо - разгрузочных работ.

На основании поручения и сдаточного акта Коммерческая дирекция изготавливает пакет документов (коносаменты, штурманские расписки и т.д.) в соответствии с инструкциями грузовладельца (экспедитора) и оформляет эти документы с администрацией судна.

Оформленные документы передаются экспедитору (грузовладельцу). Один экземпляр документа (коносамента или штурманской расписки) остается в Коммерческой дирекции.

Не допускается изготовление и оформление документов экспедитором самостоятельно.

Коммерческая дирекция на основании оформленных документов (поручение, приемные акты, сдаточный акт, коносамент или штурманская расписка) и в полном соответствии с договором производит расчет стоимости оказанных грузовладельцу услуг.

На основании расчета оформляется счет, который регистрируется в установленном порядке и подписывается руководителем Коммерческой дирекции.

Счета вручаются или высылаются с обязательным уведомлением клиенту для оплаты не позднее двух суток со дня получения документов от стивидорной компании.

Копии оформленных надлежащим образом счетов вместе с расчетами, по внутреннему соглашению передаются в Финансовую дирекцию для осуществления контроля. Финансовая дирекция уведомляет Коммерческую дирекцию о поступлениях денежных средств в день полученияплатежей.

В случае частичного или полного отказа грузовладельца от оплаты счетов, а также отклонения от сроков оплаты, предусмотренных договором, Финансовая дирекция немедленно извещает Коммерческую дирекцию для принятия мер вплоть до оформления и предъявления претензий.

Оформление документов в таможенном отношении, исполнение всех необходимых таможенных формальностей (в том числе организация досмотра прибывшего в порт или погруженного на судно груза) является обязанностью грузовладельца (экспедитора) и относится на его ответственность, если иное не предусмотрено технологическими схемами АО " ВМТП " и таможни.

На импортные грузы

Переработка импортных грузов в порту осуществляется на основании коносаментов (штурманских расписок) и манифестов.

Коммерческая дирекция до начала грузовых операций получает от администрации судна пакет сопроводительных документов на груз, предназначенный к выгрузке. Для организации погрузо-разгрузочных работ на причале остается один экземпляр манифеста, либо в случае его отсутствия - копия коносамента.

Коммерческая дирекция для обеспечения таможенного оформления груза и подготовки нарядов на дальнейшую отгрузку груза передает документы экспедитору, оставляя у себя по одному комплекту документов для последующего оформления результатов выгрузки формирования пароходного дела, подготовки счетов и организации расчетов.

Если пакет документов состоит из недостаточного количества экземпляров необходимых документов, экспедитор обязан предоставить в Коммерческую дирекцию заверенные копии недостающих документов.

По результатам выгрузки на основании тальманских расписок администрация
стивидорной компании составляет рапорт на имя коммерческого директора АО
«ВМТП». Рапорт содержит следующие реквизиты: наименование стивидорной
компании, название судна и его агента, дата начала и окончания погрузо -
разгрузочных работ, номера коносаментов,, наименование груза, количество и вес
груза по коносаментам, фактически принятые на причал, количество и вес груза,
размер недостачи или излишка (если они обнаружены). Рапорт передается в Коммерческую дирекцию не позднее двадцати четырех часов с момента окончания грузовых операций.

Коммерческая дирекция на основании рапорта стивидорной компании составляет генеральный акт установленной формы пакт-извещение.

Генеральный акт и Акт-извещение в трехсуточный срок передают, грузовладельцу (экспедитору). По одному экземпляру вышеуказанных документов в Коммерческой дирекции.

Груз отгружается из порта на основании нарядов (инструкций) грузовладельца (экспедитора). Одновременно с Нарядом (инструкцией) грузовладелец обязан предъявить порту оригинал коносамента; экспедитор, кроме оригинала коносамента обязан предъявить надлежащим образом оформленную доверенность грузополучателя или грузоотправителя и готовую железнодорожную накладную с разрешением железной дороги и таможни на отправку груза.

Коммерческая дирекция принимает наряд к исполнению после проверки выполнения грузовладельцем (экспедитором) обязательств, принятых на себя по договору.

В случае отправки импортных грузов железнодорожным транспортом Коммерческая дирекция передает наряды (инструкции) и готовые железнодорожные накладные стивидорной компании, производящей погрузо - разгрузочные работы.

Результаты погрузки груза на вагон отражаются, в Отвесе, который оформляется в четырех экземплярах, подписывается представителями стивидорной компании и станции.

Отвес составляется на каждый вагон. Один экземпляр отвеса, вместе с оформленным надлежащим образом нарядом сдается в Коммерческую дирекцию.

В случае выдачи груза получателю непосредственно в порту, Коммерческая дирекция составляет расходный ордер в шести экземплярах, которые передаются в следующем порядке:

• контрольно - пропускной пункт (Бюро пропусков) - один экземпляр

• стивидорная компания (причал) - три экземпляра

• грузополучатель (экспедитор) - один экземпляр

Один экземпляр расходного ордера остается для контроля в Коммерческой дирекции.

Расходный ордер выдается Коммерческой дирекцией предъявителю оригинала коносамента на основании надлежащим образом оформленной доверенности грузополучателя (грузоотправителя), указанного в коносаменте. Расходный ордер действителен для получения груза в течении пяти суток.

Факт выдачи груза отражается в расходном ордере стивидорной компанией и подтверждается материальным пропуском на вывоз груза из порта, который выдается грузополучателю для передачи контрольно-пропускному пункту (Бюро пропусков).

После выдачи всего груза, один экземпляр расходного ордера, оформленного в установленном порядке, передается в Коммерческую дирекцию.

На отгруженный на железнодорожный транспорт груз, Коммерческая дирекция получает в товарной кассе станции Квитанции в приеме груза и направляет грузовладельцу (экспедитору) извещение о его отправке.

Подготовка счетов производится работниками Коммерческой дирекции
на основании оформленных грузовых документов, а также документов,
подтверждающих какие-либо дополнительные расходы, понесенные
исполнителями погрузо - разгрузочных работ. Оформленный надлежащим образом
счет, вручается или высылается клиенту. Копия счета с отметкой о
получении его клиентом (квитанцией), передается в Финансовую
дирекцию.

В случае, если договором предусмотрены расчеты платежными требованиями. Коммерческая дирекция передает в Финансовую дирекцию расчет для предъявления платежных требований. Финансовая дирекция отслеживает оплату и уведомляет Коммерческую дирекцию о получении денежных средств в день поступления.