Дополнительные средства редактирования таблицы

Запуск программы

Два способа: Через главное меню или через панель Office, если она есть

Структура файла EXCEL

Файл представляет рабочую книгу, состоящую из нескольких (множества) листов, на каждом листе может быть создан отдельный документ

Структура экрана (см. рис1)

Экран представляет собой таблицу, в которой можно выделить следующие элементы:

Столбцы – их имена(заголовки) определяются буквами (расположены над таблицей, например, А,В,С и т.д.)

Строки – их имена(заголовки) определяются числами (расположены слева от таблицы, например, 1, 2, 3 и т.д.)

Ячейки (клетки)-их адреса опеределяются буквами с цифрами (например, А1, В4 и т.д.)

Диапазон- группа клеток, например, A1:D4

Основной курсор в программе- имеет вид прямоугольника и всегда находится в одной из ячеек. Курсор перемещать можно используя клавиши со стрелками на клавиатуре (влево,вправо,вверх,вниз). Курсор также можно переместить щелкнув мышкой по нужной ячейке в таблице. На рис. курсор находится в ячейке B2.

 

	A	B	C	D

Рис1. Фрагмент электронной таблицы

Ввод информации в таблицу.

Информация вводится в ячейки таблицы!!! Для ввода необходимо:

- Установить курсор на нужную ячейку

- Набрать содержимое ячейки

- Нажать клавишу ВВОД (ENTER) или вместо этого одну из стрелок на клавиатуре

Исправление содержимого ячеек

Если в ячейку введено неверное значение, то его можно исправить, введя в ту же ячейку новое значение (предварительно удалять старое значение не обязательно).Удалить данные из ячейки можно используя клавишу DELETE

Изменение ширины столбца

Ширина любого столбца может быть изменена буксировкой мышкой за правую границу его заголовка (курсор должен иметь вид двойной стрелки!)

Арифметические вычисления в таблице

Для вычислений в клетки нужно вводить формулы

Требования к вводу формул:

- Формулы набираются только английскими буквами

- В формулах используются только стандартные компьютерные значки (умножение *, деление /, в дробных числах –запятая, например, 2,6)

- Формула начинается со знака =

- В формулах нужно указывать не сами числа из таблицы, а адреса ячеек, в которых они записаны, например, =А2+В2

Копирование формул

Копирование позволяет быстро вычислить диапазон значений клеток, если вычисления проводятся по одной и той же формуле

Для того, чтобы произвести вычисления с использованием копирования формул необходимо:

· Вычислить первую ячейку диапазона

· вернуть на нее курсор

· Произвести буксировку мышкой за маркер, находящийся в правом нижнем углу ячейки по оставшимся ячейкам диапазона(курсор при буксировке должен иметь вид креста)

Автосуммирование

Позволяет вычислить итоговую сумму значений в заданном диапазоне ячеек

Технология выполнения:

· Установить курсор в ячейку, где должен быть получен результат

· Щелкнуть мышкой на пиктограмме (экранной кнопке) автосуммирования S, в клетке должна появиться формула суммы

· Подтвердить клавишей ENTER, если ошибок в диапазоне формулы нет, в противном случае нажать клавишу ESC и вычислить заново

 

Дополнительные средства редактирования таблицы

· Чтобы очистить одну ячейку нужно вернуть на нее курсор и нажать DELETE

· Чтобы очистить диапазон ячеек нужно сначала их выделить, затем нажать DELETE

· Чтобы вставить строку и столбец нужно установить курсор на любое место следующего столбца (следующей строки) и выбрать режимы ВСТАВКА-СТРОКА(СТОЛБЕЦ)-для версии EXCEL 2007 –через контекстное меню вызываемое правой кнопкой мыши ВСТАВКА-СТРОКА(СТОЛБЕЦ)

· Чтобы удалить строку или столбец –нужно выделить строку или столбец,щелкнув на заголовке,а затем выбрать ПРАВКА-УДАЛИТЬ, для версии EXCEL 2007 через контекстное меню -УДАЛИТЬ

· В случае ошибок рекомендуется использовать кнопку ОТМЕНИТЬ (изогнутая стрелка)

Форматирование чисел (округление)

· Выделить нужный диапазон чисел,далее щелкать мышкой на кнопках уменьшения (увеличения)разрядности –кнопки с ноликами, до получения нужного результата

Форматирование текста (символы и размещение)

· Выделить нужный диапазон ячеек

· Щелкнуть на соответствующей кнопке форматирования (размер букв, жирность, выравнивание по центру и т.д.)

Создание рамок таблицы

· Выделить нужный диапазон ячеек

· Щелкнуть на стрелке кнопки ГРАНИЦЫ(ЛИНИИ РАМКИ)(в EXCEL 2007 ИЗМЕНЕНИЕ ГРАНИЦ ВЫДЕЛЕННЫХ ЯЧЕЕК)

· Выбрать нужный вид рамки (Все границы, внешние границы и т.д.)

В сложных таблицах рамки создаются в несколько этапов (поблочно)

Для проверки использовать режим предварительного просмотра(см.ниже)

В случае получения лишних (ненужных границ), при исправлении, их необходимо сначала убрать, используя вид рамки (границы) –нет границ-пунктирная рамка, а затем создать новые