Структурирование рабочих листов

Практическое занятие № 17.

Составление отчетов. Промежуточные итоги. Структурирование рабочих листов.

Цель задания : научиться составлять отчеты и подводить промежуточные итоги в таблицах.

План занятия:

Составление и удаление промежуточных итогов

2. Вывод сложных промежуточных итогов

3. Структурирование рабочих листов

 

Составление и удаление промежуточных итогов

 

В процессе подготовки отчетов часто требуется подводить итоги. Значит, может понадобиться определить место на рабочем листе, куда необходимо заносить промежуточные расчеты, а затем составлять формулу вычисления общего типа.

Excel позволяет автоматически вносить промежуточные итоги в таблицы.

Для составления отчета и подведения промежуточных итогов будем использовать таблицу из файла Оргтехника (практич.работа №16).

Подготовка таблицы к подведению промежуточных итогов

Перед использованием команды Итоги следует провести сортировку данных. Так как мы будем подводить итоги, используя основной параметр – строку Название, то необходимо отсортировать таблицу по названию товаров.

Сортировка таблицы

1. Выделите таблицу Ксероксы.

2. В меню Данные выберите команду Сортировка. Откроется диалоговое окно Сортировка диапазона.

3. В группе Сортировать по выберите строку Название и включите операцию по возрастанию.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Укажите значение суммарной стоимости для каждого типа ксерокса.

1. Выделите таблицу Ксероксы.

2. В меню Данные выберите команду Итоги. Откроется диалоговое окно Промежуточные итоги.

3. Щелкните на стрелке текстового поля При каждом изменении в и в появившемся окне списка выделите строку Название. Так вы подведете итог по каждому их названий ксероксов.

4. Убедитесь, что в поле Операция находится слово Сумма.

5. Убедитесь, что в поле Добавить итоги по флажок установлен только напротив строки Сумма. Для этого прокрутите весь список.

6. Проследите, чтобы были установлены флажки напротив строк Заменить текущие итоги и Итоги под данными, и щелкните по ОК. таким образом, вы получите итоговые значения суммарной стоимости каждого вида ксерокса.

 

Как вернуть данные к прежнему виду (убрать промежуточные итоги)

1. Открыть диалоговое окно Промежуточные итоги.

2. Щелкните на кнопке Убрать все и по ОК.

 

Самостоятельно укажите значение максимальной цены для каждого типа ксерокса. Обратите внимание, какое при этом надо выбрать слово из поля Операция.

Вывод сложных промежуточных итогов

 

1. Выделите таблицу Ксероксы.

2. В меню Данные выберите команду Сортировка. Откроется диалоговое окно Сортировка диапазона.

3. В группе Сортировать по выберите строку Цена и включите операцию по возрастанию.

4. Щелкните на кнопке ОК.

 

Усредните цену и сумму по каждому названию товара

1. Выделите таблицу Ксероксы.

2. В меню Данные выберите команду Итоги. Откроется диалоговое окно Промежуточные итоги.

3. Щелкните на стрелке текстового поля При каждом изменении в и в появившемся окне списка выделите строку Название.

4. В поле Операция выделите слово Среднее.

5. Убедитесь, что в поле Добавить итоги по флажок установлен только напротив строк Сумма и Цена.

6. Щелкните на кнопке ОК.

 

Самостоятельно найти общее количество и общую сумму по каждому названию товара.

Структурирование рабочих листов

После добавления промежуточных итогов в таблицу, слева на полях рабочего листа появляются вертикальные линии, заканчивающиеся вверху рядом кнопок – это символы структуры. Если на листе отсутствуют символы структуры, то установите флажок Символы структуры вкладки Вид диалогового окна Параметры (меню Сервис).

 

Сейчас на вашем Рабочем листе имеются следующие структурные уровни:

1-й уровень состоит только из одной позиции, которая определяет общее количество и общую сумму всех товаров

2-й уровень разбивает все товары на группы по названию товаров и обобщает по каждой из них.

3-й уровень добавляет промежуточные итогиобщего количества и суммы по названиям товара.