Части экрана Microsoft Excel

Электронные таблицы Excel

После запуска программы в окне документы появится незаполненная рабочая книга.

Рабочая книга (BOOK) - это основной документ, используемый в Excel для хранения и обработки данных.

Рабочая книга состоит из отдельных рабочих листов (таблиц), каждый из которых может содержать данные. Первоначально рабочая книга содержит 16 рабочих листов, далее можно добавлять новые рабочие листы.

Рабочий лист состоит из 256 столбцов (от A до Z, от AA до ZZ, BA- BZ, и т.д. до IV) и 16384 строк. Пересекаясь, строки и столбцы образуют ячейки, в которых хранятся данные. Каждая ячейка имеет свое имя (адрес), которое образуется из названия строк и столбцов, на пересечении которых находятся эта ячейка.

В нижней части листа находятся ярлыки (корешки), по которым определяется какой рабочий лист в работе. Ярлыки поименованы Лист1, Лист2 и т.д. Рабочая книга может иметь не более 255 листов.

Части экрана Microsoft Excel

Кнопка системного меню MS EXCEL -управляет работой окна приложения

· Строка заголовка -содержит имя активного приложения и имя активного документа (книги).

Кнопка Свернуть

Нажмите кнопку Свернуть для превращения окна Microsoft Excel в значок.

· Свернутое в значок окно остается в памяти, но не занимает места на рабочем столе.

· При сворачивании окна Microsoft Excel все открытые рабочие книги сворачиваются вместе с ним.

· Нажатие кнопки Свернуть имеет такой же эффект, как и выбор команды Свернуть в Системном меню.

· Для восстановления окна Microsoft Excel и всех открытых в момент свертывания рабочих книг дважды щелкните по значку, или щелкните по значку и выберите команду Восстановить в Системном меню.

Кнопка Восстановить

Нажмите кнопку Восстановить для возвращения окна к предыдущему размеру и положению.

· Нажатие кнопки Восстановить имеет такой же эффект, как и выбор команды Восстановить в Системном меню.

· Кнопка Восстановить не влияет на изменения, сделанные для окна с помощью команды Переместить или команды Изменить Размер в Системном меню.

Кнопка Развернуть

Нажмите кнопку Развернуть, чтобы увеличить окно до максимального размера.

· Максимальное окно рабочей книги заполняет окно Microsoft Excel настолько, насколько это возможно, и не имеет рамки.

· Окно Microsoft Excel можно развернуть только в том случае, если оно заполняет не весь экран или свернуто в значок.

· Нажатие кнопки Развернуть имеет такой же эффект, как и выбор команды Развернуть в Системном меню.

· Для восстановления развернутого окна к предшествовавшему размеру выберите команду Восстановить в Системном меню или нажмите кнопку Восстановить.

Кнопка Закрыть

Закрытие приложения или документа. При закрытии предлагается сохранить не сохраненные изменения.

 

Кнопка системного меню документа (книги) -управляет работой окна активного документа

Строка меню -содержит список пунктов меню, в которые включены команды

 

 

Кнопки Свернуть – Восстановить \ Развернуть - Закрыть окна документа -позволяют свернуть, изменить, закрыть размер окна активного документа.

ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ

Управление (наличие или отсутствие) панелями инструментов над рабочим экраном EXCEL выполняется с помощью меню Вид команды Панели Инструментов

Команда Панели Инструментов (меню Вид)

Позволяет Вам добавлять, создавать, редактировать, скрывать и настраивать панели инструментов.

· Панели Инструментов

Выдает список встроенных панелей в алфавитном порядке; в конце списка перечисляются пользовательские панели. Помеченные панели выводятся на экран.

· Быстрый вызов: CTRL+7 (показывает или скрывает Стандартную панель)

Имя Панели Выводит имя выделенной панели инструментов. Ввод нового имени создает новую панель инструментов. Нельзя переименовывать уже имеющиеся встроенные или пользовательские панели.

Создать Добавляет новую пустую панель инструментов с именем, введенным в поле Имя Панели, а затем выводит окно диалога Настроить, в котором можно добавить кнопки к новой панели инструментов.

Сбросить Возвращает к исходной (встроенной) версии выделенной панели инструментов. Заменяется на Удалить, если выделена пользовательская панель. Нельзя сбросить установки пользовательской панели.

Удалить Удаляет выделенную пользовательскую панель. Изменяется на Сбросить, если выделена встроенная панель. Встроенную панель нельзя удалить.

Настроить Выводит окно диалога Настроить, в котором можно добавить кнопки к панелям, а также настроить кнопки и панели инструментов.

Категории Выдает список существующих категорий кнопок.

Кнопки Показывает кнопки, принадлежащие к выделенной категории кнопок.

Описание Выдает краткое описание выделенной кнопки.

Цветные Панели Выводит цветные кнопки. Снимите этот флажок, если Вы используете черно-белый монитор и хотите получить более контрастное изображение.

Большие Кнопки Выводит большие по размерам кнопки панелей инструментов. Это может быть полезным, если Ваш монитор имеет высокое разрешение.

Подсказки Выводит название кнопки при указании на нее курсором мыши.

Справка Создание и удаление пользовательской панели инструментов. Общие сведения о настройке панелей инструментов. Использование кнопок панелей инструментов

Панель инструментов стандартная -содержит кнопки, на которых достаточно щелкнуть мышью чтобы быстро выполнить основных задач. Эти кнопки работают аналогично соответствующим командам меню.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

1.	"Создать"	Используется для создания новой книги.
2.	"Открыть"	Открытие или поиск документа.
3.	"Сохранить"	Сохранение активного документа под текущим именем, в текущей папке и в текущем формате файла.
4.	"Печать"	Вывод на печать одной копий всего активного документа с использованием текущих параметров печати.
5.	Предваритель-ный просмотр"	Просмотр страниц так, как они будут выглядеть на печати.
6.	Орфография
7. 8. 9.	Вырезать, Копировать, Вставить	Операции над выделенными ячейками
8.
9.
10.	"Копировать формат"	Используется для копирования форматов ячеек. Выделите ячейки, формат которых необходимо скопировать, нажмите кнопку и затем выделите на текущем листе или других листах или книгах ячейки, которые следует отформатировать. Примечание При двойном нажатии кнопки мыши включается режим форматирования, в котором можно форматировать несмежные ячейки. Чтобы отключить этот режим следует нажать кнопку мыши снова.
11.	"Отменить"	Используется для отмены действия некоторых команд или последнего сеанса правки содержимого ячейки.
12.	«Повторить"	Используется для повтора, если это возможно, последней команды или действия, в том числе действий, выполненных в окнах диалогов. В отличии от команды, кнопку Вернуть можно применить к любой ячейке или объекту.
13.	«Добавить/изменить гиперссылку»	Вставка или редактирование заданной гиперссылки. Гиперссылка – это цветной подчеркнутый текст или графика, выбор которых позволяет выполнить переход к другому файлу, фрагменту файла, Web-странице или HTML-странице на интранете.
14.	«Панель Web»	Отображение или скрытие панели Web. Web представляет собой основанную на механизме гиперссылок систему для поиска данных в Интернете и работы с ними. При использовании программы просмотра Web представляется как набор документов, изображений, звуковых и видео фрагментов.
15.	" Автосуммирование "	Используется для автоматического суммирования чисел с помощью функции СУММ. При нажатии кнопки для суммирования предлагается возможный диапазон ячеек. Если предложенный диапазон не подходит, перетащите указатель по суммируемым ячейкам и нажмите клавишу ENTER.
16.	"Мастер функций"	Используется для выбора из списка необходимой функции и задания ее аргументов.
17.	"Сортировать по возрастанию"	Применяется для упорядочения списка в возрастающем порядке значений ячеек, находящихся в том же столбце, что и текущая ячейка. При нажатии кнопки будут использоваться параметры предыдущей сортировки. В сводной таблице элементы в выделенном поле сортируются по алфавиту в возрастающем порядке (от А до Я). Числа сортируются от меньшего к большему.
18.	"Сортировать по убыванию"	Применяется для упорядочения списка в убывающем порядке значений ячеек, находящихся в том же столбце, что и текущая ячейка. При нажатии кнопки будут использоваться параметры предыдущей сортировки. В сводной таблице элементы в выделенном поле сортируются по алфавиту в убывающем порядке (от Я до А). Числа сортируются от большего к меньшему.
19.	"Мастер диаграмм"	Используется для запуска мастера диаграмм, позволяющего за несколько последовательных шагов построить на листе новую внедренную диаграмму или изменить существующую диаграмму.
20.	"Географическая карта"	Используется для создания географической карты на основе выделенных ячеек листа. Ячейки листа должны содержать географические названия, например, аббревиатуры стран или административных округов. Чтобы задать область для размещения карты, перетащите указатель в виде тонкого крестика в нужном месте листа.
21.	"Графические элементы"	Для отображения или скрытия панели инструментов "Рисование" нажмите кнопку "Графические элементы". Для отображения или скрытия панели инструментов "Рисование" нажмите кнопку "Графические элементы".
22.	МАСШТАБ
23.	«Помощник	Помощник отображает справку и полезные советы.

 

Панель инструментов форматирования -кнопки этой панели позволяют быстро форматировать данные в ячейках

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

1.	Поле с раскрывающимся списком «Шрифт»	Изменение шрифта выделенных ячеек.
2.	Список "Размер шрифта"	Изменение размера шрифта выделенных текста или чисел. Из списка "Размер шрифта" выберите размер. Доступные размеры зависят от принтера и выбранного шрифта.
3. 4. 5.	Жирный, Курсив, Подчеркнутый
4. 6. 7. 8.	Выравнивание данных в ячейках
5.

 

10.	"Денежный формат"	Используется для форматирования выделенных ячеек денежным стилем. Чтобы изменить формат, выберите в меню Формат команду Стиль. В зависимости от страны установленной в окне диалога Язык и стандарты, кнопка "Денежный формат" замещает на панели инструментов кнопку с изображением доллара. При необходимости, перед запуском Microsoft Excel, можно перейти в окно диалога Язык и стандарты из Панели управления Windows.
11.	"Процентный формат"	Используется для форматирования выделенных ячеек процентным стилем. Чтобы изменить формат, выберите в меню Формат команду Стиль.
12.	«Формат с разделителями»	Установка формата с разделителями тысяч для выделенных ячеек. Для изменения стиля формата с разделителями следует использовать команду Стиль в меню Формат.
13.	"Увеличить разрядность"	Используется для увеличения в выделенных ячейках числа цифр, отображаемых после десятичной запятой.
14.	"Уменьшить разрядность"	Используется для уменьшения в выделенных ячейках числа цифр, отображаемых после десятичной запятой.
15.	«Увеличить отступ»
16.	«Уменьшить отступ»
17.	"Линии рамки"	Используется для создания линий рамок выделенных ячеек. Нажмите кнопку, чтобы создать рамку, выбранного ранее типа. Чтобы выбрать новый тип рамки, нажмите кнопку со стрелкой справа от кнопки "Линии рамки" и выберите необходимую рамку из появившегося набора. Для оформления разными рамками разных ячеек, перетащите набор с панели инструментов в зону ячеек и используйте его далее при выборе новых рамок.
18.	"Цвет фона"	Используется для закрашивания фона выделенного диапазона ячеек или объекта.
19.	"Цвет шрифта"	Используется для изменения цвета текста ячейки. Нажмите кнопку, чтобы изменить цвет текста в выделенном диапазоне. Чтобы выбрать новый цвет, нажмите кнопку со стрелкой справа от кнопки "Цвет шрифта" и укажите необходимый вариант из палитры. Для раскраски разными цветами разных ячеек, перетащите палитру с панели инструментов в зону ячеек и используйте ее далее при смене цветов.

 

Поле имени - окно слева от строки формул, в котором можно быстро задать имя выделенной ячейки или интервала, чтобы переместиться к объекту с предварительно определенным именем и выделить его. В окне имени можно также набрать ссылку на ячейку или интервал ячеек, к которым нужно переместиться.

 

Строка формул -Полоса в верхней части окна Microsoft Excel, используемая для ввода или редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах. Выводит постоянное значение или формулу активной ячейки. Используйте команду Строка Формул меню Вид для вывода или скрытия строки формул.

 

· Для ввода данных выделите ячейку, введите данные и нажмите кнопку ввода строки формул или нажмите ENTER. Данные появляются в строке формул по мере их набора.

· Для ввода формулы нажмите кнопку Мастер Функций.

· Для редактирования данных щелкните по строке формул или нажмите F2. Затем внесите изменения и нажмите кнопку ввода или нажмите ENTER. Можно также дважды щелкнуть по ячейке для редактирования данных непосредственно в ней.

· Для отмены изменений нажмите кнопку отмены в строке формул или нажмите ESC.

Кнопка Выделить Все -Серый прямоугольник в левом верхнем углу рабочего листа, на пересечении заголовков строк и столбцов. Нажатие кнопки Выделить Все выделяет все ячейки рабочего листа.

Заголовок столбца -Серая область с буквой над каждым столбцом. Щелчок по заголовку столбца выделяет столбец. При щелчке правой кнопкой мыши выводится контекстное меню. Можно потянуть линию справа от заголовка столбца, чтобы расширить или сжать столбец; потянув в обратном направлении, можно сузить или, соответственно, показать скрытый столбец. Двойной щелчок по линии справа от заголовка столбца подгоняет ширину столбца к содержимому самой длинной содержащейся в нем ячейки.

Заголовок строки -Серая область с числом слева от каждой строки. Щелчок по заголовку строки выделяет строку. При щелчке правой кнопкой мыши выводится контекстное меню. Можно потянуть линию ниже заголовка строки, чтобы расширить или скрыть строку; потянув ее в противоположном направлении, можно сузить строку или, соответственно, показать скрытую строку.

Маркеры разбиения (вертикальный и горизонтальный) -Можно потянуть маркер разбиения для разбиения окна на отдельные подокна.

· Подокна по обе стороны вертикального разбиения прокручиваются вместе вертикально. Подокна выше и ниже горизонтального разбиения прокручиваются вместе горизонтально.

· Если перетащить маркер разбиения в рабочий лист, разбиение фиксируется по сетке рабочего листа. Если перетащить маркер разбиения вдоль полосы прокрутки, разбиение может оказаться между линиями сетки.

· Можно изменить позицию уже сделанного разбиения путем перетаскивания маркера разбиения или полосы разбиения (горизонтальной или вертикальной линии, делящей рабочий лист).

· Можно сделать разбиение окна также с помощью команды Разбить в меню Окно.

· Для удаления разбиения дважды щелкните по маркеру разбиения или полосе разбиения, или выберите команду Удалить Разбиение в меню Окно.

Полосы прокрутки -Затененные полосы справа и внизу окна.

· С помощью полос прокрутки можно перемещаться вдоль длинного рабочего листа или раздела Справки.

· Позиция бегунка в полосе прокрутки указывает часть рабочего листа или раздела, выведенного в данный момент в окне.

· Для быстрой прокрутки к другой части рабочего листа или раздела протяните бегунок.

· Для прокрутки одной строки или столбца в заданном направлении нажмите кнопку со стрелкой в конце полосы.

· Для прокрутки одного окна в заданном направлении щелкните по полосе в соответствующей стороне от бегунка.

· Для быстрой прокрутки к последней использующейся строке рабочего листа держите нажатой клавишу CTRL во время протаскивания бегунка в нижнюю часть полосы прокрутки.

Ярлычок листа Ярлычок в нижней части окна, на котором отображено имя листа. Чтобы перейти на лист, укажите его ярлычок. Для вывода контекстного меню поместите указатель на ярлычок и нажмите правую кнопку мыши. Чтобы выбрать нужный лист в книге, используйте кнопки прокрутки ярлычков, расположенные слева от ярлычков. Для переименования ярлыка дважды щелкните по нему мышью, а затем введите имя.

· Щелчок по ярлычку листа делает его активным. Имя активного ярлычка всегда выделено полужирным шрифтом.

· Для прокрутки ярлычков листов используйте кнопки прокрутки ярлычков слева от ярлычков.

· Чтобы добавить новые листы к выделению, держите нажатой клавишу CTRL во время щелчков по ярлычкам листов.

· Для расширения выделения щелкните по ярлычку листа, нажмите клавишу SHIFT и, не отпуская ее, щелкните по другому ярлычку листа. Все листы между двумя листами будут выделены.

· Чтобы отменить множественное выделение, щелкните по ярлычку, который не входит в группу, или используйте команду Разгруппировать Листы в контекстном меню ярлычка листа.

Маркер разбиения ярлычков -Окно между ярлычками листов и горизонтальной полосой прокрутки. Маркер разбиения ярлычков позволяет вывести больше ярлычков листов или увеличить длину полосы прокрутки.

· Протяните Маркер разбиения ярлычков налево, чтобы увеличить длину полосы прокрутки.

· Протяните Маркер разбиения ярлычков направо, чтобы вывести больше ярлычков рабочей книги.

· Дважды щелкните по маркеру разбиения ярлычков для возврата маркера к положению по умолчанию.

Кнопки прокрутки ярлычков -Осуществляют прокрутку ярлычков рабочей книги. Кнопки прокрутки ярлычков не выделяют ярлычки. Нужно щелкнуть по ярлычку, чтобы выделить его.

· Прокрутка к первому ярлычку рабочей книги.

· Прокрутка к последнему ярлычку рабочей книги.

· Прокрутка к предыдущему ярлычку рабочей книги. Для прокрутки нескольких ярлычков за один раз держите нажатой клавишу SHIFT во время нажатия кнопки.

· Прокрутка к следующему ярлычку рабочей книги. Для прокрутки нескольких ярлычков за один раз держите нажатой клавишу SHIFT во время нажатия кнопки.

Строка состояния -Полоса внизу экрана, на которой выводится информация о выбранной команде или выполняемой операции. Используйте команду Строка Состояния в меню Вид для вывода или скрытия строки состояния.

· Выделенная команда кратко описывается в левой части строки состояния.

· Левая часть строки состояния также указывает выполняемую операцию, такую, как открытие или сохранение файла, копирование ячеек или запись макроса.

· Правая часть строки состояния показывает, включены ли ключи, такие, как CAPS LOCK, SCROLL LOCK или NUM LOCK.

Рамка размера окна -Рамка вокруг окна. Можно потянуть рамку мышкой для изменения размера и формы окна.

· Потяните за верхнюю, нижнюю или боковую границу для изменения размера только в одном направлении.

· Потяните за угол для изменения размера сразу в двух направлениях.

· Размер окна может быть изменен также с помощью команды Изменить Размер в Системном меню.

Ввод чисел или текста

1 Укажите мышью ячейку, в которую необходимо ввести данные.

2 Если ячейка содержит данные, тогда нажмите F2, укажите текстовым курсором ту позицию, начиная с которой будет осуществлен ввод.

3 Наберите число или текст и нажмите клавишу ENTER для завершения ввода данных.

Ввод чисел

Вводимые в ячейку числа интерпретируются как константы. В Microsoft Excel число может состоять только из следующих символов: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - (), / $ %. E e

Стоящие перед числом знаки плюс (+) игнорируются, для разделения целой и дробной частей десятичного числа используется запятая. Все другие комбинации, состоящие из цифр и нецифровых символов, интерпретируются как текст.

· Рациональные дроби необходимо вводить как смешанные числа, чтобы избежать их интерпретации как формата даты; например, вводите 0 1/2.

· Перед отрицательным числом необходимо ввести знак минус (-) или заключить его в круглые скобки ().

· Введенные числа выравниваются в ячейке по правому краю. Чтобы изменить выравнивание используйте команду Ячейки (вкладка "Выравнивание") в меню Формат.

· Если в ячейке используется универсальный формат, то в Microsoft Excel автоматически назначается правильный формат для введенных чисел. Числовой формат определяет внешнее представление числа в ячейке. Например, чтобы показать имеющиеся в числах заполняющие нули, необходимо изменить числовой формат. Чтобы изменить числовой формат, используйте команду Ячейки (вкладка "Число") в меню Формат.

· Для представления чисел, таких как почтовые индексы или заводские номера в качестве текста, замените в ячейке числовой формат на текстовый. Необходимость такой замены может возникнуть, например, при сортировке столбца данных, содержащих сочетание чисел и текста. Чтобы обеспечить правильный порядок сортировки, отформатируйте как текст - все ячейки в столбце.

Перед числом можно поставить апостроф ('). Делать это рекомендуется для текстового представления чисел.

Ввод текста

· В Microsoft Excel текстом является любая последовательность, состоящая из цифр, пробелов и нецифровых символов—например, приведенные ниже записи интерпретируются как текст:

10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675.

· Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю. Чтобы изменить выравнивание, используйте команду Ячейки (вкладка "Выравнивание") в меню Формат. В обычном режиме в ячейке видны только те символы, которые помещаются по ширине столбца. Чтобы показать весь текст, занимающий в ячейке несколько строк, установите флажок “Переносить по словам” на вкладке "Выравнивание"

· Чтобы ввести текст в формулу, нужно заключить вводимые символы в двойные кавычки, например: формула

="Итоги за "&1995 вернет текст “Итоги за 1995”.

· Чтобы начать в ячейке новую строку, нажмите комбинацию клавиш ALT+ENTER.