Форматування електронних таблиць

Форматування даних робочого листа полягає в наданні таблиці відповідного зовнішнього вигляду і структури. Зовнішній вигляд таблиці визначається; типом шрифту і його розміром, кольором тексту і фону, шириною стовпців і рядків, способом відображення цифрових і текстових даних і т.п.

Всі дії форматування можна виконати за допомогою команд меню Формат. Окрім цього, команди форматування, які часто використовуються, можна виконати за допомогою відповідних кнопок панелі інструментів Форматування.

Команда Формат> Ячейки > Вирівнювання

При введенні даних вміст клітин автоматично вирівнюється. Текст вирівнюється по лівому краю, а числа - по правому. Задати вирівнювання можна за допомогою команди Формат > Клітини> Вирівнювання. На вкладці Вирівнювання можна вибрати тип вирівнювання по горизонталі (по значенню, по лівому краю, по центру, по правому краю, із заповненням, по ширині, по центру виділення) і по вертикалі (по верхньому краю, по центру, по нижньому краю, по висоті), а також задати спосіб орієнтації і відображення. За допомогою горизонтального вирівнювання задається зсув даних по ширині клітини; а за допомогою вертикального - по її висоті. Представлені на цій вкладці опції, таким чином, задають розташування даних усередині клітини.

За умовчанням дані в комірці розташовані по горизонталі. При необхідності, можна встановити нахил певного тексту на задану кількість градусів (від -90° до +90°). У розділі Відображення встановлюються прапорці: Переносити по словах (для проглядання всього тексту, який в комірці займає декілька рядків), Автопідбір ширини (для стиснення тексту з метою відображення в комірці всіх даних), Об'єднання клітин (для об'єднання декількох клітин в одну).

Команда Формат > Ячейки >Шрифт

На вкладці Шрифт вікна діалогу Формат клітин (Формат > Клітини > Шрифт) відбувається робота з текстом клітин. На цій вкладці можна вибрати шрифт із списку запропонованих шрифтів, зображення букв (звичайне, курсив, напівжирний, напівжирний курсив), розмір шрифту, підкреслення (одинарне, подвійне, 6ез підкреслень), колір літер із заданої палітри кольорів, ефекти (верхній і нижній індекси, перекреслений). У полі Зразок пред'являється зовнішній вигляд тексту з вибраними параметрами.

Ряд перерахованих вище параметрів можна встановити і за допомогою відповідних кнопок панелі інструментів Форматування.

У Ехсеl в наявності є цілий арсенал способів, які дозволяють поліпшити візуальне сприйняття робочої таблиці. Шляхом додавання меж|, кольорового забарвлення і тіней комірці можна добитися кращої наочності робочої таблиці. За допомогою піктограм на вкладці Межа вікна Формат клітин (Формат > Клітини > Границя) встановлюються зовнішні і внутрішні контурні лінії таблиці, задається тип лінії і її колір.

Команда Формат>Ячейки >Вид

У програмі передбачені способи кольорового оформлення переднього, плану, і фону клітини. Колір і візерунок заповнення, для виділеної, клітини або діапазону клітин встановлюється на вкладці Вид вікна діалогу Формат клітин (Формат Клітини > Вид).

Для заповнення клітини кольором або візерунком належить виділити клітину або діапазон клітин і на вкладці Вид клацнути мишкою по потрібному кольору палітри кольорів або із списку Візерунок вибрати належний візерунок, а потім клацнути мишкою по кнопці ОК.

Вкладка Захист (Формат > Клітини > Захист) містить прапорці: клітини, що захищається, і Приховати формули. Ці опції діють тільки після того, як встановлений захист листа. Для захисту листа належить виконати команду Сервис>Захист> Захистити лист. При цьому можна встановити Пароль.

Пункт меню Формат >Строка (Стовпець), містить підпункти: Висота (Ширина), Автопідбір висоти (ширина), Приховати, Відобразити. Висота рядків, як і ширина стовпців, встановлюється залежно від розміру використовуваного шрифту. За одиницю вимірювання ширини стовпця використовується значення, яке рівне ширині символу використовуваного шрифту. За умовчанням ширина стовпця встановлюється рівною 8,43 символу.

Команда Формат >Строка > Висота - встановлює точне значення висоти рядків;

>Автоподбор висоти - встановлює оптимальне значення висоти рядка;

>Скрыть - не відображає на екрані деякі рядки (якщо рядок буде захований, сховається з вигляду і номер рядка);

> Відобразити - виводить на екран приховані рядки, якщо виділити рядки, і під прихованими і скористатися даною командою.

Команда Формат > Столбец>Ширина - встановлює точне значення ширина стовпця;

>Автоподбор ширина - встановлює оптимальне значення ширини стовпця;

>Скрыть - не відображає на екрані деякі стовпці (якщо стовпець буде захований, сховається з вигляду і його заголовок);

>Отобразить - виводить на екран приховані стовпці якщо виділити стовпці зліва і праворуч від прихованих і скористатися даною командою.

>Стандартная ширина - встановлює ширину стовпця за умовчанням для всіх листів книги.

Для того, щоб не витрачати час на форматування таблиці вручну, можна скористатися командою Формат > Автоформат. Ця команда забезпечує можливість швидкого оформлення робочої таблиці шляхом вибору із заданого списку форматів найбільш доцільного.

Для того, щоб до таблиці застосувати автоформат, слід спочатку її виділити, потім виконати команду Формат > Автоформат, далі у відкритому вікні діалогу із списку форматів вибрати потрібний і натиснути кнопку ОК. При цьому у вікні Зразок приводиться зразок оформлення таблиці у вибраним форматом.

Якщо ж для таблиці, до якої застосовується автоформат, вже задані окремі параметри форматування, то їх можна зберегти, якщо в розділі Змінити вікна діалогу Автоформат зняти прапорці відповідних параметрів форматування.

Умовне форматування клітин використовують і у тому випадку, коли виділена клітина або діапазон клітин наділяють відповідним форматом залежно від виконання певної умови (критерію форматування). Діапазон клітин можна наділяти певним форматом залежно від того значення, якого набувають клітини цього діапазону, чи залежно від значень в клітини, які не входять у виділений діапазон. Наприклад, в таблиці обліку успішності студентів оцінки "5" відображати червоним кольором, а оцінки "2" напівжирним чорним кольором, чи в таблиці щоденних температур повітря, температуру, яка вище за середньорічну, виділяти, червоним кольором, а температуру, яка нижче за середньорічну - синім.

Якщо в умові форматування використовуються значення клітин виділеного діапазону, до якого застосовують умовне форматування, тоді говорять, що критерієм форматування є Значення, якщо ж в умові форматування використовують значення клітин, які не відносяться до виділеного діапазону, тоді говорять, що критерієм форматування є Формула. В цьому випадку формула представляє логічний тип і набуває значення “ Істина” або “ Похибка”.

Для встановлення умовного формату для певного діапазону клітин потрібно послідовно виконати наступні дії:

1) виділити клітини, формат яких необхідно змінити відповідно до критерію форматування;

2) виконати команду Формат>Условное форматування;

3) якщо в умові форматування використовуються значення виділених клітин, тоді в крайньому лівому списку розділу Умова 1 потрібно вибрати параметр Значення, в сусідньому полі вибрати умову порівняння (між, зовні, дорівнює, не дорівнює, більше, менше, більше або дорівнює, менше або дорівнює), а в наступне поле ввести задане значення або формулу, по якій буде обчислене це значення (перед формулою необхідно поставити знак рівності). (рис.1);

Рис. 1 Вікно Условное форматування

4) якщо ж в умові форматування використовуються дані з клітин, які не входять у виділений діапазон, тоді в лівому крайньому списку потрібно вибрати параметр формула, а потім в полі справа ввести формулу логічного типа, яка повинна набувати, значення "істина" або “брехня”

5) клацнути по кнопці Формат для встановлення формату, який відповідає заданому в п.3-4 критерію форматування;

6) у відкритому вікні вибрати необхідні параметри форматування і натиснути кнопку ОК;

7) закрити вікно Умовне форматування.

Встановлений формат буде застосований до клітини у тому випадку, коли значення цієї клітини задовольнятиме заданій умові, чи ж коли формула набуватиме значення "Істина".

Якщо критерій форматування складається з декількох умов, тоді після встановлення параметрів форматування для першої умови потрібно натиснути кнопку «А також >>» і повторити пункти 3-6 приведеного вище алгоритму дій. У критерії форматування можна указувати до трьох умов. Якщо жодна з умов критерію форматування не виконується, тоді у виділеному комірці встановлюється попередній формат.

Умовні формати можна копіювати в інші комірці. Для цього слідує, виділити одну з клітин, умовний формат якої необхідно скопіювати, далі клацнути по кнопці Формат за зразком на стандартній панелі інструментів і потім виділити потрібний діапазон клітин, які повинні мати цей умовний формат. Для вилучення будь-якого формату у тому числі і умовного, необхідно виділити потрібний діапазон клітин і виконати команду Правка > Очистити > Формати.